VMI代管挂账业务流程说明

VMI代管挂账业务流程说明一.VMI管理简介使用VMI管理一方面降低企业库存，保证生产物料及时供应，另一方面供应商能及时了解企业的物料消耗以便于及时供货。U8VMI采购业务解决方案从创建采购订单到采购到货、入代管库和代管挂帐结算整个流程。VMI采购业务中，采购部门根据企业物料控制部门下达的采购计划执行采购任务。根据采购计划由招标部分析供应商存货对照表，从而确定供应商，同时采购部根据招标部确定的供应商及与该供应商签订的采购合同给供应商下达采购订单，根据采购合同规定采购物料品种规格、数量、价格和送货日期。供应商送货到工厂后，对需要检验的物料由采购部门协调相关品质部门进行质检，并通知仓管部门办理入库。企业定期对VMI供应商的物料实际消耗情况进行汇总，形成消耗明细数据，由供应商确认消耗明细表数据，并开出发票进行结算。采购部门将相关入库单据和发票转财务部门进行应付款登帐和存货成本记帐。二U8VMI系统处理流程图U8VMI业务流程说明：（1）采购部门执行VMI采购业务时，根据招标部确定的供应商，参照与该供应商签订的采购合同在【采购管理】中生成采购订单，物料名称、价格由采购合同自动代入采购订单，同时确定此次采购的数量、送货日期等信息。经过审核后的采购订单手工传给相应的供应商备货。（2）供应商送货时，采购部门参照采购订单在【采购管理】填制采购到货单，需要检验的物料通知品质部门进行检验。（3）品质部门检验通过，仓储中心对检验合格物料在【库存管理】中参照到货单填制采购入库单。VMI采购物料办理入库，入代管仓库。（4）企业实际耗用时，一种方式是企业将需要耗用的数量在【库存管理】中从代管仓库中调拨至企业自由仓库，车间从企业自由仓库中根据限额领料单、配比出库单、其他出库单办理出库；另一种方式是车间直接从代管仓库中根据限额领料单、配比出库单、其他出库单办理出库。同时在出库单据上记录和匹配相应物料的提供商。（5）仓储中心定期根据材料出库单、其他出库单单据定期汇总VMI物料耗用明细，并传给供应商进行确认。（6）经供应商确认的相应消耗数据后进行代管挂帐，参照材料出库单、其他出库单录入代管挂帐确认单。（7）供应商确认耗用明细表后开出采购发票，采购部门收到采购发票后，参照代管挂帐确认单录入采购发票并进行结算，将代管挂帐确认单和进货发票转交财务部，登记应付、付款并生成凭证。（8）供应商确认耗用明细表后未开具发票，财务部材料会计根据代管挂帐确认单做代管暂估处理并生成凭证.管理控制：（1）采购合同执行情况跟踪（2）采购订单执行跟踪报告，采购业务的全程跟踪。（3）代管仓库存数据跟踪查询。（4）代管仓耗用物料成本暂估。（5）跨月份业务处理，包括跨月份开票结算，跨月份退货等。重点表单：单据：采购合同、采购订单、到货单、入库单、材料出库单、调拨单、代管挂帐确认单、采购发票、付款单三业务操作：1采购订单创建采购订单作为企业进货依据，主要内容包括采购什么货物、采购多少、由谁供货，什么时间到货、到货地点、运输方式、价格等。操作步骤：（1）U8菜单：采购管理-采购订货-采购订单。（2）创建采购订单，订单表头表体数据项。（3）采购订单保存、审核。2采购到货单创建采购到货是采购订货和采购入库的中间环节，一般由采购业务员根据供方通知或送货单填写，确认对方所送货物、数量等信息，以入库通知单的形式传递到仓库作为保管员收货的依据。采购到货单是可选单据。操作步骤（1）U8菜单：采购管理-采购到货-到货单。（2）按照下表维护到货单，参照采购订单维护到货数量，仓库。（3）到货单保存，有需要进行质检的物料，生成来料报检单。3采购入库单创建采购入库单是采购入库业务的主要凭据，确认采购入库信息与实际入库物料信息。保证系统信息流与实物流一致。采购入库单可参照采购订单或到货单填制。操作步骤：（1）U8菜单：库存管理-入库业务-采购入库。（2）按照下表维护采购入库单，参照到货单维护收货物料，数量。（3）确认采购入库物料、数量与收货物料、数量一致。（4）审核采购入库单。4代管仓物料生产领用、调拨VMI业务中，代管仓物料生产耗用直接领用及调拨至企业自有仓库量作为企业与供应商进行实际结算的依据。代管仓物料只有被企业实际耗用才发生所有权转移，才可以进行结算。前提是VMI物料已入代管仓，企业需要进行代管物料领用。操作步骤：（1）U8菜单：库存管理-出库业务-材料出库单。 库存管理-调拨业务-调拨单。（2）手工录入材料出库单和调拨单，按照下表维护仓库，物料、数量和供应商代码。（3）材料出库单保存、审核。注：企业在销售代管仓物料或其他非生产领用代管仓物料时，使用销售出库单，其他出库单办理出库，基本流程同上。5代管挂帐确认单创建企业对代管的供应商物料进行领用、消耗，在协议的时间内会与供应商对消耗的物料进行汇总、统计，双方确认后，便形成代管挂账确认单。代管挂账确认单是代管业务中非常重要的一个单据，是与供应商进行结算的双方确认的单据，也是形成采购发票进行结算的依据。前提是从代管仓进行了生产领料或销售出库或其他出库业务，并且相应出库单据记录和匹配物料的提供商。操作步骤：（1）U8菜单：采购管理-代管业务-代管挂帐确认单。（2）按照下表维护代管挂帐确认单，参照生产领料单或其他出库单据。（3）代管挂帐确认单保存、审核。注：代管挂帐确认单创建，可同时参照材料出库、销售出库和其他出库单。通过挂帐确认业务后可实时掌握供应商代管存货收发情况，如下表。审核时自动带出单价，系统不支持，需要增加一个触发器，单价取供应商价格对照表上的金额。6采购发票创建采购发票是供应商开出的销售货物的凭证，财务将根据采购发票确认采购成本，并据以登记应付账款。前提是收到供应商的进货发票（脱机单据），对应代管挂帐确认单已创建并审核。操作步骤：（1）U8菜单：采购管理-采购发票-专用采购发票/普通采购发票。（2）按照下表维护采购发票，参照代管挂帐确认单维护采购发票物料、数量和单价。（3）采购发票保存、审核。7采购结算处理采购结算产生结算单，记载代管挂帐确认单记录与采购发票记录对应关系的结算对照表。前提是采购发票参照代管挂帐确认单生成。操作步骤：（1）U8菜单：采购管理-采购结算-手工结算。（2）选单，选择采购发票和对应的代管挂帐确认单，进行结算处理。8存货核算业务处理操作流程1、存货核算系统可对已审核的代管挂账确认单记账，进行入库成本核算，记入明细账。2、存货会计对已记账的代管挂账确认单进行入库制单，传递至总账。核算规则42 第九章 采购业务成本核算 按代管挂账确认单上存货的入库单价及金额记账。 按计划价售价法核算，若存货入库单价与计划价售价不同，则将两者差价，记入差异差价明细账。业务规则 代管挂账确认单与普通采购的采购入库单记账、结算成本处理、恢复记账、期末处理、恢复期末处理、月末结账、制单的过程完全相同。9暂估进货成本处理对于代管仓当期已耗用的物料进行挂帐确认，但没有收到供应商采购发票，需要进行暂估处理。确保该部分物料被耗用时不会零成本出库。前提是代管仓物料被耗用或已调拨，包括生产领用、销售出库、其他出库。并且耗用的物料进行了代管挂帐确认，生成代管挂帐确认单。操作步骤：（1）U8菜单：存货核算-业务核算-暂估成本录入。（2）对当期被代管挂帐确认的耗用物料，进行暂估成本录入。（3）上期