EAS培训手册-供应、应付

1.1.1.11.1.1.1 注意事项注意事项 注意事项：注意事项： 客商支持多纬度管理； 关系人、非关系人、统购累供货商由集团统管维护，在集团层级建立供货商数据，然后分配给下属 单位； 下属单位自己添加的自购供应商，系统支持供应商数据升级的需求；但是如果多家单位都增加了同 一个供应商的数据，也可以通过业务分析码完成相关的汇总和统计； 内部供货商是供应商数据的一种，也是合并报表获取内部交易、内部往来的数据来源（一般地，在 集团层面上设置；否则，其它下属单位就不能使用同一的内部供应商了）。 集团及各下属单位使用供应商信息时，供应商资料需要维护财务属性和采购属性。 1.1.21.1.2物料物料 物料是金蝶 EAS 系统的主数据之一，特别是如果使用供应链系统，要达到业务协同的目标，就 需要对整个集团的物料数据作统一的规划。 针对酒店业态的物料管理，其物料类别、物料明细资料都在虚体“酒店”层级建立，然后分配 给下属单位。以便与其他业态组织使用的物料信息区分开。 所有物料代码的建立维护均在酒店层级进行。各酒店实体在分配下来的物料资料基础上，各自 维护采购、财务、库存属性信息。 1.1.2.11.1.2.1 建立流程建立流程 物料 基础资料 下属单位 下属单位 集团层面 集团层面 物料编码规则 （模版） 开始 物料编码规则 （应用） 计量单位 物料类别 具体物料 （集团控 制） 分配 具体物料 （基层自 用） 复制 1.1.2.21.1.2.2 建立步骤建立步骤 序号步骤菜单操作说明 以 user 登录 初始密码为“kduser” 集团层面：维护的数据被这个集团各下属单位共享。 1 维护物料的类别基础数据管理主数据物料虚体“酒店”层级 2 物料编码规则制定基础数据管理系统平台编码规则虚体“酒店”层级 3 物料明细维护基础数据管理主数据物料虚体“酒店”层级 下属单位：下属单位在集团下发的物料信息基础上，各自维护采购、财务、库存属性信息 4 物料属性维护基础数据管理主数据物料各酒店实体组织层级 1.1.2.31.1.2.3 注意事项注意事项 注意事项：注意事项： 基本属性：辅助属性、单价精度、基本计量单位、辅助计量单位需要根据实际业务需要进 行设置。 财务属性: 计价方法、记账分类、核算类别需要按照行业特点、核算体系要求进行选择。 采购属性：采购参考价、超收比率（以订单为核心控制下游单据）、采购计量单位 库存属性：库存管理、负库存管理、批次管理、保质期、序列号可以使用，其它基本没有 用。 成本属性：存货类别、成本对象（目前还没有模块使用，以后成本模块会使用） 物料可以实现多纬度管理和多纬度查询 物料可以逐级分配，也直接可以引入 物料管理中的编码规则的定义，建议的内容包括： 尽量的使用数字等元素，不要使用字母、特殊字符等； 分级管理的情况下使得编码的长度达到最短； 1.1.31.1.3客商分析码客商分析码 客商分析码的作用：对即是客户又是供货商的映射管理，统一解决重复的客户或供货商。 客商分析码支持一对多的关系 1.21.2辅助数据辅助数据 1.2.11.2.1行类型行类型 为了适应旺旺集团对不同类型采购审批工作流的需要，建立工作流判断区分的标准；因此增加 多个自定义行类型：包括总部统购采购、物料采购、酒店食材采购、固定资产、低值耐用品等库存/ 费用类采购等；行类型基础数据属集团维护、全局共享，整个集团内不可重复； 1.2.1.11.2.1.1 建立流程建立流程 1.2.1.21.2.1.2 建立步骤建立步骤 序号步骤菜单操作说明 以 user 登录 初始密码为“kduser” 1 查看行类型 功能菜单基础数据管理辅助数据 行类型 2 新增行类型功能菜单基础数据管理辅助数据 行类型 1.2.1.31.2.1.3 注意事项注意事项 注意事项：注意事项： 系统预设 010 原料采购、020 固定资产采购、030 低值易耗品三种行类型；用户不可修改、 删除预设或者已经引用的行类型编码，但可以修改名称。 目前根据需要设定了 010 原料自购采购、020 固定资产采购、100 办公用品采购、101 原 料统购采购、102 食材采购、103 低值易耗品采购、110 低值耐用品采购； 1.31.3业务资料业务资料 2.3.12.3.1 货源清单货源清单 货源清单主要定义供应商可以供应哪些物料等，在采购业务中，货源清单将为物料采 购提供默认的供应商信息等，在一个公司内，对于不同的采购组织，货源清单可以不同。 2.3.1.1 建立流程 2.3.1.22.3.1.2 建立步骤建立步骤 序号步骤菜单操作说明 以 user 登录 初始密码为“kduser” 1 新增供货信息供应管理-供货商管理-供货信息-供货信 供应商评估 合格采购物料 货源清单货源清单 采购合同采购合同/订单订单 息新增 2 审核供货信息供应管理-供货商管理-供货信息查询 第一步：第一步：角色：角色：useruser 密码：密码：kduserkduser 业务活动：业务活动：供货信息新增 业务处理说明：业务处理说明： 操作路径操作路径: : 供应管理供应商管理货源清单货源清单新增 操作说明操作说明: : “货源清单”接口，如下图所示： 图 3-01 供货信息供货信息主要属性说明 供货商物料编 码 用户手工输入 供货商物料名 称 供货商对物料的名称，用户手工输入 供货商物料规 格型号 供货商的物料规格型号，用户手工输入 生效日期该供货信息生效的起始日期。如果用户选择了当前日期以前的日期，则给予提示，但允许用户录 入以前的日期 失效日期该供货信息的终止日期，如果用户选择了当前日期以前的日期，则给予提示，但允许用户录入以 前的日期。但该日期必须在生效日期以后 采购提前期从采购组织发出采购订单，到收到货物所耗用的天数 最小订货量每次订货的最小数量，其单位为采购计量单位 最大订货量每次订货的最大数量，其单位为采购计量单位 收货超收比率%系统自动以百分数表示，用户只需要输入上限容差百分比即可 收货欠收比率%系统自动以百分数表示，用户只需要输入下限容差百分比即可 收货可提前天 数 单位为天，只能输入正整数 收货可推后天 数 单位为天，只能输入正整数 不控制数量采购复选框，如果选中，则不控制收货、入库数量。如果不选中，则根据容差设置情况进行控制。 当钩选” 不控制数量 “时，则将”收货超收比率%“和”收货欠收比率%“清空，并锁住不允许 输入。如果取消钩选，则又可以输入。 不控制时间采购复选框，如果选中，则不控制收货、入库时间，只需要在订单审核日期后即可。如果不选中， 则根据容差设置情况进行控制。当钩选”不控制时间 “时，则将”交货可提前天数“和”交货可 推后天数“清空，并锁住不允许输入。如果取消钩选，则又可以输入。 状态该供货商供货信息是否可用。 最高价由采购订单或协议中的单价自动填写，该单价如果比原最高单价高，则覆盖原最高单价，否则， 保留原最高价。首次审核通过订单或协议后自动填写该单价。 最低价由采购订单或协议中的单价自动填写，该单价如果比原最低单价低，则覆盖原最低单价，否则， 保留原最低价。首次审核通过订单或协议后自动填写该单价。 最近价最近一次审核通过的订单或协议单价 最近采购日期最近一次审核通过的订单或协议的日期 单价物料的单价 含税价该单价是否是含税价，如果是则在单据中引入该单价时引入到含税价字段，否则，引入到不含税 价字段 折扣率物料的折扣率 创建人录入该条信息的系统操作员，由登录用户确定 创建日期当前系统日期 修改人修改该条信息的系统操作员，由登录用户确定 修改日期当前系统日期 审核人审核该条信息的系统操作员，由登录用户确定 审核日期当前系统日期 2.3.1.32.3.1.3 注意事项注意事项 注意事项：注意事项： 通过参数控制，决定是否强制使供应商与其供货信息对应起来，采购执行时，只能执 行公司已批准的供应商供货信息目录，来决定向哪个供应商采购物料。对已保存的供应商 货源清单，在启用前必须由主管进行核准。 货源清单不仅仅是供应商与其可供货信息的对应，还包括大量采购控制信息，包括采 购提前期，超收/欠收比率，收货提前/推后天数等。 货源清单可以在两个级别来新增（维护） ，一个是在物料分类级，一个是在物料明细 (ITEM)级，两者可以混合处于同一表中；当二者的设定出现重复时，物料明细级优先于物 料分类级。 2.3.22.3.2 供货价格供货价格 企业与供应商一般会建立长期的、稳定的物料供需关系，需要支持集团集中定价（由 集团出面与供应商统一协商确定采购价格，分开采购（各采购组织所处理的采购订单按集 团所确定的采购价格取数。 2.3.2.1 建立流程 供货价格供货价格 采购订单采购订单 采购比价采购报价采购询价 2.3.2.2 建立步骤 序号步骤菜单操作说明 以 user 登录 初始密码为“kduser” 1 维护供货价格 功能菜单-销售与分销管理-销售管理-基 本价格-基本价格 2 审核供货价格 功能菜单-销售与分销管理-销售管理-基 本价格-基本价格 3 第一步：第一步：角色：角色：useruser 密码：密码：kduserkduser 业务活动：业务活动：基本价格 业务处理说明：业务处理说明： 操作路径操作路径: : 功能菜单销售与分销管理销售管理基本价格基本价格 操作说明操作说明: : “供货价格新增”接口，如图： 图 3-08 把光标移动到价格类型编号中，直接输入价格类型编码或者通过按下 F7 键或单击输入框右边的 选择按钮可以选择需要的价格类型，选定价格类型后可直接在基本价格分录的单元格录入需要设定 价格的物料编码，物料编码录入时可以按下 F7 键选择多个物料，选择多个物料后，把光标移动到其 它单元格，所选的物料将会填充到下面分录中，物料编码录入后系统将自动带入相应的物料名称、 规格型号、单位和币别，然后在价格栏录入相应的价格数据。 图中黄色底色的字段为字段必录的标志。字段的主要属性如下表所示： 字 段说 明 物料属性指的是具体价格类型的编号。F7 选择。必录项 状态价格状态， 物料编码当前物料的代码。必录项。 物料名称系统根据物料基本数据自动带出。 规格型号系统根据物料基本数据自动带出。 辅助属性物料的辅助属性。对于非辅助属性管理的物料，该字段为空，不允许输入。 单位当前物料基本计量单位，由系统根据物料基本数据自动带出。 币别计量销售价格的货币名称。 价格用户在此维护该物料在对应价格类型，对应币别下的基本价格。 最低限价指对应于该价格类型对应上述币别的最低限价。针对每一条分录，价格和最低限价不能同时为空。 最低限价指对应于该价格类型对应上述币别的最高限价。针对每一条分录，价格和最低限价不能同时为空。 审核标志由系统根据该行是否审核自动填写，审核后就置上此标志。 冻结标志由系统根据该行是否被冻结自动填写，被冻结后就置上此标志。 创建人单据提交时自动填写。 创建日期进入单据新增接口时自动填写，不可输入和修改。 审核人默认为空，审核成功时系统自动填写操作人，不可输入和修改。 审核日期默认为空，审核成功时系统自动填写操作日期，不可输入和修改。 价格数据录入完成后，单击工具栏的保存按钮可对价格数据进行保存。保存时系统要校验相同物料、 相同辅助属性、相同价格类型、相同单位、相同币别有无重复记录。若有则提示客户“第 XXX 行数据重复，请 重新维护！ ” ，用户改变后系统才能保存。 单击工具栏的新增行和删除行按钮可以对分录行进行增加和删除。 2.3.2.32.3.2.3 注意事项注意事项 注意事项：注意事项： 供应商供货价格表包括：采购组织、供应商、物料、物料分类、计量单位、生效期、失效期、 最小订货数量、最大订货数量、单价，核准状态等等。 这些供应商供货的价格信息包括基本价格、分段（数量段/金额段）价格折扣信息， 含税和不含税报价，有效时间段等。 供应商价格信息表中的价格信息，在采购入库处理时，自动根据最新价格进行采购价 格更新处理，在后续与该供应商的重复交易中，作为系统推荐的参考采购价格由系统自动 带出，供参考或使用。 2.3.32.3.3 采购组采购组 采购组可以用来隔离业务资料并且为实现按组统计分析采购业务数据使用。采购组包括采购组 的建立和采购组下采购员的分配，而采购组和采购员是采购订单、采购退货申请单、采购发票的必 录项。 2.3.3.1 建立流程 2.3.3.22.3.3.2 建立步骤建立步骤 序号步骤菜单操作说明 以 user 登录 初始密码为“kduser” 1 维护采购组 供应管理采购管理基础数据采购 组管理 2 维护采购员 供应管理采购管理基础数据采购 组管理 第一步：第一步：角色：角色：useruser 密码：密码：kduserkduser 业务活动：业务活动：采购组 业务处理说明：业务处理说明： 操作路径操作路径: : 供应管理采购管理基础数据采购组管理 操作说明操作说明: : “采购组”主界面如下： 图 3-02 单击左侧窗体工具条上的进入“采购组编辑”接口就可以新增采购组。单击工具条上 和，就可以修改和删除采购组。 “采购组编辑”如下图所示： 图 3-03 第二步：第二步：角色：角色：useruser 密码：密码：kduserkduser 业务活动：业务活动：采购组 业务处理说明：业务处理说明：维护采购员 操作路径操作路径: : 供应管理采购管理基础数据采购组管理 操作说明操作说明: : 在“采购组”主界面单击，就可以出现下图 “选择采购员”接口，此接口可以通过 从组织架构中的职员中为采购组增加采购员，通过把采购组内的采购员删 除。 图 3-04 采购组的字段说明如下表所示： 对象属性说 明 采购组编码采购组的代码，在采购组织中必须唯一 采购组名称由用户自己给予命名。 上级采购组编码用于记录该采购组的上级采购组，采购组可以建立层次关系 采购组织编码采购组隶属的采购组织，根据用户在采购组新增时所选择的采购组织自动带入 采购组织名称由采购组织编码带出 电话采购组的电话号码，用户手工输入 传真采购组的传真，用户手工输入 备注用户手工输入 2.3.3.22.3.3.2 注意事项注意事项 注意事项：注意事项： 采购组在新增采购员时，控制一个采购员只能对应一个采购组； 在新增和修改采购订单时，可以根据采购员携带对应的采购组，即用户录入采购员后，系 统将自动携带出对应的采购组；如果是携带供货商数据中的采购员，且采购员没有对应的 采购组，则不携带采购组，否则都应该进行携带； 2 2系统参数系统参数 2.12.1供应管理参数设置供应管理参数设置 参数编码参数编码参数名称参数名称 默认默认 值值 集团集团 控制控制 参数描述参数描述 启用后启用后 可修改可修改 神旺神旺 参数参数 PURORDER001 采购订单上部门获取 采购员的行政组织 是否 采购订单上部门获取采购员的 主要职责的行政组织。当为是 时，将获取该采购员相关的主 要职责的行政组织;当为否时， 将获取所选采购组织所委托的 行政组织。 是是 PURORDER002 物料的采购参考进价、 最高限价含税 是否 物料的采购参考进价、最高限 价含税 是是 PURORDER003 采购订单取税率优先否否采购订单取税率优先取供货信是否 取供货信息的税率息的税率 PURORDER004 按交货日期获取供货 信息 否否 如果用户希望以交货日期 取供货信息的价格，则可 以在手工录入采购订单交 货日期后，以交货日期为 判断取对应生效的供货信 息的价格。该参数控制是 否按交货日期获取供货信 息；当该参数为“是”时， 按交货日期获取供货信息 的价格；当该参数为“否” 时，按生效/失效日期获取 供货信息的价格； 是 PURORDER005 采购订单取物料的参 考进价 是否 该参数控制采购订单是否 取物料的参考进价；当该 参数为“是”时，如没有 供货信息则取物料的参考 进价；当该参数为“否” 时，如没有供货信息也不 取取物料的参考进价； 是是 PURORDERALTER 订单变更允许大于订 单数量 否否订单变更允许大于订单数量是否 PURQUO001 采购询价结果反写申 请单 是否采购询价结果反写申请单是是 PURSUP001 强制使用供货信息否否 当该参数为“是”时，采 购订单录入时系统将检查 该供货商是否有供货信息， 有则带入相关所有数据， 无则不能录入相关数据； 当该参数为“否”时，如 有供货信息则带入相关所 有数据，如没有供货信息 则单据相关数据可由用户 录入； 是否 PURSUP002 采购订单最大、最小 订货量控制 否否 当该参数为“是”且启用 了供货商供货信息时，采 购订单的数量受供货信息 中的最大、最小订货量控 是是 制-即提交时检查控 制不能超过最大、最小订 货量，如未启用供货信息， 则不做检查控制；当该参 数为“否”时亦不控制。 PURSUP003 是否启用采购订单最 高限价控制 否否 当该参数为“是” 时，采 购订单的价格、手工新增 的供货信息不得大于物料 采购数据中的最高限价值， 但不控制询价及询价生成 的供货信息；当该参数为 “否”时则不控制。 是是 PURSUP004 是否允许修改采购订 单来源于供货信息的 字段 否否 当该参数为“是” 时，从 供货信息带出的那些字段 值允许修改；当该参数为 “否”时则不允许修改。 是是 PURSUP005 是否严格控制以销定 购数量 否否 对于物料销售属性数据里 设置为“以销定购”的那 些物料，当该参数为“是” 时，对于 BOTP 以销定购 类型的销售订单生成采购 订单，控制（来源于销售 订单的）采购订单的物料 数量不得修改；当该参数 为“否”时则不控制。 是否 供应管理的参数设置均为可修改，体现业务对管理的控制严格程度。 2.22.2应付管理参数设置应付管理参数设置 参数编码参数编码参数名称参数名称 默默 认认 值值 集集 团团 控控 制制 参数描述参数描述 启用后启用后 可修改可修改 蓝鲨蓝鲨 值值 AP_CHECK_VOUCHER_001 结账时是否要求 本期单据都已制 作凭证 否否 结账时是否要求本期单 据都已制作凭证 是 否 AP_INIT_CHECK_TYPE 初始对账类型 原 币 否初始对账类型 是 原币 AP_IS_PRE_PAY_ACCT 是否使用预付账 款科目 是否是否使用预付账款科目 是 是 AP_PAYVOUCHER_BILLTYPE 付款凭证来源单 据类型 结 算 记 录 否付款凭证来源单据类型 是 结算 记录 AP_QTY_GT_PO 应付数量允许大 于采购订单数量 否否 应付数量允许大于采购 订单数量 是 否 AP_REL_GL 对账平衡才能与 总账联用 是否 对账平衡才能与总账联 用 是 是 AP_SCM_001 是否与物流系统 联用 否否是否与物流系统联用 是 否 APBILL_AUDIT_NOW 应付单提交即审 核 否否应付单提交即审核 是 否 CURRENCYPUR_AUTO_GEN_PAYBILL 现购自动生成付 款单 是否现购自动生成付款单 是 是 ORDERPAYMENT 允许预付单的金 额超过订单表头 的预付金额 否否 允许预付单的金额超过 订单表头的预付金额 是 否 PAYBILL_AUDIT_NOW 付款单提交即审 核 否否付款单提交即审核 是 否 PAYBILL_PurPayAmtOverAmt 采购付款是否允 许超过应付余额 是否 采购付款是否允许超过 应付余额 是 是 PURSUP006 应付数量不能大 于入库数量 否否 应付数量不能大于入库 数量 是 否 2.32.3单据参数设置单据参数设置 单据参数设置的路径：系统平台系统配置参数设置供应链管理其它参数 ，并在右接口选择所对应的组织类型、组织单元，将显示如下图所示接口。 该功能可对供应链系统中的业务单据分别设置该参数-即某单据是否提交后自动审核、允许反审核； 范围包括所选主业务组织的所有单据； 当该参数为“是”时，则对应单据提交后即为审核状态；当该参数为“否”时，则对应单据提交后将进入 工作流审批流程； 该功能的参数说明如下： 1对每个单据都设置该参数“提交后自动审核” ，这样每个单据都可以根据需要灵活设置；修改参数值后 保存即生效； 2单据上的控制/接口均不变，但参数控制改变为提交时按各单据对应参数判断； 注意事项注意事项 注意事项：注意事项： 各组织中业务单据参数“提交后自动审核”=“否否” 各组织中业务单据都允许反审核允许反审核 3 3系统配置系统配置 3.13.1工作流配置工作流配置 工作流程配置流程 业务系统工作流 集团基层单位 基础数据管理 基础数据管理 各业务系统 各业务系统 BOS BOS 开始 结束 职员 职位 用户 工作流定 义/发布 系统参 数 单据录 入 金蝶 EAS 系统目前支持整个集团使用一条工作流，完成所有单位的业务单据录入，需要在制定职位、用户、 角色、人员等资料的时候做统一的规划。 制作工作流的前提是：各单位的角色、用户、职位、职员已经完成。 序号序号需要启用的工作流需要启用的工作流工作流说明工作流说明备注备注 1 采购申请审批自购和统购申请总部及下属各酒店总部及下属各酒店 2 采购询价计划单审批采购部询价总部及下属各酒店总部及下属各酒店 3 采购报价单审批供应商报价总部及下属各酒店总部及下属各酒店 4 采购比价单审批采购比价审批总部及下属各酒店总部及下属各酒店 5 采购订单采购订单下达审批总部及下属各酒店总部及下属各酒店 6 库存领料申请审批酒店食材、各类物品领用总部及下属各酒店总部及下属各酒店 7 固定资产报废审批总部及下属各酒店总部及下属各酒店 8 8 低值耐用品报废审批低值耐用品报废审批总部及下属各酒店总部及下属各酒店 为提高工作效率，在管理控制力度合适的情况下，尽量控制少使用工作流，或者系统工作流中的审批流程 简化。 3.23.2BOTP/DAPBOTP/DAP 配置配置 下面是 BOTP/DAP 清单 序号序号源单据源单据目标单据目标单据说明说明 1 采购申请采购询价计划单 2 采购询价计划单采购报价单采购报价单审核后反写询价单中的供应商报价采购报价单审核后反写询价单中的供应商报价 3 采购询价计划单采购比价单采购询价计划单推出采购比价单采购询价计划单推出采购比价单 4 采购比价单采购合同 5 采购合同采购订单 6 采购订单采购收货单 采购到货检验，及固定资产、低值耐用卡片生采购到货检验，及固定资产、低值耐用卡片生 成成 7 采购收货单采购入库单 8 采购入库单应付单 9 应付单凭证 10 应付单付款单 11 付款单凭证 12 领料申请单领料出库单 13 领料出库单凭证可分费用类出库和成本类出库可分费用类出库和成本类出库 14 手工销售出库单凭证内部交易，财务组织间库存调拨出库内部交易，财务组织间库存调拨出库 15 手工采购入库单应付单/凭证内部交易，财务组织间库存调拨入库内部交易，财务组织间库存调拨入库 16 其他出库单凭证盘亏盘亏 17 其他入库单凭证盘盈盘盈 18 19 20 2121 3.33.3编码规则配置编码规则配置 供应链支持无编码规则和有编码规则 序号序号模块模块单据单据规则规则备注备注 1 基础数据供应商公司代码+分类码+3 位流水关系人、非关系人、关系人、非关系人、 统购类供应商采用目统购类供应商采用目 前客户编码体系。前客户编码体系。 2 物料物料类别编码+4 位流水号不分公司码不分公司码 3 固定资产固定资产类别公司码+2 级分类+4 位流水码1 1 级大类在集团层级；级大类在集团层级； 2 2 级类别在各业态虚级类别在各业态虚 体层级体层级 4 固定资产初始化卡片公司码+类别+流水码各酒店实体层级设置各酒店实体层级设置 5 固定资产新增卡片公司码+类别+流水码各酒店实体层级设置各酒店实体层级设置 6 固定资产单据组织代码+日期+流水码集团层级，多组织优集团层级，多组织优 先先 7 低值易耗品低值易耗类别 8 低值易耗初始化卡片公司码+类别+流水码各酒店实体层级设置各酒店实体层级设置 9 低值易耗新增卡片公司码+类别+流水码各酒店实体层级设置各酒店实体层级设置 10 低值易耗单据组织代码+日期+流水码集团层级，多组织优集团层级，多组织优 先先 11 库存管理仓库一级虚拟仓由集团确定 12 库位各酒店自行维护库位和部门仓 13 1414 4 4初始化设置初始化设置 4.14.1供应管理初始化供应管理初始化 4.1.14.1.1供应管理初始流程供应管理初始流程 供供应应管管理理初初始始化化 编编码码规规则则 基础设置初始数据结束初始化 供供应应商商供供货货 信信息息 采采购购组组采采购购 员员 系系统统参参数数 单单据据参参数数 4.1.24.1.2供应管理初始步骤供应管理初始步骤 序号步骤菜单操作说明 以 user 或有权限的用户 初始密码为 “kduser” 1 维护采购单据的编码规 则 系统平台编码规则规则定义 2 维护货源清单，供货价 格 供应管理供货商管理货源信息供 货价格 非必项 3 维护采购组、采购员 供应管理采购管理基础数据采购 组管理 非必项 4 维护系统参数 系统平台系统配置参数设置 供应链管理供应管理采购管理 5 维护单据参数 系统平台系统配置参数设置 供应链管理其它参数 4.1.34.1.3注意事项注意事项 注意事项：注意事项： 编码规则编码规则：单据支持编码规则，也支持无编码规则 供货信息：供货信息：控制采购单据按照供货信息执行 供货信息主要有容差设置、超收欠收比率、最高价、最低价、价格类型、物料定价、时间 段等。 最高价、最低价是一个实时数，会根据订单随时更新 采购组采购员：采购组采购员：设置采购组、分配组员 在录入单据时录入采购组可以自动带入采购员，但取供货商的采购员的话不携带。 系统、单据参数：系统、单据参数：需要按照采购组织逐一设置，事后可以修改 4.24.2应付管理初始化应付管理初始化 4.2.14.2.1应付管理初始流程应付管理初始流程 应应付付管管理理初初始始化化 期期初初应应付付单单 编编码码规规则则 基础设置初始数据结束初始化 供供应应商商 对对账账科科目目 系系统统状状态态控控制制 系系统统参参数数 发发生生额额输输入入 结结束束初初始始化化 反反初初始始化化 期期初初付付款款单单 初初始始化化对对账账 关关联联总总账账 4.2.24.2.2应付管理初始步骤应付管理初始步骤 序 号 步骤菜单操作说明 1 维护应收单据的编码规则系统平台编码规则规则定义 2 维护供货商基础数据管理主数据供货商 3 维护对账科目应付管理初始化对账科目设置 4 维护系统启用期间系统平台系统配置系统状态控制 5 维护系统参数系统平台系统配置系统参数设置 6 引入或录入初始资料应付管理初始化期初应收单. 7 录入年初至启用期的发生额应付管理初始化应付初始资料累计数的录入 8 初始对账系统平台系统配置系统状态控制 9 结束初始化应付管理初始化应付初始资料 10 关联总账系统平台系统配置系统状态控制自动对账 11 反初始化应付管理初始化应付初始资料反初始化后自动取消关联 4.2.34.2.3注意事项注意事项 注意事项：注意事项： 编码规则编码规则：单据支持编码规则，也支持无编码规则，引入数据时会匹配单据号是否重复，建议按照财务 组织代码单据前缀流水号进行编码。 供货商核对：供货商核对：检查供货商资料是否准备齐全、核准。 对账科目对账科目：系统默认应付系统受控的科目都要对账，而且此类科目只能在应付系统进行账务处理，非受 控科目也可以在对账科目中设置，这类科目没有受控；对账科目用于期初和期末对账使用。 对账科目的负数单据取值：选择选项为“负数”时，应付系统与总账系统进行期末对账时，对负数单据和 负数的结算记录，在取应付系统的发生额数据时，直接取凭证科目的方向和单据金额；选择选项为“对方 正数”时，应付系统与总账系统进行期末对账时，对负数单据和负数的结算记录，在取应付系统的发生额 数据时，取凭证分录的科目的方向和单据的绝对值金额。但应付单不受参数限制，对此负数单据一般都采 用红冲的做法。 对账科目辅助账类型设置：目前对多核算项目还不支持，只支持按客户对账。 系统参数维护系统参数维护：需要按照各财务组织逐一设置，需要按照本身的业务特点分析设置，具体见参数设置。 初始数据初始数据：指启用点没有完全结算的单据，初始余额指没有结算部分的余额 二种单据：期初应付单、期初付款单，可以手工输入已经结算的余额。 三种来源方式：手工输入、按照范本导入、从总账辅助账余额引入 手工输入：直接手工按单输入初始余额单据 按照范本导入:简化输入，批量倒入 从总账辅助账余额引入:要求检查应付和总账期间的合理性，总账的当前期间必须大于或等于应付系统的启用 期间；录入科目和单据类型的对应关系；如果应付系统的启用期间不是年度的第一个期间，系统也引入本年发 生额数据。 录入年初至启用期的发生额：录入年初至启用期的发生额： 初始数据录入接口：系统会将期初单据按业务类型、往来户、部门、职员、应付科目相同的原则，进 行合并分组后的数据。 录入年初至启用期的发生额：可以手工输入，也可以引入辅助账的时候一并引入 结束初始化结束初始化 确认所有币别数据输入保存后，可以结束初始化操作 结束初始化会自动标记初始化单据为审核状态 结束初始化会自动标记系统已经启用 结束初始化会自动将初始化余额结转往来余额。 关联和对账关联和对账 关联总账和对账是同时进行的。 应付和总账进行期间关联，如果不关联，则不能进行应付系统的凭证处理。 进行期间关联时系统会自动和总账进行对账，如果数据一致关联标志会自动勾稽上，否则会弹出对账 不平衡的结果，供后续调整使用。 反初始化反初始化 进行初始化数据的变更、调整需要进行反初始。 反初始化会处理余额表数据、清除系统启用标志、清除初始化单据的审核标志 如果已经结账必须先反结账核， 已经结算的纪录系统不会再处理了。 5 5业务操作流程业务操作流程 5.15.1供应业务流程供应业务流程 5.1.15.1.1供应管理单据说明供应管理单据说明 5.1.1.15.1.1.1 采购申请单采购申请单 补货计划物料需求计划 询报比价 采购计划 采购合同采购合同/订单订单 采购申请单采购申请单 采购申请的来源：直接来自于使用部门或者库存管理部门。 采购申请可以当做采购计划来使用，需求部门可以定期的提交采购计划。 采购申请可以汇总，采购部门可以汇总来自各部门的采购计划，可以根据现有库存进行均衡。 采购申请汇总支持审批流控制，可以确定审批数量，合并后可以生成合并的采购申请单。 5.1.1.25.1.1.2 采购询价单采购询价单 采购询价单的作用：采购部门人员确定需采购物料价格的过程，用于收集不同供货商的报价， 进而比较并最终选择物料价格与供货商。 采购询价单单据状态：保存、提交、审核、关闭状态 采购询价单审核会自动生成供货信息。 5.1.1.35.1.1.3 采购询采购询报报比价管理比价管理 采购询价 采购报价 采购比价 采购合同采购合同 采购订单采购订单 采购询价计划单确定询价的物料范围、每种物料的所选择的询价供应商 采购报价单则用于向供应商发放询价的物料情况及收集供应商的物料报价，为比价和最终选择 供货的供应商提供数据 采购比价单选中的供应商报价将作为采购订货时的该物料的订货价格。 采购询价计划单按供应商生成为采购报价单，报价单是一个供应商一张单。 对于供应商的报价允许多次报价。 5.1.1.45.1.1.4 采购合同采购合同 收货/结算 采购合同采购合同 采购订单采购订单 采购申请采购申请 采购合同的用途：采购合同是采购人员代表公司与供货商之间建立业务关系的重要合约档，具 有法律效力。 采购合同的状态 ：保存、提交、审核、冻结、关闭 采购合同来源：采购申请、采购询价、手工。 采购合同业务包括一般合同、长期合同、采购协议（一揽子合同）。 采购合同可以实现赠品处理，可以实现预付款的处理。 采购长期合同是数量为 0 的采购业务，可以多次关联。 采购合同的计算逻辑：含税单价=单价*（1+税率），单价=含税单价/（1+税率），税额订货数量*单 价*（1-折扣率）*税率，金额=数量单价（1-折扣率）,价税合计金额税额, 实际单价单价 *（1-折扣率） 采购合同具备合同条款，提供复杂质检的业务质标准、结算标准。 采购合同可以变更 5.1.1.55.1.1.5 采购订单采购订单 采购订单是对合适的供货商下达的采购单据，是公司与供货商之间建立业务关系的重要单据。 供货商根据采购订单安排生产，用户公司仓库人员进行物料的入库，生产计划人员根据采购订 单的交货日期合理安排生产计划 采购订单状态变：保存、提交、审核、冻结、关闭 采购订单可以处理物料和赠品，单据处理这两种情况时对于数量、单价处理是不同的机制和控 制 采购订单可以按照不含税单价和含税单价的方式进行处理，可以互相计算，含税单价=单价*（1+税 率），单价=含税单价/（1+税率） 价外税算法：税额订货数量*单价*（1-折扣率）*税率，金额=数量单价（1-折扣率）,价税合计 金额税额, 实际单价单价*（1-折扣率） 采购订单价格取数逻辑：首先由系统从有效期内的供货商供货信息取（含税）单价，其次取物料主数据 中采购属性中的参考进价，如取不到，也可手工输入 采购订单可变更：变更执行审批流程，目前可以变更的属性较少，可以新增分录来调整。 采购订单支持价内税和价外税的使用，两种税制算法是截然不同，前面的是价外税的。 价内税算法：职能是含税单价，税额价税合计税率，单价含税单价（1税率），价税 合计数量含税单价-折扣额，金额价税合计税额 税率取数逻辑：默认等于供货商主数据的税率，用户可录入或修改 采购订单审批控制：可以进行多级审批流程。 采购订单可以实现预付款 采购订单可以进行数量容差、交货计划控制 采购订单是三大订单之一，具有核心单据的功能。 5.1.1.65.1.1.6 采购收货单采购收货单 采购收货单的作用：采购质检、集团采购的收货证明、批量采购暂存 采购收货单不允许手工新增，目前只能关联订单生成。 采购收货单可以判定合格和不合格数量，目前是手填（没有质检系统时） 对于合格的可以进行入库处理，对于不合格的可以进行退回或让步处理。 5.1.1.75.1.1.7 采购入库单采购入库单 采购入库单的用途：采购入库业务处理和采购入库核算和采购结算的凭证，采购退货处理和退 货货核算和结算的凭证，内部交易处理和内部交易入库核算和结算的凭证。 采购入库单处理的事务类型：普通采购入库、普通采购退货、普通采购收货到入库、手工采购 入库、手工采购退货、内部交易采购入库 采购入库的来源单据：采购订单、采购退货申请、采购入库单、采购收货单、调拨订单、手工 计算逻辑：单价采购订单/调拨单行的实际含税单价*订单头的汇率，单位实际成本采购订 单行的实际单价*订单中汇率，实际成本单位实际成本*数量，金额单价数量，税率订 单的税率，税额税率 * 金额 / (1+税率) 采购入库单的冲销是采购的正向物流过程中的校错处理，只能对单据所在的业务流程中未生成 下游单据的数量进行冲减以及核销 单据状态：提交和审核两种状态 5.1.1.85.1.1.8 采购退货申请单采购退货申请单 采购退货申请单的用途：采购退货申请单管理是采购业务管理中一项比较重要的业务。采购退 货申请单是处理采购的物料入库之后，由于质量或者其它原因，需要将物料退回供货商的业务。 与采购订单相比，采购退货申请单处理流程是一个反向的流程。 采购退货申请的来源：采购订单、采购入库单。 5.1.1.95.1.1.9 应付单应付单 应付单的定位：应付单是用来确认债务的单据，与传统意义上的发票意义不完全相同。因为确 认债务的产生，有可能是出库即确认债务，不需要开出发票。系统采用应付单来统计应付的发 生，也是通过应付单生成凭证传递到总账。而后续的发票，只是为了存档作备查打印使用。 应付单的单据类型：采购发票、其它费用发票、其它应收单，当应付系统不与物流系统连用时， 可以新增三种类型；当应付系统与物流系统连用时，手工新增应付单只能新增其它应付单和费 用发票，如果选择发票类型，只能关联生成；当在物流系统作应付单时，可以选择发票和费用 发票两种。 应付单的来源：采购合同、采购订单、采购入库单、代理业务单、手工。 应付单的单据状态：保存、提交、审核 。 应付单价外税的计算逻辑：税额=（含税单价）/（1+税率）*数量*税率,金额数量单价 折扣/（1+税率），应付金额原币金额税额 应付单价内税的计算逻辑：税额=含税单价*数量*税率 付款方式：现购、赊购，如果是现购，则系统自动生成暂存状态的付款单，并且在付款单点付 款时自动结算；如果是赊购，则不自动生成付款单。其它应付单类型的，付款方式为赊购， 期初应付单，默认为赊购。 应付单冲销：已审核未结算、未核销的应付单可以进行冲消。 应付单债务转移：债务转移是将原 A 的债务转移为 B 的债务。而且仅仅用来处理转移到 B，且 B 并没有付款的情况。对于债务转移并且 B 已经付款的情况，可以放在结算中进行处理；冲销时 回填原应付单的锁定金额，在审核生成的目标往来户的应付单时，再核销原单。债务转移不提 供反核销功能。 5.1.1.105.1.1.10付款单付款单 付款单的作用 ：证明已经付到款项, 哪些应付单据尚未付款。从而可以形成对往来单位的真正 应付余额。 付款业务类型：采购付款、预付款、退采购付款、退预付款、自定义的业务类型。 付款单单据状态：暂存、已提交、已审核、已付款、已生成凭证。 付款单来源：采购合同、采购订单、应付单、手工。 付款单付款反付款：支持批量付款、反付款 ，关联单据付款时会自动结算。 付款单支持多级审批流程。 5.1.25.1.2普通采购业务（赊购）普通采购业务（赊购） 5.1.2.15.1.2.1 业务适用范围业务适用范围 普通采购的实现一般物质的采购流程，主要流程包括：采购申请、采购订单处理、采购收货、采 购入库、采购结算、采购付款。同时在采购业务过程中，实现价格控制、质量控制、业务执行控制、 付款控制等多种控制。 5.1.2.25.1.2.2 普通采购业务流程图普通采购业务流程图 财财务务组组织织 会会计计出出纳纳 库库存存组组织织采采购购组组织织 采采购购订订单单 （110普通采购） 采采购购收收货货单单 （110普通采购收货） 采采购购入入库库单单 （301普通采购入库） 是是否否检检验验？ 应应付付单单 （110普通采购） 是 是 否 付付款款单单是是否否预预付付款款是 普普通通采采购购： 日常采购，需要经过询-报-比价过程 汇汇总总生生成成？ 采采购购申申请请单单 （110普通采购） 核销 核销 采采购购员员 采采购购主主管管 管管理理部部门门采采购购申申请请部部门门 自动生成 采采购购询询报报比比价价 （110普通采购） 5.1.2.35.1.2.3 普通采购业务流程操作描述普通采购业务流程操作描述 业务目标业务目标完成日常普通采购业务赊购 业务背景业务背景总部和酒店都具有采购和库存管理的职能，采购部门为自己的库存部门采购物料（自购和统购） 。 序号序号业务单据业务单据业务活动业务活动业务处理说明业务处理说明业务组织业务组织业务角色业务角色 1 采购申请单编制采购申请录入采购申请的库存组织，申请的物 料、数量和到货日期等信息 库存组织使用部门 职员 2 采购申请单审核采购申请审批申请物料的数量和到货日期库存组织工作流审 批 3 采购询价计划单编制采购询价计 划 录入准备就采购物料询价的各供应商 信息 采购组织采购部门 4 采购询价计划单审核采购询价计 划单 审批准备询价的供应商信息采购组织工作流审 批 5 采购报价单编制采购报价单录入供应商提交的供货价格等信息采购组织采购部门 6 采购报价单审核采购报价单审核供应商报价信息采购组织工作流审 批 7 采购比价单编制采购比价单系统根据审核后的报价单，自动生成 比价单。比价各供应商物料价格 采购组织采购部门 8 采购比价单审核采购比价单审批并选中供应商供货价格采购组织工作流审 批 9 采购合同编制采购合同根据比价单编制采购合同采购组织采购部门 10 采购合同审核采购合同审核采购合同内容及条款采购组织采购主管 11 采购订单编制采购订单关联采购申请单汇总生成或手工录入 采购组织、供货商，申请组织、收货 组织，物料、数量、单价、金额和到 货日期等信息 采购组织采购部门 12 采购订单审核采购订单审批采购的供货商信用，物料的数量、 单价和到货日期 采购组织工作流审 批 13 付款单（预付）编制预付款关联采购订单汇总生成预付的付款单， 根据预付比率控制预付金额。 财务组织出纳 14付款单（预付）审核预付款审批采购的供货商信用，预付金额等财务组织财务主管 15 采购收货单编制采购收货关联采购订单按库存组织分组汇总生 成采购收货单，填入收货数量，通过 质检单反写收货合格数量。 库存组织仓管员 16采购收货单审核采购收货审批采购收货物料的数量库存组织物流主管 17 采购入库单编制采购入库关联采购订单或采购收货单按库存组 织分组汇总生成采购入库单，填入入 库数量、仓库、库位等信息。 库存组织仓管员 18采购入库单审核采购入库审批采购收货物料的数量库存组织物流主管 19 采购入库单实时核算及核销根据计价方法进行实时核算，以及查 找对应应付单进行实时核销 财务组织系统 20 应付单手工生成应付关联采购订单或采购入库单按财务组 织分组汇总生成应付单，填入应付数 量、单价、金额。