第5章 U8财务处理子系统(2)

.,1,第五章财务处理子系统(2)（总账管理系统之日常业务处理凭证管理）,.,2,总帐管理系统日常处理流程图,总帐管理初始设置,填制凭证,出纳签字,审核凭证,记账,帐簿管理,期末处理,黄宏,陈建,王丹,.,5.3总账管理系统日常处理凭证管理,.,4,5.3总账管理系统日常处理凭证管理,凭证管理完成凭证的填制、修改、查询、汇总、审核、记账等功能。是电算化会计信息系统的重要组成部分。从会计业务流程看，凭证管理是会计信息系统的上游子系统，是会计信息处理的起点，它采集和加工的信息是否正确、完整、可靠，必将波及下游系统。因此，如何确保数据的正确性、完整性和可靠性，也是凭证管理设计中应考虑的主要问题。若凭证有错误系统将拒绝保存该凭证。,.,5.3总账管理系统日常处理凭证管理,5.3.1填制凭证5.3.2维护凭证5.3.3审核凭证5.3.4记账,.,6,5.3.1填制凭证,.,7,5.3.1填制凭证,填制记账凭证的操作步骤,记账凭证的内容和填制要求,记账凭证的分类,.,8,5.3.1填制凭证,1、记账凭证的类型手工凭证手工录入计算机中的凭证，直接由手工录入。(2)机制凭证其他子系统传递过来的凭证，在其他子系统业务操作完成后，传递给总帐系统。(3)派生凭证自动转帐生成的凭证，系统可以根据事先设置好的模板自动生成。,.,9,5.3.1填制凭证,2、记账凭证的内容和填制要求记账凭证的内容一般包括两部分：凭证头部分，包括凭证类别、凭证编号、凭证日期和附件张数等；凭证正文部分，包括摘要、会计分录和金额等。如果输入会计科目有辅助核算要求，则应输入辅助核算内容。,.,10,5.3.1填制凭证,2、记账凭证的内容和填制要求（1）凭证头部分凭证类别输入设置时已定义的凭证类别编号或名称。注意：凭证类别判断错误，系统将不予以保存凭证编号一般地，凭证编号由系统自动产生,并对连续性进行控制。编号由凭证类别编号和凭证顺序编号组成，如：收款001、收款002等。,网络课程制作特色,.,11,5.3.1填制凭证,2、记账凭证的内容和填制要求（1）凭证头部分凭证日期包括年月日，由于日期的正确性将影响经济业务在明细账和日记账中的顺序,所以日期应随凭证号递增而递增,凭证日期应大于等于启用日期。注意：若采取了制单序时控制，则凭证日期不能够出现倒流情况。制单日期不能滞后于系统日期不能在记账日期之前再填制凭证附件张数本张凭证所附原始凭证张数。,.,12,5.3.1填制凭证,2、记账凭证的内容和填制要求（2）凭证正文部分摘要即对本凭证所反映的经济业务内容的说明。凭证的每行必须有摘要内容，不同行的摘要内容可以不同，每行的摘要将随其内容在明细账、日记账中出现。科目一般输入科目编码，计算机将自动切换为对应的会计科目名称。输入的科目编码必须在建立科目时已经定义，必须是最底层的科目编码。,.,13,5.3.1填制凭证,2、记账凭证的内容和填制要求（2）凭证正文部分金额金额不能为“零”；红字以“”号表示；会计科目借贷双方金额必须平衡。借贷发生额方向，可以按空格键调整金额方向辅助核算的内容如果在科目设置时定义了相应的“辅助账”，则在输入每笔分录时，同时输入辅助核算的内容。若跳过辅助核算数据的录入，不显示出错信息，但可能导致辅助核算对帐不符，因此应该输入辅助核算内容。,.,14,5.3.1填制凭证,2、记账凭证的内容和填制要求（2）凭证正文部分合计自动计算借方科目和贷方科目的金额合计数。制单人签字系统根据当前进入本功能时的操作员姓名自动输入。,.,15,5.3.1填制凭证,3、填制记账凭证的操作步骤例5-8以“CW003”黄宏(口令：000000)的身份登录211账套填制记账凭证。1月12日，以现金支付财务部的办公用品费322元现金流量项目是：“07支付与其他经营活动有关的现金”。操作步骤：(1)在“企业应用平台”的“业务工作”选项卡中，单击“财务会计”|“总账”|“凭证”|“填制凭证”文件夹，进入“填制凭证”窗口。,.,16,5.3.1填制凭证,3、填制记账凭证的操作步骤(2)单击【增加】按钮（或按F5键），增加一张新凭证。选择凭证类别为“付款凭证”，确认凭证日期为“2011.01.12”，如图所示。,.,17,5.3.1填制凭证,3、填制记账凭证的操作步骤(3)在“摘要”栏录入“支付财务部办公用品费”，在“科目名称”栏录入“管理费用办公费”科目的编码“660202”，或单击参照按钮选择“660202办公费”科目，按Enter键，出现“辅助项”对话框，单击“部门”文本框的参照按钮，选择“财务部”，如图4-12所示。,.,18,5.3.1填制凭证,3、填制记账凭证的操作步骤(4)单击“确定”按钮。录入借方金额“322”元，按Enter键，继续录入下一行。,.,19,5.3.1填制凭证,3、填制记账凭证的操作步骤(5)在第二行“科目名称”栏录入“库存现金”的编码“1001”，或单击参照按钮选择“1001库存现金”科目，录入贷方余额“322”元（或单击“=”键）。(6)单击“流量”按钮，打开“现金流量录入修改”对话框。(7)单击“项目编码”栏参照按钮，选择编码“07支付与其他经营活动有关的现金”，如图所示。,.,20,5.3.1填制凭证,3、填制记账凭证的操作步骤(8)单击“确定”按钮，系统显示一张完整的凭证，如图所示。(9)单击“保存”按钮。,.,21,5.3.1填制凭证,3、填制记账凭证的操作步骤例5-91月12日，销售商品一批，收到货税款（转账支票）共计14040元（现金流量项目：“01销售商品、提供劳务收到的现金”），其中货款12000元，应交增值税（销项税）2040元(附单据2张，转账支票号2525-366)。,.,22,5.3.1填制凭证,3、填制记账凭证的操作步骤操作步骤：(1)在“填制凭证”对话框中，单击【增加】按钮（或按F5键），增加一张新凭证。(2)选择凭证类别为“收款凭证”，确认凭证日期为“2011.01.12”，录入附单据数为“2”，如图所示。,.,23,5.3.1填制凭证,3、填制记账凭证的操作步骤(3)在“摘要”栏录入“收到销售商品款”，在“科目名称”栏录入“银行存款”科目的编码“1002”，或单击参照按钮选择“1002银行存款”科目，按Enter键，出现“辅助项”对话框。(4)录入结算方式“202”，或单击参照按钮选择“202转账支票”，录入票号“2525-366”，如图。,.,24,5.3.1填制凭证,3、填制记账凭证的操作步骤(5)单击“确定”，返回收款凭证窗口。(6)录入借方金额“14040”元，单击“流量”按钮，打开“现金流量录入修改”对话框。(7)单击“项目编码”栏的参照按钮，选择“01销售商品、提供劳务收到的现金”。(8)单击“确定”按钮，按Enter键，继续录入下一行。(9)在第二行“科目名称”栏录入主营业务收入的编码“6001”，或单击参照按钮选择“6001主营业务收入”科目，录入贷方金额“12000”元，按Enter键，继续输入下一行。(10)在第三行“科目名称”栏录入“应交税金应交增值税销项税额”的编码“22210102”，或单击参照按钮选择“22210102销项税额”科目，录入贷方金额“2040”元（或单击“=”键生成最后一条分录的金额）。,.,25,5.3.1填制凭证,3、填制记账凭证的操作步骤(11)单击“保存”按钮，系统显示一张完整的凭证，如图所示。,.,5.3.1填制凭证,3、填制记账凭证的操作步骤例5-101月17日发生以下6笔业务。销售部李勇预借差旅费6000元（单据共计1张）（现金流量项目：07支付的其他与经营活动有关的现金）。收到宏基公司转账支票(N0.22206)，偿还前欠货款280800元（现金流量项目：01销售商品提供劳务收到的现金）。以转账支票（NO.3306）购买小型设备一台，价款共计50000元（现金流量项目：13购建固定资产、无形资产和其他长期资产支付的现金）。以转账支票（NO.3722）支付伟创公司前欠货款108110元（现金流量项目为04购买商品、接受劳务支付的现金）。以现金支付销售部的租金5000元（现金流量项目：07支付其他与经营活动有关的现金）。以转账支票（N0.3309）支付财务部的办公费1200元（现金流量项目：07支付其他与经营活动有关的现金）。,.,27,5.3.1填制凭证,3、填制记账凭证的操作步骤第1笔业务的操作步骤：(1)在“填制凭证”对话框中，单击【增加】按钮（或按F5键），增加一张新凭证。(2)选择凭证类别为“付款凭证”，确认凭证日期为“2011.01.17”，录入附单据数为“1”。(3)在“摘要”栏录入“预借差旅费”，在“科目名称”栏录入“1221其他应收款”，按Enter键，出现“辅助项”对话框。(4)单击“部门”文本框的参照按钮，选择“销售部”，单击“个人”文本框“参照”按钮选择“李勇”，如图所示。,.,28,5.3.1填制凭证,.,29,5.3.1填制凭证,3、填制记账凭证的操作步骤(5)单击“确定”，返回收款凭证窗口。(6)录入借方金额“6000”元，按Enter键，继续录入下一行。(7)在第二行“科目名称”栏录入编码“1001”，或单击参照按钮选择“1001库存现金”科目，录入贷方金额“6000”元（或单击“=”键生成最后一条分录的金额）。(8)单击“保存”按钮，系统显示一张完整的凭证，如图所示。,.,30,5.3.1填制凭证,3、填制记账凭证的操作步骤第2笔业务的操作步骤：(1)在“填制凭证”对话框中，单击【增加】按钮（或按F5键），增加一张新凭证。(2)选择凭证类别为“收款凭证”，凭证日期“2011.01.17”。(3)在“摘要”栏录入“收到宏基公司还款”，在“科目名称”栏录入“1002银行存款”（转账支票结算方式，票号为22206），录入借方金额“280800”元，按Enter键，选择现金流量项目“01销售商品提供劳务收到的现金”。在第二行“科目名称”文本框录入编码“1122”（即1122应收账款），按Enter键，选择客户为“宏基公司”，录入贷方金额“280800”元（或按“=”键）。,.,31,5.3.1填制凭证,以此方法继续录入另外4笔业务的记账凭证。,.,32,5.3.2维护凭证,.,33,5.3.2维护凭证,凭证修改,常用摘要和常用凭证,作废或删除凭证,.,34,5.3.2维护凭证,1、常用摘要和常用凭证（1）常用摘要企业在输入单据或凭证的过程中，因为业务的重复性发生，经常会有许多摘要完全相同或大部分相同，如果将这些常用摘要存储起来，在输入单据或凭证时随时调用，必将大大提高业务处理效率。例5-11根据以下给出的资料定义常用摘要：支付费用；提取现金；报销差旅费。,2020/5/13,.,35,.,36,5.3.2维护凭证,1、常用摘要和常用凭证（2）常用凭证在实际工作中，存在着一些有规范性的会计业务，在填制凭证时，经常会有许多凭证完全相同或部分相同，如果将这些常用的凭证存储起来，则可随时调用，必将大大提高业务处理的效率。5-12根据以下给出的资料定义常用凭证。提取现金借：现金（1001）贷：银行存款（1002）,.,37,5.3.2维护凭证,1、常用摘要和常用凭证（2）常用凭证报销差旅费借：营业费用其他费用（550104）贷：其他应收款应收个人款（119102）支付费用借：管理费用其他费用（550205）贷：银行存款（1002）,2020/5/13,.,38,三、网络课程制作特色,.,39,5.3.2维护凭证,2、凭证修改1)对已经输入但未审核的机内记账凭证，可随时找到错误凭证，在填制状态下直接进行修改。但操作员本人或者具有修改权限的操作员才能修改凭证，凭证编号不能修改。,.,40,5.3.2维护凭证,2、凭证修改直接修改凭证的操作步骤：(1)在“填制凭证”对话框中，通过工具栏上“查询”按钮或单击“上张”（）或“下张”（）按钮，找到要修改的凭证。(2)将光标移到需修改的地方即可直接修改，如附单据数等。(3)双击要修改的辅助项，如客户，即可直接修改“辅助项”对话框中的相关内容。(4)在当前金额的相反方向，按空格键可修改金额方向。(5)单击“插分”按钮，可在当前分录前增加一条分录。(6)若当前分录的金额为其他所有分录的借贷方差额，则在金额处按“=”键即可。(7)单击“保存”按钮，保存当前修改。,.,41,5.3.2维护凭证,2、凭证修改例5-13将第0003号付款凭证中的购买固定资产的金额修改为“58500元”。操作步骤：(1)在“填制凭证”对话框中，通过工具栏上的“查询”按钮或单击“上一张”或“下一张”按钮，找到要修改的“付字0003”凭证。(2)直接将借方金额修改为“58500”元，将光标移到第二行贷方金额栏，录入贷方金额“58500”元，或按“=”键，单击“流量”按钮，打开“现金流量录入修改”对话框，修改现金流量的金额为“58500”元，如图所示。(3)单击“保存”按钮。,.,42,5.3.2维护凭证,2、凭证修改,.,43,5.3.2维护凭证,2、凭证修改2)已通过审核但还未记账的凭证不能直接修改。可以先通过凭证审核功能取消审核后，再通过填制凭证功能进行直接修改。,.,44,5.3.2维护凭证,2、凭证修改操作步骤：（1）以账套主管身份进入系统；（2）进入审核凭证界面在【业务工作】中，依次展开【财务会计】【总账】【凭证】，双击【审核凭证】选项。,.,45,5.3.2维护凭证,2、凭证修改操作步骤：（3）选择需要修改的凭证单击【确定】按钮；在【查询凭证】窗口中，选择要修改的凭证；单击【确定】按钮。,.,46,5.3.2维护凭证,2、凭证修改（4）取消对凭证的审核单击【取消】按钮；单击【退出】按钮；在【凭证审核】窗口中，单击【取消】按钮。（5）进行重注册，以“具体业务操作员”身份进入系统，按照修改未经审核的凭证的方法对凭证进行修改。,2020/5/13,.,47,三、网络课程制作特色,.,48,5.3.2维护凭证,2、凭证修改3)若已记账的凭证发现有错，不能直接修改，针对此类凭证的处理，会计制度要求留下审计线索，可以采用“红字凭证冲销法”或者“补充凭证法”进行更正。例如，从工商银行提取现金1000元，但输入反映该笔业务的付款凭证时，错输为100元，记账后发现错误，为修改此错误凭证，此时采用红字冲销法。首先通过填制一份红字凭证将错误凭证冲销；然后再填制一份正确凭证(又称蓝字凭证)进行修正。红字凭证应视同正常凭证进行保存和管理。,.,49,5.3.2维护凭证,3、冲销凭证若要冲销某张已记账的凭证，可以采用“制单”|“冲销凭证”命令制作红字凭证。操作步骤：单击【制单】菜单，选择【冲销凭证】选项命令，打开“冲销凭证”对话框；在【冲销凭证】对话框中，录入“月份”及录入“凭证类别”和“凭证号”；单击【确定】按钮；单击【保存】按钮；在弹出的【凭证已成功保存】对话框中，单击【确定】按钮；单击【退出】按钮。,2020/5/13,.,50,.,51,5.3.2维护凭证,4、作废或删除凭证如果遇到有非法的凭证需要作废时，可使用“作废/恢复”功能，将这些凭证进行作废。作废凭证仍保留凭证内容及编号，只显示“作废”字样。自动编号时，作废凭证后，不整理断号，系统自动寻找最小的凭证断号。作废凭证不能修改，不能审核。在记账时，已作废的凭证应参与记账，否则月末无法结账，但不对作废凭证作数据处理，相当于一张空凭证。账簿查询时，查不到作废凭证的数据。,.,52,5.3.2维护凭证,4、作废或删除凭证例5-14删除第0003号付款凭证。操作步骤：(1)在“填制凭证”窗口中，单击“上张”或“下张”按钮，找到要删除的“付字0003”凭证。(2)选择“制单”|“作废恢复”命令，在凭证左上角显示“作废”字样，如图所示。,.,53,5.3.2维护凭证,4、作废或删除凭证(3)选择“制单”|“整理凭证”命令，出现“凭证期间选择”对话框，如图所示。,.,54,5.3.2维护凭证,4、作废或删除凭证(4)单击“确定”按钮，打开“作废凭证表”对话框，在“删除”栏双击打上“Y”标记，如图所示。,.,55,5.3.2维护凭证,4、作废或删除凭证(5)单击“确定”按钮，系统提示“是否还需整理凭证断号”，如图所示。(6)单击“是”按钮，完成删除凭证的操作。,.,56,5.3.2维护凭证,5、查询凭证在制单过程中，我们可以通过“查询”功能对凭证进行查看，以便随时了解经济业务发生的情况，保证填制凭证的正确性。例5-15查询2011年01月，尚未记账的1号付款凭证。,.,57,5.3.2维护凭证,5、查询凭证操作步骤：方法一：在“填制凭证”窗口中，单击“查询”按钮，或者单击“查看”菜单中的“查询”选项，打开“凭证查询”对话框。,.,58,5.3.2维护凭证,5、查询凭证操作步骤：方法一：在“填制凭证”窗口中，单击“查询”按钮，或者单击“查看”菜单中的“查询”选项，打开“凭证查询”对话框。,.,59,5.3.2维护凭证,5、查询凭证操作步骤：方法二：(1)单击展开“总账”|“凭证”|“查询凭证”文件夹，打开“凭证查询”对话框。(2)单击“记账范围”内的“未记账凭证”前的单选按钮。,.,60,5.3.2维护凭证,5、查询凭证(3)选择“凭证类别”下拉列表框中的“付款凭证”选项。(4)输入凭证号“1”至“1”，其他栏目可以为空，如图所示。,.,61,5.3.2维护凭证,5、查询凭证(5)单击“确定”按钮，打开“查询凭证”对话框，单击“确定”按钮，即可找到符合查询条件的凭证，如图所示。(6)单击“确定”按钮，打开0001号付款凭证，如图所示。,.,62,5.3.3审核凭证,.,63,5.3.3审核凭证,审核凭证,出纳签字,主管签字,.,64,5.3.3审核凭证,审核是指由具有审核权限的操作员按照会计制度规定，对制单人填制的记账凭证进行合法性检查。主要审核记账凭证是否与原始凭证相符，会计分录是否正确等。如果审查认为错误或有异议的凭证，应交与填制人员修改后，再审核。经过审核后的记账凭证才能作为正式凭证进行记账处理。,.,65,5.3.3审核凭证,审核凭证包括三方面工作：出纳签字审核员审核签字主管签字,.,66,5.3.3审核凭证,1、出纳签字为加强企业现金收入和支出的管理，出纳人员可通过凭证处理功能对制单人员填制的带有现金或银行存款科目的凭证进行检查核对。主要核对收付款凭证的科目金额是否正确，对于审查认为有错误或有异议的凭证，应交与制单人员修改后再核对。只有经出纳签字的凭证才能进行审核和记账处理。,.,67,5.3.3审核凭证,1、出纳签字在系统中需要进行出纳签字的收付款凭证有两种：一是未进行出纳签字的收付款凭证；二是经出纳签字，但在记账前发现有问题，利用出纳签字功能将其出纳标志改为未签字。,.,68,5.3.3审核凭证,1、出纳签字例5-162011年1月26日，由“CW002”操作员注册进入211账套，对1月份所填制的涉及现金及银行存款的收、付凭证进行出纳签字。操作步骤：(1)单击展开“总账”|“凭证”|“出纳签字”文件夹，打开“出纳签字”对话框，如图所示。,.,69,5.3.3审核凭证,1、出纳签字(2)单击“确定”按钮，打开“出纳签字”对话框，显示需签字的凭证，如图所示。,.,70,5.3.3审核凭证,1、出纳签字(3)单击“确定”按钮，打开待进行出纳签字的记账凭证。(4)单击工具栏上的“签字”按钮，进行出纳签字。签字后，凭证下方出纳处显示当前操作员姓名，表示这张凭证出纳员己签字，如图所示。,.,71,5.3.3审核凭证,1、出纳签字(5)单击“下一页”按钮，继续对其他的收、付凭证进行出纳签字。,.,72,5.3.3审核凭证,2、审核凭证审核方法有：屏幕审核；静态审核(即打印记账凭证然后进行审核)；二次录入效验。最常用的方法是屏幕审核。,.,73,5.3.3审核凭证,2、审核凭证屏幕审核时,可直接根据原始凭证,对屏幕上显示的记账凭证进行审核：对正确的记账凭证,执行审核命令，计算机在凭证上填入审核人名字；对错误的记账凭证，不予审核或执行标错命令。审核人和制单人不能是同一个人；取消审核只能由审核人进行。,.,74,5.3.3审核凭证,2、审核凭证例5-17以“CW001”(陈建，密码：000000)的身份登录注册211账套，审核1月份填制的凭证。操作步骤：(1)由CW001号操作员登录注册211账套。(2)单击展开“总账”|“凭证”|“审核凭证”文件夹，打开“凭证审核”对话框，如图所示。,.,75,5.3.3审核凭证,2、审核凭证(3)单击“确定”按钮，显示需审核的凭证，如图所示。(4)单击“确定”按钮，打开待审核的记账凭证，如图所示。(5)对凭证进行检查并确定无误后，单击“审核”按钮；如认为有错误，可单击“标错”按钮。,.,76,5.3.3审核凭证,2、审核凭证(6)已审核的第0001号收款凭证如图所示。(7)不要单击“下一页”按钮，以此方法继续审核其他记账凭证。,.,77,5.3.3审核凭证,3、主管签字为了加强对会计人员制单的管理，系统提供“主管签字”功能。会计人员填制的凭证必须经主管签字才能记账。,.,78,5.3.3审核凭证,3、主管签字主管签字的操作参见出纳签字。,.,79,5.3.4记账,.,80,5.3.4记账,硬盘备份,记账前检查,选择记账凭证,显示记账报告,记账处理过程,.,81,5.3.4记账,记账即登记账簿,也称登账或过账是以会计凭证为依据，将经济业务全面、系统、连续地记录到具有账户基本结构的账簿中去的一种方法,是会计核算主要方法之一。在总账系统中，记账凭证经审核签字后，即可用来登记总账和明细账、日记账、部门账、往来账、项目账以及备查账等。,.,82,5.3.4记账,登记账簿是由具有记账权限的操作员发出记账指令，由计算机按照预先设计的记账程序自动进行合法性检验、科目汇总、登记账簿等操作。,.,83,5.3.4记账,1、选择记账凭证记账前，首先要选择需记账的凭证范围，包括期间、类别、记账范围。选择记账范围可输入连续编号范围，例如“1-4”，表示1号至4号凭证；也可输入不连续编号，例如“5，6，9”，表示第5号、6号、9号凭证为本次需要记账的凭证。注意：未审核凭证不能记账；记账范围应小于等于已审核范围；作废凭证不需审核可直接记账。,.,84,5.3.4记账,2、记账前检查(1)第一次记账时，检查期初余额是否平衡：如果不平衡，不能记账。(2)检验上月是否记账或结账:若上月未记账或结账，则本月不能记账。(3)检验是否通过审核:若有未通过审核的凭证时，不能记账。(4)检验凭证是否平衡:如果有不平衡凭证时不能记账。,.,85,5.3.4记账,3、硬盘备份记账前，系统将自动进行硬盘备份，保存记账前的数据。,.,86,5.3.4记账,4、显示记账报告显示记账报告，是经过合法性检验后的提示信息。例如，本次需要记账的凭证中有些凭证没有审核或未经出纳签字，属于不能记账的凭证，就可根据提示，修改后再记账。上述工作除第一步外其他步骤都是由计