如何组织一场会议ppt课件

,如何组织一场会议,主讲人：,2018.XX.XX,“去准备一下，把其他几个部门叫上，明天一起开个会！”冷不丁的听到领导这么和你来这么一句，会不会感到瞬间呆在原地？瞬间呆一会儿其实也没关系，只要心中有“路数”就可以准备周全。那么“路数”从哪里来呢？当然是从平时的工作实践中来。以下是我根据日常工作总结出的组织一场会议的基本模板，以这个模板为基础，根据不同会议的性质进行增减，我们可以让自己组织的会议不漏项。,CONTENTS,目录,01,02,03,04,确定会议类型,确定会议方案,确定会议筹备小组及分工,会议召开,会议总结评估,05,3,确定会议类型,从规模大小来分从主题来分,规模大小,小型会议中型会议大型会议超大型会议,主题类型,管理型协调型会议技术型会议,从会议的类型我们其实可以知晓很多的信息。比如会议的主要目的、会议的所属规格、会议的所属氛围等。根据这些信息，我们可以判断开会的地点是公司内部场地还是外部场地，会场布置需要什么风格，大致预算是多少，做到心中有数。,为什么要了解会议的类型呢,会议的类型,确定会议方案,确定会议名称与议题为会议取名字，对内对外、大型、小型有不同。公司内部的小型会议力求名称简洁明了，可凸显会议内容的主题即可；公司的大型会议及对外会议，除了名称应凸显会议内容外还应考虑对会议气氛的烘托，适当加上修饰语与宣传语等。,STEP02,1,确定会议时间综合考虑会议地点时间安排，明确会议的开始时间与会议的持续时间，为后面的会议议程和日程提供时间信息保障。,2,确定会议地点明确会议召开地点。如果选择地位于公司内的会议室，则需像行政部门询问会议室预订情况，并提前对指定会议室进行预订。如果选择地位于公司外的酒店，则需根据会议时间咨询酒店的会议室预订情况，并提前对指定会议室进行预订。如遇到时间上的冲突，需考虑更换酒店或调整会议时间。,3,确定与会人员名单明确参加会议的人员姓名、职务、部门、联系方式，为邀请函制作、消息通知提供内容信息保障。,STEP02,4,确定会议议程与日程综合考虑会议地点时间安排，明确会议的开始时间与会议的持续时间，为后面的会议议程和日程提供时间信息保障。,5,确定会议规制这里的会议规则可以从礼仪和内容两个方面进行考量。礼仪上的规则如需不需要正装出席，或者需不需要着统一服饰等。内容上的规则如参会人是否需要在会前准备提案，提案的形式是PPT还是文稿；会议中的发言顺序是怎样的，发言时长如何规定等,6,编制会议经费预算根据会议方案中所提及的事项做预算。一般预算项目包括会议室费用、住宿费用、餐费、会场布置（装饰、茶歇、服装、宣传物料等）、资料费等。,7,确定会议筹备小组及分工,发送会议通知会议以资料与物品准备会场布置会议现场安排,1.会议通知,纸质通知如制作精美的邀请函,通知内容表达既可以是全文档形式的，也可以是经过平面设计的图卡形式的。,按照会议方案制定的事项，确定会议筹备小组成员及分工。具体分工包含负责事项、完成时间点和完成情况核查三个部分,第一个方面是发放资料的准备，如会议讲义；第二个方面是收集资料准备，如在规定时间点按照规定的形式和要求，将参会者需要提交的资料收齐，整理所有会议材料并定稿,2、资料与物品准备,会议资料,会议物品,包括会议室预订、房间预订、就餐预订、交通预订、会议纪念品采购、会议统一服装采购、会议证件制作、姓名卡牌制作、会议宣传指示标志制作（横幅、宣传海报、电子屏幕背景、PPT背景等）,3、会场布置,布置内容,桌椅布局；座次安排；名牌摆放；茶歇摆放；影音设备调试；现场灯光调试；环境装饰：横幅、背景墙等,会场布置一般在会议开始前一天进行,4、会议现场安排,确定好会前接待与引导人员、影像记录人员、会议纪要人员、流程联络人员、机动人员的人员设定与具体任务安排,会议召开,做好会议接待与入场服务做好流程衔接服务做好会议记录,1、做好会议接待与入场服务会议开始前，在会议室门口应设立引导人员，引导参会人员就坐。2、做好流程衔接服务要有人员对会议现场发生的各种临时状况作出及时的反应和反馈；要有人员对下一个环节的进度做把控和条件检查，如提前通知餐厅预备午饭等。3、做好会议记录会议记录包括会议内容的文字记录和会议现场的影像记录,会议总结评估,会议纪要会议宣传会议总结,会议纪要会议开始前，在会议室门口应设立引导人员，引导参会人员就坐。,会议宣传会议开始前，在会议室门口应设立引导人员，引导参会人员就坐。,会议总结一个方面是对会议内容达