秘书基础第一章.ppt

说说你们心目中的秘书形象,畅所欲言,领略白领风采,第一章秘书工作及其发展趋势,第一节秘书工作,教学目标：,了解秘书和秘书工作的含义理解秘书工作的基本任务,一、秘书,1.汉书.刘向传，后汉书.苏竟传所说“秘书”是指皇宫禁内秘藏的书籍或谶纬图箓之类的文图资料。2.东汉时“秘书”成为一种官职，是指对担任某种工作的人的称呼。例如：东汉恒帝设“秘书监”，曹操设“秘书令”，魏晋南北朝有秘书省，秘书丞等机构或官职。3.现在“秘书”是一种职称或职务，是一种社会职业，是指直接协助各领导机构和领导人或私人处理日常工作的人员。4.在国际事务中则指一种外交官的职称。,知识点精讲,二、秘书工作,1、概念：秘书工作是指直接为机关或部门负责人提供综合服务的辅助性管理活动。2、秘书工作的基本属性（辅助性，政治性，服务性）（1）、辅助性从管理层次上看，秘书工作本身是处于从属地位的辅助性管理活动，其本质就是为领导服务，不仅是领导体力的辅助，而且是脑力的辅助。,（2）、政治性秘书工作的政治性，主要取决于领导工作的政治性。主要体现在三个方面：鲜明地阶级性明确的政策性高度的机要性（3）服务性“三服务”宗旨：为领导服务为各部门服务为人民服务,2、秘书工作的主要任务,根据秘书工作的各项具体任务的性质政务和事务（俗称“办文”“办会”“办事”）政务与事务的区别：政务决策、指挥类，政治性、全局性；事务具体业务，专业性、技术性，涉及面小。,习题：,1、秘书工作者在参谋过程中要做到()。（2008高考试题）A.既谋且断B.只谋不断C.只断不谋D.不谋不断2、现代公共关系理论的精髓是(A)。（2007高考题）A.传播沟通B.管理职能C.问一下功能D.协调作用3现在所知道的我国最早从事秘书工作的人是()时期的()A殷商秘书B铜朝史官C、殷商巫(贞人)D东汉秘书令,案例分析：,秘书的责任人民日报报道了一则罕见的“烟叶诈骗案”，某省土特产出口公司被港商骗子去XXX万美元。案件发生前四个月，该省政府领导机关就收到有关部门发来的建议取消这次交易的函电。这份极其重要的文件曾经十多位领导层层批阅，最后转到有关部门，可是款已经划出，文件成了“明日黄花”。事后在处理有关领导的渎职时，有几个秘书也被处理。试分析：没有审批权力的秘书负的是什么责任？提示：1、该案例中秘书有没有直接责任？2、秘书应该怎么做？,分析：秘书无直接的责任。但也有失职之处，四个月中，这份重要的函电经过十多个省级领导之手，也至少从十多位秘书手中“溜过”。如有一位秘书能够向领导提醒，将此重要文件抓紧处理，也不会造成领导的渎职。可以建议领导下达紧急电话通知，暂缓此交易的进行。等有关领导层层批阅完结，再正式终止交易。这就可以避免数百万美元的损失。此案例充分说明秘书秘书在工作中为领导出谋划策、提建议的必要时性。,第二节我国秘书工作的发展趋势教学目标：了解我国秘书工作的发展趋势参谋职能强化趋势秘书工作管理科学化趋势办公手段现代化趋势,一、参谋职能强化趋势,两大原因：（1）飞速发展的经济建设的客观需要（2）领导决策由经验决策向科学决策转变的需要,二、秘书工作管理科学化趋势1、建立一定的工作规范和制度2、“电子政务”是秘书工作管理科学化的标志,三、办公手段现代化趋势1、办公手段现代化的含义2、主要工具和主要技术手段3、办公手段现代化的目标4、实现办公手段现代化的意义5、办公手段现代化的四个阶段5、办公手段现代化系统的主要设备,秘书职业概述,秘书的定义,秘书的分类,秘书的角色定位,秘书素养,一、秘书的定义1.秘书的含义,讨论交流,（1）“秘书”一词的演变宫中秘藏之书：最初是指具有秘密性质或神秘色彩的图书。职务之称:秘书工作人员,是从清末开始的,这是现代秘书概念的源头。社会职业：秘书已被看作是广泛的社会职业之一，它属于第三产业。（2）秘书的定义一般来说，秘书是专门从事办公室程序性工作、协调领导处理政务及日常事务并为领导决策及实施服务的人员。,知识讲解,“秘书是为领导（上司）而设，并为领导（上司）服务的”，请判断这句话是否正确，并说明理由。,想一想,2.企业秘书的概念和特点说说企业秘书在企业中的地位和作用,2.企业秘书的特点（1）企业领导的助手（2）企业秘书的专业化（3）企业事务管理特别追求效率（4）企业秘书群体的女性化,1.企业秘书的作用（1）为上司安排日程（2）组织会议和会唔服务（3）文书的制作与处理（4）接待与交际（5）管理办公室设备和环境,知识讲解,为什么秘书中绝大部分是女性？,想一想,二、秘书的分类1.秘书的类别,讨论交流,1.秘书的横向分类（1）根据工作性质划分（2）根据秘书服务的对象划分（3）根据秘书的业务内容划分,知识讲解,2.秘书的纵向分类（1）初级秘书（2）中级秘书（3）高级秘书,2.企业秘书分类文员、行政秘书与总经理秘书在素质能力方面有何区别？,讨论交流,（1）企业秘书分类文员行政秘书总经理秘书董事会秘书,你认同秘书是吃“青春饭”的观点吗？为什么？,想一想,1.3秘书的角色定位1.3.1秘书的角色意识,讨论交流,2.秘书角色的多重性代表角色公关角色助理角色保密角色,1.秘书的角色意识上司工作的助手上司的脑筋企业的信息枢纽决策（决定）的督办员上司信息的资料库上司公关活动的组织者和随员,知识讲解,3.秘书角色错位的几种表现,（3）在普通职员面前行为失范，见表1-6。,1.3.2秘书角色意识的培养你认为秘书应该具备哪些意识才能做一个称职的秘书？,讨论交流,秘书的角色意识,知识讲解,在秘书的多个角色意识中，你具备了哪些意识？准备如何培养提高哪些角色意识？,想一想,1.4秘书素养,你认为一名优秀的秘书应具备什么素养？,讨论交流,1.4.1秘书知识结构,秘书知识结构基础知识专业知识相关知识,知识讲解,1.4.2秘书能力结构,秘书能力结构：,知识讲解,1.4.3秘书职业形象,秘书职业形象仪容仪表仪态,知识讲解,仪容职业女性面部修饰程序：,1.洁面2.扑化妆水3.涂润肤露（抹隔离霜）4.涂敷粉底5.描眉6.眼部：画眼线、7.涂腮红涂眼影、涂睫毛膏8.涂口红9.定妆,仪容的基本要求,女士仪容的基本要求（1）面部皮肤的修饰与保养（2）熟悉掌握基本的面部美容化妆知识（3）整体形象不要太过新潮（4）头发应保持整洁、干净,男士仪容的基本标准（1）注意面部整洁、勤洗脸、勤剃须（2）头发的清洗与整型（3）身上不能有异味（4）不酗酒，不熬夜、精神振作（5）勤剪指甲（6）不带多余饰物,盘发展示,图文欣赏,仪表职业装,秘书着装的基本原则1.着装要与场合相适应2.着装要明确目的3.着装要符合自己的社会角色4.着装要适合自身的条件,首饰的佩戴原则1.首