企业质量管理体系内部审核探析

企业质量管理体系内部审核探析2003-5-12【大 中 小】【打印】随着我国加入WTO，以及全球经济一体化的迅猛发展，企业国际化的趋势成为不可避免。按照国际化的要求，转换企业管理理念，通过为顾客创造价值的同时，实现企业自身价值的增值，从而达到“双赢”或“多赢”的局面。积极按照国际标准，构建和认证企业质量管理体系，已成为企业全面提升素质的一种趋势和潮流。质量审计，作为内部审计的一项新课题，作为企业质量管理体系一个关键性的接口，正日益引起企业，尤其是取得ISO9000系标准注册资格企业的关注和重视。它对于体系的不断完善和发展，起着极为重要的作用。为此，笔者就如何搞好质量体系内部审核作一些探析，以期对企业的贯标工作有所帮助。一、管理层的高度关注贯彻国际标准（简称“贯标”）能否成功，质量管理体系能否持续有效运行，领导的作用极为关键。质量管理体系的内部审核，涉及到体系的各职能部门和所有过程，只有企业的管理层从思想上重视，从人、财、物等方面予以大力的支持，内审工作才能顺利开展，贯标工作才能有所保证，企业认证注册后才能继续努力，实现体系持续有效的改进。因此，管理层要把贯标工作作为一项长期战略来抓，变传统企业质量管理“管结果”为“管过程、管因素、管结果”，将贯标工作和企业的实际业务运作有机地结合起来，从而使企业的质量管理从最初的“做”标准，到自觉地“用”标准，进而到“发展”标准的转变。二、审核队伍的精心建设从某种层面上看，审核队伍素质的高低将直接左右着审核的效果。因此，企业必须精心地抓审核队伍的建设，从组织上为贯标得以有效运行提供基础性保障。首先，聘任合适的审核人员。企业应从各职能部门中选聘具有专业技术知识、富有管理经验和具有强烈责任感的同志担当此任。其次，对审核人员进行必要的审核技能和审核技巧的培训，包括ISO9000系标准的培训。通过专业机构培训、审核人员之间的轮换以及适时的交流和研讨等手段，使审核人员不仅能熟练掌握标准，正确理解并掌握企业的质量手册和程序文件，更重要的是要能够熟练地运用标准，能够熟练审核并指导质量体系的实施。三、审核工作的严谨务实内审的目的是通过发现问题来推动和实现质量体系的持续改进，因此，审核工作必须严谨务实，必须富有成效。笔者以为，企业质量管理体系的内部审核，不妨从如下方面进行策划：1.重视审核准备包括成立审核组、编制并安排好审核计划、准备工作文件等内容，其目的是使审核工作更具针对性，更具效率。每年年初，企业应聘任具有合格资质的审核人员组成审核组，委任审核组长。对全年审核工作要进行全面的策划，对质量体系审核的范围、活动内容和时间、审核人员的分组以及审核依据等要作出具体安排，该计划经管理高层批准后应及时分送到体系所涉及的所有职能部门。同时，审核组要根据计划安排，按照编制要求提前编制检查表，准备现场审核记录清单，为审核活动顺利开展做好各项准备。2.开好三个“会议”主要是指首次会议、审核组会议和末次会议。这三个会议对于审核组与受审部门之间的的沟通和交流，审核信息的及时反馈，以及对审核过程的控制都起着十分重要的作用。因此，审核组对每个会议的侧重点、会议要通报的主要事项以及要讨论的主要议题，要有清晰的了解，做好充分的准备。首次会议和末次会议一般由企业领导、审核组全体成员、各相关部门的负责人及有关人员参加。会议应“简而短”，切中要害。首次会议主要是申明审核目的和范围，传达审核计划，强调审核原则，澄清有关问题，落实相关安排。末次会议主要是答谢受审方给予的支持，通报审核结论，报告不符合项，重申审核原则，重点则是对不符合项提出纠正措施和要求。而审核组会议，是在现场审核结束后审核组召开的内部会议，必须“详而实”，具体且有内容，其主要议题是对审核结果进行归纳、分析，协调相关问题，审核不符合项报告，评价质量体系运行的有效性和充分性，为末次会议做准备。3.抓好现场调查这是整个审核工作关键性环节和重要的接口，是整个审核工作最灵魂的部分。现场审核获取的客观证据和相关信息，将是评价质量体系运行有效性和充分性的重要依据。在现场审核中，审核人员不仅要有强烈的责任心，严格按照标准要求，更需要正确掌握并运用好审核的技巧和策略。现场审核主要围绕两方面展开，一是收集客观证据，二是对客观证据进行分析。因此，审核必须掌握好切入点，选择好审核的路径，运用好审核方法，发挥好专业判断。在审核路径的选择方面，审核人员可根据检查表的设计要求，企业自身生产工艺、经营/服务的特点，企业的组织架构等实际情况，合理安排检查路径。在审核方法的选用上，一般采取抽样调查，因此，审核应尽可能抽取其有代表性的样本，同时更应取得受审部门的密切配合，以便使审核结论客观公正。现场调查一般包括“听、看、问、查”四个环节。“听”主要是听受审部门有关人员的介绍：“看”主要是查阅受审部门有关资料，其中包括制度、计划、规范、程序和原始记录等：“问”主要是在听取介绍情况时提出问题，问清情况，掌握现状：“查”主要是为立论有据，将听、看、问收集到的情况和问题，采取顺藤摸瓜的方法，到现场查证核实，一查到底，由点及面了解全貌。在现场调查中，审核人员要面对较为复杂的人和事，会遭遇到各种意外的情况，审核人员要发挥自身所长，充分运用好专业的判断，尤其是对不符合项的界定，除了深刻理解标准的要求外，还要掌握一些技巧，要贯彻“以事实为依据，以标准为准绳”的判断理念。4.撰写好一个“报告”审核报告是整个审核工作的外在体现，是在对客观证据及审核记录进行认真统计、分析、归纳和评价基础上形成的审核总结。审核组长对审核报告的编制、准确性和完整性负责。审核报告既要简明扼要，又要提供足够的信息，使看报告人能对审核有一个全面的了解。因此，撰写审核报告既要掌握足够的客观证据和审核发现，又要透过现象看本质，通过局部看全局，要用典型的事实、数据说话，要聚焦组织领导和顾客关心的问题。不符合项纠正和预防措施，既要体现可操作、可控制、可评价，不能就事论事，又要体现预防、系统、发展，贯彻持续改进的思想。审核结论应与末次会议上结论一致。审核报告在报有关管理高层审查同意后，尽快送达受审方。四、加强内部审核的后续跟踪改进是永无止境的。企业的质量管理体系也是一个与时俱进的过程，只有通过不断的完善和改进，才能推动企业业务运作的规范化，从而提升企业整体质量管理平台，更好地拓展业务，参与市场竞争。开展质量内部审核的主要目的是发现问题，促使有关职能部门采取纠正和预防措施，以实现质量/服务的改进。因此，审核组对审核报告所揭示的问题，要加强后续的跟踪，对不符合项纠正和预防措施的实施和验证，要进行后续的检查，对检查中发现的问题，要及时与有关部门汇总分析，提出整改措施，对实施情况再验证，从而对质量体系的正常运作及时提供监督和指导，为质量体系的实施提供必要的外部保障。 我们怎样做三级内审2002-6-11【大 中 小】【打印】所谓“三级内审”是指在企业财务内部控制管理中，对每一经济事项均实行三级控制把关的审核、审查、审批制度和办法。在实际工作中，采取三级内审的内容包括：物资采购中的三级审核制，资金支付中的三级审批制，产品赊销中的三级审批制，现金管理中的三级审查制。记账凭证中的三级审核制，增值税申报中的三级审核制。通过三级内审在财务管理中的应用，可以减少企业在财务管理中的许多漏洞，以确保企业财产物资的安全与完整和企业经营活动的正常进行。实践证明，效果较好。三级内审的实施范围我们在多年的财务管理实践中，逐步摸索出一套行之有效的管理办法，即“三级内审”办法。我们主要在以下方面实施了三级内审办法。物资采购中的三级审核制具体做法是物资使用单位根据实际需要提出采购申请，在提出申请之前，必须进行审核，审核的内容是该项物资是否急需购进，仓库中是否有存货，是否有可代用品等，此为第一级审核，我们称之为“自我审核”。采购部门根据采购申请、制定采购计划，选择供应厂商，签定采购合同，分管领导根据采购部门或信息部门提供的相关产品价格信息，审核批准后，实施采购计划，这是第二级审核。物资进厂后，审计部门或财务部门根据仓库人库单及技术检验单对照采购合同进行最后核对。这是第三级审核。在物资采购中，物资检斤审核是非常重要的一环，我们在此环节上也设置了三级审核：检斤人员必须两人同时值班，一个司磅，一个复核。仓库保管员进行二级复核，发现问题、及时纠正并通知有关部门和供应厂家并追究一级审核人员的责任。财务结算时，进行三级复核，发现检斤错误，及时通知有关部门和供应厂家并追究一二级审核人员的责任。资金支付中的三级审批制若用款单位提出用款申请，首先，用款部门要进行自我审计，审核合同或协议，然后提交公司财务部。其次，公司财务部根据用款申请，审核各项手续是否其全。最后，公司资金“一支笔”审批。公司资金“一文笔”是公司一把手承担。用款的三级审批，避免了用款中的失误，也为提高企业的资金运用和资金安全提供了保证。与资金支付有关的报账过程也实行了三级审核：报账人员按公司要求和报销标准填好报销凭证后，所在部门领导进行一级审核，审核内容主要是所填报销数据是否与实际相符，有无虚填等等。审核签字后，财务部门或审计部门进行二级审核，审核内容主要是报销标准是否正确、金额计算是否有误、报销单据是否合法等等。最后是公司一支笔审批，主要是重点审核。产品赊销中的三级审批制实行赊销三级审核制度。如用户提出货到付款、先发货后付款或其他延期付款的要求时，销售部门首先对该用户作必要的信用审查，经审查认为风险较小，则提出赊欠报告。报告内容包括：产品名称、规格、数量、单价、总金额、付款时间、责任担保等项目。部门负责人签字后交财务部进行第二级审核。财务部审核的内容是上述各项目是否正确无误，财务部审核盖章。最后分管领导或公司一把手审核批准后执行。我们自从实施赊销的三级审核以来，没有发生过一次用户赖账的事情，或因赊销产品而与用户打官司的事情。现金管理中的三级审查制现金管理中的三级审核主要是对库存现金的分级审查。第一级审查，由出纳员自己进行现金盘点，做到日清月结，账实相符(现金日记账台账与库存现金相符)，账机相符(即手工现金日记账台账与计算机内现金账相符)。第二级审查由财务部门或审计部门对出纳的库存现金进行定期监盘。监盘前，应记录监盘时点止的现金账面余额，根据出纳在盘点之前尚未入账的原始单据推算出实际的库存现金。由出纳清点，监盘人员在一旁监督。第三级审查是由公司组织人员进行监盘。一般采取不定期监盘。监盘程序与第二级审查相同。通过现金管理的三级审查，既可保证公司财产的安全与完整，又可防止会计人员职务犯罪，还可增加现金管理中的透明度。记账凭证中的三级审核制由于我们公司的财务处理已经实现了计算机核算，因此，对记账凭证的审计是最关键的一环。第一级审核是记账凭证录人人员相互进行审核，一般是在记账凭证未打印出来之前进行。审核的内容主要是原始单据的正确、合法、完整，记账凭证编制的正确性。第二级审核是财务部门设置的专业审计员审核。包括记账凭证摘要是否准确、会计科目的运用是否正确、记账金额是否完全正确、原始单据有无漏记或多记的错误等等。第三级审核是财务部门负责人作最后审计。对那些容易发生错误和容易产生歧义的会计业务进行重点审核。这样通过三级审核后，记账凭证的错误降到了最低点。根据实施后的抽查，记账凭证的最终错误率降到了1以下。增值税申报中的三级审核制首先是发票录入人员的自审，对录入的销项发票和进项发票及运输发票要认真负责地进行审查复核。审核内容主要是增值税发票上的各个项目有无输入上的错误。增值税申报员进行二次审核，不仅要逐笔审核，同时还要进行计算性复核。所谓计算性复核是指：增值税申报表中的销项税额必须与增值税明细账的销项税额相等，产值税申报表中的进项税额必须与增值税明细账的进项税额相等，增值税申报表中的应纳税额必须与增值税明细账的应纳税额相等。对销项税额我们采取一种简单的复核方法：即销项税额等于各项应纳增值税的收入之和与增值税税