现代企业档案管理实务ppt课件

.,1,现代企业档案管理实务,主讲:刘国强,.,2,档案起源,我国现存最早的档案是产生于三千五百多年前的甲骨档案。之所以说它是严格意义的档案，理由如下：1、完整清楚地记载历史2、集中保存3、可供查找利用,.,3,档案工作的内容,档案工作的具体环节,活动,档案,整理,收集,鉴定,保管,检索,提供利用,活动,集中,系统,精炼,安全,归纳,服务,统计,.,4,五、档案工作现代化,工作技术现代化,组织管理现代化,知识化,档案工作现代化,.,5,档案管理规范要求,为使档案处理工作规范化、制度化特制定本细则。规范化制度化,.,6,档案管理格式规范,公文一般由秘密等级、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。,.,7,档案管理流程：,收集,文件装订,文件分类,文件排列,编制归档号,编目,装盒,档案排架,.,8,概论,一.文件、档案的概念1.文件法定机关或组织按照一定的形式经过一定的处理程序而形成的书面文字材料。2.档案是一个单位在公务活动中形成的具有考查利用价值的归档集中保存起来的文件材料(包括技术图形、影片、照片等)。,.,9,3.文档的格式:文件格式:标题、部门代号、年号和顺序号。正式格式:除综合性的报告、总结外,一文一事。文尾格式:发文机关(落款或署名):对此文件负责的机关、人、发文时间、最后发出时间。,.,10,公文的格式要求,纸张要求:国际标准A4型纸(210*297)张贴公文纸要求:公文用纸天头(上白边)为:37MM1MM;订口(左白边)为28MM1MM排版要求:排版:正文用3号仿宋体字,文中有小标题可用3号小标宋体字或黑体字,一般每面排22行,每行排28字。印装要求:双面印刷,页码套正,左侧装订。,.,11,档案管理的意义,作为法令的依据档案管理有利于随时查阅相关法令或本公司的规章制度、会议决定,为公司业务运行找到可靠的依据。处理业务的参考使业务人员在处理业务时准确、全面、客观地了解企业情况,避免发生差错。保密企业档案中,有些文件数据是秘密的,如果不专门加以管理,就很容易造成商业机密泄露,造成意想不到的损失。,.,12,档案管理的原则,集中管理原则企业档案为企业集体所有,任何人不得占为己有,因此应集中管理档案。共同分享原则尽量减少档案的复印份数及保管场所,提高档案的保密系数和安全性,同时降低管理成本。分类归档原则及时分类、整理、编辑与传递,科学归档保管,提高管理质量与效率。,.,13,档案管理的任务,一言蔽之使档案管理标准化系统化信息化.收集、整理、保管和统计与本公司有关的各种档案。办理档案的借阅,做好档案利用和研究。鉴定,对超出保管期限的档案提出存毁意见。,.,14,档案管理要求,维护档案的完整性/安全性与便于使用相结合。对电子文件筛选打印摘要送阅存盘(同时保存电子文件)。,.,15,档案管理的方法,一.管理的方法包括:收集、整理、鉴定、保管、提供利用均需标准化系统化资讯化。二.收集1.收集本单位在公务活动中不断产生的文件,整理组合成案卷。,.,16,文件材料的形成与归档,归档文件材料范围1、上级来文2、本单位制发的文件3、下属单位来文各类文件材料的归档要求1、文件材料要齐全、完整，准确反映本单位各项活动的历史面貌。2、文件材料的规格与字迹材料要求。3、归档声像材料的要求。,.,17,文件材料的形成与归档,归档时间：1、科研档案归档时间：成果鉴定后三个月内归档；2、设备档案归档时间：安装调试完毕三个月内归档；3、基建档案归档时间：各施工承包单位应在项目实体完成后三个月内将项目文件向建设单位归档；4、会计档案归档时间：隔年向档案室移交；5、业务档案归档时间：由动态转静态后移交；6、其他档案归档时间：活动结束后归档。,.,18,档案编码与代字、代号表,以拼音缩写首字母为代字,.,19,档案编号原则,001,序号,.,20,企业档案分类方案,.,21,企业档案分类方案,.,22,现代企业档案管理形式,.,23,资料册替换页,规格：A4尺寸：31027360,.,24,(1),.,25,档案盒,材质：纸质尺寸：30722030mm,.,26,档案目录建立,.,27,档案目录标准写法,.,28,文书档案案卷格式,案卷卷皮格式:文书档案案卷皮分两种一种是硬卷皮；一种是软卷皮。硬卷皮外形尺寸封面尺寸规格采用300mm220mm或280mm210mm（长宽）。封底尺寸同封面尺寸封底三边（上、下、翻口处）要另有70mm宽的折叠纸舌。卷脊可根据需要分别设10、15、20mm三种厚度。用于成卷装订的卷皮，上、下侧装订处要各有20mm宽的装订纸舌。本标准推荐使用250克牛皮纸制作案卷硬卷皮。,.,29,案卷封面项目,封面项目包括：全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件、页数、归档号、档号。各项目具体位置、尺寸。,.,30,卷内文件目录格式,3.1目录用纸幅面尺寸采用国内通用16开型（即长宽为260mm185mm）或国际标准A4型（即长宽为297mm210mm）。3.2页边与文字区尺寸卷内目录用纸上白边（天头）宽200.5mm卷内目录用纸下白边（地脚）宽150.5mm卷内目录用纸左白边（订口）宽250.5mm卷内目录用纸右白边（翻口）宽150.5mm,.,31,卷内文件目录,.,32,档案如何分类管理,分类的一般方法有A、时间分类法：1)年度分类法2)时期分类法B、来源分类：1)组织机构分类法2)作者分类法3)通讯者分类法,.,33,档案如何分类管理,C、内容分类法1)技术分类法2)文书分类法3)媒体分类法D、形式分类法1)按文件种类分类2)按载体形态分类3)按形状规格分类,.,34,企业常用档案分类法：,依组织架构法；,.,35,编制档案检索工具的基本要求是,全，指信息存储丰富。准，指检索准确。快，指迅速。便，指检索要方便。,.,36,文书归档文件的整理方法与步骤,文件材料的分类采用复式分类法。主要形式为：年度问题(机构)保管期限年度保管期限,.,37,文书归档文件的整理方法与步骤,归档文件保管期限的界定1、归档文件的保管期限分为：永久、长期、短期2、界定原则：A、反映单位主要活动，具有长远利用价值的档案，列为永久保管；B、反映单位一般性工作活动，在较长时间内具有查考利用价值的，列为长期保管；C、凡是在较短时间内对本机关有查考利用价值的，列为短期保管。,.,38,填写案卷封面,档号，机关档案室统一编制，由全宗号、目录号、案卷号组成。全宗号由档案馆赋予；目录号是案卷目录的编号；案卷号是案卷顺序编号。,全宗名称，即立档单位名称，全称或简称,类目名称，全宗内第一级类目名称，机构或问题,案卷题名,文件所属的起止时间,保管期限,卷内文件总页数,归档号，文书处理部门编制的案卷顺序号,.,39,装订案卷,三孔一线,左齐,右齐,下齐,装订前去掉金属物，对存在问题的文件做好补齐页面、修复、折叠等工作。,.,40,J.1.1-1,J.1.1-2,J.1.1-3,J.1.1-4,J.1.1-5,J.1.2-1,J.1.2-2,J.1.2-3,J.1.2-4,J.1.2-5,J.1.2-6,J.1.3-1,J.1.3-2,J.1.3-3,.,.,.,J.2.1-1,J.2.1-2,J.2.1-3,J.2.1-4,J.2.1-5,J.2.2-1,J.2.2-2,J.2.2-3,J.2.2-4,J.2.2-5,J.2.2-6,J.3.1-1,J.3.1-2,J.3.1-3,J.3.1-4,J.3.1-5,J.3.2-1,J.3.2-2,J.3.2-3,J.3.2-4,J.3.2-5,J.3.2-6,J.3.3-1,J.3.3-2,S.1.1-1,S.1.1-2,S.1.1-3,S.1.1-4,S.1.1-5,S.1.2-1,S.1.2-2,S.1.2-3,S.1.2-4,S.1.2-5,S.1.2-6,S.1.3-1,S.1.3-2,K.1.1-1,K.1.1-2,K.1.1-3,K.1.1-4,K.1.1-5,K.1.2-1,K.1.2-2,K.1.2-3,K.1.2-4,K.1.2-5,K.1.2-6,K.1.3-1,K.1.3-2,案卷排列,一般先按保管期限、再按机构或问题排列，具体根据分类方案。,.,41,.,42,档案保管的基本要求,以防为主，防治结合。加强重点，照顾一般。自力更生，勤俭节约。立足长远，保证当前。,.,43,温湿度控制,档案库房（含胶片库、磁带库）的温度应控制在14-24C，有设备的库房日变化幅度不超过2C；相对湿度应控制在45-60%，有设备的库房日变化幅度不超过5%。保存母片的胶片库温度应控制在13-15C，相对湿度应控制在35-45%。各库房及库外应科学地安设温湿度记录仪表，潮湿地区应配备去湿机，专门库房应安装空调设备。库房内外温湿度应定时测记，一般每天两次，掌握温湿度变化情况，随时予以控制调节。注意积累库房温湿度变化的资料，每年进行一次综合分析，以便掌握库内外温湿度变化规律，制订综合管理计划。空调、去湿或增湿设备应定期检修、保养。温湿度记录仪表应按设备要求定期校验。档案柜架应与墙壁保持一定距离（一般柜背与墙不小于10厘米，柜侧间距不小于60厘米），成行地垂直于有窗的墙面摆设，便于通风降湿。新建库房竣工后，应经6-12个月干燥方可将档案入库。,.,44,虫霉防治与除尘,档案库区必须配备适合档案用的消防器材，并按设备要求定期检查、更换。安全使用电器设备，定期检查电器线路，库内严禁明火装置和使用电炉及存放易燃易爆品。档案库房宜安装火警及防盗报警装置，并有切实可行的防盗措施。,.,45,照明管理,档案库房宜选用白炽灯作人工照明光源，照度不超过100勒克斯。如采用荧光灯时，应对紫外线进行过滤。档案库房不宜采用自然光源，有外窗时应有窗帘，窗板等遮阳措施，档案库房重点是防紫外线。档案在任何情况下均应避免阳光直射。,.,46,防空气染物,危害档案的空气染物主要是一些酸性或氧化性的有害气体或微粒，如硫化物/氮氧化物/粉尘等。通风口设置一定的过虑与净化装置，自然通风时，可用涂有油脂的纱窗等进行简易过虑。对库房定期进行研究清扫，操作时应先用吸尘器吸除门窗，地板缝内的尘土，再除去档案框架，档案上的灰尘，最后拖地。,.,47,档案保管状况检查,对库藏档案应经常进行检查，发现问题，及时报告，并采取措施予以处理。每年定期对库藏档案进行一次抽样检查，掌握档案保管情况，为科学管理积累资料。,.,48,案卷的规范化整理与编目,调整定卷,卷内文件排列,拟写案卷题名,卷内文件编号,填写文件目录,填卷内备考表,填写案卷封面,装订案卷,编制案卷目录,.,49,建设工程工作程序及其文件材料的形成,项目建设议（立项阶段）可行性研究阶段设计（初步设计）阶段建设（开工）准备阶段建设实施阶段竣工验收阶段,.,50,建立档案管理网络,建设单位,分管领导,档案员,勘察单位,设计单位,监理单位,领导及档案员,领导及档案员,领导及档案员,领导及档案员,各部门领导及档案员,施工单位,.,51,工程竣工图的编制,一、编制形式1、按图施工没有变更的，直接盖竣工图章，即可作为竣工图；2、一般变更的，在原施工图上修改，盖竣工图章后，即可作为竣工图；3、重大变更的，或图面变更面积超过35的，应重新绘制竣工图，盖竣工图章后，方可作为竣工图。,.,52,二、对竣工图进行四方会审由建设、设计、施工、监理等参建单位对竣工图编制的准确情况进行会审，以保证竣工图能真实地反映工程建设实际状况。三、盖竣工图章所有竣工图应由编制单位逐张盖竣工图章，竣工图章中的内容应填写齐全、清楚，不得代签；竣工图章盖在标题栏附近空白处，若正面无空白处，则盖在对应图纸的背面左上角；盖竣工图章时应使用不易褪色印泥。,.,53,竣工图章格式：,.,54,四、竣工图的折叠折叠后图纸幅面一般应有A3或A4的规格；无论采用哪种折叠方法，折叠后图纸的标准栏应露在外面；（参照GB1060989技术制图、复制图的折叠方法）,.,55,建设工程文件归档整理规范,建设工程项目立项文件建设用地、征地、拆迁文件勘察、测绘、设计文件招投标文件开工审批文件监理文件施工文件原材料、成品、半成品、构配件、设备出厂质量合格证及试验报告施工试验记录竣工图竣工验收文件,.,56,.,57,二、组卷（一）组卷要求案卷必须是一组具有有机联系的文件；案卷内文件的数量要适度；案卷内文件的保存价值和密级应基本一致；案卷应力求整齐美观，便于管理和使用。,.,58,(三）组卷方法1、按结构组卷；2、按单位（单项）工程组卷；3、按工序或阶段组卷；4、按专业组卷；5、按问题组卷；6、按名称或文件性质组卷；7、按地区组卷；8、按时间组卷。,.,59,三、卷内文件排列1、图样的排列在形成时编制了图样目录，按已编制的图样目录顺序进行排列；在形成时没有编制图样目录，一般按总体和局部关系排列，即总体性、综合性的图样在前，局部的居中，细部的排后。2、文字材料的排列（1）按重要程度排列；（2）按工序排列；,.,60,（3）按地区排列；（4）按时间排列；（5）按习惯排列。3、图文混合文件的排列有的案卷是由图样和文字材料混合组成的，其排列一般是文字材料在前，图样在后。,.,61,卷内备考表互见号：JZ101（照片）,.,62,4、案卷装订案卷采用整卷装订、不装订（图纸可不装订）二种形式；不装订时，应在每份文件的右上角加盖档号章，文件要按目录编排次序排列。,.,63,5、填写案卷封面和脊背（1）案卷题名：案卷题名在结构上由3个部分组成，字数一般不超过50个字；案卷题名=项目名称+内容特征+文件名称如：某高速公路工程开工报告及施工组织设计某高速公路工程勘察、设计、土建施工等合同某高速公路工程G1标西福管理区收费管理楼竣工图,.,64,不规范的案卷题名，如：某某工程文件材料1某某工程文件材料2变更文件施工文件竣工图合同文件,.,65,某某工程钢筋、水泥、屋面板、天沟板构件、防水卷材、水泥漆、减水剂、砂浆外加剂等原材料合格证以及钢筋性能试验、水泥、细集料、碎石、砖、土壤、防水卷材、砼配合比、砼、砂浆试块强度报告和试验报告,.,66,（2）立卷单位；（3）起止日期；（4）保管期限；（5）密级；（6）档号；（7）案卷脊背：填写保管期限、档号和案卷题名。,.,67,案卷封面填写示意表,.,68,6、编写案卷目录（科技档案分类目录）,.,69,科技档案分类目录,.,70,二、验收的组织和程序三、验收的内容1、项目档案的基础管理工作；2、项目档案的完整、准确、系统情况；3、项目档案的安全。,.,71,二、移交的单位及内容1、向业主单位、生产使用单位移交全部档案；2、向有关行业主管部门移交的档案，按行业规定办理；3、向国家综合档案馆移交部分档案，根据不同类型有不同要求；4、城市规划区的项目向当地城建档案馆移交部分档案，按城市建设档案归属与流向暂行办理。,.,72,三、移交的案卷质量必须符合科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T11822-2000）和国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（DA/T28-2002）等标准要求四、移交的载体项目档案纸质原件移交给业主或生产使用单位；向有关国家档案馆和行业主管部门移交的项目档案可以为多套的纸质原件或项目档案缩微品、档案纸质复制件等。,.,73,.,74,其他归档文件的整理,业务档案按问题分类，以卷为整理单位，采用一事一卷的方法组卷。会计档案按会计核算材料分类，以册、本为整理单位分年度编号排列。详见会计档案管理办法声像档案按载体问题分类，以盒、张为整理单位。详见声像档案管理办法实物档案按材料分类，排列编号登记编目。,.,75,电子档案管理,.,76,现代新型电子档案,.,77,.,78,操作系统,（文件管理）,.,79,主要内容,概述文件文件目录文件的组织与数据存储文件系统的其他功能,.,80,概述,文件系统出现的原因用户直接操作和管理辅助存储器上信息，繁琐复杂、易于出错、可靠性差；多道程序、分时系统的出现要求以方便、可靠的方式共享大容量辅助存储器。文件系统是操作系统中负责存取和管理信息的模块，它用统一的方式管理用户和系统信息的存储、检索、更新、共享和保护，并为用户提供一整套方便有效的文件使用和操作方法。,.,81,概述,文件系统的功能：文件的按名存取（基本功能）文件目录的建立和维护（用于实现上述基本功能）实现逻辑文件到物理文件的转换（核心内容）文件存储空间的分配和管理数据保密、保护和共享提供一组用户使用的操作,.,82,文件,文件文件是由文件名字标识的一组信息的集合。实现按名存取的文件系统的优点：将用户从复杂的物理存储地址管理中解放出来；可对文件提供各种安全、保密和保护措施；实现文件的共享（同名共享、异名共享）。,.,83,文件,文件的命名各操作系统的文件命名规则略有不同，在文件名字的格式（如合法字符集不同、是否区分大小写等）和长度上存在差异通常，文件名字由文件名和扩展名组成，中间用“.”分隔。前者标识文件内容、后者标识文件特性。通配符，“?”代表任何一个符合文件命名要求的合法字符，“*”代表任何一个合法的字符串。,.,84,文件,文件的分类按用途：系统文件、库文件、用户文件等。按保护级别：只读文件、读写文件、不保护文件等。按信息流向：输入文件、输出文件、输入/输出文件。按存放时限：临时文件、永久文件、档案文件。按存放设备类型：磁盘文件、磁带文件、软盘文件。,.,85,文件目录,二级目录结构文件目录由两级目录构成，第一级为主文件目录用于管理所有用户文件目录，第二级为用户的文件目录，用于管理每个用户下的文件。,用户文件目录地址,A,B,文件,文件,文件,.,86,文件目录,树形目录结构二级目录结构的推广成多级目录结构，该结构为一倒置的有根树，又称树形目录结构。倒置树的根称为根目录，从根向下，每一个树枝为一个子目录，而树叶则为文件。优点：较好地反映现实世界数据集合之间的层次关系；不同文件可以重名，只要不在同一个目录中；容易以目录为单位进行文件的保护、保密和共享。,.,87,文件目录,树形目录结构文件的全名，应该从根目录开始，到该文件名为止，目录路径+文件名。例，/user/include/testfile.c,/,dev,bin,lib,etc,usr,tty00,tty01,sh,data,cc,fei1,fei2,.,88,保管要求,归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件：a)归档载体应作防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层。b)单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。c)存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。d)环境温度选定范围：1720；相对湿度选定范围：35%45%。归档电子文件在形成单位的保管，也应参照上述条件。对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施。9.5.3对磁性载体上的归档电子文件，应每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。,.,89,照片档案的保管,底片袋底片袋应使用表面略微粗糙和无光泽的中性偏碱性纸质材料制作，其pH值应在7.29.5之间，a-纤维素含量应高于87%。底片袋应使用中性胶粘剂，接缝应在袋边。底片册、照片册底片册、照片册所用封面、封底、芯页均应采用中性偏碱性纸质材料制作，其pH值应在7.29.5之间，化学性能稳定，且不易产生碎屑或脱落的纤维。,.,90,贮存柜架,底片、照片应在能关闭的装具中保存，如存储柜、抽屉、有门的书架或文件架等。贮存柜架应采用不可燃、耐腐蚀的材料，避免使用木制及类似材料。木制材料易燃烧、易腐蚀，还可能挥发出某些有害气体，促使底片、照片老化或褪色。贮存柜架的喷涂用料应稳定耐用，且对贮存的底片、照片无有害影响。对贮存柜架进行排列时，应保证空气能在其内部循环流通。,.,91,温度、湿度要求,.,92,磁性载体档案管理与保护规范,磁性载体文件系指磁性材料（如计算机磁带、软磁盘、录像带、录音带）为信息载体的文件。,.,93,贮存前物理准备,长期贮存的磁性载体档案的信息要用经过调整、清洁的设备录制。贮存前，检查磁带缠绕是否规整、边缘有无损坏，并应将磁带在存储环境中平衡1-3天，然后在全长度上使用清洁机慢速、均匀、连续地重新缠绕，缠绕张力为1.72.2N（牛顿）。应将磁带在干燥的环境中（相对湿度小于40%）快封到塑料袋中和（或）密封容器中，以防粘和剂、润滑剂挥发。,.,94,库房温、湿度要求,温、湿度变化范围：应在温度1527、相对湿度4060%范围内选定一组值，一旦选定，在24小时内温度变化不得超过3、相对湿度变化不得超过5%。最佳环境温度是18、相对湿度是40%。,.,95,清洁管理要求,不要用手触摸磁带（软磁盘），应戴非棉制手套操作；不要使磁带（软磁盘）接触不清洁表面，如地面、桌面等；装磁带（软磁盘）的装具应洁净无尘；库房地面不应打蜡、铺地毯；吸尘器的排出气应通向专用容器或库房外；库房中禁止使用打印机。,.,96,防水要求/防火要求,库房内的设备要避免水淹；磁带（软磁盘）架最低一层搁板应高于地面30以上。库房及装具应使用耐火材料,库房内及附近不得有易燃物品；库房内严禁出现明火；库房中应备有CO2型灭火器；库房物品如纸张、木材、洗涤液等应尽量少，并且应摆放整齐，不能有路障。对重要档案应专柜存放。,.,97,防磁要求,磁性载体档案与磁场源（永久磁铁、马达、变压器等）之间的距离不得少于76；可使用软磁物质（软铁、铁淦氧、镍铁合金等）构成容器、箱柜，对磁场进行屏蔽；磁性载体档案如装入有磁屏蔽的容器中，应距容器内壁至少26；使用无屏蔽的容器运输时，磁性载体档案距容器外壁至少76。不得将任何磁性材料及其制品（包括磁化杯、保健磁铁、磁铁图钉等）带入库房；在存在重要档案的库区，应设置测磁设备，以查出隐蔽的磁场。,.,98,工作间要求,对工作间的要求如下：1工作间应是清洁的，且温、湿度可控；2工作间应使用稳压、稳频电源；3直接工作区内禁止吸烟、喝饮料及吃食品；4卷轴（包括空轴）应放在专门的保护容器内；5不应把磁带（软磁盘）放在热的地方，比如接近热源或阳光直射处；6定期对工作间的磁带机、软盘驱动器的机械、电气部分进行系统的检查；7应保持磁带机、软盘驱动器中全部磁带、软磁盘接触面的清洁；8工作间应备有磁带清洗机和检验器，并用来清洁和卷绕磁带。表1磁性载体文件目录清单盘带号：序号文件名题名档号,.,99,ISO标准文档管理文件制作与管制,.,100,文件制作【撰写方式及重点】,.,101,何谓“文件化”(Documentation)？,为使与管理系统有前之组织、职责、作业方式(步骤)及相相关源，能有效的被执行；而以书面或电子形式，具体的、有条理的加以说明与呈现，以使得系统运作皆有依循。,.,102,何谓“文件化”(Documentation)？,将管理系统所使用的各项文件，整理成有系统性、逻辑性的文件，让组织各阶层均能按其分工与先后顺序，并将其步骤形成作业程序与规范，发挥组织功能。,.,103,何谓“文件化”(Documentation)？,将管理系统中之人、事、时、地、物，以合理、合用的方式展现，形成一种制度，使在各种状况下皆有所依循，而使管理系统能有效的落实执行。,.,104,文件化的目的,公司之组织制度健全化，需制订公司营运规则，以使公司内的组织机能有效发挥。,.,105,何谓标准化,依企业的实际状况，将作业有关要素做组合，合理订定日常作业之方法、流程、规格、标准等，并藉由有系统、有组织的运作，使能依循一定的轨道运行之一切活动，以确保达到经营管理目的。,.,106,标准化的方法、原则,由谁来写？哪些要写？为何要写？重点在哪？完成期限？,试行、检讨、修正、定案。交付审查、主管会签、发布实施。,书写方式？格式纸张？作成草案？,.,107,标准化时应考虑因素,不得有过剩之成本上浪费。不得有等待之时间上浪费。不得有搬运上之浪费。不得有作业不合理之浪费。不得有多余库存之浪费。不得有动作上之浪费。不得有产生不良之浪费。,.,108,标准化与管理循环之关系,.,109,标准化与管理循环之关系,.,110,文件化的目的,将组织内部之组织结构与职掌，以书面方式加以宣示；使组织各阶层皆能清楚其角色，并能各司其职的彼此分工合作；而让组织机能充份发挥。将组织内部之系统运作方法与要领，透过明文的具体描述，把作业之先后顺序及相关资源加以规范，成为书面化的标准作业规范或程序，让组织内之所有成员皆有所依循，降低因作业方法不同而衍生错误的机率。组织内部因人员新进或工作转换时，能有具体的书面文件加以指导或参考，提供学习或熟悉工作内容及环境，减轻摸索、学习之困难程度。,.,111,文件系统化之规划,典型输入文件与信息系统责任与权限文件信息系统说明,作业流程文件检讨选择媒体的形式资料保密,典型输出管理手册文件清单作业程序书工作指导书,.,112,管理系统之文件化及管制,.,113,.,114,文件之定义,一阶文件：管理手册界定管理之权责、范围等基础议题，为政策性宣示。二阶文件：作业程序/要点/办法为达成管理上之持续控制、改善，所制定之各种制式化作业流程。三阶文件：作业细则/工作指导书/标准书根据二阶文件所衍生者，如标准操作步骤（SOP）工作指导书(WorkingInstruction)常附带有窗体四阶文件：工作记录/窗体/计划表/一览表,.,115,管理手册,管理手册系依据公司政策而拟定，及为达成公司政策与经营目标的要求，并落实有效地执行管理系统所使用之最重要之基本原则；其目的在于提供一套执行与维持管理经营系统运作之有效性及适切性之基本指导纲要原则。,.,116,程序文件,程序文件是在维系管理系统运作，在公司(工厂)内组织间、各机能间各项作业之衔接性，将其间之目的、范围、权责单位和作业内容透过流程步骤、顺序以流程图式地说明加以阐示出来，以利各项作业之进行和管制。,.,117,工作指导书、检验规范或标准书,工作指导书、检验规范或标准书等系指在管理系统中为有效落实执行，将每一项动作的基准加以详细说明，包括适用范围、使用工具、设备或仪器、治夹具及方法或方式及人员、时间、地点等，此等详细说明之步骤便于第一线作业者或操作者或检验者参考使用，以免于错误或因人的理解力不同而有所差异，造成管理系统运作之有效性及适切性有所偏差而无法达成公司经营目标和公司政策之要求。,.,118,记录所使用之窗体、格式,此乃为了记载有关管理系统落实执行情形及维持系统运作之左证数据所使用之空白表格，在此表格记载相关数据后，可以做为确保及证明管理系统执行及维持之有力证据。,.,119,文件撰写范围及格式说明,文件内容涵盖之范围针对管理系统之要求，大致上会是对应一或更多的管理性文件，其中内容须提及在此管理系统中，相关部门或人员如何去达到质量目标。文件必须依照管理系统标准之相关条款来定义，公司内部组织之运作模式与方法。大致上，文件并未规定一定要以手册之型式来管理，换句话说，它可以以单篇之方式来发行、归档、管制，并且须要一总览表来管制所有之程序文件。,.,120,文件撰写范围及格式说明,文件撰写格式一般而言，文件撰写格式并未做严格限制，如果公司/工厂在过去已对文件实施标准化，则可依其标准化方式继续施行；若无，则可参考下列来编订：,.,121,a.目的b.范围c.权责d.定义e.作业内容1.流程图.,f.相关(参考)文件g.使用窗体,文件撰写格式,除了格式之外，程序文件撰写须注意撰写之布局须一致，章节及段落应如何设定。,.,122,文件撰写格式,目的：简述此程序文件，承续一阶文件(管理手册)所要做之事项，亦即以5W1H之方式来谈，即其所谓之“WHAT”。,.,123,文件撰写格式,范围：在定义（架构）此份程序文件所叙述之深度及广度。l范围之界定，会影响下面之作业内容，亦即为此份文件之灵魂所在。l范围之界定，可参考管理手册之内容或ISO9000/14001、OHSAS18001、SA8000标准条款之要求来定义。,.,124,文件撰写格式,权责：于此涵盖之作业内容中，牵涉到之主要单位或人员所须担当之项目。以5W1H之方式来讲，即WHO及WHAT。一般在文件撰写此项时，常忽略所要担当之事项，仅提及某某单位或人员，常使稽核(评鉴)人员误以为整个活动均为此单位或人员从头到尾来完成，而与其它组织或人员无任何接口之关系。若此作业内容中，有裁决或审查之人员，亦须明订出来。,.,125,文件撰写格式,定义：即名辞解释，解释在本管理文件中所提及之非公认或特殊事项或专业之名称或英文之缩写；但大部份之管理文件或许没有太多的名称要定义，所以此项目可有可无。,.,126,文件撰写格式,作业内容：流程图：以结构化之图标来表达系统活动之运作，流程图之详细与否，可直接了解其相互关连性；但并非每一管理文件皆须要有流程图，可依状况及作业之复杂程度来判断。,.,127,文件撰写格式,作业内容：内容：搭配流程图所示之顺序，依序详细叙述每个过程之组织、人员与活动。若以5W1H之方式说明，即内容包含了（1）Why为什么干这件事？（目的）；（2）What怎么回事？（对象）；（3）Where在什么地方执行？（地点）；（4）When什么时间执行？什么时间完成？（时间）；（5）Who由谁执行？（人员）；（6）How怎样执行？采取哪些有效措施？（方法）。,.,128,文件撰写格式,相关(参考)文件：用以索引对应于作业内容中所提及或引用之文件或数据一般而言，程序对应之参考文件应为二阶或三阶之文件；即程序文件或指导书或相关之标准。依照文件管制之涵义，最好相关文件有文件之编号，同时附于文件名称之后。,.,129,文件撰写格式,使用表單：用以收集对应于作业内容中所提及之记录所使用之表單，藉以证明活动之确实实施。依照文件管制及管理记录之要求，窗体应有其编号及版本控制；而记录须能鉴别产品、制程、活动。,.,130,文件的格式化简介,.,131,程序与执行流程图,.,132,常见附件数据,7.附件7.1文件审核意见表7.2文件签领与稽催表7.3部门手册格式样本7.4程序书格式样本7.5作业细则格式样本,.,133,流程图之制作介绍,流程图之符号由于流程图乃是将系统之运作之过程，以结构化图标之方式来表达，但表达之方式根据其适用性，大致归纳以下数种较常用之符号：,.,134,流程图之制作介绍,流程图之符号,.,135,流程图之制作介绍,流程图符号简单的组合方式,.,136,流程图之制作介绍,流程图之种类：依据事件或活动之发生及对象之不同，可将流程图大致分类如下：直线型：属于单一式命令型之途径。选择型：用于有裁决、判定或选择时之途径。矩阵型：由活动之过程配合组织间