SG公司外配件的购买流程及改进

SG公司外配件的购买流程及改进一、针对上述情况，你认为应该如何进行流程再造。并设计出新流程1背景分析SG公司在生产鼓风机过程中，有时需要某些外配件，这些外配件多为低值易耗品，单个价值较低，需求量并不很大，但需求具有随机性，难以预测。公司为了严格规范这一流程，将其分为审批和领料这两个阶段供应处通知生产部门生产部门填领料单本单位领导签字财务处过帐供应处领料领 料生产部门订立外配件型号本单位领导批准签字财务部门登记价格处申报合同管理处申报通知供应处采购审批过程2流程图现状分析2.1购买过程繁杂，购买周期长这样一个购买流程从申报到领料至少需要好几天，而同时，公司外配件大多为急用之物，加之公司近来任务饱满，外配件如不能及时购进，则严重影响生产进度，影响公司全年生产任务的完成。2.2这种流程容易造成公司资源的浪费合同管理处、供应处并非对产品型号十分了解，而产品更新换代又非常快，市场上同型号外配件又较多，易造成购错外配件现象，这样不仅造成公司资源的浪费，而且还延长了生产周期。2.3供应处没有充分发挥作用供应处到货后不主动将购件送达生产部门，而是将到货信息通报生产部门，工作没有主动性，延长了生产周期。3流程再造的目标适应市场，降低成本，是通过对企业流程中管理方式、组织结构、采购制度、设备规划布局的重新安排，使企业能够根据市场的需求，以市场能够接受的价格，在最短的时间内向市场提供高质量的产品。4解决办法我们可以采用5W1H法，分析各流程是否需要重排、取消或者合并或简化。5W1H分析法也叫六何分析法，是一种思考方法，是对选定的项目、工序和操作，都要从原因（何因）、对象（何事）、地点（何地）、时间（何时）、人员（何人）、方法（何法）等六个方面提出问题进行思考。表：5W1H分析法 现状如何为什么能否改善该怎么改善对象（what）生产什么为什么生产这种产品是否可以生产别的到底应该生产什么目地（Why）什么目的为什么是这种目的有无别的目的应该是什么目的场所（where）在哪儿干为什么在那儿做是否在别处干应该在哪儿做时间和程序（when）何时干为什么在那时做能否其他时候做应该什么时候做作业员(who)谁来干为什么那人做能否由别人做应该由谁做手段（how）怎么干为什么那么做有无其他方法应该怎么做下面对审批过程用5W1H法进行分析What:该流程主要解决的是什么问题？公司的购买流程，主要解决一些外配件的购买问题，这些外配件多为低值易耗品，单个价值较低，需求量并不很大，但需求具有随机性，难以预测。Why:为什么会出现购买过程繁杂，购买周期长？整个审批过程须经历生产部门订立外配件型号、本单位领导批准签字、财务部门登记、价格申报处、合同管理处申报、通知采购处采购6个环节。可以看出其流程繁多、复杂，易浪费一些不必要的时间。比如价格申报处实际上应该没什么问题，前面领导已经签字批准了，问题不大，在这个环节上可以省去。Where：该流程需要在哪些地方进行？需要知道要购买哪些配件就得知道需求，生产部门对这一环节是最了解的。而且购买配件需要获得上级领导的批准，得到上级领导的批准后要将订单递交给财务部门登记，财务部门登记后须将订单递交给采购处采购。When：何时进行采购是最好的？公司外配件大多为急用之物，且公司近来任务饱满，外配件如果不能及时购进，将会严重影响生产进度，影响公司全年生产任务的完成。何时进行采购成为购买流程的关键。针对这一问题，可以采用适当提前购进且每一次的进购量大于实际需求量的办法，这样可以避免因配件不足而造成损失。Who:该流程主要有哪些人员负责？购买过程需要生产部的员工统计出各配件的需求量，再向上级领导申请批准，然后再向财务部门登记，最后由采购处采购。该过程涉及到生产部门的员工，上级领导，财务部的会计人员，采购处的采购人员。How:该流程应该怎么做？配件的需求量由生产部门确定，上级领导负责审核要求是否符合标准，符合标准后签字批准。再由财务部登记购买配件所需的花费，最后由采购部门采购。下面再对领料流程进行分析What：该流程主要解决的是什么问题？领料流程主要是为生产部门领料服务的。当采购处将配件采购成功后生产部门即可在供应处领料。Why：为什么领料不能及时进行？采购处将配件采购成功后放在供应处理论上生产部门马上就可领料，但是由于供应处到货后不主动将配件送达生产部门，而是将到货信息通报生产部门，工作没有主动性，延长了生产周期。针对这一问题可以提前向供应处告知各配件的需求量，当配件到达供应处后由供应处直接向生产部门发货。Where：该流程需要在哪些地方进行？生产部门需要填领料单然后向上级领导申请，领导签字批准后需在财务处过账，然后供应处发货给生产部门。When：配件何时到达时最佳的？当配件到达供应处后马上发货到生产部门是最好的，这样即减少了仓储费又避免了生产部门因配件不足而造成损失。Who:该流程主要有哪些人员负责？该流程需要生产部门填领料单，单位领导签字，财务处过账，供应处发货4个环节，所以所需的人员有生产部门员工，单位领导，财务处会计人员，供应处发货人员。How:该流程应该怎么做？如果由供应处到货后将到货信息通报生产部门，再由生产部门填领料单进行取货，这样会使领料周期延长。针对这一问题可以提前向供应处告知各配件的需求量，即事先填好领料单，然后交由上级领导签字批准，再向财务处过账，告知供应处当配件到达后由供应处直接向生产部门发货。通过以上5W1H法分析编制如下新流程图审批过程 领料生产部门填领料单生产部门订立外配件型号本单位领导签字本单位领导批准签字财务处过账财务部门登记到货后供应处将配件送达生产部门通知采购处采购二、你认为所设计的工作流程会存在什么问题，是否有相应的控制办法。新流程图存在的问题：（1）在审批阶段由于未进行价格申报和在合同管理处申报，可能会导致资金花费出现问题。（2）在领料阶段，由于是事先将各配件的领料单通知供应处，可能会造成供应处因领料单证较多，而造成负担加重，货物到达后不能及时将货物发给生产部门。控制方法：（1）针对审批过程，