档案管理ppt课件

电子文件归档与管理,海南省档案局王伟,1,一、电子文件概述二、电子文件的积累收集三、电子文件的归档与整理四、电子文件的接收与保管五、电子文件的利用六、电子文件的行业标准及规范,2,一、电子文件概述,（一）电子文件的定义在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。电子文件归档与管理规范（GBT188942002）,3,一、电子文件概述,（二）电子档案的定义机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件。电子档案移交与接收办法（征求意见）.2011.6以前称之为：归档电子文件，指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。电子文件归档与管理规范（GBT188942002）,4,一、电子文件概述,（三）电子文件的特点1、电子文件信息的非直读性2、电子文件对系统的依赖性3、电子文件的信息与载体相分离性4、信息存储的高密度性5、电子文件信息的可变性6、信息共享性及不安全性7、多种信息形式的可集成性,5,一、电子文件概述,（四）电子文件的分类1、文本文件（text,字或表处理文件）。是指用文字处理软件生成的，由字、词、数字或符号表达的文件。,6,一、电子文件概述,（四）电子文件的分类2、数据库文件(date，数据库电子文件)。以数据库形式存在的具有文件属性的记录。数据库、记录、字段是其三个层次。3、图形文件（graphic）。指根据一定算法绘制的图表、曲线图，如计算机辅助设计（CAD）或绘图中产生的设计模型、图纸、图画等文件。,7,一、电子文件概述,（四）电子文件的分类4、图像文件（image）。指使用数字设备采集或制作的画面，如用扫描仪扫描的各种原件画面，用数码相机拍摄的照片等。常见的图像文件有：JPG、TIF、PSD、BMP、GIF等,8,一、电子文件概述,（四）电子文件的分类5、影像文件。指使用视频捕获设备录入的数字影像或使用动画软件生成的二维、三维动画等各种形态画面，如数字影视片、动画片等。常见影像文件保存格式：AVI、MPEG-1、MPEG-2、MPEG-4、RMVB、RM、FLV等。,9,一、电子文件概述,（四）电子文件的分类6、声音文件。指用音频设备录入等方式产生的文件。常见格式：mp3、wav、mid7、程序文件，即计算机程序。,10,二、电子文件的积累收集,（一）电子文件的四个重要属性1、真实性。文件内容、逻辑结构和背景信息经过传输、迁移等处理后依然保持不变，与形成时的原始状态一致。文件的真实性表现在两个方面：一是文件在产生过程中的真实二是文件在产生之后的真实,11,二、电子文件的积累收集,（一）电子文件的四个重要属性1、真实性保证电子文件的真实性主要措施：一是由技术部门建立电子文件操作者可靠的身份识别与权限控制制度，并在运行过程中实时监控。二是设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录实施操作的人员、时间、设备、项目、内容,使用数字水印等。三是对电子文件采用防错漏、防调换和防更改的标记。四是对电子印章、数字签名等采取防止非法使用或MD5码校验等措施。,12,二、电子文件的积累收集,（一）电子文件的四个重要属性2、完整性电子文件的完整性包括三个方面的含义：一是每一份电子文件的内容、结构和背景信息没有缺损；二是作为记录机构活动真实面貌的具有有机联系的电子文件及其他形式的相关文件数量齐全，文件之间的有机联系得以揭示和维护；三是与主文件有关的支持性、辅助性、工具性文件及相关参数齐全。,13,二、电子文件的积累收集,（一）电子文件的四个重要属性2、完整性主要措施：一是建立归档制度。各单位应建立包括电子文件归档范围、归档时间、归档要求的电子文件归档制度。其中的归档范围包括应归档的电子文件、支持软件、背景信息和元数据。归档要求包括电子文件归档方式、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等。,14,二、电子文件的积累收集,（一）电子文件的四个重要属性2、完整性主要措施：二是采取相应的技术措施采集背景信息和元数据。文书类电子文件元数据方案（DA/T46-2009）基于XML的电子文件封装规范（DA/T48-2009）,15,二、电子文件的积累收集,（一）电子文件的四个重要属性3、可靠性电子档案内容完全和正确地表达其所反映的事务、活动或事实的程度。,16,二、电子文件的积累收集,（一）电子文件的四个重要属性4、可用性电子档案可以被定位、检索、呈现和理解的性质。,17,二、电子文件的积累收集,（一）电子文件的四个重要属性4、可靠性主要的确保措施：一是确保信息的可识别性；二是确保存储系统的可靠性；三是确保载体的完好性和兼容性。,18,二、电子文件的积累收集,（二）电子文件的积累收集要求1、收集积累范围数据类文件和程序类文件数据类文件是电子文件的主体，它反映文件的内容，是收集积累的主要对象。注意：既应采集定稿，也应注意保存草稿，使归档的数据能反映各类文稿在起草、修改、审核直到签发的每一个环节中责任的意志，以保证历史的真实性。,19,二、电子文件的积累收集,（二）电子文件的积累收集要求1、收集积累范围数据类文件和程序类文件程序类文件包括操作系统、语言处理系统、用户运用系统等。主要是对程序所做之事的文字描述，对程序如何做这些事的逻辑描述以及如何修改程序、使用程序的说明。,20,二、电子文件的积累收集,（二）电子文件的积累收集要求2、收集积累的具体要求（1）在办公自动化系统中形成的电子文件，应收集电子文件正本、记录修改过程和办理情况的信息，并记录电子文件的背景信息及元数据。草稿性电子文件，由于不具备正式文件的功能，一般不收集，但法律、法规等重要文件在其修改过程中形成的电子文件应收集。,21,二、电子文件的积累收集,（二）电子文件的积累收集要求2、收集积累的具体要求（2）用计算机起草、打印，但不通过网络流转的电子文件，应收集其最后稿本，同时应记录其背景信息。,22,二、电子文件的积累收集,（二）电子文件的积累收集要求2、收集积累的具体要求（3）对于采用“双轨制”的单位，一是除保存纸质文件外，还应保存与正式文件内容相同的发文电子文件；将应归档的纸质收文扫描为电子文件。二是电子文件的密级、保密期限、保管期限等应与纸质文件的一致。三是在电子文件与纸质文件双方标识参照关系，如在电子与纸质文件目录中注明纸质与电子文件的参照档号。,23,二、电子文件的积累收集,（二）电子文件的积累收集要求2、收集积累的具体要求（4）收集电子文件时，必须收集与之适应的软硬件环境、元数据和背景信息等。在通用的软硬件环境下形成的电子文件，对软硬件条件及相关参数要有明确记录；在特殊软硬件环境下形成的电子文件，对软硬件及相关参数要进行收集。对收集的电子文件要进行登记，以防遗漏，同时也便于查找。并要对电子文件逐一备份，在特殊情况下可制成纸质复制件或缩微品，以防计算机系统发生故障而造成电子文件无法读取的不可挽回的损失。在管理制度上，应将电子文件收集视为电子文件责任者的一项重要任务，要指定专人负责。,24,二、电子文件的积累收集,（二）电子文件的积累收集要求2、收集积累的具体要求,这份文件是谁起草，哪些人参加办理过程，做过什么样的修改，在什么时间？,计算机文件的格式，大小，用什么编辑、查看软件？,背景信息,元数据,附件,电子文件的背景信息和元数据,25,二、电子文件的积累收集,（二）电子文件的积累收集要求2、收集积累的具体要求（5)电子文件的格式电子文件的格式必须统一。如为非通用格式，应转换为通用格式；当无法转换时，应收集其相关软件。,26,二、电子文件的积累收集,（二）电子文件的积累收集要求2、收集积累的具体要求,27,二、电子文件的积累收集,（二）电子文件的积累收集要求2、收集积累的具体要求（6）定期制作电子文件的备份。在保证能恢复原形态的情况下，其内容信息可脱离生成环境进行存储，生成电子文件的环境也要作为电子文件的元数据保存。（7）填写电子文件登记表。,28,三、电子文件的归档与整理,（一）电子文件的鉴定1、电子文件的内容鉴定内容鉴定也称为内容价值鉴定和内容分析，是根据电子文件自身所反映的状况和信息内容来确定的电子文件的档案价值和保管期限，也传统意义的鉴定工作的核心。主要包括了是否具有档案价值、分类、保管期限和密级等等。,29,三、电子文件的归档与整理,（一）电子文件的鉴定2、电子文件的技术鉴定（1）真实性鉴定要对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确定其与形成时的原始状态一致。第一，必须了解电子文件的原始状况，即正式生成或收到时的状况；第二，就了解文件的元数据以及文件在处理过程中历经的变动（审批、修改、批办和处理情况）和受到访问的情况。,30,三、电子文件的归档与整理,（一）电子文件的鉴定2、电子文件的技术鉴定（2）有效性鉴定电子文件经过存储、传输、压缩、加密、媒体转换、迁移等处理后，其信息是否仍可识别；光盘、磁盘、磁带等是否可用；在规定的系统中是否可用等。,31,三、电子文件的归档与整理,（一）电子文件的鉴定2、电子文件的技术鉴定（3）完整性鉴定电子文件的不同稿本是否齐全；同一稿本是否齐全；电子文件的职能活动、作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等背景信息是否齐全；电子文件的元数据（包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据）是否齐全。,32,三、电子文件的归档与整理,（一）电子文件的鉴定2、电子文件的技术鉴定（4）无病毒鉴定（5）载体状况鉴定,33,三、电子文件的归档与整理,（一）电子文件的鉴定3、电子文件的技术鉴定的方法（1）对电子文件信息进行计算机阅读检查；（2）发挥元数据的作用，检查电子文件信息记录制度；（3）对电子文件形成时间和作者身份检验；（4）检查电子文件的传递方式、格式、状况以及保存方法；（5）从技术上、法律上对电子文件信息的客观进行认定。,34,三、电子文件的归档与整理,（二）电子文件的归档1、电子文件的归档范围电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包括相应的背景信息和元数据。（电子文件归档与管理规范）纸质文件材料归档主要是指机关文件材料归档与不归档范围,35,三、电子文件的归档与整理,（二）电子文件的归档2、电子文件的归档方法电子文件的归档，按照鉴定标识进行。电子文件的归档可分两步进行，对实时进行的归档先做逻辑归档，然后定期完成物理归档。归档时，应充分考虑电子文件的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等技术因素。,36,三、电子文件的归档与整理,（二）电子文件的归档2、电子文件的归档方法逻辑归档指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。物理归档指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。,37,三、电子文件的归档与整理,（二）电子文件的归档3、电子文件的归档要求（1）凡在网络中予以逻辑归档的电子文件，均应定期完成物理归档。（2）把带有归档标识的电子文件集中，拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。对于加密电子文件，则应在解密后再制作拷贝。,38,三、电子文件的归档与整理,（二）电子文件的归档3、电子文件的归档要求（3）推荐采用的载体，按优先顺序依次为:只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。（4）存储电子文件的载体或装具上应贴有标签，标签上应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等，归档后的电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态。,39,三、电子文件的归档与整理,（二）电子文件的归档3、电子文件的归档要求（5）特殊格式的电子文件，应在存储载体中同时存有相应的查看软件。（6）将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档，并附归档电子文件登记表（7）对需要长期保存的电子文件，应在每一个电子文件的载体中同时存有相应的机读目录。（8）归档完毕，电子文件形成部门应将存有归档前电子文件的载体保存至少1年。,40,三、电子文件的归档与整理,（三）电子文件的整理1、电子文件的分类（1）一般的机关、企业事业单位电子文件可直接采用“年度保管期限机构（问题）”的分类方案进行分类。（2）电子文件数量大、现代化程度高的单位可采用“保管期限年度机构（问题）”的分类方案进行分类。,41,三、电子文件的归档与整理,（三）电子文件的整理2、电子文件的排列与编号按“事由时间”顺序排列同一事由间电子文件按时间（用于一般电子文件）、重要程度顺序排列（主要用于会议材料、统计表、案件材料等）不同事由间电子文件按时间、问题、重要程度、机构等方法排列,42,三、电子文件的归档与整理,（三）电子文件的整理3、电子文件的编目（1）应编制归档电子文件目录。（2）归档电子文件目录为表格式文件。除以子目录的形式存放每份归档电子文件的文件夹中外，还应以一批移交的电子文件为单位编制同一批归档电子文件目录。（3）电子文件目录应编制程序，由计算机系统自动形成。,43,三、电子文件的归档与整理,（三）电子文件的整理3、电子文件的编目电子文件稿本代码:M-草稿性电子文件；U-非正式电子文件；F-正式电子文件。电子文件类别代码:T-文件文件；I-图像文件；G-图形文件；V-影像文件；A-声音文件；O-超媒体链结文件；P-程序文件；D-数据文件。,44,三、电子文件的归档与整理,（三）电子文件的整理3、电子文件的编目存储归档电子文件的每一个载体中应同时存有相应的符合规范要求的说明文件和电子档案目录。说明文件为文本文件（用TXT文档编写），内容应包括全宗号、全宗名称、归档年度、制作人、检查人及检查时间等。,45,三、电子文件的归档与整理,（三）电子文件的整理3、电子文件的编目存储归档电子文件的每一个载体中应同时存有相应的符合规范要求的说明文件和电子档案目录。说明文件为文本文件（用TXT文档编写），内容应包括全宗号、全宗名称、归档年度、制作人、检查人及检查时间等。,46,四、电子文件的接收与保管,（一）电子文件的接收对归档电子文件，应按有关规定进行认真检验。在检验各格后将其如期移交至档案馆等档案保管部门，进行集中保管。在已联网的情况下，归档电子文件的移交和接收工作可在网络上进行，但仍需履行相应的手续。,47,四、电子文件的接收与保管,（一）电子文件的接收文件形成单位在移交电子文件之前，档案保管部门在接收电子文件之前，均应对归档的每套载体及其技术环境进行检验，合格率达到100%时方可进行交接。,48,四、电子文件的接收与保管,（一）电子文件的接收检验项目如下:-载体有无划痕，是否清洁；-有无病毒；-核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性检验及审核手续；-核实登记表、软件、说明资料等是否齐全；-对特殊格式的电子文件，应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。,49,四、电子文件的接收与保管,（一）电子文件的接收检验结果分别由移交单位、接收单位填入电子档案移交与接收登记表。登记表一式2份，一份交电子文件形成单位，一份由档案保管部门自存。档案保管部门应按照要求及检验项目对归档电子文件逐一验收。对检验不合格者，应退回形成单位重新制作，并再次对其进行检验。,50,四、电子文件的接收与保管,（一）电子文件的接收检验结果分别由移交单位、接收单位填入归档电子文件移交、接收检验登记表。登记表一式2份，一份交电子文件形成单位，一份由档案保管部门自存。档案保管部门应按照要求及检验项目对归档电子文件逐一验收。对检验不合格者，应退回形成单位重新制作，并再次对其进行检验。,51,四、电子文件的接收与保管,（二）电子文件的保管1、保管要求：（1）归档载体应作防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层。（2）单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。（3）存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。（4）环境温度选定范围:172O；相对湿度选定范围:35%45%。归档电子文件在形成单位的保管，也应参照上述条件。,52,四、电子文件的接收与保管,（二）电子文件的保管磁性载体应存放于防磁柜中,53,四、电子文件的接收与保管,（二）电子文件的保管2、有效性保证1、归档电子文件的形成单位和档案保管部门每年均应对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性；如不兼容，应进行归档电子文件的载体转换工作，原载体保留时间不少于3年。保留期满后对可擦写载体清除后重复使用，不可清除内容的载体应按保密要求进行处置。,54,四、电子文件的接收与保管,（二）电子文件的保管2、有效性保证2、对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%,如发现问题应及时采取恢复措施。3、对磁性载体上的归档电子文件，应每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。4、档案保管部门应定期将检验结果填入归档电子文件管理登记表。,55,四、电子文件的接收与保管,（二）电子文件的保管3、数据的迁移迁移指将源系统中的电子文件向目的系统进行转移存储的方法与过程。迁移是随计算机软硬件变化适时改变数字信息格式的一种处理过程，其要求软硬件具有良好好兼容性，能够读取多种格式，并保证迁移的内容真实和使用功能。迁移技术是保护数字信息长期存取的有效选择。,56,四、电子文件的接收与保管,（二）电子文件的保管3、数据的迁移对库存电子档案进行迁移操作前，档案部门应会同技术部门制定严密的迁移操作计划。库存电子档案必须在完整、准确和有保障的前提下进行更新复制。复制或补救新版后，原旧版或有问题的载体仍需保存3年。迁移工作完成后应填写归档电子文件迁移登记表。,57,五、电子文件的利用,（一）电子文件利用的特点1、电子文件不再受“孤本”的限制，一份文件可供所有需要的人共享；2、电子文件具有良好发复用性，重复利用不会留下老化的痕迹；3、电子文件利用可能采用交互式，为用户提供各种形式灵活的需求服务；4、电子文件可以通过计算机网络进行远距离传输，使异地利用成为可能；5、电子文件可以使用者不受时间的限制，随时利用自己所需要的电子文件信息。,58,五、电子文件的利用,（二）电子文件利用的方式在线利用和非在线利用1、在线利用即是在网络上进行电子文件的利用活动。其包括了：（1）计算机网上阅览（2）网上复制（3）在线或网上咨询,59,五、电子文件的利用,（二）电子文件利用的方式在线利用和非在线利用2、非在线利用即是利用者不通过网络在计算机上直接阅读或利用电子文件。这种方式在各机关档案室使用比较普遍。其中包括：（1）计算机单机阅读（2）提供电子文件拷贝件（3）缩微阅读,60,五、电子文件的利用,（三）电子文件利用的管理1、使用权限的审核2、提供利用拷贝的回收3、利用中的安全措施4、利用登记5、利用统计,61,五、电子文件的利用,（四）电子文件利用的安全管理电子档案利用的安全与保密，比纸质档案更加难以控制。因此，应特别注意