办事处文员工作培训PPT

办事处日常工作培训,合同管理、内务管理、费用管理,合同下单开票申请回款确认费用办理邮寄快递,合同管理,合同下单,合同下单需提供,合同+资质+合同费用说明标准版+发货通知单+订货信息表+技术文件（自动化）,合同下单,合同费用说明书标准版,单位名称必须与合同原件盖章单位一致,合同下单,合同费用说明书标准版,有配件或者外购件需在此写上金额,合同下单,订货信息表,合同下单,订货信息表,电能表和自动化合同变更要填在订货信息表里面，不要删除原有更改记录，领导签字的传真版统一用原来的合同更改申请，每次更改都要求提供最全最新的下单相关文件。,合同下单,合同下单注意事项,2、尽量避免合同作废，如因客户原因作废合同，需提供客户证明，并先把合同货物（退回计划部，确认收到）、开票、回款、费用办理等情况理清楚后才能作废。,3、备货，展示，送检，更换申请按照最新的发货通知单模板填写，需提供订货信息表+相关技术条件和通信规约（自动化），申请需领导确认后签字传真。,1、尽量避免合同更改，如因客户原因更改合同，需提供客户证明，并且在订货信息表更改记录处更改，并在相应地方更新内容，即合同更改需提供最新最全的合同下单相关文件。,4、产品型号、名称、规格、等级不能漏写或简写，以免造成发货信息不明确。,5、配件价格必须为推广部指定人员报价，自行在网上查找或者直接向采购询的价格都无效。,合同下单,合同下单注意事项,1、原则上所有货物下单时须确认客户收货地址，并在发货合同中注明，下单时需在合同说明中注明，不得发至办事处或其他接收人。2、合同中附属的配件，必须为合同条款或技术协议中注明并为产品相关的配件，如特殊配件需请区域总监、营销总监逐级审批通过后方可下单。3、如有配件等客户指定发货地址的情况，请下单时合同说明中注明客户联系人、电话，发货前发货组将有专人与客户确认。,合同下单,合同下单案例分享,单相表的电压规格是220V,交货期和付款方式不允许空着,合同下单,合同下单案例分享,中间商信息必须填写完整,配件规格参数必须填写完整,合同下单,合同下单案例分享,合同更改时必须在订货信息表的更改记录填写相关更改,开票申请,开票流程,开票前与客户核对开票资料，在OA上发起合同开票流程、跟踪开票情况，并将销售经理反馈的客户收票情况及时回复在OA流程中，及时做好登记工作。,注：电源合同走电源公司开票及收据申请流程,开票申请,开票申请规范填写模板,申请标题、附件名、申请单内部均需注明合同号，文档标题统一规范为合同号+单位简称+开票申请,开票申请,开票申请回复,处理时间间隔短，且回复了发票接收情况。,3、发票邮寄出后，请大家在七天内与客户确认是否收到，并在OA流程中回复。,开票申请,开票申请注意事项,3、公司开出增值税发票后，请抓紧时间回款，若客户三个月内无法将票入帐，请尽快与财务协商发票退回事宜，否则多支付的税款由办事处承担。,2、原则上公司不允许退票，如有特殊，需提供客户证明并大区经理同意后与财务协商，在OA中发退票申请流程，领导审批同意后邮寄回公司。,1、原则上款到发货合同需全款到了才能申请开票。,开票申请,开票申请案例分享,公司要求的产品需在此处备注软件版本号,开票申请,开票申请案例分享,不是公司模板的发票拒收证明,旧版的发票拒收证明,开票申请,开票申请案例分享（正确的发票拒收证明模板）,回款确认,回款确认流程,收到合同专员发的回款信息后，告知相应销售经理与客户确认回款下账情况并把销售经理的反馈回复给合同专员，回复下账情况是合同号，回款人，回款单位，回款金额和回款日期。,回款确认,回款确认案例分享,一笔回款确认多个合同号时请注明清楚每个合同号下账的具体金额,费用办理,费用办理流程,申请及报销前要核对销售经理申请的费用是否属实、是否正确，将费用申请单给主任及大区经理签字后及时传真给合同专员，费用报销单给主任及大区经理签字后按时寄回费用专员处并做好登记。,注：电源合同履约保函，检测费等费用请走电源公司费用申请单,费用办理,费用办理注意事项,1、所有费用必须大区经理同意、主任签字后办理（提成2和合作费等费用需要大区经理签字）。,2、申请检测费，标书费，中标服务费等费用的时候请提供相应的证明文件。公司原则上要求必须打对公账户。,3、费用申请当天申请当天打款要罚款50元现金，另需留时间给领导签字。,4、涉及到费用不算办事处费用的，请务必在费用申请单的费用计入部门处填写相关部门。,费用办理,费用办理案例分享,报销合同费用时请在后面贴好小纸条并可参照左边格式写好费用报销信息,邮寄快递,邮寄快递注意事项,为了防止邮寄的文件丢失或者不全，大家可以参照左图在快递里放一份邮寄清单给收件人核对,报表提交办事处人员入离职产品资料申请联络函发送,内务管理,报表提交,周报、应收账款滚动表、营销中心支撑表每周五下午将以上表格OA串发区域总监-冀兵，跟催区域总监在下周一上午10:00之前处理完毕。销售预测每月16号之前OA串发区域总监-冀兵，并跟催区域总监18日之前处理完毕。周例会既要周例会既要本定期交区域总监审核签字，年终带回公司归档。,入职办理,入职者需准备:1.一寸彩色照片共两张2.近三个月内的体检报告一份（需在国家公立医院体检，并盖有医院公章）3.身份证、毕业证、学位证复印件一份，简历一份，如为二代身份证，需正反面复印4.其余各类证书（英语四级证或职称证等）如有，复印件各一份5.前一家就职公司的离职证明6.另外销售人员须提供担保，文员不需要，提供毕业证原件邮寄回公司入职者需填写:员工登记表(请在员工登记表填写完后检查,看是否填写完整)请办事处主任在聘用部门意见处签字。劳动合同(在正面员工处及反面的乙方签字,一式两份)保密合同(在正面员工处及反面的甲方签字,一式两份)所有应聘者交的资料以及填写的表格合同请及时寄回公司冀兵处，否则未及时入职将影响到工资的发放。,离职办理,办事处人员离职应提前10日写离职申请，办事处主任、区域总监签字后，由文员发起离职联络函并协助其及时办理离职手续。工作交接单,离职办理,工作交接单,离职办理,调离单,离职办理,调离单,资料申请,每月10号之前申请产品资料，10-15号寄出注意：请写清楚产品资料全名,联络函发送,此联络函为错误流程，两位联络员同为本部门人员，无法加签其他部门，部门经理应选冯丹，由冯丹加签冀兵，冀兵加签其他部门人员。,错误,正确,联络函发送,接收部门与知会部门请分清楚,错误,正确,市场管理服务部,目录,市场管理服务部,报销票据的填、粘贴规定,市场管理服务部,机打发票请开公司全称，有效期三个月,车辆费报销的填写、粘贴规定,市场管理服务部,市场管理服务部,费用报销,差旅费报销注意事项：（一）,市场管理服务部,费用报销,差旅费报销注意事