时间管理的构成要素

时间管理的5个方法理论,GTD6点优先工作制巴莱多原则麦肯锡30秒电梯理论莫法特休息法,1,GTD：GettingThingsDone.,无压力工作的艺术GTD的五个步骤：1、收集2、整理3、组织4、回顾5、行动,2,6点优先工作制,美国伯利恒钢铁公司总裁咨询求助。近半个小时的交中，前20分钟耐心听最后拿白纸写下第二天要做的全部事艾维利请他仔细考量白纸上几十项，按重要顺序标出六件最重要的从第二天开始，每天都这样做。若总裁认为有效，推行至高层管理人员，直至公司一位员工。从濒临破产一跃成为当时全美最大的私营钢铁企业用了5年。效率大师艾维利的30分钟咨询获得了2.5万美元酬劳。管理界喻为“价值2.5万美元的时间管理方法”。,3,巴莱多原则,19世纪末20世纪初意大利经济学家巴莱多提出的。他认为，在任何一组东西中，最重要的只占其中一小部分，约20%，其余80%的尽管是多数，却是次要的，因此又称二八法则。其核心内容是生活中80%的结果几乎源于20%的活动。因此，要把注意力放在20%的关键事情上。,4,麦肯锡30秒电梯理论,世界级领先的全球管理咨询公司麦肯锡公司曾经的一次沉痛的教训。该公司曾经为一家重要的大客户做咨询。咨询结束的时候，麦肯锡的项目负责人在电梯间里遇见了对方的董事长，该董事长问麦肯锡的项目负责人：“你能不能说一下现在的结果呢？”由于该项目负责人没有准备，而且即使有准备，也无法在电梯从30层到1层的30秒钟内把结果说清楚。最终，麦肯锡失去了这一重要客户。,5,莫法特休息法,圣经新约的翻译者詹姆斯.莫法特的书房里有3张桌：第一张摆着他正在翻译的圣经译稿；第二张摆的是他的一篇论文的原稿；第三张摆的是他正在写的一篇侦探小说。莫法特的休息方法就是从一张书桌搬到另一张书桌，继续工作。,6,时间管理的构成要素,7,构成要素,1、分析工作任务2、安排工作顺序3、合理授权4、处理文案5、应对会谈6、控制费时活动7、利用空闲时间,8,构成要素之一：分析工作任务,1、了解你的工作目标2、编制时间表3、评估你的时间,9,请考虑：,如果，你马上要开始单位的试用，你有什么目标？根据这个目标，你要从哪些方面去做？,10,分析工作任务之一：了解工作目标,什么是工作目标？下一个节点性工作定量完成的指标工作目标的特点：目标是明确的目标是现实的目标是有时限的目标是可测评的,11,工作目标是明确的,你的角色？你的任务与职责？什么是你部门的工作目标？什么是你的组织的工作目标？为什么要完成这些工作？如何完成这些工作？,12,工作目标的另外三个特点：,目标是现实的：目标要有实现性，与时间等各种资源匹配。目标是有时限的：任务与职责的完成应有时限。目标是可测评的：某种形式的评估挂钩，如评估表等。,13,回头看看你的试用期目标：,目标明确吗？目标可测评性如何？目标清晰地溢出行动方案了吗？,14,视频：平凡人的试用期生活.rm,日常生活中，你更像两人中的哪一位？没精神的是睡得多的还是睡得少的？普通大学毕业生每天的工作任务从哪来？名牌大学毕业生每天得过且过是不是因为自己胜券在握？或是没有表现机会？同样的角色和岗位，为什么会有不一样的工作状态？同样的谈判任务为何不一样的表现？,15,工作目标设定的设计流程,你的角色？你的任务与职责？什么是你部门的工作目标？为什么要完成这些工作？如何完成这些工作？,你在哪里？要往哪去？你的环境？有何意义？如何前往？,16,分析工作任务之二编制时间表,工作目标的基本框架，编制一个时间表，分派什么时间做什么工作。如果是2-4周，你如何分配你的时间？用15-30分钟进行分割，你如何分配你的每一天？记录活动：每晚三省,17,分析工作任务之三评估你的时间,计算工作时间比：估计工作时间比准备工作午餐推销学习途中旅行10%10%25%5%5%45%明确必须占用时间的工作，识别耗费时间的活动；清楚你和你所在部门和组织的目标，以此确定你当前所做的事情和努力方向；编辑一个时间表，时间表制定后不突破，不提前，不滞后。,18,分析工作任务之三评估你的时间,19,你的时间使用如何呢？,20,构成要素之二：安排工作顺序,确定优先任务日志系统误区,21,安排工作顺序之一确定优先任务,考虑三点：紧急活动，重要任务，紧迫性重要性之比工作任务按照重要性和紧迫性排列好优先顺序1、重要且紧迫2、重要不紧迫3、不重要但紧迫4、不重要不紧迫,22,安排工作顺序之二日志系统,（1）、挂图法：费时的工作任务（2）、日记法：每人一个小日记本记录数据资料内容详尽：做什么，时间，地点，方式等好记性不如烂笔头（3）、即时法：随时记录并及时收入笔记本后进行整理录入，做为工作中的提醒,23,安排工作顺序之三陷阱,满足于计划绘制挂图-有计划与筹划却不去进行!满足于记录日志-似乎已经开始了却不再前进!,24,案例：,张经理是珠海某著名四星级酒店的客房部经理7月某天上午8时，他刚踏入办公室秘书小李就风风火火地跑进来，兴奋地说“国家正式发布，非典得到全面控制，一切警戒全部解除，要将重点转到恢复正常的经济运作上去。”张经理还没好好感这好消息，一系列的难题来了：,25,这么多任务和冲突，该怎么办？,1、上午9时有50人的旅游团入住，其中45人是三口之家，要15个家庭间，但客房部还有不到10间，12时前肯定腾不出。2、旅游局通知：上午9时召开全市酒店工作会议，关于如何恢复经营迎接新的旅游高峰，总经理要求张代表出席并发言。3、总经理来电，明天出差，希望有时间与张经理讨论客房部如何完成下半年的经营目标问题。4、公关部经理来电，酒店准备与南方航空公司在广州、北京、上海推出“浪漫珠海新感觉，机票+酒店套餐”，广告稿已经设计要他来定。5、人力资源部来电，小林昨天因另外的酒店挖角而提出辞职；小林可是他培养五年的爱将，做事认真负责，对客人真诚，酒店各项业务精通。6、老婆来电，岳母大人上午10点到，要张经理开车去机场接。,26,休息并思考十分钟：,有人说时间管理是十个指头弹钢琴，如果你是张经理，你将会怎么弹奏今天的这个曲子呢？,27,构成要素之三：合理授权,28,构成要素之三：合理授权,适当的任务分派会节省你很多的时间（1）、授权：（2）、分派工作：（3）、解决存在的问题：,29,授权,将特定的工作任务和职责的一个人转交给另一个人，特别是由上级转交给下级的过程。被授权者要获得圆满完成工作任务所需的足够的权利而授权者要对工作的成败负全部的责任。授权的益处：挖掘下属的潜能统一工作的理念能减少个人的工作时间授权的弊端：转交工作任务但权利无法转交转交的工作任务较低端,30,分派工作,划分被分派的工作分派工作需要充分的时间被授权者应有一定的资质。,31,如何有效授权,解决存在的问题：交待布置要清楚及时督查以保持控制，保证进度减少接触，减少干扰,32,构成要素之四：处理文案,文案工作十分费时，要合理安排时间。重要的是学会如何有效率地阅读学会如何有效率地书写和尽可能快速地处理各种文件。,33,处理文案的要决,1、安排你的工作时间：空间布置，办公用具有序摆放，“顺手”摆放有序，文件和资料分门别类营造身心愉悦的工作环境，事半功倍,34,处理文案的要决,2、高效阅读：立即处理记录信息合理处置,35,处理文案的要决,3、有效书写：了解目标确定事项分析读者草拟文稿完成文件,36,再有五分钟的休息。,哪些事情可以一次打包完成？可以将哪几件事情在电脑上，用一个晚上的时间一次搞定？,37,构成要素之五：应对会谈,谈话应有收获加深友谊调节情绪开阔视野发展兴趣,38,同事与同学间的交谈,目的：提升对话技巧增加对彼此的了解次数：不多不少不用计较时间地点：不在办公室应在走廊复印机旁咖啡台,39,应对会谈：接打电话,集中打电话快速了断，工作时间不闲聊合理安排时间,40,构成要素之五：应对会谈,非正式谈话：调节情绪上下级的评价性和咨询性，陪销售代表考察生产线会谈前：计入工作日志并合理腾出时间会谈中：按内容与顺序进行，拟出说话要点和提出的问题及方案会谈后：短时间缓冲（5分钟左右），记录写上的事,41,构成要素之五：应对会谈,正式会谈：有备，有方案及优劣选择组织得当：提高会议的效率并提前通知参与者做好主持：确保发言人不偏题，不漫谈积极参与：积极投入，从中受益,42,构成要素之六：善待费时活动,大块的费时活动要优先安排，否则：视频2：老故事的新解读,43,思考：,我的周末想休息但又有三个作业要交（每作业两小时以上）一个周末7个大块时间先将三个作业的时间安排好，然后GTD。我的这个假期想学会PPT、电子杂志、PS、FLASH。,44,构成要素之六：控制费时活动,学会拒绝他人，更拒绝自己内心的那种松散情绪1应对干扰：人际接触：面对面，只能有5分钟的时间电话干扰自身干扰2解决别人的问题：说明问题指出办法提供参考答案3果断拒绝：只是说“不”坚决而不妥协以后说“是”,45,构成要素之七