国科会及其他计画之相关行政程序说明及注意事项.doc

國科會及其他計畫之相關行政程序說明及注意事項註：1、因國科會以外之計畫情況不定，故處理之程序也會有異，因此請計畫主持人，直接與校發室連繫。2、以下程序僅以國科會計畫為例。業務名稱國科會專題研究計畫案承辦單位校發室、總務處出納組、會計室、總務處保管組（依程序先後排列）程序名稱承辦單位辦理事項教師（計畫主持人）辦理事項附註一、申 請校發室：1.接獲國科會申請計畫案的公文後，隨即擬辦並印發各教學單位，請主管公告週知所屬同仁，並於學校網頁及校發室網頁公告。2.於申請期限前，上網檢視申請情形無誤後，上傳國科會並列印名冊、發函寄至國科會。1.依據公文所載申請內容及擬辦事項，完成申請程序。2.完成申請程序於線上繳交送出後，送出之資料尚停留在校內電腦系統中，待校發室統整後上傳，申請資料始真正送出至國科會。因此，申請資料在上傳國科會之前，若需要修改，申請人可告知校發室，將其申請資料自線上退回，即可進行資料修改，修改後再進行繳交送出即可。但一經上傳國科會，資料即無法修改，故申請人務必特別注意學校規定上傳的期限。3.國科會計畫線上申請程序可至國科會研究人才網之線上申辦導覽地圖.tw/NSCWAP/default.aspx查詢。1.國科會計畫案之申請已實施全面線上申請。除少數類組外，多數類組已不必繳交計畫書紙本。二、核 定校發室（1至4項）：1.接獲國科會核定函後，隨即擬辦並通知計畫主持人進行線上簽署同意書手續；待計畫主持人完成線上簽署後，校發室為計畫主持人辦理第一期補助款之請款作業。2.若屬多年期計畫，請計畫主持人務必於每年的5月底前登錄國科會研究人才網上傳繳交期1.接獲校發室通知後，進行線上簽署同意書手續。2.計畫主持人在執行計畫過程中，動用補助款的所有單（收）據，皆須妥善保存，以備核銷時之用。3.有關不同補助項目間經費流用原則，以及耗材、物品及雜項費用內容規定，請務必至國科會網站下.tw/public/Data/55139121671.pdf仔細查閱補助專題研究計畫經費處理原則。1.國科會以分批方式函告學校核定情形，函告時間通常在六月底至八月初之間。2.國科會計畫之經費分兩期撥款，兩期款之經費依比率核撥。中精簡報告，待國科會審查後來函通知學校請領下一年之第一期款，由校發室通知計畫主持人並辦理第一期款之請款作業。3.接獲國科會第一期款撥付通知後，隨即擬辦並印發計畫主持人。在擬辦事項中載明：（1）、計畫主持人提供助理資料表事宜，及（2）、承辦單位為計畫主持人統一填寫耗材、物品及雜項費用及國外差旅費之暫借款單，送出納組及會計室辦理。4.第二期款於計畫執行半年後，校發室主動向國科會請領第二期款，並於接獲國科會第二期款撥付通知後，統一為計畫主持人填寫耗材、物品及雜項費用及國外差旅費之暫借款單，送會計室辦理。出納組（5至6項）5、將暫借款匯入計畫主持人薪資帳戶。 6、助理薪資及核定有主持費之計畫案，在國科會補助款匯入學校後，分別按月撥入助理及計畫主持人帳戶。（計畫主持費待助理薪資撥付時才會一併撥付）4.專兼任助理約用原則及注意事項，請至國科會網站下載.tw/public/Data/55613492571.pdf5.國科會其他相關辦法可至國科會或校發室網站查詢。6.若屬多年期計畫，請計畫主持人務必於每年的5月底前登錄國科會研究人才網上傳繳交期中精簡報告，待校發室通知可請領下一年之第一期款時，請於校發室網頁下載國科會經費明細收支報告表（多年期適用）填寫第一年之經費使用明細後，以便向國科會請領第一期款項。3.未獲補助之申請案，承辦單位接獲國科會公文通知後，隨即通知申請之教師有關申覆事宜。7.有關研究設備之採購，計畫主持人與承辦單位配合事項如下：（1）設備的購置由計劃主持人至預算申購系統建立請購單，再將紙本送交總務處採購組（麻豆校區為總務組）辦理採購。同性質之設備應一次請購，不得分次請購。請購單上用途說明欄應註明：(i)設備規格及計劃支出金額。(ii)國科會補助款、發票及估價單正本請勿黏貼於請購單上等字樣。（2）計劃主持人於收到設備時要於財產增加報驗單驗收欄簽收。計劃主持人應取得購買設備之請購單、發票及估價單正本、財產增加報驗單第二聯正本等憑證作為結案報銷用。計劃主持人並於請購單、發票及估價單影本上註明本件與正本無異，正本交計劃主持人報國科會並簽名證明作為計畫主持人報銷學校用。各校區作法如下：淡水校區：由會計室通知計劃主持人。計劃主持人接獲通知應速至會計室辦理以上事宜，以免耽誤付款給廠商的時間。麻豆校區：由會計室寄送以上相關資料至主持人。計劃主持人接獲相關資料時，應速辦理。以免耽誤付款給廠商的時間。（3）設備的採購驗收相關業務，各校區作法如下：淡水校區：總務處採購組依本校採購辦法辦理採購。取得之發票及估價單，正本並裝訂在請購單上。總務處保管組將財產增加報驗單送計劃主持人簽名驗收。會計室通知計劃主持人領取請購單、發票及估價單、財產增加報驗單第二聯正本，並由計劃主持人於發票及估價單影本上註明本件與正本無異，正本交計劃主持人報國科會並簽名證明之。總務處保管組及會計室收件時皆應先確認請購單上所附發票及估價單正本並簽收。麻豆校區：總務組依本校採購辦法辦理採購。取得之發票及估價單，正本並裝訂在請購單上。總務組將財產增加報驗單送計劃主持人簽名驗收。會計室寄送請購單、發票及估價單、財產增加報驗單第二聯正本，至計劃主持人，並於請購單、發票及估價單財產增加報驗影本上註明本件與正本無異，正本交計劃主持人報國科會並簽名證明之。總務處保管組將財產增加報驗單第三聯影本寄麻豆校區總務組。8.出納組依據國科會撥款公文開立行政管理費收據交付會計室，計劃主持人於計畫期限結束的當月份向會計室（吳雯賢小姐）索取行政管理費收據（報銷專用），以便計劃結案時報銷用，否則逾期計畫期限月份會無法取得收據。三、核 銷1.核銷時間為計畫結束三個月內為辦理期限。2.計劃結案報銷時，計劃主持人辦理事項： 請先持所有收據至會計室，由同仁為計劃主持人說明單據黏貼方式及核銷程序。茲將要點分述如以下：（國科會計畫核銷單據應備正、副本各一份）（1）核銷本應備之文件有：（a）經費核定清單（1份）（b）經費收支明細報告表（請上國科會網站填寫完畢後列印2份附上）（c）支出憑證黏存單、支出憑證清單：（業務費研究人力費、業務費耗材、物品及雜項費用、研究設備費、國外差旅費、管理費各1份）（d）支出憑證： 業務費研究人力費：約用助理人員申請（變更）表、助理基本資料表（如為臨時工請多加臨時人員工作內容簡要表）、人事費印領清單業務費耗材、物品及雜項費用：發票、收據、國內出差旅費報告表（可至校發室網站下載，出差旅費的報支依中央機關公務員工國內出差旅費報支數額表薦任級以下人員（九職等以下包括雇員）為準）。研究設備費：總務處採購組所提供之請購單、估價單、發票。國外差旅費：至會計室或校發室網站下載真理大學國外差旅表，出差旅費的報支依出差旅費辦法。（見會計室網站；不可超過政府機關上限）管理費：出納組於計畫執行完畢後會開立管理費收據交付會計室，請計畫主持人直接向會計室（吳雯賢小姐）索取。（e）原申請計劃書（1份）。（f）請款單（1份）。（2）核銷本正本：請將支出憑證（例如發票、收據、人事費印領清冊、請購單等）正本黏貼於支出憑證黏存單，並蓋騎縫章及經手人、點驗保管或證明人、系主任、院長簽章。與其他應備資料正本合訂成一冊。（註：經手人及點驗保管或證明人須為不同人）（3）核銷本影本：將已裝訂成冊之核銷本正本全數影印後，並於耗材、物品及其他費用之支出憑證影本（例如發票、收據等）再加蓋騎縫章。核銷本影本請黏貼在請款單後面，請款單經計劃主持人、系主任、院長簽章。（4）計劃主持人最遲於國科會規定的報銷期限前三週將以上(2)(3)項送會計室，並將未使用完之暫借款繳回出納組。3.校發室最遲於報銷期限前二週將以上(2)(3)項送會計室，會計室處理後將正本（即以上(2)項）發還校發室送校長室簽准後報國科會。4.取得之支出憑證應注意事項請參考會計室編印之真理大學經費收支法規選輯中之各單位取得外來付款憑證辦理請款或報銷作業應注意事項及支出憑證粘存單所載注意憑證內容具備事項。要特別注意以下各項：(1)發票、收據上之買受人為真理大學，非私立真理大學。收銀機統一發票須載明學校統一編號37301008。(2)發票或收據易漏載下列項目：1.日期：只記載年、月，漏記日。2.明細品名及各品名之數量、單價、總價。收銀機統一發票常有未記載品名的情況。若有漏列以上項目應要求廠商補正。若未能補正，則由經手人註明並簽名證明之。(3)金額有塗改者應要求重新開立。其他項目有塗改者應加蓋商號章或負責人章。(4)金額非新台幣表示者，應折新台幣及註明折合率，並附兌換水單或其他匯率證明。 1.計劃