内部沟通管理程序

文件名称内部沟通管理程序文件编号HP/TSQP-QH-03页数1/4制订部门企划部制订日期2012年12月25日版本A/51.目的：使不同部门和不同层次的人员通过适当的方法对产品质量、服务、交付等信息进行及时沟通、交流、理解、协调，以促进质量活动开展的效率和对过程输出的实现，进而提高过程的有效性，保证产品质量接口信息传递的正确性。2.范围：本程序适用于公司内/外部重要信息管理。3.定义：无4.权责4.1销售部负责顾客提供和反馈的产品质量/服务/交付等信息之收集、汇总、回复、归档.；4.2生产部、技术部、品质部负责供应商提供和反馈的产品质量/服务/交付等信息之收集、汇总、处理、回复、归档；4.3相关部门负责公司内部的产品质量/服务/交付等信息之收集；4.4企划部负责内/外部信息汇总、整理、分类、归档以及公司质量方针、质量目标、质量承诺和产品质量/服务/交付等信息宣传。5.作业内容和流程作业流程责任部门/人员使用表单相关文件流程说明信息分类企划部无无5.1信息分类：为了有效的将管理体系有关的信息进行管理与传递，本公司将管理体系有关的信息分为外部信息与内部信息。5.1.1 外部信息：5.1.1.1产品检验机构、质量技术监督局、认证机构等检查或监测的报告及反馈的信息；5.1.1.2 国内外汽车行业发展趋势及配套主机厂的市场需求5.1.1.3顾客、供应商等反馈的信息如供应商供货检验报告、顾客满意度、顾客抱怨/投诉和退货等；5.1.1.4 政策法规、标准类信息，如法律、法规、条例、产品标准、原材料标准等；5.1.1.5 其他外部信息，如各部门直接从外部获取的有关产品的信息。A信息收集企划部无无5.2建议/技术改造的处理：5.2.1公司员工在质量和生产管理方面所提出的有关产品质量/服务/交付等方面的建议，由建议人填写公司“内/外部意见表”，并交企划部由其进行整理、分类、归档，并针对建议人所提的建议结合本公司实际情况；根据建议的重要程度，有必要时召集相关部门人员进行讨论、分析，并将讨论的经过、状况和文件名称内部沟通管理程序文件编号HP/TSQP-QH-03页数2/4制订部门企划部制订日期2012年12月25日版本A/5作业流程责任部门/人员使用表单相关文件流程说明A 内/外信息宣传相关部门企划部品质部内/外部意见表会议记录表持续改进管理程序结果记录于“内/外部意见表”中。确保所提的建议得到及时采纳。5.2.2关于技术/设备，改造方面的信息。由建议人填写公司“内/外部意见表”交品技部由其整理、汇总，确保所提的建议得到及时采纳。5.2.3 如果建议/技术改造信息有助于改善管理体系的有效性，应纳入公司的持续改进项目并按持续改进管理程序进行改进和效果验证、确认或纳入管理评审会议中进行讨论并追踪其执行效果。5.3与管理体系有关的内部信息的宣传：5.3.1公司管理层应选择适当的方式，宣传公司的质量方针、质量目标、质量承诺、质量策划、质量计划及与产品有关的相关法律法规等信息；并通过相关教育培训、公告、企业报、会议（包括例行性会议）、大会、早（周、月、年）会等方式进行宣传，让公司员工了解、理解。5.3.2 在管理体系规划、实施、执行和内部审核及生产过程中，企管办、生产部、品技部等部门如发现有不符合公司规定要求的产品或过程时，必须至少在两个工作日内将其结果报告给负责纠正措施的责任人，使其了解不符合规定要求的产品或过程问题及状况并使其得到及时处理和解决。5.3.3对产品质量/服务/交付等绩效的信息传达，应尽量简明易懂并有证可查。5.3.4内部审核的结果，应传达到责任部门或个人。5.3.5管理评审会议、产品质量分析会议、工作例会、顾客满意度调查结果讨论会议、顾客抱怨/投诉/退货检讨会议、年度经营会议等会议的结果均需记录于“会议纪要”中，并适时传达到相关部门或个人。B内部报表及数据传递生产部品质部财务部不合格品统计表售后三保反馈表质量成本月报表无5.4内部报表及数据传递5.4.1品质部每月均应根据实际情况填写“不合格品统计表”、 “售后三保反馈表”；5.4.2生产部/品质部应将内外部故障统计记录，于每月5日前上报财务部；5.4.3财务部负责编制 “质量成本月报表”并与每月10日前将上月“质量成本月报表”抄报品质部；文件名称内部沟通管理程序文件编号HP/TSQP-QH-03页数3/4制订部门企划部制订日期2012年12月25日版本A/5作业流程责任部门/人员使用表单相关文件流程说明B 品质部总经理生产部销售部财务部会议记录表/各内部报表质量成本月报表主要产品/材料库存月报表无5.4.4 品质部依据“质量成本月报表”，于每月底完成上月质量成本分析报告，提出改进措施，并按月将报告报给总经理；5.4.5 最高管理者对质量成本分析报告做出改进措施的决定，并责成有关部门负责落实，品技部对改进落实情况进行跟踪验证；5.4.6 品质部应每年年初完成年度质量成本综合分析报告报送总经理和财务部主管等有关领导。5.4.7 对于较大或重大质量问题，责任部门应于24小时之内上报公司总经理和品技部。5.4.8仓库保管员应每月月初两日内将上月“主要产品/材料库存月报表”报送生产部、销售部。外部信息交流、沟通 判断信息是否需作改进与纠正预防 不需要D按持续改进管理程序和纠正与预防控制程序作业将信息在公司内/外作沟通 需要销售部相关部门采购部季度市场调查表内/外部意见表顾客服务反馈记录表纠正与预防措施报告顾客抱怨处理单经营计划管理规范顾客满意度测量程序顾客服务与反馈管理程序产品交付与支付管理程序采购管理程序5.3公司外部管理体系信息交流、沟通：5.3.1销售部应编制市场调查计划，重点调查配套厂和有关竞争对手情况，并填写“季度市场调查表”，报企划部一份，部门自存一份。按经营计划管理规范执行。5.3.2顾客满意或不满意方面的信息管理按顾客满意度测量程序执行。5.3.3对于顾客抱怨或顾客投诉方面的信息，按顾客服务与反馈管理程序执行。5.3.4采购部采购员应将公司的质量方针、质量目标传达给所有的供应商，并取得供应商的积极配合，对供应商提供的现有产品质量、交付、服务等有关的信息（包括不符合情况），向供应商提出改进要求，并督促其配合改进。5.3.5如接收到的信息需回复顾客、供应商的，则接受部门应告诉顾客、供应商处理该信息大约所需的时间，并按顾客满意度测量程序、顾客服务与反馈管理程序、产品交付与支付管理程序、采购管理程序等进行作业。5.3.6相关部门接受到的信息或资料应记录在公司“内/外部意见表”或“顾客服务反馈记录表”或“顾客抱怨处理单”或“纠正与预防措施报告”中。并由与此信息有关的相关部门进行处理，如果不能短期内处理完毕，应视需完成的情况与原提案部门或人员、顾客、供应商进行联络、沟通和交流，以取得双方均可接受的一致意见。5.3.7各部门应利用顾客和供应商来公司参观拜访、外出走访顾客或供应商等方式，在对外交流、沟通中宣传公司的质量方针、质量目标、生产绩效等。文件名称内部沟通管理程序文件编号HP/TSQP-QH-03页数4/4制订部门企划部制订日期2012年12月25日版本A/5作业流程责任部门/人员使用表单相关文件流程说明D企划部无无5.4企划部将内外部信息整理、汇总、填写年度信息报告，并于每年年底提交至公司高层。资料归档 相关部门企划部无质量记录控制程序5.5与信息沟通管理有关的记录的保存与归档，由相关部门依质量记录控制程序进行作业。附件一、信息传递的方式序号传递方式传递的信息组织部门或人员参加部门或人员记录或文件传递效果反馈方法1文件发放管理体系及相关文件公司管理层各部门文件发放记录检查执行情况2生产例会上下级沟通、部门间沟通协调生产部长各部门负责人会议纪要根据需要会后跟踪3临时会议临时情况沟通上级相关部门根据需要记录根据需要会后跟踪4现场会议生产现场出现的问题或经验上级相关部门根据需要记录根据需要会后跟踪5各部门周会阐述上周情况明确本周工作各部门各部门质量及工作宣传6电话/传真/Email/