秘书的日常事务工作课件.ppt

第四章秘书的日常事务工作,第一节办公环境管理第二节办公环境的安全维护第三节电函印信的处理第四节办公接待工作第五节值班保密工作第六节办公时间效率的管理,第一节办公环境管理,一、办公环境概述办公环境即办公室环境，它是组织或组织的职能部门所处的文化氛围，公众关系，所在地，建筑设计，装饰装修，室内温度等一系列因素的综合构成。二、办公环境的优化（一）办公区的选址与设计1、办公环境选址首先，无论是自建还是租用物业，都要考虑组织的业务性质的需要；其次，也要考虑通讯、交通等服务设施的配套水平；再次，还要看周围的绿化水平、空气质量等因素，并对所处地区的长远发展做合理的预期。2、内部分区:合理划分办公区域，有利于提高效率3、配套设施：网络设备、电讯插口、电源插座、消防通道、监控、报警设备,（二）选择合理的办公模式1、开放式2、封闭式,办公模式对比,3、结合式,（三）保持办公环境的整洁有序1、办公环境的清洁首先，秘书要保证上司办公室的整洁其次，秘书要保持自己办公位置的清洁有序2、办公设备的合理摆放：整齐有序、便于查找和利用,第二节办公环境的安全维护,一、维护办公环境安全的重要性（第一甚至第二生活场景）二、房屋、设备的安全1、工程验收合格的建筑2、消防器材、防火通道3、无易燃易爆物品4、电梯安全、定期维护5、步行梯防滑设施和安全扶手6、办公家具7、电器设备合理用电8、各电源线、电话线9、通风、采光、噪音、温度10、门锁、钥匙,电梯遇故障坠落时的正确做法1、迅速按遍每一层楼的按键。2、如果电梯壁有扶手，用一只手紧握。3、膝盖弓起，腿呈弯曲姿势，脚跟抬起4、整个背部与头部呈直线紧贴电梯壁。三、信息的安全,四、正确处理突发事件（火灾、地震、刑事）1、制定合理科学的突发事件处理程序2、对全体工作人员和相关负责人做安全常识、急救、自救逃生的培训。3、在办公区的显著位置，公布张贴紧急事件处理程序及紧急疏导路线图。4、定期举行紧急情况模拟演习（都江堰学校）。5、明确工作人员在突发事件处理中的职责（个人、撤离方式）。6、定期检查维护安全设备，保证安全通道畅通。,第三节电函印信的处理,一、电话接挂的程序与方法（一）接听电话1、及时接听、2、礼貌自我介绍3、确认对方4、转接和电话记录5、及时提问6、复核内容、办理预约等7、结束通话8、整理来电记录,（二）拨打电话1、通话准备：一般应保证在正常工作时间内（突发或紧急除外）、保持愉快的心情，声音柔和2、准备拨号3、自我介绍4、清楚陈述或提问5、解答疑问6、礼貌告别7、整理记录（三）接打电话的礼仪1、态度要礼貌、友好2、声音要愉快、悦耳3、吐字要清晰4、通话要简洁、高效；工作期间免谈私事,二、邮件的收发与处理（一）邮件的收取1、分拣A、按照收件人分拣B、按照收件部门分拣C、按照收件的重要性分拣：大体分为以下几类：电报、特快专递、航空信息等急件；政府部门或上级公司文件；业务往来公函；写明领导亲启的信函；汇票、汇款单；包裹、印刷品；报纸、杂志、同事的私人信件。2、拆信确定拆信的种类；邮件拆封的方法（提、弹、剪）3、阅函：注意亲启类？4、登记5、呈送：填写“邮件传送单”、“传阅顺序单”,（二）邮件的寄发1、检查附件2、签发邮件3、复印存档4、打印信封5、核对名址6、装封登记三、印章的管理与使用（公章）（一）印章的刻制刻制印章有两种情况，一种是由上级主管领导机关刻制颁发，另一种是由本单位按照印章刻制的规定落实办理。下级机关领取上级颁发的印章时，必须由专人持本单位领导人领导人签名的介绍信领取。本单位如需自己刻制印章，必须事先以“请示”文种报经上级主管领导机关审核批准。批准后，由印章的制发单位开具公函，附上章样到所在地的公安部门办理登记手续，由公安部门指定的专门的刻字单位承担印章的刻制任务。印章刻制完毕后，原刻字单位一律不得留存章样。,（二）印章的保管：专人负责、确保安全、防止污损（三）印章的使用程序和方法1、用印申请2、用印签批3、用印规范确定用印方向、蘸匀印泥、端正盖印（上不压文、骑年压月）4、用印监督（四）印章的停用和销毁管理机关和单位如发生合并、撤销、名称更改的情况，原印章应立即停用。停用印章要发文通知有关单位，附上印模，说明停用的原因和停用时间，并宣布原印章失效。废印章必须及时送交原制发单位处理，不得在原使用单位长期留存。（延续工作可做后续处理）,复习思考题P70第4、6题案例分析P86,第四节办公接待工作,一、接待工作类型接待工作是指组织在对内、对外联络交往中所进行的接洽招待工作。可分为：上级检查、业务往来、参观访问等一般事务接待；内宾接待和外宾接待；个别接待和团体接待；有约接待和无约接待；日常一般性接待和高规格接待。二、接待工作程序（一）制订接待计划1、接待规格：接待规格的高低往往根据接待的目的、性质以及来宾的身份、地位、宾主双方的关系等实际因素来确定。A、高规格接待：主要的陪同人员比主要来宾的职务高的接待方式B、对等规格接待：主要的陪同人员与主要来宾的职务相当的接待C、低规格接待：主要的陪同人员比主要来宾的职务低的接待2、接待规格的确定：秘书部门或主要领导确定3、日程安排：安排迎送、拜会、宴请、会谈等事宜4、经费预算5、工作人员的落实：后勤保障6、其他事宜：翻译服务、医疗卫生、礼品赠送、代购车船票（）,（二）开展接待工作1、迎接来宾（场、站、定点接待）2、会见、会谈的接待安排A、会见和会谈的区别：身份要求、目的、约束力B、座位安排：主左客右，主方背门，主谈中央，座位卡C、合影：主人居中、主人右手为上，主客间隔排列3、宴请接待：主随客便用餐地点的选择：环境优雅、卫生条件良好、考虑来宾的民俗禁忌、口味禁忌、座次安排（中西区别）4、参观游览及娱乐活动（三）善后总结工作1、通知接站2、总结提高3、文件归档,三、接待礼仪（一）亲切迎客3S:(Standup;See;Smile)1、握手（主先客后、尊先卑后、长先晚后、女先男后）2、问候：您、你的区别3、称呼：（一般用官方称呼）4、接递名片：双手、看（二）热忱待客1、交谈2、引见3、介绍：站立；文雅礼貌、请示（示意）后退（退出）（三）礼貌送客“出迎三步，身送七步”(送的语言、姿态和行为)轿车送客：“右为上、左为下、后为上、前为下”,案例分析,案例一当来访客人走进某药业集团有限公司经理办公室时，鲍秘书正在办公桌前打印一份文件，他向客人点点头，并伸手示意请客人先坐下。10分钟后，他起身端茶水给客人，用电话联系好客人要找的部门，在办公桌前起身向客人道别，并且目送其走出办公室。为此事，鲍秘书受到了办公室主任的批评。为什么？,案例一分析：办公室主任之所以批评鲍秘书，是因为鲍秘书在此次接待工作中没能做到亲切迎客、热忱待客、礼貌送客，特别是连“出迎三步，身送七步”这一迎送宾客的最基本的礼仪也没有注意。做为鲍秘书在接待来宾中应做到：1、起身迎客，伸手示意客人请坐。2、问明来意并说明请稍候。3、尽快联系好客人要去的部门并具体说明如何去该部门。4、将客人送出门口，指示访问地点，握手道别。,案例二某办公自动化设备有限公司秘书小李到大门口迎接有约准时而来的客人。在带领客人时，小李在客人左侧前一米处引导，进入会客室内的沙发前，他用手示意客人从自己前边左侧走过去，自己则从右边走向右边沙发，双方都转过身来落座，这时客人便自然地坐在上座，即右边座位上了。分析小李的做法是否正确？,第五节值班保密工作,一、值班工作（一）值班工作的主要任务1、传递信息2、公务接待3、处理紧急电文和突发事件4、承办领导交办的临时事项临时性的会议通知、任务询查、向有关单位和部门传达上级领导的指示5、协调安全保卫工作（二）值班工作的要求1、坚守岗位2、态度认真3、处理及时4、做好记录（值班电话记录、值班接待记录、值班日志）5、了解领导的活动情况,（三）值班安排表的制作1、值班表的名称（节假、周末、日常）2、值班表的使用期限3、值班具体时间4、值班具体地点5、值班人员姓名及电话。多人值班要明确负责人。6、值班工作主要内容和注意事项（值班不处理，权限问题；如教学检查值班，学生到课情况）（四）值班工作记录表的制作1、值班日志表的制作2、外来人员登记表3、接待记录4、值班电话记录表（五）交接班：相关规定,二、保密工作（一）含义保密工作是指国家机关、企事业单位、社会团体从本组织的安全和利益出发，将组织秘密（内部结构、商业机密、财务数据、分配方案、运行问题及解决方案）控制在一定的范围和时间内，防止泄露并被非法利用，从而发挥最大效益而采取的各种措施与手段。（二）秘书保密工作的要求1、要重视保密工作，警惕思想上的麻痹和工作上疏于防范的不良苗头及倾向。2、要严格遵守保密制度和纪律，在思想上树立高度的保密观念和政治责任感。3、要掌握一定的保密知识4、认真处理好信息披露与保密工作的关系,科技部保密规定第三十四条,不该说的秘密绝对不说不该问的秘密绝对不问不该看的秘密绝对不看不该记录的秘密绝对不记不在非保密本上记录秘密事项不在私人通信中涉及秘密事项不在公众场所和家属、子女、亲友面前谈论秘密不在不利于保密的地方存放秘密文件、资料不用普通电话、明码电报、普通邮局传达秘密事项不携带秘密文件资料游览、参观、探亲、访友和出入公共场所（几次医疗回扣事件的曝光，业务人员的不慎重）,（三）常见的秘书保密工作1、文件保密（重要政策性文件，px项目）2、计算机的保密（数据保密）3、通信保密4、会议保密5、领导人隐私保密6、商业机密的保密（江淮汽车停牌事件）（四）文件保密工作保密文件的起草、印制、传递、接收和拆封、处理、存放和保管、清查和清退、销毁。（五）计算机保密工作1、要提高计算机安全保密的意识和观念2、要依靠技术手段防泄密（特殊程序）,秘书一定要了解的破坏分子、竞争对手的窃密手段,通过窃听和截取通讯网络搜集情报（英国广播公司窃听事件）利用考察、参观的机会搜集情报（景泰蓝事件）窃取出差技术人员的资料收买内部人员搜集情报以签订优惠合同为诱饵骗取情报打入企业内部搜集情报内部人员盗窃出卖情报通过形形色色的国际展览会搜集情报通过各种实验收集情报（唐朝灭亡、非法采集中国人DNA情报、秋裤的故事）,第六节办公时间效率的管理,一、有效管理时间的方法（一）有效的时间管理1、科学A、培养好习惯：在工作时间里不做与工作无关的事情，特别是私事；绝对不“煲电话粥”；工作中学会说“不”；不要让坏情绪影响了自己的工作状态；不要忘了“例行公事”。B、将工作分类：事务型工作和思考型工作C、为工作制定计划D、学会为自己编制工作日志2、合理：要学会找出和抓住工作重点，“问题如山，只抓三件”重要性、及时性、全局性3、专注：,（二）有效管理时间的方法1、学点运筹学2、做好常规工作3、处理好临时性工作4、在努力工作的同时，学会“讨巧”借用外脑的工作方法；文书等材料的“套用”5、养成“打扫战场”的好习惯，清理工作内容并记录二、上司的日程安排（一）上司的日常工作安排1、为上司制订周工作安排要事第一、预约优先、综合考虑、分工负责、领导确认2、为上司编制工作日志（主要为当天）3、为上司安排约见（约会）约会提醒卡片4、做好其他工作：年初工作计划、年末工作总结、表彰奖励先进、通报工作情况等。,（二）上司的调研活动安排1、首先要了解清楚调研的目的（典型推广，督促工作，协调事务，解决问题）2、其次要了解被调研单位的相关背景（基本情况、主要工作、突出亮点、存在困难、需要领导出面帮助解决的问题等）。3、要事先了解被调研单位准备汇报的大致内容，让领导有所准备。4、住宿、餐饮的安排都得有明确的交代（三）上司的旅行安排1、国内旅行（1）了解旅行原因，旅行目的，知晓旅行时间，做好随员及事务安排（2）做好出行准备：安排出差时间及接、送站（启程日期和返回日期）；确定旅行路线、制定出差行程表。（3）选择安排交通工具。A、预订车票B、预订飞机票（购票、改票、取票）C、其他（4）准备资料和其他备品（5）安排住宿向旅馆索要