上海XX公司印章管理规定

上海XX有限公司印章管理规定第一条 为保障公司权益，建立科学、规范、高效的行政管理体制，规范公司印章的使用，特制定本规定。第二条 本规定包括的印章有：“上海XX有限公司公章”、“上海XX有限公司合同专用章”、“法定代表人印章”、“上海XX有限公司财务专用章”及各部门印章等。第三条 印章申请和刻制：由申请部门填写“刻制印章申请表”，经公司领导批准后，交由行政人事部负责统一刻制，刻制标准应符合国家相关规定。第四条 印章的保管：1、 “上海XX有限公司公章”由行政人事部保管；2、 “上海XX有限公司合同专用章”由行政人事部保管；3、 “上海XX有限公司财务专用章”由财务部保管；4、 “法定代表人印章”由财务部保管；5、 各部门印章由部门负责人保管；6、 以上各保管部门应制订严格的保管措施，对印章的保管、使用负责，确保印章不丢失，不损坏，能够正常使用。第五条 印章的使用规定：公司印章实行专人保管、逐级审批的使用登记制度。（一） 上海XX有限公司公章、合同专用章、法定代表人印章使用 的审批、登记程序：1、使用审批程序：（1）公司对外承担经济责任的各项经济合同、协议书、担保书、人事劳动合同、法人委托书、招投标书、涉及销售业务方面出具的各项证明；和以公司名义上报、外送、对内下发的各类文件、资料等，由部门负责人申请，分管领导审核，报总经理批准；（2）公司日常工作中涉及的：介绍信、证明、汽车年检表、统计报表等例行业务，由业务经办人申请，行政人事部负责人审核登记备案；2、印章使用登记程序：（1） 公司行政人事部设有“公章登记专用本”、“合同专用章登记本”、“法定代表人印章登记本”，并指定专人保管上述印章和登记本；（2） 印章使用部门在“印章登记专用本”上进行详细登记，并按照上述审批程序逐级审批后，印章保管人方可加盖印章。 （二） 上海XX有限公司财务专用章使用的审批、登记程序：1、使用审批程序： （1）公司财务专用章及公司其它财务印鉴均由财务部指定专人保管。（2）公司财务部须依据国家财经法规和公司财务管理制度规定保管和使用财务专用章及公司其它财务印鉴。（3）禁止非财务事项加盖财务专用章。因特殊原因需使用财务专用章的，必须经财务部分管领导批准。2、登记程序：（1）公司财务部设有“财务专用章登记本”，财务专用章保管人负责保管公司财务专用章和“财务专用章登记本”; （2）“财务专用章”使用时需在“财务专用章登记本”上进行详细登记，并按照相关规定审批后，保管人方可加盖财务专用章及相应财务印鉴； （三） 各部门印章的使用审批、登记程序，由各部门负责人制定内部相关规定，报行政人事部备案。第六条 禁止开具任何盖有上述印章的空白介绍信、经济合同、委托书等。因业务或工作特殊需要必须开具者，需经分管领导审核，报总经理批准，并签领备案。领用人返回单位后，必须报告使用情况，进行核消。未使用的空白介绍信和空白合同书、委托书一律交回。领用人不得保存或转交他人。隐瞒不交回者，一经查实，给予严肃处理。第七条 严禁任何员工随身携带印章外出办事。确属特殊情况需要带出时，需报总经理批准同意，并妥善保管，于当日归还。第八条 印章保管人对印章必须妥善保管，防止丢失，如发生被盗和被盗用等此类情况，必须立即报告主管领导并采取补救措施。第九条 印章保管人必须坚持原则，严格按规定保管和使用印章。违反印章保管、使用规定的，由责任人承担用印造成的后果和相关责任，公司将视情节给予有关部门及责任人严肃处理。触犯刑律者，提请司法机关依法追究法律责任。第十条 印章保管人离职或者调岗时，须根据公司人力资源管理制度和财 务管理制度规定办理印章交接手续。第十一条 本规定自公布之日起执行。之前相关规定同时废止。附表：一、刻制印章申请表 二、公章登记专用本三、合同专用章登记本四、财务专用章登记本五、法定代表人印章登记本上海XX有限公司二一年十二月十五日附表一刻制印章申请表日期部门经办人申请印章种类名称材质形式 年 月 日申请理由：使用范围：部门负责人： 年 月 日公司分管领导： 年 月 日总经理： 年 月 日备注：附表二、公章登记专用本 200 年日期签章材料标题或内容摘要份数申签人部门负责人审批分管领导审批总经理批准备注附表三、 合同专用章登记本 200 年日期签章材料标题或内容摘要份数申签人部门负责人审批分管领导审批总经理批准备注附表四、 财务专用章登记本 2