文件管理培训

文件管理培训,适用范围：适用于所有与管理体系有关的文件和记录控制。,目的及意义,2,文件和记录是什么,3,受控文件,非受控文件,Level1质量手册Level2程序文件Level3作业指导书，测试手段，表格，备案记录,2级-程序文件是什么,程序文件贯穿整个生产前、生产中、生产后全过程,4,我们要做什么？镜子-查漏补缺！,审批流程,发起人,文件管理员,文件编号&版本修订：对于编号系统，请参看这个程序的2b部分；版本修订的编号由系统自动生成。,Y,N,各部门经理审核,文件发布,Y,N,指通过审批的程序开始实施的时间计划,指文件编写负责人员&上级经理对未做改动的程序文件的正确性进行复查的间隔时间（除非特殊说明，所有程序文件的复审周期为1年）,文件变更部分需要用蓝色斜体做标识,发起人部门经理文件涉及的部门经理需要会签程序文件需要签批到工厂经理,编号规则,a.Generalformatofthenumberingsystem:prefix-4digitnumber-suffix1-suffix2-suffix3编号系统的基本格式:4位数前缀+后缀1+后缀2+后缀3b.Prefix:fixedcodeWI-standsforWorkInstructionWI是作业指导书英文字母第一个字母的缩写fixedcodeQF-standsforQualityFormQF是记录表格英文字母第一个字母的缩写c.4-digitnumber:first2numbersarerelatedtothearea,asspecifiedbelow:前2位数代表涉及所涉及的领域,说明如下:01*Sales&Marketingprocesses销售市场作业文件02*Design&Developmentprocesses设计研发作业文件03*Logisticprocesses物流作业文件04*Productionprocesses生产作业文件05*Industrial&technicalmanagementprocesses工艺技术管理作业文件06*Qualitymanagementprocesses质量管理作业文件07*Purchasingprocesses采购作业文件08*HumanResourcesprocesses人力资源管理作业文件09*ITprocesses网络管理作业文件10*F&Aprocesses财务行政作业文件last2numbersarenumericallyconsecutivenumbersperarea,wherebyfollowingrulesapply后2位数字按以下的规则在涉及领域内顺序编号:numbers11-99:arefreeofusetothecountry,数字11到99在各自国家范围内自行定义使用numbers51-999:isusedforCN.数字51到999适用于中国,3级-作业标准是什么,作业标准来源与构成：,7,我们如何做？标尺-标准、统一、无差异,来源：由程序文件派生的包括：技术文件、质量检验计划、工艺文件等,3级-记录表单是什么,来源：由作业标准派生的各种表单,8,我们做了的证据呢？客户：看-问-听,9,1按月整理成册2贴上封面2.1记录名称2.2记录时间2.3保存期限2.4保管责任人按规定编号标识保存期内收集,有效期内,1文件处理申请单2质量负责人签字各部门部销毁作废文件需保留的注明“留用”字样。,已过期,各部门需增加、删减或变更记录表格，需经各部门经理批准,更改,3级-记录表单是什么,记录的保存期限,存档要求,电子版文件需要定期存档至各部门文件管理员。针对于存档时间为生命周期+1的记录，需要扫描以电子版形式存档。如存至移动硬盘等需要一用一备，定期拷贝复制，以免存在文件丢失的情况。存档形式要便于检索，建议用存档文件名称现场使用的记录不得涂改，如有需要修改的地方，需要