供应商采购结算及库存管理

第一章、 采购管理一、供方入库筛选1. 选择供方需经过询价、比价、议价等过程后，选定优质供方入库；2. 每类商品应选不得低于两家供方入库；3. 供应商要具备持续生产经营能力；4. 供应商必须具有一般纳税人资质，能开具增值税专用发票；5. 供应商必须评审合格，并进入合格供应商库后，才能进行采购业务； 供应商入库的线下考察流程：供应商信息收集 考察及调研供应商 评定合格确定入库 供应商入库的线上审批流程：无它文创供应链部（发起） 招标采购部负责人审核 无它文创总裁审批 入库二、合同签订管理1. 采购合同：已入库供应商按照标准购销合同签订，合同中需明确配送方式及配送时间，明确账期建议货到票到7-30天付款，明确退还货相对条款，建议与供应商谈判返点月返或年返。2. 合同审批流程：3. 合同归档：所有合同经审批、盖章完成之后需给到财务一份归档。（合同归档时需有资质证明：开户许可证、三证合一营业执照及相关证明）三、采购订单管理1. 采购订单发起流程：有采购部门拟定计划采购订单，经审批后发送订单至供应商，供应商应该按照合同约定时间发货；以下为采购订单OA审批流程：（所需附件为采购订单） 1万以下（含）：发起人-部门负责人-核算会计-无它文创总裁 1万-3万（含）：发起人-部门负责人-核算会计-核算经理-无它文创总裁 3万以上： 发起人-部门负责人-核算会计-核算经理-财务副总经理-无他文创总裁第二章、 供应商结算管理一、商品验收入库1 正常商品验收入库流程：由库房管理人员验收商品品种、数量、质量等，验收无误后需在供应商送货单上签字确认留存，由库存人员将所有商品录入进销存系统中，录入完成打印出收货确认单（一般为3-4联打印纸）加盖物流章，其中一联需交回财务，用于采购商品入账附件；以下为验收入库OA流程：（附件为收货确认单） 采购负责人-物流负责人-核算会计归档2 目前实际流程：由供应商送货至景区总库，景区总库负责人负责验收入库；3 如收货过程中遇到商品破损，数量差异、商品错误等类似情况，库房人员应以实际验收无误商品为准办理入库，其差异应由供应商或物流自行承担；二、结算付款1. 供应商采购付款NC流程：提前付款前，采购部门根据合同要求与供应商核对应付款金额，核对无误后供应商开具发票，采购部负责发起流程付款流程： 使用表单-风景转账报销审批单-非工程审批； 附件单据- a、供应商送货单（有库房验收人员签字）; b、收货确认单（有物流收货章）;c、发票及清单（清单必须与我方采购商品一致）；第三章、销售管理一、合同签订管理1. 销售合同：所有由我方供货门店均需签订标准销售合同/销售协议。协议中需明确对账单出具日期，开票结算日期；2. 合同审批流程：3. 合同归档：所有合同或协议经审批、盖章完成之后需给到财务一份归档。（合同归档时需有盖章版开票信息）二、销售出库1. 目前情况：景区总库根据门店货架商品实际销售情况来配送；2. 待ERP系统上线之后，需门店在系统中自行下单，由相关业务部门审核后流程至库房，库房相关人员根据门店下单明细负责拣货、配送。三、结算对账管理1. 结算周期为自然月，每月3日出具上月对账单结算上月货款，对账单内容包括但不限于已售商品名称、规格型号、数量、价格等明细；2. 每月3日前由业务部门发起对账单，业务部门与景区业务双方核对无误后，每月5日前将对账单交与双方财务，财务确认后开具增值税专用发票并发出，开票后5个工作日内我方需收到货款。第三章、 库存管理一、管理范围：范围是对外销售的产品及外购或委托加工完成并已验收入库的各种商品。二、部门职责：1. 所有未销售库存所有权归属无它总部，无它总部需对所有库存进行管理；2. 库房人员负责库存商品的验收、入库、出库、盘点等日常工作；3. 月度盘点需无它总部人员每月到店监盘，在盘点结果单上签字确认；4. 库房人员协同采购部门完成商品退换货工作；三、盘点管理1. 各门店负责库存商品的日常盘点管理工作，需对盘盈、亏结果负责。2. 库房应设立不同仓位，用于商品品类管理（如：样品仓、赠品仓、正常品等）；3. 盘点管理：库存商品每月盘点一次，景区财务负责监盘，盘点完成后需盘点人及监盘人员在结果上签字确认，由库房人员给出盈亏原因并上报部门负责人，由相关领导审批通过后交到财务归档并做相应账务处理；四、 出库管理： 福利费、招待费出库：商品出库用于内部职工福利发放及对外用招待，需事先提交相关流程审批（流程中需附商品明细及金额），完成后库房才可办理商品出库，同时将相关流程给到财务备案，财务需视同销售做相应账务处理； 领用、展示等出库：原则此