材料设备请购技术文件管理程序

.中煤陕西榆林能源化工有限公司CHINA COAL SHAANXI YULIN ENERGY & CHEMICA L CO., LTD.煤化工项目管理体系文件密级：项密一级 项密二级 项密三级密文件编号：CCSC-P03P08-0102管理体系文件编制规定项目设备材料请购技术文件管 理 程 序12011年 月 日版次编 制审 核评 审审定批 准批准日期编制部门：质量管理部机械动力部参编：发表范围：各职能部门/各项目组精选范本文 件 会 签 表序号职能部门签 署日 期1项目管理部2011年 月 日2商务管理部2011年 月 日3技术管理部2011年 月 日4采购管理部2011年 月 日5施工管理部2011年 月 日6质量管理部2011年 月 日7HSE部2011年 月 日8机械动力部2011年 月 日9生产准备部2011年 月 日10项目财务部2011年 月 日11项目综合部2011年 月 日说明：(1)本管理体系文件知识产权属中煤陕西榆林能源化工有限公司所有，未经授权许可或批准，不得对公司以外任何组织或个人提供；任何外部组织或个人擅自获取、使用、转让本管理体系文件的行为均属侵权。(2)本管理体系文件执行解释权在质量管理机械动力部。目 录1目的112适用范围113设备材料请购技术文件编制组织、职责与程序113.1组织与职责113.2工作程序114设备材料请购技术文件的主要内容. . . .225文件与记录555.1文件与记录控制555.2记录编号555.3记录保存556相关文件66目 录1目的12适用范围13文件基本构成格式14文件编制要求15文字与书写统一格式要求46管理体系文件编号47附件、附表和附图58文件的签署及审批69文件效力标识610相关文件611附图61目的12适用范围13文件基本构成格式14文件编制要求25文字与书写统一格式要求36管理体系文件编号47附件、附表和附图58文件的签署及审批59文件效力标识510相关文件611附图61 1 目的为规范中煤陕西榆林能源化工有限公司煤化工项目（简称中煤陕西公司煤化工项目）的设备材料请购技术文件的管理，明确管理职责和工作程序，特制定本规定。2 2 适用范围本程序适用于中煤陕西公司煤化工项目执行过程中，由中煤陕西榆林能源化工有限公司负责管理的项目对于设备材料请购技术文件的组织和管理工作。 3 3 设备材料请购技术文件编制组织、职责与程序1.1 3.1 1组织与职责项目部所属的机械动力部负责指导项目组对于项目的设备、电气、仪表等设备及重要材料请购技术文件进行技术管理。3 3.2 2工作程序1) 3.2.1 对于EPC项目，一般设备由项目组负责对于承包商编制的设备材料请购技术文件进行审查，并提出审查意见，并督促承包商进行整改完善；重要设备由机械动力部终审。项目组在专业上需要机械动力部提供支持时，需要项目经理/项目设计经理提前向部门提出申请。并由部门落实相关的人力资源。项目组设计经理应负责组织业主的专业工程师参加承包商对于投标技术文件的会审以及技术评估工作，组织业主的专业工程师与承包商一起参加与中标方的合同技术附件的谈判工作，把握住采购的设备和材料的技术要求和产品质量，并在合同技术附件上签字。没有业主的代表在技术附件上签字，承包商不得与供应商签订供货合同。具体哪些设备材料请购技术文件需要业主审查，将视其影响程度在合同附件中明确。3.2.2 对于E+P+C项目，原则上设备材料的请购询价技术文件，应由设计院负责编制（合同中另有要求的除外）。业主项目组设计经理组织业主项目组专业工程师对于询价技术文件进行审查后，并与设计院达成一致的意见，由设计经理签发终版的请购询价技术文件提交给项目采购经理，具体按采购管理部的公司采购采买管理规定相关程序文件执行。(1) 3.2.3 采购部在收到投标技术文件后，应及时通过项目组的采购经理转发至设计经理和专业工程师，项目组设计经理负责组织业主和设计院的专业工程师对投标技术文件的评审工作，并将技术评审结果交给项目组的采购经理。当确定中标方后，项目组设计经理应组织专业工程师做好合同技术附件的谈判工作。原则上合同技术附件的谈判应邀请设计院的相关人员参加，谈判形成的技术附件由业主及设计院的专业工程师和设计经理签字确认。合同签订后，应根据合同要求催促供货商向业主提交相关的厂商资料，业主设计经理、专业工程师应负责及时向设计院提交相关的厂商文件资料作为设计输入。(2) 3.2.4 对于委托中煤集团进行国际公开招标的设备材料请购程序，则按相关的招标程序执行。相关的技术要求同上条。4 设备材料请购技术文件的主要内容4.1 4.1动设备专业该专业的询价/招标请购技术文件（技术规格书）一般应包括以下内容：(1) 总则；(2) 供货范围及卖方职责；(3) 技术要求，含设备配套电动机要求；(4) 仪表和控制系统要求；(5) 设计、制造、检验等应遵循的标准规范；(6) 性能保证及质量保证要求；(7) 检验,监造和性能验收试验；(8) 投标文件的要求，卖方提供的文件清单及要求；(9) 业主发布的涂漆及表面色工程统一规定；(10) 业主发布的动设备的工程统一规定；(11) 质保期内及质保期后两年的备品备件清单；(12) 成套设备请购技术规格书（如有）；(13) 附件，如设备数据表等；(14) 铭牌和标牌；(15) 售后技术服务及培训；联系方式。4.2 4.2静设备专业该专业的询价/招标请购技术文件（技术规格书）一般应包括以下内容：(1) 总则；(2) 供货范围及卖方职责；(3) 压力容器制造及内件组装技术规格书；(4) 压力容器与钢板、复合钢板、锻件材料说明书；(5) 投标文件的要求。卖方的图纸资料要求；(6) 检验、监造要求；(7) 压力容器壳体现场组装工作界面的划分（如有）；(8) 设备专业工程统一规定；(9) 适用标准规范 ；(10) 材料检验（PMI）项目技术规范；(11) 业主发布的涂漆及表面色工程统一规定；(12) 设备总装配图；(13) 质量保证和性能保证要求；(14) 质保期内及质保期后两年的备品备件清单；(15) 铭牌和标牌；(16) 售后技术服务及培训；(17) 联系方式。4.3 3仪表/电信专业该专业的询价/招标请购技术文件（技术规格书）一般应包括以下内容：(1) 总则；(2) 供货范围及卖方职责；(3) 适用标准规范 ；(4) 技术要求；(5) 质量保证和性能保证要求 ；(6) 投标文件要求 ；(7) 涂漆、包装、运输要求；(8) 检验及试验要求；(9) 业主发布的仪表专业工程统一规定；(10) 其它相关附件：仪表数据表，材料表，相关图纸，质保期内及质保期后两年的备品备件清单；(11) 供货厂商图纸资料要求，产品样本，现场条件、公用工程条件；(12) 铭牌和标牌；(13) 售后技术服务及培训；(14) 联系方式。4.4 电气专业该专业的询价/招标请购技术文件（技术规格书）以开关柜为例，一般应包括以下内容：(1) 总则；(2) 供货范围及卖方职责；(3) 技术要求；(4) 设计，制造和试验应符合的国家标准和国际标准的规范清单；(5) 质量保证和性能保证要求 ；(6) 环境条件；(7) 进线和母联断路器；(8) 电动机起动回路元件；(9) 母线；(10) 接地；(11) 电流互感器；(12) 控制及保护；(13) 计量和显示仪表；(14) 电缆接线；(15) 内部接线；(16) 电容补偿；(17)(18) 各种备品备件（对于本产品不适用的，注明不适用），包括安装和施工备品备件，单机、联动试车和投料试车备品备件，开工后质保期内，以及质保期后两年内的运转过程中为了满足工作需求而备用的备件；(19) 专用工具（如断路器小车）；(20) 耗材；(21) 铭牌和标牌；(22) 型式试验和出厂实验；(23) 投标文件的要求；(24) 电气设备数据表，相关图纸；(25) 售后技术服务及培训；(26) 联系方式。4.5 管道专业该专业的询价/招标请购技术文件（技术规格书）一般应包括以下内容：(1) 总则；(2) 供货范围及卖方职责；(3) 适用标准和规范；(4) 技术要求；(5) 检验及试验要求；(6) 质量保证和性能保证要求；(7) 卖方提供的技术文件资料要求；(8) 售后技术服务及培训；(9) 其他相关文件，包括试车备品备件和质保期内两年的备品备件、供货厂商图纸资料要求等；(10) 投标文件的要求；(11) 联系方式。4.6 工艺系统成套设备该专业的询价/招标请购技术文件（技术规格书）一般应包括以下内容：(1) 总则；(2)(3) 供货范围及卖方职责，包括成套装置的设计、制造、检验与试验，包括内容要写明确，还应包括备品备件、提供相关的技术资料和技术服务，若需要，还需卖方提供现场组装与检修的专用工具；(4) 成套装置的设计、制造、检验要求，包括列出工程标准规范以及相关工程文件清单，明确设计要求。对于材料选用的要求，对于设备检验的要求。铭牌的要求；(5) 性能保证及质量保证；(6) 卖方应提供的资料；(7) 备品备件，要求卖方分别列出质保期内备品备件以及质保期后两年备品备件清单；(8) 投标文件的要求；(9) 其它，如有偏离，应加以说明；(10) 相关附录，如检验和试验规定；供货厂商图纸资料要求；设备数据表；随机成套仪表、设备、电气、控制技术要求，电动机数据表；设计基础数据；相关的平面布置图和工艺流程图、PID图；(11) 售后技术服务及培训；(12) 联系方式。4.7 其它专业的招标、询价请购技术文件参照以上的文件进行编制。合同技术附件的基本内容：合同技术附件的编制，主要依据询价、招标请购技术文件（规格书），招标过程中的技术澄清以及问答，以及技术附件谈判结果编制。原则上，合同技术附件的谈判，应由业主和设计院（总包商）的相关专业技术人员参加，并在合同技术附件上签字确认。除以上内容外，应明确制造商所提供的技术资料除纸质版外，还应提供可编辑的电子版文件。以及对于制造厂资料反馈时间要求，以便及时将制造厂的资料提交给设计院作为设计输入，加快项目的设计进度。明确对于制造厂交工资料的要求、服务内容等。4 5 文件与记录5.1 文件与记录控制执行本规定发生的文件与记录控制执行文件与记录控制程序及本程序规定的要求。5.2 记录编号设备材料请购技术文件（规格书）、合同技术附件其控制记录编号按业主自行采购设备/材料管理规定公司采购采买管理规定（CCSC-P06-01）要求的规则编号。5.3 记录保存对于设备材料请购技术文件、合同技术附件，项目组设计经理、相关专业工程师应及时转发给文控，若是E+P+C项目，项目组的文控工程师应及时将合同技术附件转发给设计单位，并做好电子版和签字纸质版的归档工作。5 6 相关文件业主自行采购设备/材料管理规定（CCSC-P06-01）公司采购采买管理规定文件与记录控制程序(CCSC-P03-02)2 目的3 为了建立、完善中煤陕西榆林能源化工有限公司煤化工项目（以下简称中煤陕西公司煤化工项目）管理体系，确定其管理体系文件（简称文件）编写的方法、要求，形成统一的中煤陕西公司煤化工项目管理体系文件编制基本格式（模板），特制定本规定。4 适用范围5 本规定要求的文件编制基本格式和编号适用于中煤陕西公司煤化工项目管理体系文件及技术标准，管理体系运行需发生的执行（作业）文件/记录的应用格式可在各部门编制的管理体系文件中统一进行设计、确定。6 注：中煤集团或中煤陕西榆林能源化工有限公司确定的文件/记录格式，应按其要求执行。7 文件基本构成格式8 文件幅面9 管理体系文件的幅面采用竖向A4规格（宽度21cm、高度29.7cm），文字限定在上边距2.5cm、左边距3cm、右边距2.5cm、下边距2.5cm区间范围（版式为：页眉1.5cm、页脚1.5cm），应用表格、图示可采用竖向A4及横向A4或A3规格的任一形式。10 文件封面11 文件封面基本由中煤陕西榆林能源化工有限公司全称、文件编号、命题、密级、版号、批准/执行日期、发表范围、编制部门、形成文件效力的签署等多项内容组成。参见附图“管理体系文件封面格式”（P03-01-T1）。12 注：文件密级标识选择采用符号“”表示。管理体系文件的发表批准权限及密级确定准则见文件与记录控制程序（CCSC-P03-02）。13 文件会签页14 管理体系文件涉及多部门执行和应用时,编制部门在文件报批前，可根据影响程度、范围因素征求相关部门意见，意见一致后由相关部门在文件会签表中签署。参见附图“管理体系文件会签页格式”（P03-01-T2）。15 文件目录页16 管理体系文件应设置单独的目录页。目录通常只表达章的标题及所在页码，标题与页码之间用符号“”连接，并采用自动编辑功能。参见附图“管理体系文件目录页格式”（P03-01-T3）。17 文件正文页18 文件正文页内容由标有文件编号、命题及页码（采用自动编辑功能）的页眉及文字表达内容组成。参见附图“管理体系文件正文页格式”（P03-01-T4）。19 文件编制要求20 文件命题21 文件命题应明确、简洁、清晰地反映管理工作、活动或技术事项的主题。22 文件层次23 正文层次的编排用表4.2.1所示格式。表4.21 层次代号及说明24 层次名称25 示 例26 说 明27 章28 129 章序及章名左起顶格书写,章序用阿拉伯数字30 节31 1.132 题序左起顶格书写,与标题间空一格,阐述内容另起一段33 条34 1.1.135 款36 1.1.1.137 题序左起顶格书写,与标题间空一格,阐述内容另起一段38 项39 (1)40 41 题序空二格书写,以下内容接排42 434445 管理体系文件内容编制可按“章”、“节”、“条”、“款”、“项”设置五个层次。“章”、“节”通常只作标题设置，文字内容用正文另起行表达；“条”、“款”、即可以设置为标题(文字内容则另起行表达)，也可以直接用以表达文字内容，但属于同一标题层次下时，应用方法应保持一致；“项”一般只用以表达文字内容。46 文件层次标识47 “章”的标识采用一位阿拉伯数字排序；“节”、“条”的标识分别采用二位和三位阿拉伯数字，并在前一位数字右下角处加圆点排序；“款”的标识采用一位阿拉伯数字加整括号排序；“项”的标识采用小写英文字母加半括号排序。48 标题设置原则49 本文件仅对“章”层次的标题设置有排序要求，“目的”、“适用范围”及“术语、定义”(如有的话)的标题必须设置在前，“相关文件”及“附件、附表、附图”（如有的话）必须设置在最后。其排序示意如下：50 1 目的51 2 适用范围52 3 术语、定义（根据需要设置）53 4 内容标题54 5 55 6 56 7 文件与记录要求57 8 相关文件58 9 附件（根据需要设置）59 10 附表（根据需要设置）60 11 附图（根据需要设置）61 文件内容要求61.1.1 管理体系文件编制应充分表达策划的工作方法、资源需求、流程界面、职责权限及必须的记录要求，叙述各项工作（活动）事项的职责、要求、过程、关系、资源、方法要具有可操作、可实施性；技术性内容必须成熟、可靠。62 与相关文件的内容相协调，防止重复和相互冲突矛盾。63 标准条文应准确、简明、通俗易懂，避免产生不易理解或不同理解的可能性。必要时，可以通过表或图示来简化或补充文字叙述。64 引用相关文件时，应注明文件命题的全称和编号。65 引用、转化外部组织管理规章、制度时，必须结合公司实际情况进行鉴别、筛选。66 文件中的符号、计量单位表示应符合国家的有关法令和标准的规定。67 数值应采用阿拉伯数字表示，但在文字叙述中，对于110的数字可采用汉语文字表示。例如：“三维空间”、“四方形”。68 图示、表、公式、注释69 图示70 文件中的图示应有名称并设置在图的下方居中位置；71 文件图示应有编号，编号按图示所在的“章”、“节”、“条”层次编号前加“图”表示，设置在图名左侧位置。当一个层次中有多个图示时，可在层次编号后再加序号（数字）。如：图 4.6.1-1、图 4.6.1-2、；72 当多个图示使用同一个图名时，各分图下居中位置还应分别顺序标注加全括号的小写英文字母。如：（a）、（b）、（c）；73 图示应设置在有关层次内容后面。当文件内容引用图示时，应指出相应编号。74 表75 文件中的表格应有名称并设置在表的上方居中位置；76 文件表格应有编号，编号按表格所在的“章”、“节”、“条”层次编号前加“表”表示，设置在表格左上侧位置。当一个层次中有多个表格时，可在层次编号后再加顺序号（数字）。如：表4.6.2-1、表4.6.2-2、；77 表格应排在有关层次内容后面。当文件内容引用表格时，应指出相应编号；78 表格可根据实际情况横向或竖向设置。当表格跨页时，其内容标示栏应在每页上端重现。79 公式80 文件中如有应用公式应有名称并设置在公式的左侧位置；81 公式应排在有关条文的后面居中设置；82 公式中符号和计量单位释义应在公式下端左侧予以注释。83 注释84 针对条文的“注释”可在条文下方列出。“注释”中不得再出现图示、表和公式。85 文字与书写统一格式要求86 字体规格87 管理体系文件表达内容的文字通常使用宋体中文，字号为“小四”规格，；注、说明的文字使用宋体中文，：字号为：“五号”；、目录中各章题序及标题用宋体中文黑体4四号字。；图、表中的文字可视适宜情况自行设置。需要使用英文时，采用Times New Roman字型，通常字规格为“12”。88 文件书写格式89 “章”、“节”、“条”左起顶格书写， “款”左起对齐位置为0.3cm、“项”左起对齐位置为0.5cm；“章”的制表位为0.6cm、行距为1.25倍，段前0.3行，段后0.2行；“节”的制表位置为0.9cm、行距为1.25倍，段前0.25行，段后0.2行；“条”、“款”、“项”的制表/缩进位置为1.4cm，行距为1.25倍，段前/段后0.15行。90 正文采用中文表达时,首行缩进两个字符，行距为1.25倍，段前、段后均为0.15行；采用英文表达时，首行左起顶格书写。除图、表、公式及其名称、注解外，正文内容均采用两端对齐方式。页眉、页码91 除封面页外，各页均应加页眉，字号为小5五号宋体。页眉均为管理体系文件的编号、文件名称、和中煤标示集团标识“ ”。应锁定其高宽比为0.7页码从正文页“目的”、“适用范围”及“术语、定义”开始，直至“相关文件”及“附件、附表、附图”页结束，用五号阿拉伯数字编连续码，页码位于页脚居中。如: 第X页 共X页。封面页、目录页、会签页及附表、附图不编入页码。91.1 中煤集团标识应用92 管理体系文件或执行文件格式文本设计中若需须应用中煤集团标识 时，应锁定其高宽比为0.7（若范本格式设计仅限于提供项目合作、参建组织使用时，则不必加此标识）。93 管理体系文件编号94 为形成文件编号规律并确保唯一性准则，各职能部门编制的管理体系文件编号应采用以下组合层次的不变及可变代码标识，其定义如下：95 CCSC - X XX - XX文件分项代码标识(见表 6-2)中煤陕西公司榆横煤化工项目部简写代码标识文件顺序号代码标识(01n)文件分类代码标识(见表 6-1)96 979899100101 表 6-1 管理体系文件分类代码标识及定义102 分类代码103 分类定义104 文件分类释义说明105 C106 项目生产管理体系107 项目运行管理应用执行规程，文件表述的管理要求、活动、内容或事项将由项目组织机构发起、开展或组织实施。108 H109 项目HSE管理体系110 项目HSE运行管理应用执行规程, 文件表述的HSE管理要求、活动、内容或事项将由项目组织机构发起、开展或组织实施。111 P112 项目管理体系113 项目项目建设管理应用执行规程，文件表述的管理要求、活动、内容或事项将由各项目部组织机构发起、开展或组织实施。必要时，还须通过项目部提供有关设计、承包商、监理、检测及其他项目参建、服务单位共同执行。114 T115 项目技术标准体系116 项目技术标准，文件内容仅定义技术性的要求、规定。117 表 6-2 管理体系文件分项代码标识及定义118 分项标识119 部门名称120 部门代码121 分项标识122 部门名称123 部门代码124 分项标识125 部门名称126 部门代码127 01128 项目管理部129 PMD130 05131 技术管理部132 TMP133 09134 生产准备部135 OPD136 02137 HSE部138 HSE139 06140 采购管理部141 PRO142 10143 项目财务部144 PFD145 03146 质量管理部147 QMD148 07149 施工管理部150 CON151 11152 项目综合部153 PCD154 04155 商务管理部156 COM157 08158 机械动力部159 MPD160161162163 附件、附表和附图164 管理体系文件确定的管理工作、活动在实施过程中，若有形成执行文件/记录的要求时，应在管理体系文件编制时，统一设计应用的格式范本（如：应用文本、表、图示等）,并作为“附件”、“附表”和“附图”附于管理体系文件之后，随管理体系文件的批准得到应用许可。为了便于鉴别应用格式范本的使用效力，本文件对其设计了编号组合层次及标识定义如下：165 X XX - XX - X X文件顺序号代码标识文件分项代码标识(见表6-2)应用格式文本顺序号标识(01 n) 应用格式文本特性标识J(附件)/ B(附表) /T(附图)文件分类代码标识(见表6-1)166167168169170171 注：附件、附表的格式文本号通常设置于格式文本的左上方，实际使用时仍予以保留；附图的格式文本号及名称通常设置于格式文本的页脚居中，实际使用时不需保留。172 文件的签署及审批173 管理体系管理体系文件更新采取升版方式区分被替代、废止文件，版次号标识按阿拉伯数字1、2 n 排序规律更替。174 文件效力标识175 通过文件上反映现行版本受控状态的特定标识（版次、签署、日期），以识别、确认文件是经授权人在受控状态下批准发表用于执行的有效版本。176 相关文件177 文件与记录控制程序（CCSC-P03-02）。178 附图179 P03-01-T1 “管理体系文件封面格式”；180 P03-01-T2 “管理体系文件会签页格式”；18