信息技术的应用给企业档案管理工作带来活力

1/3信息技术的应用给企业档案管理工作带来活力摘要本文就企业档案管理工作带来了巨大的变化展开讨论，分别从企业档案管理的转变、企业档案管理集中统一管理等等几个方面阐述了计算机信息技术在企业档案管理信息化中，不仅有利于维护档案的完整与安全，而且有利于企业进行企业档案和情报资料的“一体化”管理发挥了企业信息的整体作用企业档案和情报资料“一体化”管理是指企业将档案和情报资料纳入企业总的信息管理体制中，以实现对企业信息资源的统一管理，具体地说，就是把企业所有的档案、情报作为一个有机整体集中到企业信息中心，由企业统一组织管理,统筹协调企业的档案工作和情报资料工作，并使三者有机地结合起来，实现企业信息淘汰和综合利用的一种信息管理体制。企业实行档案、情报资料“一体化”管理，建立了企业信息综合管理系统，由档案工作和情报资料工作等各个子系统组成，其功能是对企业档案、情报资料进行集中统一管理，为企业研发、生产、经营活动提供“全、准、精、快”的信息。这样，实行一体化管理后，各子系统产生了横向联系，形成一个多层次、多元化的立体网络，实现信息数据库的相互检索利用，发挥了企业信息的整体功能，促进企业档案资料的信息交流和资源共享。2/3企业档案接收和保管上的改变在计算机信息管理系统中，档案管理人员可按规定的操作流程或模块定义规则，对档案的接收和保管进行远程或过程操作，以确保最终归档的信息具有有效性、可靠性、实时性、完整性和确凿性。例如，在计算机辅助设计过程中，要求计算机详细记录设计和加工过程中的原始资料及相应的更改信息，要在不同的版本上注明当前的有效资料，以达到最终归档使用的是完整和确凿版本的图形或图纸。LOCALHOST充分发挥档案的依据、凭证作用积极引导企业开发、利用档案，实现档案的价值，为企业的生产和发展提供有力的空间保障。档案是企业生存与发展的历史记录，是企业的宝贵财富，档案管理是企业管理的一部分，它在生产经营、产品设计和开发等工作中起着重要的凭证作用。档案可以转化为生产力，管好档案、用好档案可以为企业增加效益，可以维护企业的合法权益。同时，用好档案可以及时地了解竞争对手的生产经营状况，收集相应的材料，有目的地展开竞争。充分利用系统文档“一体化”管理利用系统文档“一体化”管理，达到信息共享，提高档案的利用效率。运用计算机管理档案，实行档案的3/3自动编目、自动检索、自动统计，并按照不同要求，编制出全宗目录、分类目录、目录索引等，达到档案工作的标准化、规范化，有力地促进档案信息资源的开发利用。这样，档案工作者可以从繁重的手工劳动中解脱出来，从而提高档案工作的工作效率，档案工作者有更多的时间从事档案的编研工作和学习新的理论知识，使企业的档案管理工作达到人尽其才，物尽其用的一种良性循环的状态。由此可见，计算机信息技术在企业档案管理信息化中有着举足轻重的作用。一方面，有利于维护档案的完整与安全，又有利于企业进行科学决策，有助于强化企业管理；另一方面，发挥了企业信息的整体功能，促进企业档案资料的信息交流和资源共享同时，为企业的生产和发展提供有力的空间保障。但是，在企业档案管理信息化的过程中，有的企业采用了信息技术外包策略。在信息技术外包过程中，档案管理部门要不断赋予外包商完成其工作职责的权利，而伴随这一过程则可能出现档案管理部门主动控制权的丧失及信息秘密的安