声像实物档案管理PPT课件

.,1,声像、实物档案的收集整理,.,2,一、什么是声像档案什么是实物档案,二、声像、实物档案的收集,三、声像、实物档案的整理,四、声像、实物档案的编目,.,3,声像档案是指国家机构、社会组织以及个人在从事各种活动中直接形成的对国家和社会有保存价值的照片、底片、影片、唱片、录音带、录像带、光盘、磁盘等不同介质为载体以影像、声音为主，并辅以文字说明的历史记录。实物档案是指能够反映国家机构、社会组织以及个人从事各种活动和历史真实面貌的具有保存价值的特定有型物品，是一个单位档案全宗的重要组成部分。,一、什么是声像档案、实物档案,.,4,作用：一是历史凭证作用二是研究借鉴作用三是具有珍贵的参考作用四是具有艺术欣赏作用2015年，市委、市政府两办印发的关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见要求：“做好公务活动中实物档案的接收、管理，加大声像档案归档和收集力度。”,.,5,二、声像、实物档案的收集,1、收集原则（1）以我为主（2）突出主题（3）质量精良（4）内容齐全,.,6,2、声像档案归档范围（1）反映单位概貌的声像材料。,（2）反映单位名称的照片。,（3）单位历届主要领导人的照片。,.,7,（4）上级领导机关授予单位或个人的奖状、奖旗、证书等的照片。（5）单位召开的各类重要会议形成的主要声像材料（6）单位在涉外活动中形成的声像材料。,（7）单位领导、专家、学者在国内外重大公务活动中形成的声像材料。,（8）党和国家领导人、人民代表、上级领导来本单位视察、检查工作形成的声像材料。,.,8,（9）本单位领导视察、检查下属单位或参加下属单位重大活动中形成的声像材料,（10）反映本单位职能情况的代表性的声像材料,.,9,（11）技术交流、商务洽谈、合同协议签字仪式形成的音像材料（12）购置、引进大型仪器设备开箱、验收、安装、调试、运行过程形成的音像材料；,.,10,（13）单位重要工程建设、重大技术改造和技术引进中形成的主要声像材料。（14）记录本地区自然灾害及异常现象的照片、录音带、录像带。（15）反映本单位地区地理条件、市政建设、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的音像材料。,.,11,（16）单位历年生产的主要产品照片。（17）单位获国优、部优、省优产品的奖杯或证书等的声像材料。（18）反映新技术、新工艺、新材料应用的声像材料。（19）单位历年重要科研成果、科技发明等的声像材料。（20）单位其它重要活动、重要事件或重大事故形成的声像材料。,.,12,2、实物档案的归档范围（1）荣誉性实物。主要指奖状、锦旗、奖章、奖品、荣誉册、证书、奖牌、匾、合格证、奖杯、聘书、任命书、象征城市或单位的钥匙等带有明显荣誉性质的物品。（2）赠品。主要指各有关部门或个人赠送给本单位的牌匾、礼品等实物。,.,13,（3）印章。包括失效的木印、石印、塑料印、钢印，圆印、方印、菱印，党组织印、政府印、行政印、社团印、财务印等。（4）字画。主要指国内外名人、党政领导的题词、签名以及各种类型书画。（5）产品实物。,.,14,3、声像、实物材料归档的时间各部门形成的具有永久、定期保存价值的照片、录音带、录像带、影片、磁盘、光盘等声像和各种实物材料，本着谁主办谁归档的原则,一律在活动结束后一个月内整理完毕，交本单位档案室分类归档保管。,.,15,4、声像、实物材料归档要求：,（1）属于归档范围的声像、实物材料，形成部门和人员应当及时向本单位档案部门归档，不得私自保存或据为己有；（2）归档的声像、实物材料必须是原版、原件；（3）归档的声像材料必须图像清晰，声音清楚，底片不得磨损；（4）对于需要永久、长期保存以录音带、录像带和磁带等磁性材料为载体的声像资料，立档单位应当将其转换为数字档案并制成光盘。光盘与录音带、录像带和磁带等同时归档，分别整理、编目、保管，并注明互相参见号；,.,16,(5)归档的数码照片应为JPEG、TIFF或RAW格式，推荐采用JPEG格式。录音转换为WAV、MP3数字格式，录像转换为MPEG、AVI的数字格式制作光盘保存，移动硬盘、U盘等移动存储设备只能做数码照片档案备份使用，不能作为长期保存的载体；(6)归档的声像材料应当加以相应的文字说明；(7)声像档案应当按照其载体和保管期限的不同，分别进行整理、编号；实物档案按类别编号；(8)声像、实物档案的保管期限分为永久、定期（30年、10年）。,.,17,三、声像、实物档案的整理,整理原则：保持声像、实物档案之间的有机联系，有利于保管，便于为利用者提供服务。纸质照片档案的底片应单独整理和保存，照片、录音带、录像带与说明一同整理和归档。数字声像档案与说明及生成电子文件的元数据一起归档。,.,18,1）照片档案的分类：一个单位的照片形成数量较多的，整理时可以采用保管期限年度问题进行分类；即在同一保管期限内首先区分照片产生的年度，然后根据照片所反映的内容，按不同的问题顺序排列整理归档，只要照片册中有空位，属于同一保管期限同一年度的照片就可按问题结合时间顺延排列，直到照片在该册空位用完为止。,1、纸质照片档案的整理,.,19,单位每年形成照片量不大的可直接按保管期限分类法。同一类问题的照片排列时，先排组（同一次活动、一次会议、一项工作形成的照片就为一组），后排张。一组照片不要分散，最后组成案卷。（一般一次会议、一次活动选取5-8张照片归档即可）一本（册）照片为一卷。,.,20,每组照片的排列顺序：1.有会议会标的大会会场的照片；2.大会主席台的照片；3.大会主持人主持会议的照片；4.大会发言人的照片；5.大会群众场面的照片。,.,21,2）照片档案的组卷将若干张有密切联系的一组组照片及说明，按影像内容的顺序排列，一起固定在芯页上组成案卷。每卷（册）内照片以张为单位从“1”开始依次编顺序号，并将照片号填写在说明签照片号栏内每张照片的背面应编上档号以便于抽取和归入，档号的结构如下：A046711177,全宗号类目号案卷号照片号,.,22,3）照片档案说明的编制：每张（组）照片要编制说明，内容包括：时间、地点、事由、背景、人物（职务与所在位置）和摄影者,.,23,2009年3月21日至22日，2009年女子摔跤世界杯赛在山西省太原市滨河体育中心举行，来自中国、加拿大、日本、乌克兰等八个国家的100余名运动员参加了为期两天的角逐。中国队赢得胜利，第三次捧得世界杯金牌。图为59公斤级山西本土选手张兰（前排右）与加拿大选手在赛金牌争夺战中对阵。,.,24,.,25,4）总说明的编制以一组照片为单位拟写总说明。总说明的内容如下：a、标题根据本组照片的内容，由整理者拟出。标题要概括出这组照片的基本内容。b、时间c、地点d、主要人物e、基本内容（背景、事由）f、注明本组照片共多少张照片。,.,26,2012年7月6日，太原市十县（市）区档案局（馆）长工作会议在古交市召开，会议总结了各县区上半年的工作，对下半年重点工作进行安排。出席会议的领导有：太原市档案局局长xxx、副局长xxx、古交市副市长xxx，十县（市）区档案局馆长和太原市档案局各处室负责人参加了会议。本组照片共5张。总说明里包含以下信息标题：太原市十县（市）区档案局（馆）长工作会议在古交市召开。时间：2012年7月6日地点：古交市主要人物：太原市档案局局长xxx、副局长xxx、古交市副市长xxx，十县（市）区档案局馆长和太原市档案局各处室负责人基本内容（背景、事由）：总结各县区上半年的工作，对下半年重点工作进行安排。注明本组照片共多少张照片：5张,.,27,5）卷内目录的编制卷内目录,.,28,6）卷内备考表的编制,.,29,7）案卷封面的编制,照片案卷封面,.,30,8）案卷目录的编制,照片档案的案卷目录,.,31,超大超长照片的编制,一般冲洗成五寸或七寸照片，入册。大张照片不能装入普通的照片册，可同相应类的照片册内照片一起编号，再单独存放，并在卷内目录中注明“大张”。超大超长照片可装盒或装袋平放，但盒内或袋内要有照片的编号和文字说明,.,32,.,33,2、底片的整理底片档案的编号是由全宗号张号组成。底片档案号应当粘贴在胶片乳剂面边缘处，不得污染胶片。底片档案放入底片袋内保管，一张一袋，并在底片袋的右上方注明底片号。按底片档案号顺序将底片袋依次插入底片册。,.,34,3、录音带、录像带整理:录音带、录像带一般按其反映的内容分类同一类以盘（盒）为单位，按归档时间顺序排列，将录音带和录像带混年分别编制流水号，一个盘（盒）即为一卷分别填写录音（录像）档案卡片，将其固定在录音带或录像带上。,.,35,.,36,.,37,多盒录音（录像）带记录同一内容，所有录音（录像）带可填写同样的案卷题名，但须在案卷题名后用括号标注反映这一内容的盒数和次序。如:太原市档案局局长在全市档案工作会议上作报告(53)“5”代表记录这一内容的总盒数“3”代表该盒为5盒中的第3盒。,.,38,录音带、录像带案卷目录,.,39,4、数字声像档案的整理,（1）、数字声像档案的类型一是由数码摄录器材拍摄形成的；,.,40,二是由传统照片、声像档案数字化技术转化而成的,.,41,（2）数码照片的整理,行业标准：数码照片归档与管理规范（DA/T502014）数码照片：指用扫描仪、数码照相机等数字设备获得的，以数字形式存储，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。数码照片的归档范围、保管期限同传统纸质照片归档的数码照片应是用数字成像设备直接拍摄形成的原始图像文件，不能对数码照片的内容和EXIF信息进行修改和处理。,.,42,数码照片的EXIF（可交换图像文件的缩写）信息是数字成像设备在拍摄过程中采集并保存在数码照片内的一组参数，主要包括摄影时的光圈、快门、ISO（感光度）、时间等各种与当时摄影条件相关的讯息，相机品牌型号，色彩编码，拍摄时录制的声音以及全球定位系统（GPS）等信息。,.,43,如何查看数码照片的exif信息,.,44,A归档要求：一是形成部门负责对应归档的数码照片进行收集，按规范要求编写文字说明，自形成之日起一个月内向本单位档案部门移交，并办理移交手续。二是归档的数码照片、文字说明二者应齐全。文字说明要充分体现时间、地点、人物、事由、背景、摄影者等六要素，确切地反映照片的内容。三是归档的数码照片应为JPEG、TIFF或RAW格式，推荐采用JPEG格式。四是拍摄数码照片的像素数应在300万以上，扫描照片的线数（分辨率）应不低于600dpi。五是重要的或永久保存数码照片应同时冲洗纸质照片归档，归档时应标明互见号,.,45,1984年10月1日国庆阅兵式上，北京大学生游行队伍通过天安门城楼时，突然亮出“小平您好”的横幅标语，表达了人民群众对小平同志由衷祝愿和爱戴之情,.,46,B、分类同一全宗内的数码照片档案按“保管期限-年度-照片组”分类。C、在计算机中的存储结构数码照片档案可采用建立层级文件夹的形式在计算机中进行存储。一般应在计算机硬盘非系统分区建立“数码照片档案”总文件夹，在总文件夹下依次按不同保管期限、年度和照片组建立层级文件夹，并以保管期限、年度和照片组命名层级文件夹。,.,47,示例：某单位的数码照片档案统一存放在档案室计算机硬盘的非系统分区D盘根目录下，2013年该单位拍摄的一组XX工作会议的数码照片为2013年第一组照片（编号0001），保管期限为“永久”，该组数码照片应存放在以下路径下：D：数码照片档案永久20130001,.,48,D、排列与命名1排列。同一照片组内的数码照片按形成时间顺序排列在一个组文件夹内，然后对每张数码照片重新命名编号。2命名。数码照片文件采用“全宗号类目号保管期限-年度-照片组号-张号.扩展名”格式命名。,.,49,年度：为4位阿拉伯数字。照片组号：为4位阿拉伯数字，同一年度内的照片组从“0001”开始顺序编号。张号：为4位阿拉伯数字，同一照片组内的数码照片从“0001”开始顺序编号。示例：2006年太原市档案局拍摄的一组XX工作会议的数码照片为本年度第一组照片，保管期限为“永久”，存储格式为JPEG。则该组第一张照片的文件名应为：A046-91-永久-2006-0001-0001.jpg。,.,50,.,51,E、数码照片档案目录的编写,.,52,离线存储到光盘上的数码照片档案，必须在光盘的根目录下，建立本张光盘上所有数码照片的档案目录文件，目录包含全宗号、保管期限、年度、部门、照片组号、张号、参见号、摄影者、时间、组题名、文字说明（包含照片档案的人物、地点、事由等要素）、文件格式、开放状态等信息。,.,53,（3）数字录音与数字录像的整理方法与数码照片类似，在计算机硬盘非系统分区建立“视频档案”总文件夹，在总文件夹下依次按不同保管期限、年度和视频形成的先后顺序建立层级文件夹，并以保管期限、年度命名层级文件夹。将每次活动、每项工作的数字录音、录像文件拷备入相应的子文件夹中,并参照类似上节数码照片的命名方法对文件重新命名。在同一保管期限内，按顺序取一定年度的文件夹刻录到只读光盘。,.,54,A.一个或多个归档年度的数码照片、数字录像录音文件按不同保管期限拷贝至一盘或多盘载体中。B.推荐采用一次写光盘作为数码照片、数字录音、数字录像档案的长期保存载体。刻制光盘时应选择“一次性写入”方式。C.每张光盘的根目录下应有本张光盘内所有数码照片、数字录音、数字录像的档案目录,（4）是刻录光盘,编制光盘说明,.,55,D.在刻录光盘之前要编制光盘说明,光盘说明的主要内容包括:单位名称、光盘号、数字档案的起止时间、保管期限、光盘类型、文件类型、刻录软件及版本、刻录时间、刻录人、审核人等