乐购商品采购作业流程

商品采购作业流程程 序 文 件 负 责 人供应商业务人员本公司商品主管本公司商品主管供应商业务人员本公司商品主管及部门主管供应商业务人员本公司商品行销部本公司商品主管及部门主管供应商业务人员本公司商品主管本公司商品主管本公司商品主管供应商配送部门供应商公司简介商品目录及资料商品样品供应商基本资料商品报价单(附照片)商品交易条件协议书商品购销合同新商品采购评核表商品交易条件协议书商品购购销合同商品台帐图商品订单配送交货商品合乎需要第一次订货商品陈列及台帐规划供应商及商品资料建档签订商品交易条件协议书及商品购销合同是否停止联系新商品评审会双方商品议价及交易条件协商并确认是供应商正式报价市场调查及拜访供应商否停止联系供应商初步报价1. 商品行销作业说明1.1 以商品行销为导向的作业系统本公司的商品行销人员不仅负责商品的采购，与商品有关之行销活动均为其工作职责，具体内容如下所列：1.1.1 供应商的开发及管理1.1.2 商品的开发及管理(包括专柜设置、自由品牌开发)1.1.3 商品价格的制定1.1.4 商品的陈列规划1.1.5 促销活动的制定1.1.6 市场调查及消费趋势分析1.1.7 协助分店商品销售及库存管理1.2 营/采分离之商品行销政策1.2.1 总公司商品行销部负责商品引进，汰换等有关之商品规划工作。1.2.2 分店则负责商品之日常订货及相关销售作业之执行。1.3 电脑化之管理系统本公司从供应商资料、商品资料及促销活动均利用电脑建档管理，并透过与分店之联系，达到即时管理之作业系统。2. 组织图商品行销部主管生鲜食品生鲜食品食品杂货百货商品行销部生鲜食品食品杂货食品商品行销部商品大类主管3. 新供应商交易说明3.1 联系管道：新进供应商认为有合适之商品提供本公司分店销售，可直接与商品行销主管或部门经理事先以电话联络，以便安排会谈时间。由于每位商品行销主管之工作极为忙碌，请勿临时性拜访，造成双方之不便。3.2 供应商应提供之文件资料：v 公司简介或有关公司说明资料。v 制造或销售商品的目录及样品。v 市场销售分析。上述资料务必于会谈时准备，以便双方于有限时间内能有效沟通了解。3.3 本公司商品销主管根据供应商所提供之上列资料，以判断该商品是否合乎卖场消费客层的需要，并进一步进行市场调查及工厂拜访。3.4 供应商于正式报价前须填写供应商基本资料表(如附件)，并备妥相关执照证件，资料文件不齐者，则将暂缓报价作业。4. 商品报价作业说明4.1 新供应商完成前项之作业后，即进行商品报价作业。报价的商品须填写本公司所提供之新商品报价单(如附件)，并附上样品或照片。4.2 报价时，双方须就下列事项进行协商。v 商品报价单之价格商议。v 商品交易条件协议书(如附件)。v 商品购销合同(如附件)。为使协商能迅速有效的完成，供应商所代表之业务人员需获得记分授权。4.3 为命名商品之采购作业能公开、公正、客观，所有新商品之贩售，均须由商品行销主管于每月举办二次之新商品评审会中打提报，并获得一定人数之同意，始得进货销售。4.4 商品评审会主要成员为商品行销部所有人员，包括百货/仪器商品行销部部门主管，商品行销主管助理人员。新商品之评审重点为：v 商品之市场性及未来发展潜力。v 商品之包装及规格。v 商品之利润(进、售价的合理性及竞争性)。v 供应商之商品推广计划。v 供应商以往交易配合度，服务品质。4.5 新商品经商品评审会审核通过后，既进行供应商及商品资料之建档，以及商品台帐图规划。4.6 新商品之进货上架彩固定作业方式，每月二次，第一订货由商品行销部发出订单。后续之订货则由各分店依销售量及库存状况下订单。5. 促销作业说明5.1 DM促销：v 本公司以二周为一期，利用DM之方式，定期规划有关商品促销活动、周年庆、特殊节日活动、新商品上市等讯息。供应商利用此一管道，不仅可大大提高商品之销售绩效，并可迅速建立商品及品牌的知名度。v DM寄发对象为申请加入本公司各分店之会员，针对实际的消费顾客，透过DM进行直接沟通及活动信息的传递。不中使分店各项销售活动达到最大效果，并可培养顾客的忠诚度。v 供应商对于DM促销活动的申请，可依本公司所排定之时间表，事先向商品行销主管提出，双方针对活动内容，促销商品及配合条件进行商议。对于所议定配合事项，双方签定“供应商行销活动议定书”(附件)，以取行书面认可。5.2 店内促销：供应商可依各分店实际需要，不定期配合进行分店的商品促销，商品展示说明，试吃派样等推广活动。前述活动须向总公司商品行销部的商品主管申请。并签订“商品行销活动议定书”取行局面认可，命名可执行。供应商基本资料表供应商编号： 填表日期： 年 月 日公司名称法定代表人成立日期注册资本税务登记号公司地址邮编联络地址邮编订单地址传真联络人职位电话传真总经理副总经理上层主管企业属性国营 集体 私有 合资(外资占 %) 外商独资 其他经营方式生产商 代理商 经销商 进口商 批发商 其他经营产品1、 2、 3、 4、 5、经营区域华北 华东 华南 华中 南京 杭州 宁波 上海 北京 其他订货日交货日交货期 天银行帐户资料开户银行帐户名称帐号付款方式支票 汇票 电汇 月结天数： 天企业法人营业执照 生产经营许可证 银行开户证明 税务登记证 卫生许可证 产品质量检验报告 销售许可证 外来酒类商品审检合格表 (技术监督局、卫生防疫站) 印鉴式样专用章发票兹向贵公司申请往后本公司(人) 公 司：(1)取款或函件往返凭上述印鉴有效。 法定代表人：(2)开立增值税发票时，使用上述之专用章。 此致 顶新国际集团 (单位盖章)区商品行销部门主管： 区商品主管：总公司商品行销部主管：新商品报价单供应商名称： 供应商编号： 填表日期 年 月 日品名单品规格销售包装每箱数量每销售包装面宽/高/深(公分)产地未锐进价建议售价竞争店销售包装零售价样品退回税率%毛利率批发价是否1、 国际条码为销售包装之专属号码，非单品之号码。2、 单品规格表示重量、窖容积、型号、尺寸大小、数量。3、 每箱数量批销售包装之入数。4、 进价依销售包装报价。报价人职称公司盖章电话传真商品行销部门主管： 商品主管： 经办人： 商品交易条件协议书项目说明有效期间以当年度为有效期，每一年终重新议定新一年度之交易条件。基本资料说明：(1)供应商编号(2)公司名称(3)交易商品(4)交易起始日期(5)最近二年双方交易金额。商品价格供应商所有报价均须含增殖税，必须开立增殖税发票。付款方式采用月结式(即每月第一日至最后一日为商品交付计算标准日)，本公司于结算供应商当月进货总金额 后，依双方所协议之付款天数，支付货款。货款交付计有(1)支票 (2)汇款 (3)汇票三种方式。销售奖励(1)依当月进货之金额无条件提供 %之销售折。(2)年终依双方所议定销售额达成状况，提供销售奖励折扣。(3)所有销售奖励折扣，均由供应商货款中扣除。本公司并依扣款金额开立“服务业发票”给供应商。促销配合采用定期DM之促销方式，双方就一般性之促销及特殊性之促销议定促销品项、促销频率及促销价格。业务推广赞助(1) 以本公司另行制定之促销及广告赞助费用价目表为依据。于实际配合事项发生时，双方就配合内容及赞助方式另行签定“供应商行销活动协议书”确认。(2) 赞助费用无由供应商货款中扣除，本公司并依扣款金额开立“服务业发票”给供应商。效力本协议书被视为商品购销合同之一部份，并受合同所规范约束。供应商行销活动议定书商品行销员编号： NO：供应商编号供应商名称发票地址税号发票寄送地址电话促销方式DM促销 店内促销 专案促销期间活动主题：活动内容及配合事项：赞助项目促俏赞助 广告赞助 奖励赞助付款方式现金 支票 扣款日期金额(含税)进价折扣期间品 名原进价(含税)原毛利率促销进价(含税)促销毛利率供应商确认：商品行销承办人签认：商品行销主管签认：商品行销部门主管签认：日期： 年 月 日日期： 年 月 日日期： 年 月 日日期： 年 月 日供应商请款办法1. 发票开立1.1 供应商应依据中华人民共和国税法等法律规定，在规定的时间内，根据双方书面同意之报价单上的单价，及实际验收数量开具有效的增值税发票。1.2 供应同开具发票后，应直接将发票寄到总公司财务部，而不得将发票随货交给理货人员或其他人员。1.3 为配合付款处理程序，每日验收数量请一张发票，若品项过多无法在同一张发票上列出明细时，可以填写明细表粘贴于发票收执联并加盖发票骑缝章。1.4 发票备注栏应注明(1)供应商编号 (2)订单号码1.5 供应商寄交本公司之进货发票如有发票退件说明表(附件一)中所列情况，财务部将邓退回，因此而延误付款时间将由厂商自行负责。1.6 供应商之发票因故退回时，应于下一次付款日前10日将理发之发票送至财务部。2. 付款方式2.1 供应商付款时间表(如附件二)2.2 付款条件即货到徨月结天数。2.3 付款方式分为支票、电汇、汇票。依供应商基本资料表所订执行。2.4 付款日为每月16日及30日。3. 对款单总公司财务将依据各卖场的实际验收数量，扣除退货或其他应折减数量及相关扣款项目，列印对帐单。4. 货款查询4.1 对总公司财务发出的对帐单如有疑问请于对帐单上说明差异原因，负责人并于对帐单上签字后传真到部公司财务。4.2 查询期间未提出查询者，于货款支付后，财务部将不接受查询业务。4.3 货款查询总公司将酌收手续费人民币50元，于货款中扣除。查询结果