《秘书的综合素质》PPT课件.ppt

第三章秘书素质,素质人内在的物质要素和精神要素的总和。秘书综合素质的高低，决定着其思想、道德、才能、体能及其发挥的水平。,“才“即知识与技能水平,经验,“德”即政治素质和道德品质（含职业道德）,秘书素质的三大组成部分,秘书的思想政治素质秘书素质之核心,政治方向,政治立场,政治纪律,政治观点,政治鉴别力政治敏锐性,秘书思想政治素质的内容,A.远大的人生理想在为国效力中实现自己的人生价值!B.坚定的党性原则“人民的利益高于一切！”旗帜鲜明地反对“三股势力”！C.较高的政策水平D.较强的法治观念E.高度的工作责任感永远以国家利益和所从事的事业为重！,3-1-2提高思想政治素质的途径,加强理论学习正确的世界观和方法论加强政治学习路线、方针、政策自觉增强组织纪律观念遵纪守法努力学习文化科学知识,观念看法、思想，即思维活动的结果。现在也常被称为“理念”。,3-1-3秘书的观念问题,社会的变革与发展向秘书提出了更新观念、调整视角的要求,A.服务观念B.创新观念C.价值观念D.参谋观念E.信息观念F.系统观念G.效能观念H.保密观念,突破旧的传统意识，在工作中正确地进行变通和独创,充分认识并且努力体现自己的劳动是有效的和创造性的,系统分析统筹兼顾,快节奏高效率工作,3-1-4秘书的作风修养,A.实事求是的作风B.主动负责的作风C.艰苦奋斗的作风D.联系群众的作风E.雷厉风行的作风F.严细谨慎的作风,3-2秘书的职业道德修养从秘书队伍中的败类李真腐败案所引发的反思与教训讲起,社会公德,职业道德,家庭美德,道德,职业道德,对从事一定职业的人的特殊道德要求,3-2-1秘书职业道德要点,A.廉洁奉公、不谋私利B.埋头工作、淡泊名利C.服从领导、当好助手D.谦虚谨慎、平等待人E.严守机密、不慕虚荣,3-2-2职业道德修养几“法”,A.注重学习，树立正确的世界观、人生观、价值观；B.“三慎”：慎独、慎初、慎交友；C.“吾日三省吾身”，防微杜渐，持之以恒；D.虚心听取批评意见，自觉接受各方监督。,3-3秘书的知识与能力,秘书的知识结构;秘书的知识与能力结构;秘书的基本技能;秘书的特殊素质。,秘书的知识与能力一个复杂的、立体的问题,公务秘书与非公务秘书的差异；不同行业、层次、工种的差异；秘书环境与个人情况的差异。,3-3-1秘书的知识结构（一）,A.秘书知识结构的指导思想关于“秘书应当是通才”（知识应当广博；但非什么都学、都知、都精实际上也做不到）秘书为领导机关与领导工作服务，必须掌握两大方面知识（为本行业；为本行业领导人）秘书知识与主客观环境相适应（客观环境；主观努力）,“通才型”知识结构特点A.专与博的兼容性(知识体系呈”T”字型展开）;B.广泛的适应性;C.强健的再生性,目标原则,整体原则,动态原则,B.秘书知识结构构建三原则,基础层次,中间层次,最高层次,最高层次,中间层次,基础层次,秘书知识结构主要内容,基础层次：社会科学、人文科学、自然科学的诸多学科,这一层次的核心部分A.马克思主义理论（三大组成部分；最重要的是马克思主义哲学。解决世界观、人生观、方法论即正确的立场、观点、方法问题）B.社会学（以科学方法研究社会生活规律。突出研究视点的综合性和整体性）C.语言逻辑学（基础工具性学科。提高思维技巧和语言文字包括外语的运用技能）,围绕核心学科，基础层次向两翼展开外围和边缘部分,社会科学一翼经济学、法律学、文学、历史等（以利秘书了解人生、认识社会，全面把握工作环境及其背景）自然科学一翼数学、物理学、化学、生物等学科的常识,中间层次即专业基础层次：由若干与秘书业务有密切关系的学科组成,中间层次的核心部分A.领导科学：一门研究现代领导活动规律和方法的新兴交叉学科B.管理学：专门研究管理过程及管理手段围绕此核心向两翼展开外围和边缘部分A.秘书学的”姐妹学科”即公共关系学、组织行为学、心理学、决策科学等；B.若干新兴学科如系统论、信息论、控制论、运筹学等,最高层次即专业知识层次：秘书知识结构金字塔的顶端，起决定性主导作用,这一层次的核心两部分A.秘书学；B.秘书所在部门的专业知识。围绕这一核心展开的外围和边缘部分秘书学若干分支学科，如文书学、档案学、信访学、调研学、协调学、会议组织学、公文写作学、后勤学、办公自动化原理。（具体深入，更具操作性）,3-3-2秘书的智力与能力结构,智力与能力:既有联系又有区别,智力人们赖以吸取外界知识的能力,能力即通常所说人的“才能”“本领”等,A.秘书的智力结构,良好的智力从事秘书工作的基本条件智力构成五要素a.观察力；b.注意力；c.记忆力；d.思维力；e.想象力,推理判断小测试,左边框中的字母是右边哪个字母旋转得来的A?B?C?D?,在?处应填什么A?B?C?D?,两处?各应填什么图形,在?处填什么图形A?B?C?D?,在?处填什么A?B?C?D?,4，5，6，7，()A8B9C10D112，3，5，8，()A8B9C12D151，3，5，7，()A8B9C10D11,2，3，6，11，()A.18B.19C.20D.21,4，6，10，16，24，()A.22B.24C.33D.34,4，8，16，32，()A.48B.56C.64D.68,0，1，3，7，15，31，()A.32B.45C.52D.63,12，36，8，24，11，33，15，()A.30B.35C.40D.45,一条街长200米，街道两边每隔4米栽一棵核桃树，问两边共栽多少棵核桃树?,a.观察力凭借感知直接获取感性材料是智力活动的门户,提高观察力的措施培养观察兴趣形成观察习惯多方接触开阔视野态度客观操作细密,秘书肩负信息搜集和反馈的职责，应成为目光敏锐的观察家，眼观六路、耳听八方,b.注意力集中专向于某一客观事物的心理活动。它是人们清晰、准确认识和反映事物的保证。,注意稳定专心致志绝无旁骛,注意分配头绪繁多必须兼顾,注意转移紧随领导适时调整,提高的措施：加强工作责任感；增强自控能力。,秘书智力的发展需要记忆仓库提供原材料进行加工深化，秘书需要运用记忆力储存大量信息资料；秘书工作的特殊性要求秘书:注意记忆的敏捷性（“快”）注意记忆的正确性（“准”）,c.记忆力：保持识记和个人经验再现的心理过程。是智力活动的“储存器”,加强的技巧：增强信心，稳定情绪；活跃思维，勤于用脑（忌懒惰！）及时、反复，发挥联想；借助速记、电脑记事等手段，辅助记忆。,d.思维力对客观事物间接和概括的反映能力是智力活动的核心,较强的思维力对于秘书至关重要：熟练运用分析综合等思维工具，正确地对事物进行抽象概括，准确地作出判断预测，恰如其分地提出意见建议，当好参谋助手。,思维力强弱集中表现在其思维的广度和深度上,广度思考幅度大思维面开阔见微知著洞察背景范围不狭窄思路有层次,深度思考程度深刻从现象看本质追寻来龙去脉探索内在规律,有效提高思维力的四条途径,积极参加社会实践，不断丰富感性知识；着力加强思维训练，掌握各种思维方法；提倡独立思考，力求多谋善断；学习掌握思维科学知识，保持发散式思维与收敛式思维之间的必要“张力”。,E.想象力人们在原有感性形象基础上，经过新的组合排列而创造出新形象的思维活动。是人们智力活动的翅膀和创造活动的推进器。,秘书应具有丰富的想象力，以利活跃思路，发挥创造性，从已知走向未知，预计事物发展前景。想象力的培养是一个漫长的心理锻炼过程。要求广采博收、注重积累、活跃思维、打破常规。,B.秘书的能力结构,总体要求“一专多能、全面发展”,语言文字表达能力,协调能力,管理能力,信息处理能力,最重要的四种能力,秘书的基本技能,“秘书技能”概念：秘书人员从事秘书工作时需要掌握的技术本领亦即动手能力关于秘书技能要求问题的复杂性：情况千差万别；技能与知识、能力、素质难以截然分清；时代发展不断提出新要求关于秘书技能标准：原国家劳动部制定的初级和中、高级秘书技能标准；日本国对秘书技能的审定、要求标准；我国民间企业对秘书技能的需求特点与要求,当前和今后一个时期内现代化初、中级秘书人员需着重掌握的三种技能,电脑应用“双语言”速记与快读,秘书的基本技能,其他业务技能,秘书的基本技能,公共关系能力,业务信件程式,邮政手段使用,会计业务常识及其办理技能,旅行出差出国事务,电信手段使用,涉外业务实务,内外礼仪事项,其他必备技能如摄影摄像、驾驶、文娱、欣赏,发挥智谋助手作用方面,发挥事务助手作用方面,数学应用与网络技术,才思敏捷快速成文,鉴别力强信息准确,模拟风格参谋代劳,坚定灵活谏诤建言,准确判断挡驾得体,无私奉献拒腐维廉,适度揽过维护领导,数学的应用,互联网的应用,高级秘书的特殊技能,（三）扎实的业务素质业务素质是能力的标志，也是其他素质的一种反映，又是各类素质综合发挥作用的重要条件。对于秘书人员来讲，业务素质主要包括以下几方面：,、认识事物的能力。这种能力是指人们在实践经验基础上，对客观事物的本质和规律能够正确地了解和把握。秘书人员工作综合性强，接触面宽，经常会遇到各种事物和问题，如何去认识和解决需要较强的认识和识别能力。具体讲，需要培养以下几种能力：,观察感知能力,观察的客观性和观察的敏锐性，准确地掌握住观察的目的、对象与重点、并及时将观察加以升华，形成合乎实际的理性认识，对秘书人员十分重要。秘书只有具备较强的观察感知能力，时时、事事、处处做有心人，善于观察，善于发现容易忽略的“死角”，扑捉政治经济生活中一切有价值的信息，才能变被动服务为主动服务。,辨别是非能力,秘书人员工作于领导身边，又介于领导和群众之间，在提供信息、综合协调、接待来访、洽谈工作、解决问题等方面，必须明辨是非，处理得当。所谓辨别是非能力就是用辨证唯物主义认识论来观察分析事物，把握事物的本质，从而作出正确的判断。这种能力由秘书本身的政策水平、思维能力以及综合知识、社会阅历等因素决定。,分析综合能力,分析综合，就是要善于透过现象看本质，从个别的事物中找出他们的内在联系和规律性。秘书人员能否较好地发挥参谋助手的作用，很大程度上取决与分析综合能力的强弱。因此，秘书要自觉以科学的理论来指导自己的工作，提高思维能力，善于从多种思路、多种方法来探求同一种事物，尽量做到举一反三，触类旁通。,随机应变能力,秘书承担大量事物性工作，常会出现一些意想不到的情况，这就要求秘书人员要有遇事不慌、处事冷静的应变能力，处理问题既要符合原则，又要机动灵活。,、语言文字运用能力语言文字运用能力包括口头表达能力和文字表达能力。秘书部门是上下左右工作联系的枢纽，信息交汇的中心，使秘书与语言文字结下了不解之缘，秘书必须具备全面而熟练的语言文字运用能力。主要包括以下方面：,阅读能力。秘书人员要经常处理大量的文字材料，因此必须善于阅读。一是要回精读，如对重要文件或经典著作逐句逐字研究，从字里行间领会其微言大义；二是要能够快读和泛读，如善于大致浏览，领会精神实质，提炼浓缩，摘要主旨。视听能力。就是要听话并理解别人的话。秘书人员要善于耐心倾听和正确理解别人的发言，并用清晰简明精练的语言加以复述。,言谈能力。语言能力是秘书的基本功之一。秘书人员语言能力的基本要求是：鲜明准确，简练明晰，口吃清楚，语速适中，措辞得体，切合身份。写作能力。文字表达能力是文秘人员非常重要的基本功。秘书从事各种应用文的写作，要求熟练掌握各种应用文体的写作要领和技巧，迅速准确地撰写出观点正确、内容充实、结构严谨、表达流畅、格式规范、文笔精练的各类应用文。,技能操作能力。科技的发展和办公自动化的普及对秘书提出更高的要求。它要求秘书人员必须掌握运用现代化先进办公设备的能力。主要包括熟悉计算机操作技术、复印技术、打字技术、录音技术、摄影摄像技术、微缩技术等现代办公手段，能够熟练掌握现代办公设备的使用方法。另外，最好会掌握两种以上的语言以及速记速读的技能。,、组织协调社交能力。主要包括管理能力、协调能力、社交能力和办事能力。,管理能力。秘书要为领导出主意、当参谋、搞好工作服务，就要具有较强的管理能力。秘书要充分利用自己接触全面工作机会较多的有利条件，自觉锻炼自己立足全局、综合分析的能力。判断秘书人员管理能力的强弱，在于看他是否能够满足领导工作的客观需要，在对领导交办的事情的处理上，是否能够灵活、果断、雷厉风行、协调得力。,协调能力。搞好协调是秘书部门的一项经常性工作。秘书人员的协调能力是指在领导的交办下，积极主动地沟通信息，调节关系，统一步调，促进机关工作灵活运行，提高工作效率。一是对上协调，树立全局意识。要站得高，看得远，想得深。二是横向协调，树立商量意识。凡是由秘书部门主办的事情，在酝酿、处理、决策之前，都要注意及时与有关部门协商沟通。三是对下协调，要树立服务意识。在协调中要谦虚谨慎，摆正位置，搞好服务，出好主意。,社交能力。现代秘书人员经常跟随领导参加一些社会活动或外出联系工作。因而应具有较强的社会活动能力，善于待人接物，真正成为承上启下、协调左右、联系内外的行家。提高这种素质，需要秘书人员不断锻炼自己的社交能力，掌握公关的技能，谙熟人际交往的知识。,办事能力。秘书人员要埋头苦干、忠诚老实，但绝不是要机械被动。秘书人员所从事的管理事务，都要有秘书人员独立思考，独立完成。秘书虽不必是“专才”，但一定是能文能武、遇事不慌，繁简巨细都能应付的“通才”，具有独立办事能力和组织管理能力。,（四）健康的心理素质,秘书的心理素质是决定秘书活动和行为好坏的一个重要因素。秘书工作的职业特点决定了秘书人员必须具备多方面的心理素质。秘书心理素质的好坏，集中表现在秘书的角色意识上，角色意识对于秘书的工作具有指导意义。秘书的角色意识是指秘书个体在社会实践中发展起来的，通过思维、语言为核心的心理活动，对所从事的职业的认识和评价。秘书必须具备如下五个角色意识：,、辅弼意识辅弼意识主要是指秘书人员应该认识到对领导的辅弼功能，自觉地、心甘情愿地当好领导的参谋助手，演好领导的配角。秘书活动无论从工作方法还是工作内容看，都表现出辅弼管理的特性。秘书人员只有具备了辅弼意识，才能在领导的管理决策过程中，沿着领导工作的方向和目标，根据领导的决策意图，随时选择有效的方法和途径，为领导管理决策提供智力和体力服务，充分发挥秘书人员的参谋助手作用。,、信息意识对于现代的领导来说，即使掌握准确的信息，是进行科学决策和管理的前提和基础。所谓秘书的信息意识，就是指秘书对信息作用的认识和高潮获取信息的努力程度。秘书具有了信息意识，应能随时根据领导的意图、需求和愿望，通过理发的、合乎逻辑的方式去搜寻各种有鲜度、