5S管理—办公室篇

5S管理办公室篇,人事行政部2011年9月,您可以在30秒内找出自己所需要的资料吗？您的办公区域让人感觉杂乱无章还是赏心悦目？如果您不在，别人可以在您的电脑（文件柜）里迅速找到所需用的资料吗？,5S管理,5S药品说明书,主要成份：整理整顿清扫清洁素养,适用范围：宿舍房间、仓库、办公室、公共场所、家庭等等；公共事务；社会道德、人员思想意识的管理；作用：(消除各种问题(隐患)，强壮企业的“体魄”，提高免疫力。用法：内外兼服。用量：遵医嘱。注意事项:一旦开始服药，请不要中途停止。,5S很像是一种广谱抗菌药，它能十分有效地治疗企业里的各种不良状况的“疾病”，长期服用，能极大地提高免疫力,本品无任何副作用,5S含义,5S管理就是整理（SEIRI）、整顿（SEITON）、清扫（SEISO）、清洁（SETKETSU）、素养（SHITSUKE）五个项目，因日语的罗马拼音均以“S”开头而简称5S管理。5S管理起源于日本，通过规范现场、现物，营造一目了然的工作环境，培养员工良好的工作习惯，其最终目的是提升人的品质，养成良好的工作习惯。,5S含义表,5S之间关系,整理、整顿、清扫、清洁、修养，这五个S并不是各自独立，互不相关的。它们之间是一种相辅相成，缺一不可的关系。整理是整顿的基础，整顿又是整理的巩固，清扫是显现整理、整顿的效果，而通过清洁和修养，则使企业形成一个所谓整体的改善气氛。,1S-整理,定义：将必需品和非必需品分开，在岗位上只放置必需物品，将无用的东西清理掉。只留下：1、需要的物品2、需要的数量,腾出空间，空间活用提高工作效率塑造清爽的工作场所氛围,整理的目的,正确的价值意识-使用价值，而不是原购买价值,注意：要有决心，不必要的东西应断然加以处理！,整理-实施要领,马上要用的，暂时不用的，先把它区别开。一时用不着的，甚至长期不用的要区分对待。即便是必需品也要适量；将必需品的适量降到最低的程度；对可有可无的物品，不管是谁买的，无论有多昂贵，都应坚决地处理掉，绝不能手软！,第一审查：在工作现场只要判断无用的内容，就可以扔掉；第二审查：因为其它部门可能要用，让上司或其他部门领导管理者来看一下，是否能用；扔掉第二审查也判断没用的物品,实施步骤,整理-第一步,把所有的工作场所（范围）全面检查，包括看得到的和看不到的。例如：抽屉和柜子里有没有无用的东西或私人物品；桌子上是否有多余的办公用品或无用物品；电脑里有没有过期的文件；邮箱里的垃圾邮件、不需要保留的邮件等。,看得见的要整理，看不到的更要进行整理,整理-第二步,制定“要”和“不要”的判别标准，简单来讲：所谓必需品是指经常使用的物品，如果没有它，就必须购入替代品，否则影响正常工作的物品。非必需品又可以分为两种：一种是使用周期较长的物品，例如1个月、3个月甚至半年才使用一次的物品；另一种是对目前工作无任何作用的，需要报废的物品。,比如说，需要的物品：办公用品、文具、文件资料等不需要的物品：坏旧的办公用品、不再使用的物品、私人物品、旧的作业标准,判定“要”与“不要”,整理-第三步,清除不需要的物品,整理-第四步,调查需要物品的使用频度，决定日常用量。,整理-第五步,制定非必需品的处理方法。,必需品和非必需品的区分与处理方法可参考下表：,整理-第六步,养成每天循环整理的习惯，每日自我检查,尽量减少制造不要的物品。不要品都是浪费，有一些是不可避免的，而有一些是可以避免的。我们要分析那些不要品的来源，不断改善我们的工作，尽量避免不要品的产生。,2S-整顿,定义：对整理之后留在现场的必要的物品分门别类放置，排列整齐；明确数量，有效标识。,提高工作效率；将寻找时间减少为零；异常情况(如丢失、损坏)能马上发现；不同的人去做，结果应是一样的,整顿目的,整顿原则,原则之一：三易易取、易放、易管理整顿的结果要成为任何人都能立即取出所需要东西的状态。,原则之二：三定定位、定量、定容定位：所有物品都有自己的位置，任何人都能找到,原则之三：目视化找一件东西时，你一看就知道这个东西是什么、在哪里、有多少，说的更简单一些就是：是什么、在哪里、有多少，一看便知,原则之四：动作经济减少不必要动作产生的浪费；保持舒适的姿势，舒适的动作；简单说就是要拿时顺手。,整顿之小原则,简单最好，简单，意味着简化操作和促进管理。通过废弃不必要的物品和增加必要的物品可以避免重复现象，以便提高工作效率。这里所说的简单要素，就是尽量地限制每人所使用的文具和工具，每人最多就是一套。对于使用频率不高的文具，如绳线和大号的订书机等，可以让整个办公室共用一套，文件存放在一个定点，把文件集中存放在一个地方，这样做，会减少必要文件的数量，采用较好的文件储存方法，尽量地获得文件，限制文件的分发数目。在储存的过程中，最好无纸化；任何事情，越简单越好，一分钟的会议，一分钟的电话，今天的工作今天做。时时刻刻地做整理，每一刻都在做最有效率的整理，这些就称为整顿。今天的工作今天做，这样将会大大地减少代办的工作量，缩短处理工作时间。,实施步骤,整顿-第一步,划分区域，把工作区域划分成几块，每个区域只放同一类型的物品或资料。例如：电脑，办公桌，柜子抽屉，资料架按使用频率、左右、上下，遵守“马上取得”“立即归位”的原则。,整顿-第二步,物品分类：把留下来的有用的物品进行分类在整顿时，要根据物品各自的特征进行分类，把具有相同特点或具有相同性质的物品划分到同一个类别，确定物品的名称，标识物品的名称。例如：资料：按客户、按订单号、按部门、按事件等等,整顿-第三步,决定储存方法放置，一个区域内只放同一种类的物品或资料。,整顿-第四步,标识，一对一标识，醒目标识，标识牌规格、字体颜色大小、文件盒颜色大小、储物箱规格、数量。同一部门的文件夹外侧的标识应统一。,文件夹/盒颜色：可活用色别管理，有规律选择使用，但切忌五花八门,整顿前,整顿后,现状思考,如何改善？,资料摆放示例图,3S-清扫,定义：将工作场所清扫干净；保持工作场所干净、亮丽。,保证职场内干净、明亮稳定品质塑造清爽的工作场所氛围,清扫实施要领,在工作岗位内，要自己动手清扫而非用清洁工来代替，清除常年堆积的灰尘污垢，不留死角。建立清扫责任区（座位内、外、部门文件放置区）执行例行扫除，清理脏污（每天5分钟清扫活动）,清扫的第一目的：要的东西马上就能取得，但是被取出的东西要达到能被正常使用的状态才行。高质高效工作。清扫=检查，及时更换、修补坏旧物品、标签、资料盒。,建议各个部门自行组织进行一次彻底的大扫除！,4S-清洁,定义：将上面的3S实施的做法制度化、规范化。,维持，将整理、整顿、清扫取得的效果维持下去；,改善，将其效果持续改善，达到更高的境界。,目的,清洁-实施要领,1、落实前3S工作2、制订5S实施办法3、制订考评、稽核方法4、制订奖惩制度，加强执行5、高阶主管经常带头巡查，带动全员重视5S活动，加强5S意识。,我们的计划：1、5S考评和奖惩管理办法由人事行政部2011年9月份正式颁布执行；2、拟定2011年10-2011年111112月三个月为公司的“5S”月，集中开展“整理、整顿和清扫”；时间约持续3个月；3、2011年12月份开始，初步拟定每个月的1号为公司的“5S”日，集中检查各部门的5S情况，并实行奖惩。,5S-素养,定义：对于规定的事情，大家要严格地按要求去执行。养成一种习惯，习惯会成自然。,素养目的,让我们全员地去严格遵守规章制度，培养良好素质的人才。让每个人都能严格地遵守公司的规章制度，让每个人都知道要在企业里成长，就必须从内而外地主动积极，都能认为“我要成长，我做好了，企业才能做好。铸造团队精神。每一个人都主动、积极地把他责任区范围内的事情经过整理、整顿、清扫，予以贯彻制度。创造一个充满良好风气的工作场所。修养，强调的是持续保持良好的习惯。它是一个延续性的习惯，就好像一个人每天早上起来，都习惯刷牙、洗脸，如果哪一天没刷牙、洗脸，就会身不由己地觉得怪怪的，这就是一种习惯。,素养实施要领,1、持续推动前4个S以至习惯化2、制订公司有关规则、规定3、制订礼仪守则例如：语言礼仪、电话礼仪、仪表礼仪、行为礼仪4、教育训练（新进人员强化5S教育、实践）5、推动各种精神提升活动（例行打招呼、礼貌运动）6、培养员工的责任感，激发起热情,贵在坚持！,开展5分钟/10分钟活动,每天坚持，形成习惯,您也可以将5S精神贯穿到您的家庭生活中！,1、是否已将不要的东西丢弃（如文件、档案、图表、文具用品、墙上标语、海报等）；2、地面、桌子是否显得零乱；3、垃圾筒是否及时清理；4、办公设备有无灰尘；5、桌子、文件架是否摆放整齐，通道是否太窄；6、有无文件归档规则及按规则分类、归档；7、文件等有无实施定位化（颜色、标记）；8、需要文件是否容易取出、归位，文件柜是否明确管理责任者；9、是否只有一个插座，而有许多个插头；10、办公室墙角有没有蜘蛛网；11、桌子、柜子有没有灰尘；12、公告栏有没有过期的公告物品；13、管路配线是否杂乱，电话线、电源线是否固定得当；14、办公设备随时保持正常状态，有无故障；15、抽屉内是否杂乱，东西是否杂乱摆放；16、是否遵照规定着装；17、私人用品是否整齐地放置于一处；18、盆景摆放，有没有枯死或干黄；19、当事人不在，接到电话时，是否有“留言记录”；20、会议室物品是否摆放整齐和标识；21、工作态度是否良好（有无谈天、说笑、看小说、打磕睡、吃零食现象）；22、有没有注意接待宾客的礼仪；23、下班后桌面是否整洁；24、下班后，设备电源是否关好；25、离开或下班后，椅子是否被推至桌下，并应紧挨办公桌平行放置。,5S的检查要点办公室,小贴士之文件的5S管理,整理：明确哪一类文件需要，哪一类不需要；无效和不需要的文件及时清理。整顿：将文件分门别类保存；制作目录索引，便于查找。清扫：防潮防尘防虫；定期修补维护。清洁：专人管理；责任分明修养：使用完后及时归位；爱护文件，节省用纸；按规定要求制定发行文件资料。,小贴士之存档管理,1、使用适合的文件夹：选购一些容易存放、拿取、保管的文件夹；大小：根据文件大小选择A4A3或B5等类型；颜色：可活用色别管理，有