文件受控管理方法及流程

文件受控管理方法及流程培训,目录,文件管理层次及要求,为什文件需要分层次管理意义：大纲-概论-章节展开一个组织（企业）的运行一定是动态的，作为行为准则的管理文件也是随之需要发生变化的，如果不分层次管理，那么牵一发而动全身，会导致管理文件始终在变动，不利于管理的稳定；采取分层次管理，按照企业变化的程度，只需要对相应层次的文件做变化即可，可以保持文件架构的稳定性。不分层次牵一发而动全身分层次头痛医头，脚痛医脚,文件管理层次及要求,文件层次管理模式,管理手册,程序文件,三层次管理文件（职能部门）,三层次管理文件（项目部）,技术文件,记录,一层次,二层次,三层次（文件）,三层次（记录）,受控的含义及方法,为什么文件要受控？（含义）状况一：文件发行份数不清楚，需要回收更改/作废时，不知道该收多少份回来；状况二：现场复印了一些文件，文件变更后，现场存在新旧两个版本的文件；状况三：文件丢失，因无法查证也无法追责，导致无人问津；状况四：需补发文件时，找不到原件，重新打印时又搞错版本。,受控的含义及方法,受控的方法加盖受控印章！鲜章有效，复印无效！发放/借阅/回收均登记！发放采取编号管理！原件归存，发放时复印加章！,受控印章的使用及授权,技术秘密,颜色为蓝色,临时有效期：,颜色为蓝色,受控印章的使用及授权,技术秘密,颜色为蓝色,临时有效期：,颜色为蓝色,受控印章授权的几个要点：专人注册领取使用，不得他人使用；如管理者因故需将使用权转移时，必须进行临时授权，签字生效；印章遗失应及时报告，补发新印章，原印章（编号）作废；加盖印章/发放文件/回收文件均登记并保持记录。,文件发放、回收、销毁流程,技术秘密,颜色为蓝色,临时有效期：,颜色为蓝色,发放流程：编制/发放部门持签署文件原件、需发放份数的复印件交相应的文控管理员；文控管理员保留原件，在需发放的复印件上加盖“受控”印章，并填写发放号；编制/发放部门将加盖鲜章的文件发放至相应地点，并要求文件接收人签署发放记录；编制/发放部门将文件发放记录上交给相应的文控管理员，并保留发放记录复件。,文件发放、回收、销毁流程,技术秘密,颜色为蓝色,临时有效期：,颜色为蓝色,回收（作废）流程：回收部门按照发放记录将需回收的受控文件（加盖鲜章，且发放号正确的文件）回收，并做好回收记录；回收部门将回收的文件及回收记录交给相应的文控管理员，文控管理员核对无误后，在回收文件（包括归存的签字版原件）上加盖“作废”印章，并在回收记录上登记；文控管理员应将所有的回收作废文件统一归存。,文件发放、回收、销毁流程,技术秘密,颜色为蓝色,临时有效期：,颜色为蓝色,销毁流程：文控管理员应将已加盖作废印章的文件采取粉碎的方式销毁，但必须保留一份存档件（建议保留签字版原件），同时保持销毁记录。如需完全销毁该文件（即不保留存档件），应形成销毁文件清单，并经管理者代表签字授权后，方可将其完全销毁。,文件发放、回收、销毁流程,技术秘密,颜色为蓝色,临时有效期：,颜色为蓝色,一些注意事项：某些文件如果只是用于临时环境，也应送文控管理员备案并加盖“临时”印章，临时文件必须定义有效期，如到期后需继续使用的，应办理延期手续，在文件上再次加盖临时印章，原则上不允许有效期超过3个月。受控文件遗失的，应及时通知文控管理员进行补发，补发时，原发放号作废，文控管理员按流水号方式赋予新的发放号。印章内容以及填写的内容，均不得随意更改，如需更改，必须由对应的文控管理员采用划改的方式，并签字后生效。,文件发放、回收、销毁流程,技术秘密,颜色为蓝色,临时有效期：,颜色为蓝色,一些注意事项：受控文件复印件均视为参考文件，不具备文件效力，发放/回收时均不用考虑；任何在已受控文件上的更改均视为无效，除非其办理了临时手续；文控管理员有权拒绝对不符合公司文件控制程序