档案保管与利用技能训练PPT课件

.,1,档案管理技能训练,高职高专规划教材,第6章档案保管与利用技能训练,.,2,第6章档案保管与利用技能训练,学习任务和目标,.提高学生的档案保管、保护能力。.提高学生整理全宗卷的能力，全宗与全宗卷的比较能力。.提高学生对档案用户需求调研分析、信息服务创新能力。,内容概述,保管指根椐档案成分、状况而采取的存放、安全保护措施，包括日常管理、流动中保护、专门保护等。利用指开发档案信息资源，服务经济建设，是档案工作中最富有活力的一个环节。保管是利用的前提条件，利用是保管的最终目的。,.,3,6.1认识档案保管环境,6.2整理全宗卷,6.3做好档案利用工作,6.4档案用户调研与档案开放,第6章档案保管与利用技能训练,.,4,6.1认识档案保管环境,6.1.1档案保管任务,维护档案完整与安全，是整个档案工作基本要求，更是档案保管工作的中心任务。应做到四不：不散、不乱、不丢、不坏。,1防治档案的损坏2延长档案的寿命3维护档案的安全物质存在与保密工作,.,5,6.1认识档案保管环境,6.1.2保管物质条件,、库房地址选择；对进出库房人员及其进出时间、方式、要求要有限制并有专门规定；库房内不允许从事与管理工作无关的活动；无人时须关灯、关窗、上锁。,、档案装具主要有：档案架、档案箱、档案柜、密集架。,、档案包装材料一般有三种：卷皮、卷盒和包装纸等。,、消耗品,.,6,6.1认识档案保管环境,6.1.3温湿度调控方法,1严格封闭法,2机械性措施,3库房通风原则,注意事项：,（）对库内外温湿度进行监测，注意其变化。,（）通风时应防止库内结露。,（）应注意防尘和防有害气体进入库内。,（）通风后应立即密闭。,.,7,6.1认识档案保管环境,6.1.4档案保管“八防”,防火、,防水、,防潮、,防霉、,防虫、,防光、,防尘、,防盗。,.,8,6.1认识档案保管环境,6.1.5维护管理存放秩序,、存放位置索引,、标识牌,、代理卡,、装具中的存放方式竖放脊背朝外，可看到卷脊上的档号，调卷还卷比较方便。平放更有利于保护，空间利用效率也稍大。但存取不太方便，并需纸条或卡片标明其起止卷号。多用于保管珍贵档案，以及卷皮质软、幅面过大、不宜竖放的档案。适当控制叠摞的高度。,.,9,6.1认识档案保管环境,存放位置索引,.,10,6.2整理全宗卷,6.2.1全宗卷,全宗卷是档案馆或档案室在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。详细、全面记载了立档单位和全宗历史变化情况，在整个档案中起着龙头作用，是管理全宗档案的“档案”。,.,11,6.2整理全宗卷,6.2.2全宗卷的主要内容,、全宗指南。,、大事记。,、档案的收集：交接文据、移交目录、接收、征集记录、档案来源和价值说明等。,、档案的整理：整理工作方案、分类方案、立卷说明和归档说明、整理工作小结等。,、档案的鉴定：鉴定小组成员名单，档案保管期限表，鉴定档案分析报告，销毁档案的请示与批复，销毁档案的清册等。,、档案的保管：档案安全检查记录、报告，重点档案采取的特殊保护措施，档案的抢救与修复情况报告等。,、档案的统计：档案管理统计台帐、档案工作统计年报。,、档案的利用：借阅利用制度，开放利用和控制范围说明，档案汇编和公布出版情况及报批文件，产生社会效益或经济效益的典型事例等。,、计算机在档案管理中的应用：档案管理新技术的应用、缩微复制和计算机辅助管理等情况的文字说明材料。,.,12,6.2整理全宗卷,6.2.3整理全宗卷,、全宗卷的文件材料是随着全宗管理的延续而逐渐增加的，平时注意积累，把管理中产生的文件材料，先归入预设的卷夹内，积累到一定数量时，及时整理组卷，数量较多可设分卷。,、必须认真检查、鉴定文字材料的完整程度及其保存价值，对有重要遗缺或无保存价值的应予以补齐或剔除。,、卷内文件材料按“问题时间”进行系统排列。,、装订全宗卷,（）将卷内文件材料按每一属类逐渐加上封面封底和卷内目录，去掉金属物后装订。（）文件材料较少时，暂不装订成册，待文件材料积累到一定数量，再按类别装成册并按顺序装入盒内。（）凡随档案移交的全宗卷，均需装订成册。,、全宗卷的编目编号、装盒,.,13,6.3做好档案利用工作,案例：婚姻档案证明,朱明伦和高尚容夫妇按揭了一套住房，在办理按揭、落实产权时需要提供二人的结婚证明，夫妻犯难了：结婚证已丢失多年，原以为没有什么用，就没有及时去补办，现在去补办结婚证，登记机关要求他们提供原始婚姻证明。于是他们来到区档案馆查找，区档案馆接待人员热情接待了他们，在问明他们在原东泉乡登记结婚的情况后，很快在巴县东泉乡婚姻档案中找到了二人的婚姻登记材料，为二人出具了证明。档案为夫妻解决了心中的难题，二人开心地笑了，说：“还是组织好，档案的用处就是大呀！”,.,14,.,15,.,16,6.3做好档案利用工作,6.3.1档案利用的基本方式,一是提供档案原件，设立专门的阅览室，也可以根据规定将原件外借。,二是提供档案复制件，制发复制品，提供缩微胶卷（片），出版或印发文件汇编，在报刊上公布档案，举办档案展览。,三是根据馆（室）藏档案内容制发档案证明，解答利用者咨询，编写档案参考资料，参与编史修志和撰写科研文章。,.,17,6.3做好档案利用工作,（）阅览室服务,优点：便于保护档案物质安全，可避免档案的丢失，减少档案的辗转、磨损，从延长寿命。便于及时周转，提高利用率。有利于维护内部机密的安全。,阅览室要明亮、宽敞、安静、舒适、清洁和方便,为维护阅览室秩序和档案的安全，阅览室应建立必要的规章制度。,工作人员要有良好工作作风和扎实业务基功。,.,18,6.3做好档案利用工作,（）档案外借,档案馆档案一般不借出馆外使用，在机关和企业内部，尤其是企业，携出档案室使用，则相对多些。但特别珍贵和易损的档案，是禁止借出的。,外借使用，须建立严格的制度。经审批，方能外借；期限不易过长；数量应有限制；借用方负责档案安全，不转借和私自摘录、复制、翻印、更不能遗失、拆散、调换、抽取和污损档案，按期交回。,.,19,6.3做好档案利用工作,（）制发档案复制本,档案复制本分为副本和摘录两种。副本，反映档案原件的某些部分，复制方法主要有复印、手抄、打字、印刷和摄影等。这种服务方式有较多的优点，既可以提高档案利用率，缓和供需矛盾，又便于保护档案原件。这种服务方式也有一定缺点。第一，利用者查阅档案，总想看到原件，尤其用作凭证时，一般的档案复制本往往不令人满意。对此，一方面，要努力提高复制技术水平，尽可能使复制件十分近似于原件；另一方面，应在档案文件空白处或背面注明档案保管单位名称、档案原件编号，必要时，还要加盖公章，以示负责。第二，由于现代复印技术的快速发展，尤其静电复印机的广泛应用，就可能使复制本失控，造成多处多份复制，随意公布档案的事情发生，不利于档案保密和维护技术产权等方面的权益。为此，必须对档案复制本制发范围和批准权限严格管理。单位秘书在有关事务中要切实负起责任。,.,20,6.3做好档案利用工作,（）出具档案证明,档案是原始的历史凭证，许多单位和个人，为了处理和解决某个问题时，都希望得到与处理和解决问题直接有关的档案材料。档案证明是档案馆（室）根据机关、团体或个人的申请，为了核查某种事实在本馆（室）保存的档案中的记载情况（有无记载和如何记载）而编写的书面证明材料。,只有在利用者正式申请下才能进行，且对申请的审查和证明的拟写，都必须认真。申请书应写明要求出具证明的目的以及所查证问题的发生地点、时间和经过。证明一般应根据档案的正本或可靠（如经过认真校对）的副本来拟写。在没有正本或副本的情况下，也可利用草稿（草案）。不论根据什么材料，都应注明其出处。档案馆（室）不是公证机关，制发证明时不能妄加评论和总结，只对有关材料进行客观地、如实地引述或节录原文，尤其对起关键性作用的内容应做到与原件的字、句，甚至标点完全吻合。加盖公章后，拟写的档案证明才能生效。,.,21,6.3做好档案利用工作,（）咨询服务,是答复询问、指导利用的活动，是随着档案、文件向社会开放而开辟的一项服务方式。内容有：事实性或知识性、专题研究性咨询和信息性咨询。咨询方式：电话、来人、来函等。,接受咨询问题,查找档案材料:根据利用者提出的问题，分析确定查找范围，明确检索途径和方法，查找有关档案材料。,答复咨询问题,建立咨询档案:回答的咨询问题，应有目的地建立咨询档案。,.,22,6.3做好档案利用工作,（）举办档案展览,档案展览是根据某种需要，按照一定主题，系统地陈列档案材料。作用突出地表现在两个方面：,大力宣传档案和档案工作的意义。参展的档案一般是经过精心挑选的，有的还属于珍品，能以原始性、可靠性和丰富内容，给人留下深刻印象，引起人们对档案和档案工作的重视。,广泛发挥档案的作用。展览本身就是一种提供利用方式，能在一定时期、范围内满足较多观众要求，服务面广，这种形式会使档案宣传教育作用得到充分发挥，取得其它任何形式都达不到的广泛、深刻、生动的效果。,（）提供系统参考材料,（）网上查询,（）印发目录,.,23,.,24,案例：二七年宁波市档案工作统计数据,2007年，宁波市全市共有综合档案馆12个，专门档案馆1个。馆舍总面积41360平方米，馆藏档案总量1174986卷、40667件，资料103484册，录音、录像、影片档案1657盘，照片137502张；电子档案磁带37盘、磁盘74张、光盘959张；已开放档案244994卷，目录131.42万条。2007年，全市共接待档案利用者27569人次，利用档案81121卷(件)次；接待资料利用者974人次，计4904册次；利用现行文件59752人次，计60141件次；复制档案资料98627页；举办档案展览29个，其中基本陈列11个，接待参观档案展览49562人次。编研档案资料32种，计240万字，其中公开出版13种、140万字；接收档案53482卷，特种载体档案17477盘（张），征集及接受捐赠、寄存档案资料58卷、26959件。2007年，全市共举办各类档案专业培训53期（次），受训人员达3295人次；有29人通过档案专业初级职务任职考试，25人通过档案中级评审，6人获得档案高级技术职务任职资格。,.,25,二二年档案利用统计分析,一、档案资料利用情况二二年，我馆共接待利用者554人次，接受来人来电咨询1932人次。查阅各类档案、资料1125卷，内容涉及46个全宗。其中利用建国前档案12人，查阅档案24卷；利用资料17人次，查阅61卷。截止至十二月上旬，共为利用者复制摘抄档案1705页，出具证明272份。,二、利用情况分析,（一）根据利用目的统计全年编史修志利用档案44人次，查阅档案100卷，共132件；工作查考利用档案71人次，查阅224卷，共203件；经济建设利用档案209人次，查阅284卷，共347件；学术研究利用档案56人次，查阅267卷，共433件；宣传目的利用56人次，查阅50卷，共45件；其他118人次，利用250卷，共135件。,（二）档案利用特点,（）馆藏档案利用率、查全率、查准率在不断提高。全年接待利用人数和查阅档案卷数虽比去年略有减少，但由于馆内内部管理不断强化，建立健全岗位责任制，不断完善检索工具，改善服务方法和开拓利用途径，复制档案页数、出具证明份数都比去年大幅增加。,.,26,（）档案利用于工作查考和编史修志的作用仍保持好势头。今年以来，保管利用科人员利用馆藏档案，又新撰写了云和发展农村经济二十年等专题目录。检索工作的增加，提高了档案查全率、查准率。从而使档案用于工作查考和编史修志人数达171人次，占总利用人数的30.86%，占总卷数的52.5%。例如，根据制定全国生态公益林规划要求，全县各乡镇林业站利用馆藏林业三定档案，共接待59人，查阅档案87卷，摘抄复制档案230页，出具证明35份，全县划定生态公益林55万亩，为完成制定生态公益林规划发挥了重要作用。,二二年档案利用统计分析,.,27,（）档案利用工作始终坚持为经济建设服务，为广大人民群众服务的根本方向，发挥应有作用。本馆保存着1000多卷，房地产、土地承包、林业“三定”档案。随着农村经济的不断发展，兴办企业、修造电厂、公路重点工程不断增多，涉及土地、山林，权属明确，经济政策处理的不断增多。一年中利用人数达209人，占37.7%，查阅档案284卷，占25.2%。如丽龙一级公路云和段二期工程是省重点工程，全长27公里，总投资大约105亿元，历经云坛乡、云和镇、赤石乡沿途21个行政村。为搞好林地征用前期明确权属工作，指挥部工作人员在短时间里查阅林业“三定”档案30多卷，出具权属证明45份，明确36.72016公顷林业山权，及时上报国家林业局审批。县林业局山林办利用馆藏林业“三定”档案全年解决县内山林权属纠纷等案件6起，妥善解决涉果山林面积1335亩，为我县发展林业生产和稳定林区社会起到了积极作用。,二二年档案利用统计分析,.,28,6.4档案用户调研与档案开放,6.4.1档案用户调研的目的,、激励需求,、引导需求,、服务需求,、满足需求,、反馈需求,.,29,6.4档案用户调研与档案开放,6.4.2案用户调研的基本方法,、直接调查法,（）向会议作调查（）通过文件作调查（）制发报表作调查（）通过访问或座谈作调查,、间接调查法,（）文献分析法（）用户资料分析法（）档案业务资料分析法,.,30,6.4档案用户调研与档案开放,6.4.3档案用户调研的内容,、利用情况统计分析：包括利用数量（卷数、人数）、利用者职业分布、用途分类、利用者类型统计等。,、利用特点分析：包括利用典型事例收集、利用主要特点。,、利用预测：包括需求动态分析、重点用户跟踪调查、潜在需求、临时需求与周期性需求变化等。,.,31,案例1：一份工商档案，洗清不白之冤,1996年1月24日，由张某出资10万元，吴某出资40万元，共同申请注册组建郑州市某食品有限公司（私营企业）。吴某任公司法人代表。1996年7月28日，张某退出了该公司，由吴某兄弟继续承办该公司，并于1996年7月份与别人签订一份价值14万元的订货合同。该公司骗得14万元货款后，吴某兄弟俩逃离了公司。对此，受骗者起诉至法院，法院认定由张某负责偿还14万元贷款。张不服，但一时找不到他们签订合同前已经退出公司的证据。在既愤怒又无可奈何之时，经人提醒，来到市工商局综合档案室。张某的爱人在档案中查到了张某退出该公司时的的变更材料，解决了张某的问题。张某的爱人非常激动，认识到保管好档案材料非常重要，档案就是金钱。,.,32,案例2：一张判决书挽回40万,2002年12月20日一大早，家住登封市嵩山路东段的秦某就来到了登封市法院档案室，要求查阅自己1999年5月起诉登封市嵩阳纺织品公司一案的档案，并复印档案中的经济裁定书和判决书。1998年8月26日和11月30日，被告嵩阳纺织品公司先后借原告现金20万元，两次共计人民币40万元，双方约定月利率为三分，随用随还，如还不了用西厂房地产做抵押。随后，经原告多次讨要，被告一直拖而未付，致使原告受到巨大的经济损失，无奈与1999年5月起诉至法院。后根据程序，依法对嵩阳纺织品公司的办公楼、住宿楼及厂房予以查封。法院于1999年6月下达判决，要求被告在判决书生效后5天内偿还原告秦某现金40万，并承担该款利息，逾期付款加倍支付延迟履行期间的债务利息。可是，这么重要的一份判决书，秦某不慎丢失了，执行拍卖阶段急需这份判决书，所以希望帮助查阅复印。档案室的同志热情地给予了帮助，通过查阅、复印有关档案，挽回了原告秦某的直接经济损失40余万。,.,33,案例3：气象档案资料为抗洪抢险