第七章 会展场馆配套服务及现场管理.ppt

一、展览项目现场管理及流程二、会议项目现场管理及流程三、展览会的开幕式四、展览工程服务五、参会人员的登记、进出和各类证件管理六、会展场馆广告位的管理七、合同的起草、执行与管理,第七章会展场馆配套服务及现场管理,7.1展览项目现场管理及流程,展览项目现场管理通常指场馆工作人员依照办展单位与场馆双方签订的合同，在实施布展、展出、撤展过程中，对展览活动进行现场管理，以确保项目圆满成功的过程。其目的是：保证参展商和参观者在完成其目标的过程中提供硬件设施和软件服务。主要包括：场地、展位、安全、物流、水电气、展具租用、商务、公共广播、餐饮、保洁、广告位、展示工程、咨询、特殊服务等现场服务的特点：1、时间紧2、对象多3、内容杂4、要求高5、硬件相对固定，软件尤为重要,基本流程：展览服务管理总流程注：图中箭头所指向为被服务对象。,2）展览现场服务管理流程分图,承接展览业务服务要点：开展前10-15天（各部门制定具体的接待方案、准备工作）开展前7-10天（各部门具体开始实施）布展及展出撤展总台服务商务中心美工服务仓储与运输展览现场服务点的设置及提供的服务：展厅现场服务点展品仓储、搬运、运输现场服务点门票销售（发放）服务点餐饮服务点花卉租售点,展览项目现场服务工作规范1）餐厅服务人员岗位职责（1）厅长岗位职责（2）展厅工作人员岗位职责2）展会前准备工作规程（1）展位搭建（2）预约租赁服务项目管理（3）提前到达货物的管理和运输准备工作（4）保洁管理（5）绿色植物租摆准备工作（6）租赁物品管理,3）布展期间管理规程4）展览期间的管理规程（1）展览期间管理规范（2）展厅现场服务规范（3）租赁服务管理规范（4）服务项目的退组/更换管理规范5）撤展期间管理规程,布展,1、参展商布展,小型展台小型展台通常采用预制标准展具，这种大批量生产的标准系列组合展具可以拼装成多种不同的形式，以适应在不同场合的使用。,1、参展商布展,中型展台一般采用成本较低的木构件特装，木结构特装具有预制标准展具难以达到的展示效果。,1、参展商布展,大型展台侧界面处理地面的处理顶界面的处理,1、参展商布展,双层展台一般双层式、错层式结构展台的第二层，由于观众上楼不方便，常作为洽谈室和精品展示区使用。双层展台设计要考虑其安全性，符合结构力学原理，要注意受力均匀、支撑合理，以防坍塌。,2、场馆环境装饰和建筑物的装饰,会标牌设计会标牌一般放置在展览活动的主要出人口和建筑物的显著位置上。它的主要内容包括展览活动的名称、组织单位、时间、地点及内容，其形式与路牌类似。,2、场馆环境装饰和建筑物的装饰,场馆主会场及各分会场的门楼设计场馆主会场及各分会场的门楼是展览活动中重要的标识物，也是场馆环境装饰的主要对象，是根据中国民间过街牌楼演变而来的，它大都设置在主通道的入口处和各分会场通道的入口处，跨街而立。,2、场馆环境装饰和建筑物的装饰,会议背景板设计会议背景板用于表达会议的内容、名称、组织单位等信息，主要放置在大会主席台后面正中的显著位置。它的设计要求美观大方，体现会议的主题和理念。,2、场馆环境装饰和建筑物的装饰,场馆环境广告设计场馆环境广告主要包括室外升空气球条幅、建筑物外墙条幅、悬挂彩旗、迎风刀旗、充气气模等广告形式。,2、场馆环境装饰和建筑物的装饰,场馆建筑物装饰设计在大型展览活动中，场馆建筑物本身就是展品，如世博会上各个国家馆，它是由东道主分配给各参展国家和地区，由各国家和地区根据其本土特色、展出主题独立设计的。在展览设计中，建筑物是体量最大、最能表现设计语言的载体。,3、展览场馆环境与空间布置,（一）场馆外环境设计场馆外环境的设计主要包括车辆交通指示牌、人流引导牌、道路交通环境整体布局图。这些引导牌可以采用竖立式或者悬挂式。,3、展览场馆环境与空间布置,（二）场馆室外空间设计1出人口、通道、停车场设计2展品道具装卸场地的设计3露天展览活动区域、环境绿化的设计,门禁系统,广州国际车展采用了高技术的电子门禁系统，设置在展会观众入口处的电子检票设备可以精确地识别票证的真伪并统计是否已使用过。在现场可以看到，每位观众只要把票证卡插入验票口，马上就能获准通过，反应相当迅速，整个过程只需要、秒钟。保安员只要在旁边维护秩序就可以，显得非常轻松。而对于以往进了门再拿证出来“救人”的行为，组委会也早有防范，在入口处还设立了一个摄相头，每次刷卡进门，便会自动拍下“靓照”作为备份，下次用同一张卡进门，如果照片与人不符，就不能进入。,3、展览场馆环境与空间布置,（三）场馆标识系统参观引导图参观引导图是指放置在场馆的入口处、观众休息区和通道各处，显示场馆各个展区和参观线路的总体平面示意图。它让观众能很快了解场馆的分布及各展区的内容特色，到达各展区的最佳线路，给观众一个总体的视觉参照。,3、展览场馆环境与空间布置,（三）场馆标识系统指示路牌指示路牌是指在场馆现场各通道交叉拐弯处，引导人流方向的标识。它可以是悬挂在半空的吊牌、竖立在通道上或挂在墙壁上的路牌以及绘制在地面上的符号等,展馆布置,展区设置,展区分布和最终定位，由主办方根据招展实际情况作调整安排，每一展览单位须对应其展区的性质和类型。(举例第十七届中国国际国际广播电视信息网络展览会展区设置),1B、2、3号馆：国际馆1A馆：有线电视展区2A馆：电缆展区；有线电视展区2B馆：有线电视展区4号馆：视音频展区5号馆：视音频展区；影视灯光音响展区6号馆：运营商展区；数字新媒体展区7号馆：广播电视科技成就展区8A馆：数字电视展区8B馆：发射/测试展区；数字电视展区9号馆：广播电视科技创新与技术规划展区3B馆：新闻中心；休息洽谈区；免费上网区室外展场：转播车展区,案例：2015上海车展,国家会展中心（上海）由国家商务部和上海市政府合作共建，由上海博览会有限责任公司负责投资建设并运营，总建筑面积147万平方米，地上建筑面积127万平方米，是目前世界上面积最大的建筑单体和会展综合体。,国家会展中心功能分区图,2015上海车展展位平面图（部分）,展位分配,展位分配，原则上按先交款先选位进行分配安排。（不同类型的展位，其费用也是不同的，以下举例几个展位）,半岛型展位,双开口型展位,岛型展位,标准展位的搭建,标准展位有：八棱柱，40（50）扁铝，三卡锁，PVC板，规格为3.0m*3.0m*2.5m，其特点是装卸快捷，便于运输，节省存储空间。,展品搬运服务1）布展前（1）接运提前到达展品（2）境外展品的处理（3）展品运输（4）综合服务部职责（5)展会运输服务的准备2）布展期间（1）提前到达展品的领取发放（2）现场运输服务与管理（3）运输展品的管理4）撤展期间5）展览结束,展品搬运,展品原则上自运，也可委托展览会布展组找机构托运。（举例交由青洽会组委会负责接运，则委托西宁包装装潢广告公司统一负责。）展品运至地点：展览会举办地仓库。展品在接运过程中发生的市内运输、劳务、保管、吊装、装箱、人工搬运等费用，由展品接运单位向参展单位直接收取。（举例展览会仓库图片）,7.2会议项目现场管理及流程,会议项目现场管理通常指会议场馆工作人员依照会议主办单位与场馆双方签订的合同约定，实施会前、会中、会后的现场服务管理，以确保项目圆满成功的过程。目的：保证与会者在完成其目标的过程中提供硬件设施和软件服务。主要包括：场地、会前布置、设备使用和保障、安全、物流、电、空调、餐饮（茶点）、保洁、广告位、咨询、特殊服务等,会议的规模和种类1）会议种类根据会议规模分为：小型会议（10000人）按照会议形式分为：年会、专业学术会议、论坛、研讨会、专题讨论会、文化交流会、新闻发布会、产品推介会、洽谈会等，会而不议：报告会、传达会、表彰会、签字仪式、动员大会。2）客户的需求,接待会议的流程会前准备制定会议通知书制定会议具体活动工作单会中会后结算感谢会议组织者建立客史档案,一、选择会议场所的主要考虑因素,会议类型考虑举办地的知名度盈利性,大型会议,重要会议活动,99“财富”全球论坛朝鲜访华代表团2001年APEC领导人峰会及系列会议第35届亚洲发展银行年会APEC第五次电信部长会议,上海国际会议中心,表彰大会,二、选择会议室的影响因素,会议天数会议类型布置类型对视听设备和讲台的要求噪音影响避开竞争性团体,三、会议陈设物的设计艺术,家具地毯窗帘照明灯具植物工艺品,二、会场布置,1、会场的布置形式,1.礼堂（或剧院）形,（一）上下相对式,特点：突出主席台，会场氛围严肃要求：准备充分，控制会议能力强,适用于不需要书写和记录的会议类型，如：报告会、总结表彰会、代表大会,布置参数,椅子中间最小距离：91厘米；96厘米（带写字臂的扶手椅）过道宽度：1.21.5米；1.8米（400人以上）前排椅与主席台前沿距离：1.8米；3.7米（半圆形或V形）每排座位：最好不要超过8个大型会议厅应该有过道穿过,2.教室形,教室型布局,适用于专业机构举办的具有学术性质的会议,教室型布局,布置参数,课桌宽度：45.7厘米（单侧坐）；76厘米（双侧坐）桌中央最小距离：1.2米（单侧坐）；1.5米（双侧坐）过道宽度：1.21.5米；1.8米（400人以上）前排椅与主席台前沿距离：1.8米大型会议厅应该有过道穿过,特点：会场气氛融洽，易于控制，便于沟通交流适用于小型会议、座谈性、协商类型会议,（二）全围式,第18次上海市市长国际企业家咨询会议,联合国会议室,正方形和矩形布局,p,菱形布局,p,六边形布局,p,p,三角形布局,特点：既突出主席台，又增加了融洽的气氛适用于中小型工作会议,（三）半围式,U型布局,T型布局,p,P,执导型布局,倒V型布局,V型布局,p,p,E型布局,p,开放式E型布局或辐射型布局,特点：每个会议桌形成一个谈话中心，与会者根据一定的规则入座适用中餐宴会、培训会议、大规模的联欢会、茶会会,（四）分散式,习近平的中非合伙论坛欢迎宴会,奥巴马迎接习近平夫妇欢迎宴会,特点：与会双方成纵向并列或者横向并列的格局适用于谈判、领导人会晤等,（五）并列式,主景墙,主人和陪同席,主宾和客人席,二、座位区的布置,（一）座位排列的作用,维持秩序,统计人数,当场清退,文件分发,讨论、磋商,(二）座区的划分和排列方法,标准,与会者资格,按团组,特邀、正式、列席、旁听,分法,横向排列法、纵向排列法、左右排列法、纵横排列法,纵向排列法,主席台,美国,中国,英国,法国,俄罗斯,美国,中国,英国,法国,俄罗斯,纵向排列法,主席台,美国,美国,美国,美国,美国,英国,英国,英国,英国,英国,法国,法国,法国,法国,法国,左右排列法,主席台,第四组,第一组,第二组,第三组,第五组,第四组,第一组,第二组,第三组,第五组,（三）座位标志,座位号,团组标志,指示牌,桌次,席卡,座次图,三、会场主席台的布置,布置要求,主题,颜色,人像、旗帜、徽铭、会标、标语等,表现方式,体现热烈、辉煌、兴奋的暖色系；体现清爽、严肃、冷静的冷色系,灯光效果,颜色、角度等,会场氛围的集中体现,（一）主席台背景的布置,（二）主席台座位的编排,要点,座位格局,讲台,一排或多排；前排通栏，后排可分栏,细则,设在中央，应低于主席台；或分设于两侧,揭幕架,设在主席台左侧，与讲台对称,座次,突出主位；中国政务礼仪左高右低，国际礼仪相反,主席台前排,主席台后排分栏,主席台后排,主席台前排,（三）主席台常用花饰鉴赏,会议常用盆花或插花,红掌或花烛,一品红,香石竹,仙客来,蝴蝶兰,非洲菊,花烛,铁叶,针尾葵,鱼尾葵,天门冬,大叶黄杨,肾蕨,南洋杉,金山棕,四、会议场地的其他功能区域,（一）会议报到处（二）会间茶歇厅（三）衣帽存放间(四）视听设备控制室（五）同声传译室（六）嘉宾休息室,会议报到处的要求,专设柜台：登记付款者柜台、提前登记未付款者柜台、现场报道柜台,布置要求：标示明显，空间足够,其他要求：同伴与家属服务、休息室、新闻记者服务、残障人士服务等,服务要求：专职服务人员与专职咨询人员,同声传译室,同声传译室,同声传译室,7.3、展览会的开幕式预展预展是只展览布置完毕后，在正式开馆钱进行的内部展出，由主办单位邀请有关专家，领导，技术人员，新闻界认识到场参观，依照办展宗旨和计划进行检查和验收。,7.3、展览会的开幕式开幕仪式准备工作及现场管理合同签订后现场服务提供之前的准备工作开幕式现场服务准备工作开幕式期间工作开幕式结束服务工作三级检查保障工作开幕式结束后工作,7.3、展览会的开幕式,1、会展现场布置（1）展馆外布置好展会背板、门楼或展览会横幅，并在背板上写上展会名称、开放时间、展会的主办、承办、支持单位等办展机构的名称。布置好现场飘空气球或其他广告牌等表演场地的安排,7.3、展览会的开幕式,1、会展现场布置（2）展馆序幕大厅布置好展馆、展区和展位分布平面图、各服务网点分布图、各参展企业及其展位号一览表及名录牌、展会简介牌、展区参观路线指示牌、展会宣传推广报道牌、展会相关活动告示牌等,7.3、展览会的开幕式,1、会展现场布置（3）各展馆除参展商展位以外，还需布置各展馆（展区）的主要展览内容揭示牌、参观路线指示牌、本展区服务网点揭示牌、至其他展馆（展区）的路线揭示牌、本展区参展企业及其展位号一览表等,7.3、展览会的开幕式,1、会展现场布置（4）其他设置展会嘉宾休息室或会客室，配备茶水、咖啡、小点心等外，还可放置展会的介绍资料，或配备专门的服务人员或者翻译联络咨询服务中心及各展区的联络咨询服务点，安排专门人员负责接待和联系客户，现场处理和回答客户的有关问题,7.3、展览会的开幕式,2、媒体接待与管理（1）新闻发布会（2）新闻中心配备电脑、传真机、写字台、纸笔等设施外，珲要配备供记者小憩的茶水、咖啡以及小点心等放置展会介绍资料以备媒体人员参考仅供媒体有关人员使用，除非被邀请,7.3、展览会的开幕式,2、媒体接待与管理（3）相关事项发放统一制作的“新闻袋”，包括会展开幕新闻通稿、展会背景介绍、展会特点介绍、展会有关数据、展会相关活动安排计划、展会会刊、展会参观指南以及一些小礼品等；安排对会展情况非常熟悉的人员负责新闻记者的接待和联络工作；有意识地组织、引导和安排各新闻媒体对展会进行新闻报道，根据专业媒体或大众媒体的不同需求提供不同的展会材料；及时收集整理各种采访报道,7.3、展览会的开幕式,3、会展开幕（1）开幕时间和地点时间不宜太早，持续时间不宜太长地点一般可安排在展馆广场上适当考虑相关表演活动的场所和时间,7.3、展览会的开幕式,3、会展开幕（2）出席开幕式的主要嘉宾包括行业主管部门官员、行业协会与商会的领导、外国驻华机构代表及有关人员落实名单并多方沟通，告知准确时间地点专人负责接待，准备签到薄事先安排嘉宾在开幕式上的位置排序,7.3、展览会的开幕式,3、会展开幕（3）开幕式讲话稿和新闻通稿开幕式讲话稿新闻通稿选题定位要适当，突出展会的时代主题明确列出本展会的特点和亮点列出全面详实的数据附加背景资料，如嘉宾名单、展会行业背景和展会有关图片等等,7.3、展览会的开幕式,3、会展开幕（4）开幕式的程序方式鸣放礼炮：事先布置礼炮的地点和时机领导讲话：讲话先后顺序，备好讲话稿嘉宾剪彩：哪些领导？礼仪小姐？彩绸剪刀等,7.3、展览会的开幕式,3、会展开幕（4）开幕式的程序程序引领嘉宾就位主持人主持展会开幕并介绍到会嘉宾主持人请有关领导讲话相关开幕表演开始重要领导人宣布展会正式开幕主持人宣布开幕式结束并请嘉宾和观众进场参观,福建省副省长、福州市市长苏增添先生主持开幕式,中共福建省委副书记、福建省人民政府省长黄小晶致辞,演员在开幕仪式上进行民俗表演,八届全国人大常委会副委员长王汉斌宣布第十二届海交会开幕,领导及嘉宾参观海交会展馆,2009中国（江西）红色旅游博览会开幕式,1.时间：2009年11月13日上午8：302.地点：南昌八一广场3.内容：开幕式分为垫场文艺演出“红歌大合唱”及开幕仪式二个阶段，时间控制在40分钟左右。,(一)2009中国(江西)红色旅游博览会开幕式,第一阶段：垫场文艺演出“红歌大合唱”(8：309：00)按江西五大红色旅游区组成八一起义方队、井冈山会师方队、中央苏区方队、安源工人方队、赣东北红军方队，并组成导游员方队(每个方队200人)，六大方队寓意欢庆新中国成立60周年。由省电视台选调六位“红歌会”优秀歌手为六大方队领唱红歌。大合唱开始前，由一位优秀红歌手演唱红博会主题歌红色的美丽。之后，在省电视台节目主持人的调度下，六大方队之间进行拉歌，每个方队分别合唱两首红歌(一首江西经典红歌、一首为省外经典红歌)。拉歌结束后，六大方阵与全场观众齐声合唱歌唱祖国。在雄壮的歌声中，举行开幕仪式。拉歌合唱表演力求有感染力、冲击力、震撼力，全面展示江西人民弘扬井冈山精神、促进江西崛起的精神风貌。第二阶段：开幕仪式(9：009：15)拟邀请国家有关部委领导、省四套班子领导、兄弟省市有关领导出席。特邀嘉宾有国内主要红色旅游景区负责人、部分全国百强旅行社负责人、旅游商品供应商及采购商、国家级工艺美术大师及境外相关旅游机构代表。开幕仪式由省领导主持，组委会领导致辞并宣布开幕。,7.3、展览会的开幕式,4、开闭幕酒会（1）作用联络感情，加强沟通（2）操作地点选择：考虑酒店档次、接待能力、便利程度、安全因素时间选择：一般为晚上，不宜太早也不有宜太迟酒会方式：自助餐或围餐，开始前的小酒会，致欢迎词，领导的简短讲话，播放音乐或安排表演出席人员：全面兼顾，邀请跟踪，完备计划,2008第九届中国杭州国际汽车工业展览会答谢晚宴,晚宴现场，嘉朋满座,晚宴由杭州交通之声主播周道、马莉主持,十佳展台颁奖仪式,嘉宾独唱甜蜜蜜,江南丝竹乐器表演,魔术表演,7.3、展览会的开幕式,5、娱乐活动一、表演表演活动对于展览会而言至关重要，它既可以调动现场气氛、丰富展出内容，也有助于参展商优化展出效果。1、提前策划确定表演的类别：开幕式：营造热烈、隆重的气氛；选择舞狮、锣鼓、鸣放礼炮等表演活动。欢迎晚宴表演（或答谢晚宴表演）：精心组织节目（地方特色节目表演、出席嘉宾节目表演）与展会主题相关的表演：烘托展会现场气氛，表现展会的主题与服务。例如：航展的飞行表演；车展的漂移表演，音响乐器展的现场表演等,“两岸同歌”2010中国福州“518”开幕式大型文艺晚会,一、表演2、选择场地开幕式：广场。欢迎晚宴表演（或答谢晚宴表演）：酒店与展会主题相关的表演：现场3、现场协调首先，主办单位应该对由组委会自身组织的表演进行统筹安排，并做好现场调度与服务，确保表演活动的顺利、安全举行；其次，参展商与参展商之间有时候也会因为对方的表演活动影响了自己的展出效果而发生纠纷，这时就需要主办单位出面进行协调。例如：第10届上海国际汽车工业展览会上，两家日本展商为在气势上压倒对方，车模表演时把音响开得很大，音响了其他展商的利益，主办单位出面协调平息。4、安全防卫,7.3、展览会的开幕式,北京奥运会开幕式表演,二、观众参与活动在2004年上海国际汽车用品及一站式服务展览会上，组委会策划了汽车音响大赛、现场改装大赛、知名赛车游戏比赛等一系列竞赛活动，吸引了众多的国内外厂商、专业媒体和观众的关注，并成为本届展览会的突出亮点。再如，在2005年广州国际动漫画展览会上，主办单位为了让参观者能真正融入其中，设置了广东、香港两地COSPLAY大激斗。大激斗邀请了香港的优秀COSPLAY团队来展览会现场表演、交流，为广大的动漫画爱好者提供了一个展现自我风采的舞台。,7.3、展览会的开幕式,CES上观众体验活动多,7.4展览工程服务展览工程服务工作规范展前准备工作程序展览期间工作程序1）展厅现场服务2）展览的保障服务3）客户投诉服务撤展期间工作程序展览施工管理规定（以中国国际展览中心展览施工管理规定）目的：为了加强对中国国际展览中心院内的展览施工管理，维护施工秩序，保证服务质量和展览会的安全适用范围：所有在中国国际展览中心进行展览施工的单位。规定,7.5、参会人员的登记、进出和各类证件管理,1）现场登记2）证件证件种类：车辆证件、人员证件、物品出馆证、其他主办单位和场馆认为有必要的证件证件的发放与使用：通常由主办或承办单位根据需要制作和发放，场馆工作人员（主要是门卫）根据事先承办单位提供的各类证件样本和这些证件的有效期，对持证人进行资格认可和放行。,一、参会人员登记,（一）会议登记准备会议登记表会议入场证票证登记者名单登记资料袋,7.5、参会人员的登记、进出和各类证件管理,（二）特别登记处,专设柜台，有序进行（已登记付款者柜台、提前登记未付款者柜台、现场登记柜台）专业指导与咨询标识明显，空间充足，准备充分,作用,提前掌握与会者信息；预先安排,预先安排,提前准备会议资料袋；预先填写登记卡；预先处理收费事宜；预先排房；提前做好服务准备,登记表,1,2,（三）预先登记,（四）现场登记,态度认真，服务专业,准备充分,对待付费事宜高度警惕,遵守服务礼仪、礼节,机警应对突发事件,二、参会人员的接待与服务,与议题的相关性、知名度、争议性、出场费,选择,邀请,准备,现场,会后,联络、演讲主题给予演讲者相关信息,宣传、录音、讲稿复印件设备、房间预订、车辆安排安全措施等,指定接待人员、预演、付费、其他活动,媒体安排、与一般与会者见面、送站服务、感谢信、征询意见,（一）一般参会者,蝉型鲨鱼型驴型兔子型螃蟹型,讲故事、很久才入题、内容抽象、没有内容,语言与行为阻止时间限制、总结,攻击别人总是给予消极否定,技巧地打断、反问、重申会议的规范,防卫性强不考虑别人的立场,点名、重复问题突出贡献,挑战现有程序提议不同的方法,肯定他的贡献重申试用现在的方法,干别的事情、小团体讨论、总结手机、打瞌睡,强调时间压力、重申会议规范带入别人、短暂沉默,三、行为障碍者的服务与接待,讨论会议