08会议管理ppt课件

第八章会议管理,本章结构图,课堂讨论,你喜欢参加会议吗？,谈谈你对会议的印象，阐述你的观点和理由以小组为单位进行意见交流和讨论讨论时间：三分钟,第一部分正确认识会议,现代社会是一个团队作业的时代，在团队中会议的功能无论怎么强调都不过分。因此有效组织、主持、参与会议将成为一个职场人的核心素质。,第一部分正确认识会议,会议的基本功能会议的基本要素会议的成本认识,会议的基本功能,会议是一种目的性很强、组织有序、以口头交流为主要方式的群体性、多向性沟通活动。信息发布、传达资讯集思广益的渠道解决问题宣传政策培育训练,会议的基本要素,会议地点,会议要素,会议时间,与会者,会议保障,承办者,会议议题,主办者,固定的会议流程规范,开始欢迎会议目的议程具体时间安排规章制度,3,议程1分享话题和目标交换信息产生生意/做决定/确认行动总结,2,结束会议总结安排下次会议,跟踪备忘录跟踪计划,会议的成本,一次会议产生的成本至少包括直接成本时间成本效率成本,会议的成本,会议的成本=2ABTA指的是与会者平均工资的3倍B指参加会议的总人数T指会议召开的时间长短(以小时计算)5个人参加，每个人的平均每小时工资是15元，开会时间是2小时，那么此次会议的直接成本就是=215352=￥900假如类似的会议每周召开一次，则全年按40周计算，总计会议成本为：90040=￥36,000,会议成本的启示,会议的召开一定要基于问题解决或目标达成，否则其损失是巨大的。一个人的职场发展有效性，很大一部分因素在于会议的有效参与、会议的有效组织，以及从会议获得执行效率的持续提高。,课堂讨论,失败的会议,分析：1、你都看到了哪些会议问题？2、什么原因导致这些问题的出现？3、如何减少或避免以上问题的出现？以小组为单位进行意见交流和讨论讨论时间：五分钟,课堂讨论,第二部分会议的准备,对一个人而言，无论做任何事，如果事前没有做好充分的准备，那么等待他的必然是一个注定的失败。对一次会议而言，高效的会议其实在正式宣布开始之前就开始了！,第二部分会议的准备,评估会议召开的必要性会议准备的5W1H法会议主持人的准备,评估会议召开的必要性,要举行的会议是对解决问题不可或缺的吗？会议的目标与会议成本之间平衡吗？会议的准备工作是否充分？,已经按惯例每周聚会,会议成本太大,还有比开会更好的方法,没什么特别的事情要讨论,你是唯一做决策并且知道该怎么做的人（开会让他人参与只能把问题弄糟）,无需开会的五个如果,如果,如果,必须把信息同时传达给很多人,有些事情需要当众表扬或批评,要让别人参与决策以集思广益,听取部门汇报工作,给小组委派任务,必须开会的五个如果,会议准备的方法,准备工作失败了你就准备着失败吧,5W1H法,Why,What,When,Who,Where,How,5W1H法,WHY会议的目的WHAT讨论的议题WHO参加者（确认与否/事先准备）WHEN日期及开始/结束时间WHERE地点及设备HOW会议规则（如何开会，会议纪律等）,会议准备之会议目标设定,良好的会议目标应符合以下基本要求会议目标必须用书面列明会议目标必须切合实际会议目标必须具体而且可以衡量会议目标所表明的是“应实现什么”,会议准备之与会人员的选择,应考虑邀请下列两类人士与会对实现会议目标有潜在贡献的人会能够因参与会议而获得好处的人对于难以分辨是否应该邀请的人士，采取“宁可邀请，而不排斥”的原则与会者人数不宜太多倘若与会人数甚多，可采取分组讨论方式,会议准备之会议时间的确定,首先应考虑的是会议主席的时间其次应考虑方便与会者出席的时间会议时间必须包括起止时间避免会议时间过分冗长,会议准备之会议地点的确定,场地必须有空档且可供使用场地必须够大以便容纳与会者及视听器材必须拥有包括桌椅在内的适当家具必须拥有充足的照明及通风设备必须能免于声音、电话、访客等干扰必须令主席及与会者大致方便成本必须低廉,会议准备之会议议程的拟定,议程即是会议的程序表。议程所涵盖的除了足以实现会议目标的各种议案之外，还包括与会者姓名、会议时间以及会议地点等项目。按照议案的轻重缓急编排处理的先后次序每一个议案应预估所需的处理时间并明白地标示出来,会议准备之会议通知的派发,一份良好的会议通知，在内容上至少应包括：开会的时间（包括日期及起止时间）开会地点会议的目标与会者须事先准备的事项其他与会者的姓名会议通知最好是在开会前一个星期寄到与会者手中最好能在开会前两三天再向与会者提醒开会时间,会议准备之会场的布置和座次,应考虑会议的性质及与会人数的多少在解决问题的会议或培训会里圆桌式马蹄形式V字形式,会议主持人的准备,会议主持人的心态会议主持的准备处理好会议议题应付好与会者围绕上述两个方面设定沟通目标、制订行动计划、预备可能的争执、进行SWOT分析。,课堂讨论,你的会议表现,结合学员实训手册中的会议管理现状调查，总结你在以往会议中的表现，你遇到的会议中的最大困难是什么？以小组为单位进行意见交流和讨论讨论时间：五分钟,第三部分会议的实施,会议参与者会议主持人会议过程控制要点,会议参与者,会议参与者的守则与责任会前充分准备会中全情投入，贡献自己的创意与意见以解决问题为己任开放的心态，摒除部门之见尽可能多的获取信息耐心聆听，尊重他人的意见勇于发言，言之有物不隐善扬恶，不人身攻击避免不当的肢体语言会后总结,会议参与者,会议中行为控制发言时不可长篇大论，滔滔不绝（原则上以3分钟为限）；不可从头到尾沉默到底；不可取用不正确的资料；不要净谈些期待性的预测；不可做人身攻击；不可打断他人的发言；不可不懂装懂，胡言乱语；不要谈到抽象论或观念论；不可对发言者吹毛求疵；不要中途离席。,会议参与者,协助控制会场千万要自律，切莫为主席制造难题假如与会者之间发生争论，则主动介入，并设法使争论的每一方皆能理解对方的观点。倘若有人垄断会议，则主动提出自己的意见，或鼓励其他与会者发表意见，以打破垄断局面。如果讨论的内容偏离主题，则设法提醒与会者有关会议的目标及问题的焦点，以便将与会者的注意力拉回正轨。,会议主持人,会议主持人的守则与责任营造和谐气氛按照议程进行正确讨论总结内容引导发言者解释使人困惑的发言帮助参会者理清不假思索的想法尊重别人，避免会中意见一边倒的情况减少与议题无关的争辩和讨论保证中立态度,会议主持人,会议主持人的会议管理技巧会议必须准时开始注意会议议题的先后次序对会议应实施有力的引导避免琐事占据了会议的时间倾听的技巧实际说话的技巧应对会议中的意外情况,会议实施要点,时间进度控制会议中的沟通达成有效决议会议关键记录会议成本控制会议决议跟进,会议实施要点,时间进度控制主持人控制与会者控制,会议实施要点,会议中的沟通,会议实施要点,达成有效决议彼德德鲁克决议法四种群体决策四种团队决策法,会议实施要点,会议关键记录会议记录会议纪要,会议实施要点,会议跟进对会议记录的处理促进会议达成一致结果的执行强化与会人员对决议的再认同建立决议的执行者上级抄送制对于参会者的会后跟进拿到会议记录以后要细读考虑自己任务的完成方法会议是一项新任务的开始对于主持人的会后跟进,会议实施要点,会议成本控制控制会议直接成本提高会议时间效率达成有效的结论,内容回顾,课堂讨论：你喜欢参加会议吗？知识点：会议的意义、要素和会议成本,课堂讨论：失败的会议知识点：评估会议召开的必要性、会议准备的5W1H法和主持人的准备,课堂讨论：自己的会议表现知识点：会议参与者角色、会