人事档案管理制度及规范

人事档案管理及规范1.员工人事档案新进人员人事档案资料包括六项：（1）应聘人员登记表（包括两张人员基本信息）（2）身份证复印件（3）两张1寸彩照（4）学历（职称）证书复印件（原件寄至分公司）（5）劳动关系说明书2. 员工人事档案管理2.1行政部负责管理（建立、接转、保存、整理）本公司员工的人事档案。2.2行政部一般情况下在员工试用期满，办理员工档案转入事宜。2.3员工合法终止/解除劳动合同时，由各相关部门负责人在 终止/解除劳动关系手续清单 上签字，确认无遗留问题；2.4查阅员工人事档案应经行政部负责人批准，并办理登记手续。档案管理人员和查阅者不得私自增删、涂改、泄露档案材料内容。3.员工管理档案的管理3.1“员工管理档案”是公司为每个员工建立的内部管理档案。包括该员工的有关招聘、录用、合同、考核、薪资、福利、奖惩、培训等材料。建立此档案旨在方便内部管理；3.2员工管理档案自员工到岗之日建立，每人一份，按进公司时间归类。（1）员工管理档案中保存应聘录用、劳动合同、薪酬福利（休假、医疗、工伤、教育培训等）、奖惩、考核、体检等所有材料的原件，行政人事部指派专人负责管理；（2）员工终止/解除劳动关系时，应归进员工人事档案的材料归入人事档案，员工管理档案封存；（3）员工管理档案中不应包含秘密内容，行政人事部员工、各部门负责人可根据工作需要查阅有关员工的管理档案；（4）任何人员不得私自更改管理档案内容；员工管理档案仅供公司内部使用。4.档案的保密4.1严格遵守公司关于资料档案文印管理的各项制度，维护档案完整和安全，不向外人泄露档案秘密。4.2对重要的文件要设专柜存放。员工档案管理工作流程图单位名称行财部流程名称档案管理工作流程层 次3任务概要员工人事档案管理工作单位总经理/分管领导行财部公司员工节点ABC987654321审批身份证明材料学历学位证明各类证书招聘资料试用转正文件其他相关材料劳动合同及附件各类人事通知单结束编号入库归档标识收集员工人事材料开始编制明细目录提供材料（包括身份证复印件、个人简历、应聘登记表、学历学位证书及相关资质证证明材料）员工档案管理工作标准任务名称节点任务程序、重点及标准时限相关资料材料收集程序1、个人简历2、相关材料B2由行财部建立公司员工的人事档案，档案材料包括：个人简历、应聘登记表、学历学位证书、相关资质证明材料、考核奖惩材料、录用材料、劳动关系说明书及其他材料每月1次C2员工应积极提供材料入职时统一装订1个工作日重点材料收集标准真实、严密、完整档案编号标识程序B4编制档案内容明细目录，形成人事档案目录一览表1个工作日A4报上级审核1个工作日将档案编号，并做出标识1个工作日重点档案编号，并做出标识标准准确、合格、严密档案归档入库程序行财部应定期或不定期收集员工资料每月1次审核、分类、整理后查看是否符合要求即时B7按资料内容进行归档1个工作日B8在档案明细表上补填相应内容，将档案入库1个工作日重点档案归档入库标准准确、合格、严密附：人事档案相关表格招工录用登记表姓 名性别出生年月照 片学历婚否民 族有何职业技能健康状况政治面貌户籍所在地身份证号码联系电话联系地址个人简历家庭情况姓名关系年龄文化程度工作单位用人单位意见县（区）劳动部门意见录用意见： （盖章）（盖章） 年 月 日备注1、 此表一式一份：由单位存入本人档案2、 需持：失业（保险手册）证或农民工服务手册，方可办理录用登记手续3、 “户口所在地一栏”：本区户口的人员填写街道办事处或乡镇名称；本省、地州及其他区县的务工人员填至原籍地州、县；其他省份来昆的人员填至原籍省（市）即可。4、 “住址烂”：填写住址所在地详细地址昆明宇恬科技工程有限公司应聘人员登记表姓 名性 别民 族出生日期照片文化程度血 型身 高户籍所在地所学专业专业职称婚姻状况身份证号码联系电话现住址或通信地址紧急联系人及电话家庭主要成员姓 名关系所在单位职务联系电话教 育 简 历起止时间学校名称专 业获得何