企业办公管理制度范本

精品资料XX公司综合办公规范管理制度（范本）概述：本制度为xx公司行政及综合办公所涉及的员工仪容仪表、办公区整理、环境卫生清洁、办公语言和行为等基础性事项进行规范和综合管理的制度，是行政及综合办公人员必须遵守的基本守则之一。作用：一、体现统一的办公作风； 二、体现严谨的办公纪律； 三、体现全员服务的协作意识； 四、体现朝气蓬勃的精神面貌。纪 律 管 理 制 度一、公司员工上班期间必须规范佩戴工作牌。二、严格遵守考勤制度，不迟到、不早退、不旷工。三、严格遵守请假规定，完善请假审批手续。四、严格遵守出差规定，完善出差审批手续。临时外出需请示上级，管理人员外出时应在看板上注明去向和时限，并告知部门人员。五、上班期间坚守工作岗位，禁止串岗。六、上班期间（非茶歇时间）禁止阅报、闲谈、用餐、吃零食、玩手机、听音乐或从事其他与工作无关事务。七、办公区域实行“6S”管理（整理；整顿；清扫；清洁；素养；安全）。上班期间应保持相对安静的环境，严禁喧哗、嬉笑、打闹、争论。八、工作环境应保持洁净，物品摆放整齐，各自保管好所使用的办公设备和维护好公用设施。禁止将食品、饮料及各类商品、私人购置物品带入办公区域。九、上班时应注重个人仪容仪表，着装规范整洁。十、禁止公司电话私用，上班时间禁止接打私事手机。拨打内部电话时必须拨打内部短号。十一、语言文明：交往语言、电话语言、接待语言均应文明。接打电话时不用“免提”功能，应语音适中，避免争吵，不闲聊与工作无关事务。十二、接待来访和业务洽谈应在指定地点或会议室进行。十三、严格遵守计算机管理制度，禁止在公司电脑上发私人邮件或上网聊天以及加装游戏，未经批准的岗位不得上网。十四、使用复印机、传真机时需部门主管同意，指定专人使用。与工作无关内容不得复印和传真。严禁索取、打印、复印其他部门资料。十五、严格保密机制。资料、文件严格按ISO9001要求分类、编号、归档，严禁随意放置。会议纪要、机密文件、机密资料应封闭式保管。严禁私自翻阅他人文件、资料和物品。十六、无工作需要不得进入董事长室、总经理室、经理室、计算机房等部门。未经许可不得带人进入综合办公区。十七、遵守办公用品管理制度，办公用品领用应报部门主管处批准后，由部门主管统一到行政部领用并办理领用手续。十八、正确使用和操作各类办公设施设备，严格按照使用说明书和公司规定操作。十九、加班规定：原则上晚间加班不超过22：00。二十、临下班时或晚上加班结束前，由最后离开的办公人员事先通知公司执守人员，由执守人员对办公楼层所有区域全面安检，包括需关闭电源、水源的设施关闭。夜间执守人员应提高警惕、加强防范，确保办公楼层安全。环境卫生及卡座区管理制度一、综合办公区域实行“6S”管理（整理；整顿；清扫；清洁；素养；安全）。二、综合办公楼配备保洁员壹名，对董事长室、总经理室、经理室、会议室、洗手间及其他公用部分卫生进行清洁，具体依据公司保洁员日常工作内容细则实施。属个人卡座区域及相关设备设施由使用人员负责清洁，属部门使用的设备设施由部门主管负责安排清洁。三、全体员工均应按“6S”管理要求讲究卫生，禁止随地吐痰、乱扔杂物和废纸，进入办公区域将鞋底污物处理干净，自觉维护公共环境卫生。对违反卫生管理规定的当事人，将视其情节给予行政处罚。四、办公设备和使用设施按标准配备,按规定摆放整齐，未经允许,不得随意移动、增减。五、办公用品摆放统一规范，办公卡座区干净整洁。六、节约水电，最后离开办公区的人员应主动检查照明、电扇、空调、电脑、电源、水源及门窗关闭情况，以确保安全。七、卡座区规范：1、 办公桌：桌面除电脑、口杯、电话、资料文件、文具外，不允许放置其他物品，人要离开前应将桌面收拾干净。2、 辅桌：放文件架、少量工具书等。3、 坐椅：靠背、坐椅一律不能放置任何物品，人离开时应将椅子调正。4、 电脑：电脑显示器呈45度角贴墙或卡座屏风放置，竖式主机置桌面下。5、 卡座屏风：除常用电话联系单外，卡座屏风内外侧不允许有任何张贴。6、 垃圾篓：置办公桌下。7、 桌洞下不得堆积杂物。办公设备使用管理制度复印设备和传真机使用管理：一、复印机和传真机指定专人管理使用。复印机由行政文员管理使用和维护，传真机由使用部门主管管理使用和维护。复印文件资料和进行业务传真必须坚持登记制度。复印应控制复印份数，不得多印留存。二、普通需复印的材料内容经部门主管批准后，指定人员将复印内容交由行政文员审核确认复印。行政文员有权对所需复印材料提出质疑，对不符公司规定的文本拒绝复印。三、复印操作需在行政文员指导下进行，对批量材料复印或需复印批量的材料以及复印 页以上的权限需部门主管确认签字。操作时设置完毕应先试印一张进行首检，确认无误后再批量复印。复印完毕须将复印数字恢复为初始状态，即印数为1，避免误操作造成浪费。四、复印的机密文件要严格执行审批、登记、送阅制度，并和正本文件一致，阅办后按规定立卷、归档或清退、销毁。 五、不准擅自利用复印机复印与工作无关的资料。一经发现，将视其情节给予行政处罚。六、行政文员管理职责：1、行政电脑、复印机、扫描仪、投影仪等设备的日常管理使用和维护统一由行政办公文员负责；2、应严格按照使用操作规程规范操作，避免误操作损坏设备；3、要坚持原则，不得违反规定将设备擅交他人使用或使用设备人员未经指导就进行操作。4、监督操作人员使用设备后登记工作。5、负责复印机复印后废材料和余印页的处理和销毁工作及各种机密文件、材料的保密工作。6、负责电脑、打印机、复印机等设备配件、耗材的保管工作。7、设备故障属无法自行解决时应在第一时间通知并落实设备专业维修人员前来维修，避免影响正常工作，维修过程必须始终在场。七、公司所有办公设备设施严禁外借、外用。 投影设备使用管理：一、连接投影设备的电脑及其他外设使用严格按照“公司计算机管理制度”相关条款执行。二、连接投影设备的电脑使用时应注意防尘、防磁、防静电、防水、防腐。三、移动存储设备包括移动硬盘和U盘等，移动硬盘使用时应注意：在硬盘高速运转时严禁受到外力碰撞，严禁将硬盘移动。移动硬盘及U盘在断开电脑连接时必须规范操作，当系统提示可拔下设备时方可拔除设备。四、电脑软件及应用软件在使用时应严格按要求步骤进入或退出，以免造成软件损坏。未经公司同意禁止个人在公司电脑内安装其他软件，以免电脑病毒传播。五、电脑硬件清洁按公司计算机管理制度指导实施。六、投影设备由行政文员负责保管使用，其他人员未经允许及非培训需要禁止使用该设备。每次使用完投影仪需关闭设备时必须等Lamp灯完全熄灭后再行关闭电源。文件资料及档案管理制度书面文件资料及档案管理一、各部门岗位人员应负责收集、整理、保管好公司文件资料及档案。二、书面文件资料及档案管理严格按照ISO9001要求进行分类，将书面文件资料按照待处理、处理中和已处理分类放置。长期或永久性保存的文件资料应由公司指定行政部专人负责安全妥善保管。三、根据应用将文件资料分为每日必用、常用和不常用三种，常不用的文件资料要尽快处置。四、归档文件资料要进行登记，编制归档目录。五、将归档文件资料科学地编制分类，根据分类编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便提供利用。六、公司文件资料及档案严禁随意放置。会议纪要、机密文件和资料应归档封闭式保管。七、作废的文件资料属机密的应用碎纸机销毁，严禁乱丢。八、未经允许，严禁在办公区域私自翻阅他人文件、资料。九、所有部门或公司公文、质量管理文件、专用图表和涉及商业秘密的资料等严禁外借或私自复印带出。十、公司办公室设存放档案的专柜并具备防火、防潮、防虫等安全条件进行存放。电脑文件资料及档案管理一、电脑硬盘内存储的电子文档、资料分类必须条理清晰。电子文件需要长期或永久性保存的，应形成纸质和办公软件等双介质材料归档保存或另行备份。二、妥善使用U盘或其他外设产品，防止携带电脑病毒攻击电脑。应做好电脑日常杀毒和杀毒软件定期升级的工作。 三、电子邮件管理：办公自动化中重要邮件应及时备份，电脑硬盘中应专门建立一个文件夹，暂不能处理的邮件存放于内。为减轻服务器负担，提高反应速度，已阅邮件应不超过 数量，由公司网管不定期抽查。公司计算机使用制度1、计算机应用人员均要经过相应培训，懂得基本操作规程，能对计算机进行简单维护。2、计算机维护人员应定期或不定期对计算机系统进行更新，升级病毒库和例行检查，做好各种数据的备份。3、行政部指定人员对各联网计算机进行共享目录设置及密码权限设置，未经公司领导同意，各部门人员不得对计算机共享目录及密码进行删除和改动。4、计算机零件、软磁盘由行政部负责统一购置，计算机及附属设备由行政部指定专人进行安装及修理。计算机及附属设备出现故障时，应及时通知行政部，由行政部指定专人进行维修，非计算机维护人员不得拆卸或更换计算机硬件。不得安装与工作无关的软件，新增加软件要经行政部批准后指派专人实施安装。5、计算机零件更换、维修，由各部门提出申请并填好计算机部件更换、维修申请报告表注明原因，（属人为原因造成的还要说明责任人），然后将表交到行政部，由行政部派计算机管理员进行复查。6、凡计算机出现损坏或网络出现故障，须由各部门负责人及计算机管理人员查明原因，进行检查验证，凡因违规操作、自行修理等原因造成计算机损坏的，行政部有权追究部门责任。7、不得在工作用机上下载、安装、试用不明软件，禁止登录非法网站，以免造成系统故障。如需使用和安装外来文件或下载互联网上的文件必须先进行杀毒，确认无毒后，才能应用到本地机器，不要接收和下载来历不明的文件。定期升级杀毒软件，查杀病毒。8、使用计算机的人员应及时做好业务相关的数据备份，防止因机器故障或被他人误删除引起文件丢失。9、工作人员管理好自己的用户名、密码。不得盗用他人用户名和密码登录计算机，或更改、破坏他人的文件资料。做好局域网上共享文件夹的密码保护工作。严禁外来人员使用工作计算机。10、禁止利用计算机玩游戏、聊天、看电影；禁止浏览登入反动、色情、邪教等非法网站、浏览非法信息以及利用电子信箱收发有关上述内容的邮件；不得通过互联网或光盘下载安装传播病毒以及黑客程序。11、禁止对计算机私设开机口令、对硬盘格式化操作、改变机器配置。12、计算机系统专用资料（软件盘、系统盘、驱动盘）由行政部统一进行保管，不得随意带出或个人存放。公司计算机维护制度1、不得在联接电脑的电路上插接大功率电器；茶杯的摆放应远离电源、键盘；主机风扇旁不要遮挡其它物品，以保持良好的散热通风；不要用易产生静电的抹布或未拧干的抹布擦拭电脑，不用手触摸显示屏。2、爱护硬件设施，做好计算机的维护保养工作，每周至少清洁一次。禁止随意拔弄、拆卸、搬动计算机设备、配件（键盘、鼠标等），对网络共享设备要求在网管人员指导下操作，严格按操作程序正常开机、关机；对任何硬件设施（USB接口的设施除外）不得带电插拔。3、计算机网络管理人员及使用人员应每周对计算机设备进行病毒检测，发现病毒感染应及时清除，防止扩散和蔓延。对国家通报的病毒发作时间禁止开机，如确需使用应由计算机管理人员负责技术处理。要对计算机设备、电源电路进行定期检查，发现问题及时处理。4、节约使用计算机耗材，如纸张、墨盒等。打印重复数量多的，应尽量使用复印机复印。应尽量双面