会议服务方案(1)ppt课件.ppt

,Serviceprogramme,2018年全省教育局长和教师信息化应用培训活动,服务方案,2018年12月,会议背景,为贯彻落实教育信息化“十三五”规划和教育信息化2.0行动计划，按照教育部2018年教育信息化和网络安全工作要点的部署，全面统筹陕西省教育信息化的规划与发展，加强教育信息化管理者专业队伍建设，全面保障我省教育大数据及智慧校园建设相关工作的高效开展，重点提升教育大数据和智慧校园的应用能力和规划能力、管理能力、建设能力、服务能力，保障各层面信息化管理与服务工作的有效实施。拟定于西安举办全省教育局长和教师信息化应用及培训活动。,目录,CONTENTS,服务团队建立,总体职责分配,会前工作准备,会中支撑保障,会后收尾工作,服务团队建立,根据活动要求组建专业、完善的策划运营团队,人在一起的叫聚会,心在一起叫团队!,服务团队名单,服务人员素质要求,3拥有熟练的专业技能及多方面专业技能,4.具备专业的客户服务电话接听技巧,3心里素质、情绪的自我掌控及调节能力,4积极进取、永不言败的良好心态,3.忍耐与宽容是优秀客户服务人员的一种美德,4.拥有博爱之心，真诚对待每一个客户,3.善于思考，有各种问题的分析解决能力,4.善于协调同事间关系提高工作效率的协调能力,职责分配计划安排,组建专业、完善的策划运营团队并制定活动进度计划,活动职责分工,1.会务接待,会务期间招待、安排及接待工作。做到态度热情，服务周到，食宿安全。,4.会场服务,负责会议开始前、进行中结束后的现场接待，会议服务、秩序维护、场地清理等工作,2.会场布置,会议会场布置和组织工作。负责组织、协调，会务的方案设计,各种票证的制作和物料采购,6.餐饮住宿,组织好会务期间宾馆、餐厅、和会议室的使用时间、壬寅沟通等保障工作。,3.组织联络,做好出席会议嘉宾、讲师的组织联络协调工作。,5.车辆接待,做好宾客的迎送、住宿、乘车、考察活动等具体接待事宜。,人在一起的叫聚会,心在一起叫团队!,服务进度和计划安排,服务进度和计划安排,会前工作准备,根据团队需要，按照职责分工不同安排相关工作任务,会前具体工作任务,确定参会人数、姓名、性别、职务、联络方式等信息表格，并进行会议相关时间流程安排的通知,确定会议议程、时间、沟通会议各环节细节，根据会务组具体要求确定最终会议可实施方案及分工安排,联系酒店，确定房间类型、价格、数量、配套设施及要求，根据统计与会报名人数进行房间预订及分配工作,确定酒店餐厅地点、就餐形式、早中晚三餐的菜品及茶点，费用标准。做好提前预订及,准备会议签到台及培训资料、书写笔、草稿纸、礼品等发放，负责会议到场人员的签到登记工作,会场桌椅摆放，文具摆放，横幅悬挂，欢迎牌、指引牌、座位牌等确认是否到位。,会议场地投影、音响、灯光等设备调试，暖场音乐选择等，并进行提前排练。,议资料准备与收集；电子版资料，包括会议议程、会议指引（外部）、回执、会议使用文档初稿,会场布置,资料整理,会中支撑保障,根据会议议程及现场安排保障会议顺利进行,第一条会议指引:会议地点指引；根据需要分配签到员和座位引导员，安排参会人员座位,引导与会人员到会议地点参加会议。第二条场内负责人：检查会场情况；桌椅摆放、文具及资料摆放；横幅悬挂；欢迎牌、指引牌、桌位牌、茶水、礼品是否到位，每次会议开始前10分钟会场重新梳理布置。第三条设备：1.设备就绪；检查会议使用电脑、投影设备、音响设备、网线等是否就绪2.设备协助；查看会场中携带笔记本是否需要充电器，网线等，通知管理处接待人员协助第四条摄影摄像:根据需要安排摄影、摄像人员。与专业摄影摄像人员沟通场景拍摄，照片效果把关，现场抓拍会场情况。第五条茶水：根据需要安排人员准备会议茶水和就餐。接待人员负责现场倒茶或饮水机到位；由专人负责领导席和讲师的茶水供给到位。,会中工作安排,第六条会场收拾:清洁整理会场；恢复会场卫生、设备设施维护、是否有物品遗漏。第七条场外负责人：提神饮料、水果、食品的准备和紧急事件的协调处理。第八条会场秩序：根据需要安排考核人员维持会场秩序，安排会议记录人员。记录参会人员会议中不良表现。第九条会场气氛：主持人根据会议情况决定是否在会议中调节气氛，提高会议人员参与度第十条就餐服务:会务组人员安排人员到指定地点就餐，并确定有无饭菜不足现象；参与人员离开后，会务组人员轮班就餐,会后收尾工作,活动圆满结束后负责清场及相关费用结算等工作,会后工作安排,4.费用结算,3.送站安排,会议结束后，与会者要返回，组织送站工作。与接站工作相同要掌握与会者各自乘坐的交通工具，时间、车次，并制作成表便于协调指挥。同时要安排好送站的车辆。,5.评估总结,在会议结束后，应当总结梳理会议各项工作，确认工作完成情况，处理存在的遗留问题，对整个会议流程进行评估并进行汇总汇报。,会议结束后，要适时做好善后工作，让会议善始善终，圆满落幕。会议结束后需要进行的以下几点收尾工作：,1.会场清理,(1)要取走在会议现场剩下的与会议有关的文件资料。会议文件在会后应收回，以免遗失。(2)收回在会议现场的一些布置物品，如横幅等。(3)关闭会议现场的视听设备，督促会议现场的工作人员将其收好。(4)退还现场一些租借的物品和材料。,2.资料归档,正规的组织，会将会议的一些资料进行归档整理，例如现场的会议记录、与会者名单、发言稿原件和打印件、会议决议等文字资料，与会议的一些现场录音录像资料一起，统一归入整理。,(1)落实租借设备的费用和购买供应品的费用。(2)为大会请来的相关专家、贵宾支付酬金或旅费。(3)为与会者结清会议费用，并开具相关票据，以便报销。,活动案例介绍,往期已举办活动案例情况介绍,经典案例1,2018年8月承接并筹备实施“陕西校园安全监控防控体系建设座谈会”，组织陕西省教育厅安全处、信保处率领全省个市县教育局相关领导及陕西电信业务人员共约60人至青岛市考察学