公司费用管理制度

1/18公司费用管理制度第一章总则第一条为进一步完善财务管理制度，加强费用管理，规范费用开支，控制成本支出，提高经营效益，根据国家财政、税法的相关规定，结合集团实际情况，特制定本规定。第二章费用管理体制第二条费用管理实行“统一管理、集中审批、定期考核、分级负责”的管理体制。统一管理。费用划分为固定费用和变动费用，固定费用包括工资及三项费用，变动费用为扣除固定费用以外的营业费用。固定费用与绩效挂钩，由集团统一考核，财务部统一列支。变动费用实行预算控制，由集团财务部根据年度预算按季拨款。1、报销程序。各项费用的开支必须先审批，后报销。否则，一律不予报销。签字报销程序经办人、部门负责人、财务负责人、总经理、总裁。没有特殊情况不得越级签字。、借款借款人必须持费用审批手续，否则一律不准借款。上一笔借款未还清之前，不准第二次借款。财务人员必须严格把关，否则发生的借款，由财务部经办人负2/18责。借款超过60天不归还者，财务人员从满60天的次月起，从借款人工资中扣除，至到扣完为止。、报销时间每周三为公司固定报销时间，没有特殊情况，其他时间不予报销。集中审批。集团财务部年初根据集团财务制度，结合各公司业务实际情况，编制本年度预算。经集团财务总监、总裁审批后实施。变动费用由集团财务部按年初预算按季拨款，各分公司按月报帐。LOCALHOST没有特殊情况不得越季拨款。未经审批不得超预算开支。定期考核。根据集团考核办法，由集团总裁办按月提供考核结果和工资报表，财务部核对后发放工资。对各公司管理费用由财务部按月考核。分级负责1、在预算额度内，费用开支单笔2000元以上的，由经办部门开支前提出申请签报，经分公司经理初审签字，财务部复审签字后，报总裁批准后开支；报销时与开支前同样手续。费用开支单笔2000元以下的，由经办部门开支前根据工作需要提出申请签报，经财务部审核签字，总经理签字后开支，报销时与开支前同样手续。3/18、部门分工负责。费用支出实行归口管理，部门分工负责。、财务部门是费用的综合管理部门，负责拟订、修改费用管理制度，制定各公司年初预算，负责办理日常费用开支的审核、报销等核算工作；负责制定费用实施细则，并确保费用支出控制在计划范围之内。为确保各公司年初预算科学、合理，根据需要设置有关草帐。每月对各公司年初预算执行情况向总裁进行书面汇报。每月进行费用分析，与前一会计年度同期及本年度上月进行比较，找出问题并提出合理化建议。、集团总裁办是工资及职工福利费用、职工教育费、劳动保险费、养老保险统筹费、待业失业保险费、职工取暖费、降温费等的归口管理部门。、集团总裁办、各分公司综合部是会议费、广告费、业务宣传费、印刷费、书报资料费、邮政费、电信费、审计费、安全防卫费、水电费、房租费、业务用车费、其他修理费、办公用租赁费、水电费、取暖费、办公用车、车辆租赁费、取暖降温费、公杂费、劳动保护费、职工宿舍、业务招待费、差旅费、咨询费、装修费、诉讼费、公证费、律师费、网络通讯费等的归口管理部门。第三章费用核算第三条费用项目的核算4/18业务宣传费、广告费。指在业务宣传活动中发生的宣传费、宣传品购置费以及通过媒体的各种广告性支出等费用。开支时由部门经理提出申请签报，经集团总裁办负责人、分公司经理初审，财务部门复审后，报总裁签批同意后开支。报销时填制报销单持签批同意的签报及有关合同，经财务负责人审查签字，由总裁签字报销。宣传品购置与办公用品购置手续相同。业务招待费。指为保证业务经营的正常需要而开支的业务招待费。业务招待费应控制在可以税前列支的额度范围内。招待费有关标准由部门经理负责的宴请原则人均标准不高于50元，由公司总经理、副总经理参加的宴请，原则上人均不准高于70元。招待费开支时由部门经理提出申请签报，经总裁办经理初审，开出“用餐单”后，根据工作需要经各公司或项目部总经理批准，批注用餐额度后签字，各公司或项目部总经理根据用餐报销时填制报销单，持“用餐单”，经财务负责人审查签字，由总经理签字报销。开支超过审批额度，由申请人自理。关于招待用餐集中结帐的用餐饭店由行政部统一签合同，合同一式三份，集团总裁办、财务部各一份，与饭店协商好有权签字人和用餐程序，每次进餐必须开出“用5/18餐单”，用完餐后交给财务部“用餐单”内容应包括日期、申请部门、用餐原因、宴请人数、陪同人员等，具体格式见附件集中结帐的餐费由财务部根据合同按季结帐，至少两人对“用餐单”和饭店用餐明细核对，完全一致后结帐。对没有“用餐单”的用餐，公司不结帐，由签字人自行结帐。工资。指按照公司员工工资资制度规定发放给在我公司任职或与其有雇佣关系人员的工资、奖金、补贴和津贴等各项工资性支出。每月10号前集团总裁办提供发放明细表并附指纹考勤机考勤记录情况，经财务负责人签字报总裁审批后发放。人员或工资有变化时，经财务负责人审查签字，总裁签字同意后财务部门发放。职工福利费、工会经费、职工教育经费。按国家税法规定的计提比例提取。计提比例如下职工福利费按工资总额的14计提，工会经费按工资总额的2计提，职工教育经费按工资总额的计提，每月计算提取数字由财务负责人审查签字后计提入帐。公杂费。指清洁卫生费、营业执照年检费、印章刻制费、托运费、验证费、税务登记费、临时用工劳务费、营业办公所需文具、纸张等办公用品费及其它零星开支等6/18杂费。1、办公用品购买时须由部门填写“请购单”交总裁办，由总裁办根据库存状况，每月月初汇总以上单据将明细单交由总裁或综合部分管经理审核并签字同意后由总裁办专人购买。大宗办公用品购买除询价外，采用招标的办法购买。总裁办、各部门每月5日前向填写请购单一次。购回的办公用品总裁办及时记台账，及时报销，报销时须附上事先由总裁签字的请购单，不得事后补单，并于每月向财务送交一份办公用品库存状况表。财务部门每季对办公用品库存情况进行盘查，杜绝一切浪费。办公用品支出应控制在年初制定的预算总额内。、除购置办公用品外的其它公杂费开支，报销时填制报销单，经部门经理、财务负责人、总经理或总裁签字报销。书报资料费。指订阅公用书籍、报刊、资料的费用。订阅书报资料由总裁办统一负责，根据公司各部门工作需要先审批即总裁办负责人、财务负责人、总裁签字同意后定购；报销时填制报销单，总裁办负责人、财务部负责人、总裁签字报销。网络通讯费是指通讯线路租用费及网络维护费用。7/18由总裁办统一租用，每个项目部只准租用一条线路，实行内部连网。报销时填制报销单，经总裁办负责人、财务部负责人、总裁签字报销。邮政费是指电报费、邮费、邮政快递费等邮政费用。报销时填制报销单经总裁办负责人、财务部负责人、总裁签字报销。电信费是指电话安装费、电话费等。1、个人移动电话费用报销标准如下总经理、工程总指挥、副总经理、工程总监、总经理助理00元部门经理、主持工作的副经理00元部门副经理100元司机0元其他员工不予报销个人话费。报销时填制报销单，经部门经理、财务负责人、总经理签字报销。、各部门的办公固定电话费用报销标准工程部00元营销部00元财务部0元8/18行政部00元物业公司00元由总裁办统一办理，统一交费。总裁办填制报销单，经各部门负责人、财务部负责人、总裁签字报销。个人话费、办公话费按月报销。部门固定电话按月计算，超出部分由部门所有人员分担。印刷费。指在业务经营活动中所需要的业务合同、凭证、账簿、报表、资料的印刷费及包装运送费。印刷时由部门经理提出申请、分管经理、财务部门复审后，根据额度报经总经理或项目部总经理或总裁签批后印刷，报销时填制报销单、持签报，经财务负责人签字、总经理签字报销。办公用房屋租赁费、水电费、物业管理费、取暖费。指以经营性租赁方式租入的办公和营业用房租金、营业办公场所公用的水电费、物业费及办公取暖费等费用支出。报销时填制报销单、持租赁合同及总裁办经办人员的审查记录，经总裁办、财务部负责人、总裁签字报销。车辆租赁费是指以租赁方式租入的车辆发生的租赁费。租赁时由总裁办提出申请签报，经总裁办、财务部、总经理初审后，报总裁签批，报销时填制报销单并持签报及租赁合同，经总裁办负责人、财务部负责人、总裁签字9/18报销。差旅费。指因公出差按规定标准报销的车船票、飞机票，过路费、出差补助费、住宿费、以及职工探亲车船费，市内交通费等。1、公务出差实行审批制，出差人填制出差审批表，由部门经理、分管经理及总经理批准后才能出差。、公司员工出差的交通费和住宿费开支标准等级项目火车级别轮船飞机其它交通工具住宿费限额标准总、副经理、总经理助理硬卧车三等舱普通舱按实报销50部门经理、部门副经理硬席车四等舱普通舱按实报销00其他员工硬席车四等舱普通舱按实报销150注表列其他交通工具不包括市内出租汽车费。总经理、副总经理、部门经理出差距离在500公里以内、一般员工出差距离在1000公里以内的，不得乘坐飞机，总经理、副总经理乘坐时间超过6小时的可乘坐软卧，部门经理、一般员工乘车时间超过6小时的可乘坐硬卧。集团所有人员如工作需要必须乘坐飞机，由总裁办写出申请，经总裁签批同意后由总裁办统一购票。10/18、交通费与误餐补助，按出差实际天数计算、发放因公出差在外期间，每人每天报销市内交通费最高限额为20元，误餐费20元/天。市内交通费由部门经理审核，报销人应写明行车路线、实报金额、乘车原因、人数，如不写明财务人员必须拒绝审票。要本着节约的原则尽量使用公交汽车。自带交通工具或其他单位提供交通工具的，不得报销市内交通费。、出差人员的餐费一律不予报销，出差人需招待用餐、赠送礼品时，需按公务招待费、宣传品购置的规定事先报批。、员工按规定享受探亲假回家探亲，可报销往返路费，无论选择何种交通工具报销的最高限额为公司到家庭所在地同距离火车硬卧的票价。探亲当年有效，过期不补。报销探亲路费需附经总裁办负责人签批的集团员工请假审批表。、家住济南市，根据公司业务需要异地工作的已婚员工，每月休班报销的差旅费，只报销项目所在地至济南的往返车票，项目部报公共汽车票，青岛项目部副总经理以上报软席火车票，其他员工报硬席火车票。已婚员工每月报销2次,未婚职工每季报销1次。其他员工不予报销休班车票。11/18报销时填制差旅费报销凭证，将出差审批单附后，经部门经理、财务部负责人、总裁签字后报销。会议费。指经批准召开的各项会议按规定标准列支的会场租金、参加人员的住宿费、伙食补助费等。会议费的列支必须附会议费的证明材料，包括会议费预算、会议通知和支付凭证。分公司召集会议由业务部门经理提出申请签报，经分管经理、财务部门复审后，根据额度报总经理或总裁签批，按签批标准开支，报销时填制费用报销单持批复的签报，经公司综合部负责人、财务部负责人、总经理签字报销。集团召开会议由总裁办提出申请，财务部门复审后，总裁签批后举行，报销时同样手续。业务用车费是指业务用车的燃油费、养路费、牌照费、停车费、洗车费、修理费及购置相关的配件、备件等有关费用。1、单位车由集团总裁办统一管理、使用。统一购买油卡。具体办法见集团车辆管理办法、自备车的报销。副总经理以上人员拥有自备车的，每月发放车补1500元整。可用以下单据报销如养路费、牌照费、停车费、修理费等。如果单据体现姓名，必须为本人。12/18、若因集团接待任务或其他特殊情况，经总裁批准征用车辆时，由集团根据派车单及里程，承担所有费用。其他修理费。指除车辆以外的微机、空调等修理费。维修前由总裁办写出修理申请，由总裁办负责人，财务部负责人审查签字，根据额度经总经理或总裁批准后修理。报销时填制报销单，经部门经理初审、总裁办、财务负责人审查签字，总经理签字报销。职工宿舍费用指家庭不在公司所在地的员工宿舍租赁费、水电费、暖气费、床、被褥及配套设施等费用。集团所有住项目部人员由各公司统一租赁房屋，统一按排住宿,公司副总经理以上人员一室一人，其他人员一室多人。租赁费各公司根据各地情况报总经理批准后实施。其他费用标准如下1、水电费每月每人限额20元。2、暖气费据实报销。3、床每人限额120元。4、床品每人限额160元。5、热水器限额500元床、床品、热水器均为一次性购买，损坏后不再补购。其他设施不予购置与报销。费用超出部分由个人自行承担。13/18总裁办报销时填制报销单，经总裁办负责人、财务部负责人审查签字，总经理签字报销。职工驻外误餐标准每人每天7元，每日由总裁办指定人员统计每餐吃饭人数，各部门固定人员固定时间向总裁办指定人员报每餐吃饭人数。每日每餐总裁办负责统计人员与餐厅负责人核对，按月由财务部根据每日清单与餐厅结算。不得超标准。家在项目地的员工一律不享受此误餐标准。诉讼费。是指处理有关法律事务而发生的依法由我公司承担的法院诉讼费、执行费和仲裁费等。根据法规人员提供的法院判决书，填制费用报销单，经财务负责人签字后转帐，法院判决书复印件作附件。律师费。指聘请律师处理有关法律事务而发生的代理费用。聘请时，经办部门提出申请签报，经分管经理、财务部门初审后，根据额度报总经理或总裁签批，报销时填制费用报销单，持批复的签报，经财务负责人签字报销。咨询费。指聘请经济技术顾问、法律顾问等所支付的费用。聘请时经各部门提出申请签报，经分管经理、财务部初审后，根据额度报经总经理或总裁签批，报销时填制报销单持批复的签报，经财务负责人签字报销。14/18审计评估费。指聘请注册会计师进行查账验资以及进行资产评估等发生的各项费用。聘请时经部门提出申请签报，经分管经理初审，财务部门复审后，报经总经理签批，报销时填制报销单，持批复的签报，经财务负责人签字报销。劳动保护费。指按照有关劳动保护规定购买的职工劳动保护用品及职工保健费等支出。总裁办提出申请签报，财务部门复审后，报经总裁签批，按批复开支后，报销时填制报销单，持批复的签报，经财务负责人签字报销。安全防卫费。指未达到固定资产购建标准的电子监控、报警及通讯消防等的器材购置费、维修费等支出。1、购置器材时须经办牧业公司提出申请签报，经分管经理初审，财务部门复审后，报经总经理签批，按签批意见购买后报销时填制报销单，持批复的签报，经财务负责人签字报销。、其它开支报销时填制报销单，经部门负责人、财务部负责人审查签字，总经理签字报销。装修费。指以经营租赁方式租入的营业用房装修费用支出。必须先预算再施工。15/18报销时填制报销单，经部门负责人、财务负责人审查签字，总裁签字报销。财产保险费。指为单位财产保险所支付的保险费。保险公司返还的无赔偿返还款，应冲减财产保险费支出。报销时填制报销单，经财务负责人审查签字，总经理签字报销。劳动保险费。指支付给离退休职工的退休金补差、价格补贴、医药费、异地安家补助费、职工退职金、六个月以上病假人员工资、职工死亡丧葬补助费、抚恤费，按规定支付给离退休职工的其他费用。按集团总裁办提供的发放表填制报销单，经财务负责人、总裁签字发放。养老保险统筹费。指实行社会养老保险统筹按规定由单位承担的根据员工工资总额一定比例缴纳的养老保险统筹费支出。按总裁办提供的数据填制报销单，经财务负责人、总裁签字提取。待业失业保险费。指按国家规定由单位承担的根据员工工资总额一定比例缴纳的待业、失业保险费支出。按总裁办提供的数据填制报销单，经财务负责人、总裁签字提取。其他支出。指不属于上述营业费用的其他费用开支。16/18必须一事一申请，有关人员签报后才能支出。报销时填制报销单，经主管部门经理初审、财务负责人审查签字，总经理签字报销。第四章报销单据的具体要求第四条费用报销首先应由经手人按财务要求认真核算票据、及时、准确计算、填写报销金额、规范粘贴票据。第五条当月票据当月申报，