七案卷装订-黄冈档案局.ppt

1,黄冈市档案员持证上岗暨业务培训,2,科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T11822-2008）中华人民共和国国家质监局和国家标准化管委会于2008.11发布，2009年5月实施。本标准于l989年10月25日首次发布，2000年12月第一次修订，2008年第二次修订,3,科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T11822-2008）1、范围2、规范性引用文件3、术语和定义4、案卷组织5、案卷和案卷内科技文件排列6、案卷的编目7、装订,4,一、范围,本标准规定了科学技术档案案卷的组卷原则和方法，案卷和案卷内文件材料的排列、案卷的编目、案卷的装订、卷皮规格及其制成材料的质量要求。本标准适用于一般科学技术档案的案卷整理。某些形式特殊的科学技术档案的案卷整理可参照本标准。专业性较强和非纸质载体科学技术档案的整理可参照本标准。,5,二、规范性引用文件,下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。GB/T10609.3技术制图复制图的折叠方法,6,三、术语和定义,3.1科学技术文件材料记录和反映科学研究、生产运营、项目建设活动和设备仪器运行、维护及其管理工作的文字、图表、声像等不同形式文件材料的总称，以下简称科技文件。,7,（一）作用1、科技文件是科技活动的依据.2、科技文件是组织生产和科技管理活动的“共同语言”。3、科技文件是记录和传播科技思想的工具。4、科技文件是科技档案的来源。,3.1科学技术文件材料,8,3.1科学技术文件材料,（二）特点1、专业技术性2、成套性3、渐全性4、标准性,9,（三）基本类型1、科技图样2、科技文字材料3、目录4、表格材料5、声像材料6、电子文件,3.1科学技术文件材料,10,（四）科技文件材料的形成：1.科研文件材料的形成2.工业产品科技文件材料的形成3.建筑工程科技文件材料的形成4.设备仪器科技文件材料的形成,3.1科学技术文件材料,11,（五）科技文件材料的积累是指按照一定的要求和方式，将科技文件材料及时集中和妥善保管起来。1.积累的要求：明确积累的职责、积累的范围、确保积累的质量、完善积累的条件。2.积累的方式：由科技人员个人积累、由专兼职资料员积累、由科技或档案部门代为积累。,3.1科学技术文件材料,12,（六）科技文件材料的鉴别1.完整性的鉴别2.准确性的鉴别3.属性的鉴别4.密级的鉴别5.保管期限的鉴别,3.1科学技术文件材料,13,1、文件属性鉴别：主要通过三个原则：内容原则，这是最主要、最重要的原则，主要看该份文件内容（而不是文件标题）是否反映本单位的科技活动；整体原则，主要从完整性、成套性来加以考虑（科技活动的管理性文件）；职能原则，对于介于两者之间较难判断的文件，科技性质的单位划入科技文件，反之亦然。,3.1科学技术文件材料,14,内容原则根据文件记载和反映和内容不同区分。不能以“科技内容”作为区分标准。同一活动中形成的文件相互之间有密切联系，是不可分割的整体，应统一处理。在科技活动中形成的文件即使不具有科技内容，也属于科技文件；而在非科技活动中形成的文件，即使具有科技内容，也不属于科技文件。,3.1科学技术文件材料,15,内容原则不能以“文件名称”作为区分标准。文件名称是文件内容的高度概括，由于存在着技术性标题非技术性内容和非技术性标题技术性内容的情况，因此必须坚持内容原则，根据文件内容做出判断。不能以“文书处理运转程序”和“文书形式”作为区分标准。科技活动中形成的文件，有些经过文书处理运转程序，具有文书形式，但属于科技文件。,3.1科学技术文件材料,16,整体原则不能把互有联系的文件硬性分开。区分时应注意：正文与附件。正文是文书性质的信来文与复文紧密联系是文书档案的特点之一。但当正文是文书性质的信函，而科技文件以附件形式出现时，由于行文的主旨内容在附件中，应将信函与附件作为一个整体，以主旨内容的性质为依据，整体判为科技文件。,3.1科学技术文件材料,17,在科技活动的特定项目中形成的文书形式的文件。如项目的审查、批复文件，合同或协议等，其形式不同于科技文件，内容上也没涉及到科学技术内容，但与整个科技项目有密切的联系，是科技项目得以开展的依据。因此必须坚持整体原则，将其作为此项目全部文件的有机组成部分，划为科技文件。,3.1科学技术文件材料,18,职能原则根据职能活动性质的不同将本部门划分为技术性部门和非技术性部门，作倾向性判断。区分科技文件与文书文件时，三个原则必须按照上述顺序依次使用，倾向性原则不得首先使用，必须在运用前二个原则后仍难于区分时才应用。,3.1科学技术文件材料,19,判断材料与本部门的关系。如果是本部门科技活动的直接记录，则为本部门科技文件，否则为科技资料。判断材料在本部门发挥的作用。本部门的科技文件在本部门中能够发挥历史查考作用和现实依据作用。科技资料一般是外来的，是为科技工作参考而收集、交流和购买的，只能发挥现实的参考作用。,3.1科学技术文件材料,20,（七）科技文件材料的归档1.归档范围：划定归档范围的标准是：凡是直接记述和反映本单位科技活动的，具有现实和长远查考价值的科技文件材料，都应归入归档范围。2.归档时间：大体有按项目、按阶段、按子项、按年度、随时归档。3.归档份数：一般归一份或一套。,3.1科学技术文件材料,21,4.归档要求及手续：归档工作由科技部门和有关人员承担，科技档案部门给予检查和协助。归档的科技文件材料，应当做到书写材料优良、字迹工整，图样清晰、签署完备，有利于长远保存。归档的科技文件材料，必须收集齐全完整并加以整理，组成案卷，由科技部门和科技项目负责人审核后，及时归档。归档时要办理必要的手续，如编写归档材料简要说明，填写移交目录一式两份，双方交接后签字，各留一份备查。,3.1科学技术文件材料,22,科技文件材料的归档范围,（介绍几种我们工作中常见的科技文件归档范围，这是根据主要科技活动来进行划分的）1、基建项目文件的归档范围2、设备仪器文件归档范围,23,1、基建项目文件的归档范围,（1）可行性研究、任务书：项目建议书、项目选址意见书，可行性研究报告、项目评估、论证文件，环境预测、环境影响报告书和批复，设计、计划任务书、报批文件等。（2）设计基础文件：工程地质、水文、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、重要土、岩样及说明、水文、气象、地震等其它设计基础资料。（3）设计文件：总体规划设计，方案设计，初步设计及其报批文件，技术设计，施工图设计，技术秘密材料、专利文件，工程设计计算书，关键技术试验，设计评价、鉴定及审批。,24,1、基建项目文件的归档范围,（4）项目管理文件：征地、移民文件；计划、投资、统计、管理文件；招标投标、承发包合同协议；专项申请、批复文件。（5）施工文件：建筑施工文件；设备及管线安装施工文件；电气、仪表安装施工文件。（6）监理文件：施工监理文件、资料；设备采购、监造工作监理资料，监理工作声像材料。,25,（7）科研项目：开题报告、任务书、批准书，协议书、委托书、合同，研究方案、计划、调查研究报告，试验记录、图表、照片，实验分析、计算、整理数据，实验装置及特殊设备图纸、工艺技术规范说明书，实验装置操作规程、安全措施、事故分析，阶段报告、科研报告、技术鉴定，成果申报、鉴定、审批及成果推广应用材料，考察报告、重要课题研究报告。,1、基建项目文件的归档范围,26,（8）涉外文件：询价、报价、投标文件，合同、合同附件，谈判协议、议定书，谈判记录，谈判过程中外商提交的材料，出国考察及收集来的有关材料，国外各设计阶段文件及设计联络文件，各设计阶段审查议定书，技术问题来往函电，国外设备的随机文件，商业发票、保险单证明，设备开箱检验记录、商检、海关及索赔文件，国外设备、材料的防腐、保护措施，外国技术人员现场提供的文件材料。,1、基建项目文件的归档范围,27,1、基建项目文件的归档范围,（9）财务、器材管理文件：财务计划及执行、年度计划及执行、年度投资统计，工程概算、预算、标底、合同价、决算、审计及说明，主要材料消耗、器材管理，交付使用的固定资产、流动资产、无形资产、递延资产清册。,28,1、基建项目文件的归档范围,（10）竣工验收文件：项目竣工验收报告，工程设计总结，工程施工总结，工程监理总结，项目质量评审文件，工程现场声像文件，工程审计文件、决算报告，环境保护、劳动安全卫生、消防、人防、规划、档案等验收审批文件，竣工验收会议决议文件、验收证书及验收委员会名册、签字、验收备案文件，项目评优报奖申报材料、批准文件及证书。,29,（1）购置设备的申请、批复、协议及合同等。（2）自制设备仪器的各种装配图、零部件图和技术文件，外购设备的随机文件等。（3）设备仪器安装、调试和验收过程中形成的各种技术性、凭证性文件材料。（4）设备仪器的操作规程，设备运行、维修、保养、重大事故的记录等。（5）设备的改进、改装和技术革新的文件。（6）设备报废申请、鉴定及审批的文件材料等。,2、设备仪器文件的归档范围,30,三、术语和定义,3.2科学技术档案国家机构、社会组织及个人从事各项社会活动形成的，对国家、社会、本单位和个人具有保存价值的，应当归档保存的科技文件材料。,31,（一）科技档案的特点：1.专业技术性2.成套性3.现实性4.复用性5.多样性的特点,3.2科技档案,判断题：,1、科技档案在一定条件下可以修改补充。,33,(二)科技档案的基本种类：1.生产技术档案2.基本建设档案:简称基建档案，是指在各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程的勘察、设计、施工、管理和维护等活动中形成的科技档案。3.设备档案4.科学技术研究档案5.专门科技档案，（又分为8种）即地质、测绘、水文、气象、天文、地震、环境保护、医疗卫生档案。,3.2科技档案,34,（三）科技档案的价值与作用：科技档案最本质、最基本的价值是：科技档案是生产力的存在形式，它是构成第一生产力的重要因素，是一种潜在的生产力。,3.2科技档案,35,1.最基本的价值其过程是:(文件)资料档案信息生产力2.作用：是科技管理工作的依据；是生产建设活动的凭据；是科技研究的必要条件；是科技交流的重要工具。3.科技档案价值与作用的特点：潜在性、集成性、共享性。,3.2科技档案,36,（四）科技文件转化为科技档案的条件科技档案是科技活动中直接形成的、具有保存价值的非现行科技文件转化而来的。科技文件真实的反映了科技活动的全过程，是科技档案的前身。科技档案是一组经过系统整理、具有有机联系的科技文件的集合体，而不是单份文件的简单组合。,3.2科技档案,37,科技档案必须是经过整理立卷、移交归档的科技文件。因特殊情况实时归档而保存在档案部门的科技文件，仍属于现行科技文件。,3.2科技档案,38,（五）科技档案的收集收集就是按照有关规定，接收和征集科技档案，把分散形成的科技档案分别集中到科技档案室和科技专业档案馆的一项具体业务工作。,3.2科技档案,39,建立“三纳入”、“四同步”、“三把关”、“四参加”制度并认真执行。三纳入:把科技文件材料的形成、积累、整理、归档纳入领导议事日程，纳入科技工作程序、计划,纳入有关部门有关人员的职责范围。,3.2科技档案,40,四同步是布置任务同步、检查进度同步、总结鉴定验收同步、考核奖惩同步。四参加是科技档案部门应该参加工程竣工验收、设备开箱、科研成果鉴定验收、产品定型会。三把关把好鉴定验收关、上报成果关、业务考核关,3.2科技档案,41,科技档案室的收集方法1.疏通各种渠道，定向、定内容收集2.抓住重要环节和关键阶段进行收集3.建立制度,3.2科技档案,42,（六）科技档案价值的鉴定1.确定保管期限的原则2.规定和影响科技档案价值的因素：技术因素、功能因素、时间因素、典型因素、作者因素、名称因素。,3.2科技档案,43,3.编制科技档案保管期限表科技档案保管期限表，是鉴定科技档案价值，划分保管期限的标准和依据性文件。（1）类型（基层单位科技档案保管期限表）（2）结构文字说明部分、条款部分（顺序号、条款名称、保管期限、备注）,3.2科技档案,名词解释：,科技档案保管期限表：是鉴定科技档案价值，划分科技档案保管期限的依据性文件。它的编制是根据国家关于划分科技档案保管期限的原则，以表格形式列举出科技档案材料的名称、种类、来源形式，并注明具体的保管期限的一种指导性文件。,45,4.鉴定的程序和方法：鉴定前的准备工作、鉴定工作（第一步，个人初步鉴定；第二步，集体审查）、组织销毁和善后处理工作。,3.2科技档案,46,三、术语和定义,3.3案卷由互有联系的若干文件组合而成的档案保管单位。是一组具有有机联系，价值相同的科技文件的最小集合体。,47,四、案卷组织,把归档文件，按照组卷的原则和要求（科学技术档案案卷构成的一般要求）组合成保管单位的过程称为组卷（或称立卷）。案卷的基本形式主要有卷、册、袋、盒等.,48,4.1组卷原则组卷要遵循科技文件材料的形成规律，保持卷内科技文件的有机联系和案卷的成套、系统，便于档案的保管和利用。,49,4.2组卷要求、案卷内科技文件应齐全、完整，签章手续齐备。、案卷内科技文件的载体和书写印制材料应符合档案保护要求。（不符合档案保管要求的科技文件制成材料：有热敏纸、铅笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写的字迹）,50,四、案卷组织,4.3组卷方法是科技档案业务建设的中心环节,51,1、针对具体项目的管理性科技文件应放入所针对的项目文件中，按阶段或分年度组卷。2、科研课题、产品、建设项目、设备仪器方面的科技文件应按其项目、结构、阶段或台（套）等分别组卷.3、成册、成套的科技文件宜保持其原有形态，（这里指不破坏原来的保管单位）,52,4、通用图、标准图可放入相应一项目文件中或单独组卷。其他涉及这些通用图、标准图的项目，应在卷内备考表中注明并标注通用图、标准图的图号和档号。（注意：同一建筑物、构筑物重复的标准图、通用图可不编入竣工图中，但应在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置并在编制说明中注明；不同建筑物、构筑物应分别编制。）(DA/T282002),53,5.底图以张或套为保管单位进行整理。6.产品局部或零部件变更、建设项目和设备仪器在维修维护中所形成的科技文件，宜采取插卷方式放入原案卷中，亦可单独组卷排列在原案卷之后，并在原案卷的备考表中以予说明和标注。产品更新换代或更换零部件，保留新形成的科技文件材料并单独组卷排列在原案卷之后。7.产品升级换代、建设项目后评估、改扩建或重建设形成的科技文件应单独组卷排列,54,8、常用组卷方法介绍、产品设备文件：可按其反映不同部件、结构、系统分别组卷、基建科技文件：可按建筑、结构、电气、水暖、通风等不同专业分别组卷。、科研文件：可按准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段等不同阶段，分别组卷。,4.3组卷方法,55,9、组卷应注意的几个问题：,几个成册的组成一卷时按前面要求排列。成册材料与零散文件（包括图纸）组成一卷时，成册材料放在后面。一些管理性文件，有的一份文件对应几个问题或项目，排列时可放在其中一卷，其它涉及的案卷可存复制件，在卷内目录备注栏中注明原件档号；或直接在备考表中注明文件存放档号。对一些引进的设备工艺装置，其报关材料原则应与设备档案一起保管，分开保管的应分别注明对应档号.,选择题：,1、某某建工程中的设计任务书、计算书、说明书、工程概算书可按（）组成案卷。A、文件名称B、问题特征C、专业性质D、工序阶段2、科技档案的底图应以（）为单位单独保存和管理。A、张B、册C、套D、件,判断题：,1、科技档案较常用的分类方法是：年度-问题分类法。,58,五、案卷和案卷内科技文件排列,案卷内管理性科技文件材料按问题结合时间（阶段）或重要程度排列；案卷内排列一般文字在前，图样在后，译文在前，原文在后。应印件在前，定稿在后；正件在前，附件在后，复文来前，来文在后。,59,1.科研类案卷按课题可行性研究立项、方案论证、研究实验、总结鉴定、成果和知识产权申报、推广应用等阶段排列。2.产品类案卷按产品设计(含初步设计、基础设计、技术设计)、工艺、工装、制造、定型等工作程序，或按其产品系列、结构等排列。3.建设项目类案卷按项目前期、项目设计、项目施工、项目监理、项目竣工、项目验收及项目后评估等阶段排列。4.设备仪器类案卷按设备仪器立项审批、外购设备仪器开箱验收(自制设备仪器的设计、制造、验收)、设备仪器安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护等排列。,60,5.文字材料的排列:*按重要程度排列；*按时间顺序排列；*按逻辑关系排列。如来文和复文，则复文在前，来文在后；正本和原稿，则正本在前，原稿在后；*如果有译文的外文资料，一般要求译文在前，原文在后.没有译文的外文资料，一般要求翻译标题。,61,6.图样材料的排列*有图样目录的图纸，可以按图样目录的顺序进行排列；*没有图样目录的图纸，可以按总体与局部的关系顺序排列。机械产品图纸可以总图组件图部件图分部件图零件图的顺序排列；基建工程图纸可以按总平面图系统图平面图等顺序排列。,62,7.图文混合材料的排列案卷内既有图样，又有文字材料，一般要求文字材料在前，图样材料在后。,63,六、案卷编目,主要内容有：文件页号编写案卷封面案卷脊背卷内目录卷内备考表案卷目录编制。,64,解读,2008年新修订的科技档案案卷构成的一般要求与2000年版的原标准相比，结构上增加了“案卷目录编制”，内容上进行了一些变动。强调案卷内以件为单位编写页号，已有页号的可不再编；案卷封面删除了档案馆号；案卷脊背取消了色标；卷内目录将页号改为页数，增加了档号；备考表增加了档号，互见号下移，提出备考表可直接印制在卷盒内底面。,65,6.1、页号编写*案卷内科技文件以件为单位编写页号，以有效内容的页面为一页。（强调了案卷内以件为单位编写页号）*已有页号的文件可不再重新编写页号。*卷内目录和卷内备考表不编页号。6.2、案卷封面编制*案卷封面应印制在卷盒正表面,亦可采用内封面形式。规格：A4型（297mm210mm）,66,案卷题名，应简明、准确提示卷内科技文件的内容,主要包括产品、科研课题、建设项目、设备仪器名称或代字（号）、结构、阶段名称、文件类型名称等。立卷单位，应填写负责组卷的部门或单位。起止日期，应填写案卷内科技文件形成的最早和最晚时间年、月、日。（年应填写四位数）保管期限，应填写组卷时依照有关规定划定的保管期限。密级，应填写卷内科技文件的最高密级,67,档号：由全宗号、分类号（或项目代号或目录号）、案卷号组成。全宗号：需向档案馆移交的档案，其全宗号由负责接收的档案馆给定。（单位根据本单位产权变化自行设定；也有为方便对二级单位的管理而设定）分类号：应根据对本单位档案分类方案设定的类别号确定。项目代号：由所反映的产品、课题、项目、设备仪器等的型号、代字或代号确定。目录号：应填写目录编号。案卷号：应填写科技档案按一定顺序排列后的流水后。,68,69,6.3、案卷脊背编制直接印制在卷盒侧面内容：保管期限、档号、案卷题名案卷脊背项目可根据需要选择填写。,70,71,6.4、卷内目录编制主要内容：序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页数、备注、档号,72,*卷内目录应排列在卷内文件首页之前。*序号，应依次标注卷内文件排列顺序。*文件编号，应填写文件文号或型号或图号或代字、代号。没有编号的不填。*日期，应填写文件形成的时间年、月、日。*责任者，应填写文件形成者或第一责任者。,73,*文件题名：应填写文件全称。文件没有题名的，应由立卷人根据文件内容拟写题名。没有名称的要加标题，用标明。*页数：应填写每件文件的总页数。（强调了以件为单位，原标准是填写页号）*备注：可根据实际填写需要注明的情况。*档号：（参见前面案卷封面编制）,74,6.5、卷内备考表的编制,主要内容：档号、互见号、说明、立卷人、检查人。卷内备考表可直接印制在卷盒内底面（新增内容）。,75,76,说明，应标明案卷内全部文件总件数、总页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。立卷人，应由立卷责任者签名。检查人，应由案卷质量审核者签名。互见号，应填写反映同一内容不同载体档案的档号，并注明载体类型。互见号可以同时填写几种载体的档号。,77,6.6、案卷目录编制,这部分“案卷目录编制”是科学技术档案案卷构成的一般要求2008版中新增内容。主要内容：序号、档号、案卷题名、总页数、保管期限、备注。可以根据实际需要制作总目录、分类目录、专题目录,78,F、案卷目录编制,79,序号，应填写登录案卷的流水顺序号。总页数,应填写案卷内全部文件的页数之和。备注，可根据管理需要填写案卷的密级、互见号或存放位置等信息。,80,七、案卷装订,*案卷内文件可整卷装订或以件为单位装订。*以件为单位装订的应在每件首页空白处加盖档号章。*案卷内超出卷盒幅面的科技文件应叠装。图纸折叠方法见GB/T10609.3.图样折叠后标题栏露在右下角；*尊重成册成套的装订方式.,81,*装订方式没有统一。不装订的要每件右上角加盖档号章。*超出卷盒幅面的折叠，幅面不足的不一定要托裱。*尊重成册成套的装订方式.,82,关于整卷装订页号问题：*零散文件装订为一卷，可编通号；*多件装订为一卷，可每件加盖档号章，也可编通号。,83,八、卷盒、表格规格及其制成材料,卷盒外表面规格为310mm220mm。脊背厚度可根据需要设定。表格规格为297mm210mm卷盒宜采用220g以上的单层无酸牛皮纸板双裱压制；表格宜采用70g以上白色书写纸制作。,84,底图的整理,底图的编号主要有分类编号和隶属编号两种形式。分类编号的底图归档后，一般按分类排架的方式保管存放。隶属编号的底图归档后，按底图表达内容的结构关系分成若干相对独立的保管单位保管存放。,85,底图的整理,底图的质量审查、组合、排列及编目工作与前述的产品文件、基建文件的组卷方法基本一致。底图不能折叠，只能平放或卷放。,86,技术制图复制图的折叠方法(GB10609.3-1989)本标准适用于手工折叠或机器械折叠的复制图及有关技术文件，当设计各种归档和管理器具以及设计折叠器时，亦应参照使用。1.基本要求1.1.折叠后的图纸幅面一般应有A4（210mm297mm）或A3（297mm420mm）的规格。对于需装订成册又无装订边的复制图，折叠后的尺寸可以是190mm297mm或297mm400mm。