广东分公司关于收付款关键环节及制度流程的自查报告

广东分公司关于收付款关键环节及制度流程的自查报告针对化肥公司“依法治企，合规经营”，创造安全、高效的资金管理环境的要求，广东分公司对现有的资金收付制度、流程的建设和执行情况进行了自查和梳理。本次自查的重点围绕关于各分、子公司对收付款关键环节及制度流程进行自查的通知展开，具体包括：一、 财务印鉴和网银密钥分人保管、相互监督财务印鉴管理5月广东分公司根据化肥公司财务部要求制定了财务岗位标准化手册，遵循不相容职位分离的原则，明确了分公司财务部岗位设置和岗位职责，细化各工作岗位职责说明及操作流程。分公司财务印鉴指定专人保管，“财务专用章”、“负责人名章”连同支票及其他银行转账单证分开保管。广东分公司“财务专用章”和“负责人名章”分别由财务总监和会计人员分开保管，支票等由出纳进行保管。明确财务印鉴使用权限，涉及银行、税务业务及款项确认范围内的印鉴使用，由分公司财务负责人批准后方可使用；涉及银行、税务业务及款项确认范围外的印鉴使用，由分公司财务负责人和分公司经理签批后方可使用。分公司制定了财务印鉴使用登记制度，盖章前需逐笔登记并经印鉴保管人签字后方可使用。关于分公司财务印鉴借出的管理，分公司严格按照化肥公司的相关规定，要求原则上不得将财务印鉴带离办公室，特殊情况需带离的都有出具书面申请，且经财务负责人比准后由两名财务人员同行保管。网银秘钥管理分公司按照国家相关法规和公司的相关管理规定制定了网银秘钥管理办法，严格遵循权限设置、分级管理、逐级审批原则进行对外支付。目前广东分公司有工行秘钥5枚，其中3枚为日常管理费用支付秘钥，分操作员、复核员和管理员三级，另两枚为工资支付秘钥，分操作员和复核员两级；农行秘钥4枚，3枚为操作员，只有来款查询及对账功能，1枚为管理员，无对外支付功能；财务公司秘钥4枚，分别具备票据管理、付款录入、付款复核及付款签认功能。所有银行秘钥根据功能的划分，分别由不同岗位人员使用和保管，并有定期更改密码。二、 停止或限制使用现金收款分公司所有货款都通过银行转账或pos机收款方式进行收款，不存在以现金结算方式收取货款。三、 现金及重要单证做到日清月结、证账、证章分管分公司现金及重要单证保管和交接都严格按照不相容职位分离的原则，指定专人负责保管、记账，并与财务印鉴保管人分离（现金及重要单证由出纳保管，核算负责记账，财务印鉴由财务总监和会计人员分管）。现金管理：分公司根据化肥公司的要求制定了现金管理制度，逐笔登记现金日记账，做到现金管理日清月结。每周五进行现金盘点并编制现金盘点，财务经理进行监盘。尽量减少现金支付，超1000元的现金支付都采用转账方式进行结算。15年以来分公司现金余额及现金结算金额都在500元以下，金额较小。重要单证及空白凭证管理：分工司的重要单证及空白凭证有银行承兑汇票、银行预留印鉴卡、支票、农商银行电汇单，分别由资金和出纳人员管理。在购买、使用、丢失、作废等环节都严格遵照公司财务管理规定的要求执行。建立支票使用登记簿，登记支票购买、使用、作废情况。每周五对空白支票进行盘点，出具盘点表并由财务经理审核确认。使用支票、银行承兑汇票、农商银行电汇单支付款项都严格按照付款审批流程办理并签署交接清单。四、严格审批支付环节，避免越权审批根据化肥公司付款审批制度的规定，分公司原则上各类资金支付（包括提现和内部账户之间转账）需由相关业务的经办人及其部门负责人签字，交相关财务人员审核、签字，并由分公司财务负责人和分公司经理审核双签后，方可付款。代理签批须出具分公司经理和财务负责人书面授权书。五、定期核对银行账户往来及在途资金未清项银行账户管理: 广东分公司严格按照化肥公司对分公司账户管理要求进行银行账户管理。分公司开立、撤销银行账户都严格按规定先向化肥公司财务管理部提出书面申请，取得批复后再办理开户、撤销手续。分公司开立的所有银行账户都在SAP里开立了相应的银行会计科目，并按会计制度的要求对所有银行业务进行账务处理。定期更新账户情况备案表，每半年打印并上报一次分公司银行账户开立及使用状态明细表，及时了解账户使用情况，确保银行预留的账户信息准确无误。在途资金及银行余额调节表管理：安排有专职人员负责在途资金的核对工作，要求当日来款当日在JDE中予以核对确认，未取得代付款证明的除外。次日完成SAP系统中的账务处理及清帐工作。每周一、三、五出具在途清账说明，列明未清理原因报财务经理审核确认，及时反馈货款确认情况。重点关注超3个工作日未清理的在途资金，关账后三个工作日内上报在途清账说明。截至目前不存在超3个工作日未清理的在途资金。关账后将银行出具的对账单和企业账务帐进行核对，编制银行余额调节表，并在关账后三个工作日内上报财务管理部资金科，然后据此进行调账，确保账实一致。存在问题：因分公司公章变形导致湛江农行预留公章同加盖公章不一致，无法办理法人变更等其他变更撤销业务。整改措施：定期与湛江农行客户经理沟通，探讨解决方案，及时跟踪银行使用状态，确保农行正常收款。六、保险柜管理遵循“谁管理、谁负责”的原则分公司保险柜的管理遵循“谁管理，谁负责”的原则，由分公司财务负责人授权，出纳员负责使用和保管钥匙、密码。专门用于存放现金、银行票据及印章。存在问题：没有制定专门