《会议服务与管理》PPT课件

项目二会议服务与管理,一,筹备期间服务,二,会议期间服务,三,其他服务,四,会议结束的服务,掌握：会议筹备期间服务的主要内容；会议接待应具备的基本素质与礼仪，会议信息通报的概念与方式理解：会议的基本概念与会议主题特征；会议附设展览会与商业性展览会的区别。,学习目标,2,1.会议的基本概念,2.确定会议主题的重要意义,3.会议主题的特征,5.会议主题的目标,任务一会议筹备期间的服务,4.如何确定会议的主题,（一）会议定义,项目二任务一一、会议主题的确定,会议是一种目的性很强的社交活动，它是在特定的时间地点，围绕某一特定主题和议题展开讨论，最终与会者达成共识，并遵循一定的规则而展开的活动。,4,补充：达成共识,点明困难所在,发现问题并寻找解决方法,衡量问题的轻重缓急,想出新点子,评议新点子,确定行动纲领,补充：罗伯特议事规则（美国国会开会规则）,同时只能有一个议题：一旦一个提议被提出来以后，它就是当前唯一可以讨论的议题，必须先把它解决了，或者经表决同意把它先搁置了，然后才能提下一个提议。意见相左的双方应轮流得到发言权：辩论的时候有人请求发言，主席应该先问他持的是哪一方的观点，如果其观点与上一位发言人相反，那么他有优先权（比如有若干人同时要求发言）。主席必须请反方表决：必须进行正、反两方分别的表决，缺一不可。不可以正方表决后，发现已经达到表决额度的要求，就认为没有必要再请反对方表决。反对人身攻击：必须制止脱离议题本身的人身攻击。禁止辱骂或讥讽的语言。辩论必须围绕当前待决议题：如果发言人的言论显得与议题无关，而且其他与会成员已表现出了对此的反感（如嘘声）资料来源：,6,项目二任务一一、会议主题的确定（二）确定会议主题的重要意义,项目二任务一一、会议主题的确定,会议主题,会议议题,会议议题,会议议题,会议议题,项目二任务一二、会议筹备机构的组织形式（一）会议筹备机构的组织架构（国际学术会议为例）,会议申办最高组织形式；定计划、编预算、筹资、汇报,检查监督指导,专业活动：主题；内容；日程等,汇报：工作进度文件制作,筹备专业具体活动：内容；日程；论文集；参观等,发布公告及收集反馈；会场及设备准备；与会人员资料准备；注册,项目二任务一三、会议筹备期间服务的主要内容（一）会议筹备阶段,01,成立会议筹备工作组,03,预算；筹资；财务管理,05,收集与会名单，发放材料,02,场所日期，考察现场，策划布置,04,会议相关材料,06,订饭店；考察，价格洽谈，签约,项目二任务一三、会议筹备期间服务的主要内容（二）会前准备阶段,07,召开筹备会议，督促,09,重要与会人员接待安排,11,网页设计,08,邀嘉宾、主持人、特约报告人,10,统计与会人数、购置礼品，礼仪,12,检查、验收、确认酒店预定等,项目二任务一三、会议筹备期间服务的主要内容（二）会前准备阶段,（一）礼品的选择1.高档型2.特产型3.实用型（二）选择礼品的禁忌（三）注重包装（四）礼品的发放,项目二任务一四、会议礼品的准备与发放,一,注册服务,二,三,嘉宾、特约报告人服务,接待礼仪,现场服务,四,食宿服务,五,项目二任务二会议期间的服务,项目二任务二会议期间的服务一、会议注册服务,（一）注册台的搭建地点：一般大堂搭建：标准展位、特装展位引导标志醒目（二）注册材料的准备胸卡、通讯录、会议资料等（三）注册时间安排,项目二任务二会议期间的服务一、会议注册服务,（四）注册人员安排熟悉会议及注册工作的相关事宜热情、乐于助人了解会议日程及相关场所位置财务人员，缴费与发票联络与协调人员（五）注册服务的主要内容发放资料、纪念品；收集整理与会人员信息；安排房间；费用及发票；咨询服务；向秘书处通报信息；与相关部门联络或沟通,（一）对会议嘉宾服务,提升会议的影响力一对一专人接待服务安保及管理服务,（二）对特约报告人的服务,国外，提前6个月邀请；国内，提前3个月邀请劳务费满意度，会议成功的重要因素,项目二任务二会议期间的服务二、对会议嘉宾和特约报告人的服务,项目二任务二会议期间的服务三、会议接待礼仪,（一）会议接待人员应具备的基本素质1.热忱的服务态度2.要具备良好的服务能力3.要有敬业精神4.具有正确使用自己服务权力的能力（二）会议接待礼仪的基本规范（三）做好会议服务的细节,项目二任务二会议期间的服务四、会议现场服务,项目二任务二会议期间的服务四、会议现场服务,项目二任务二会议期间的服务四、会议现场服务,项目二任务二会议期间的服务四、会议现场服务,项目二任务二会议期间的服务四、会议现场服务,（二）参加者的位置（三）会议现场布置1.会场整体布置2.主席台的布置3.宾客姓名标签的摆放4.投影、扩音设备的安装与调试5.会场花饰的布置（四）会议现场引导咨询服务（五）会议现场秩序维持服务,项目二任