结算中心各岗位工作流程

-结算中心各岗位工作流程一、结算中心主任工作流程（一）每天参加收银员早会并将在早会中发现的问题协调相关部门给予解决。（二）每天不定期（次）到楼层及总收室抽查收银员的工作情况，并及时解决工作过程中存在的问题。（三）解决、定夺财务人员提出的各种财务业务问题，对重大财务业务问题及时向财务总监或总经理汇报、请示。（四）每周保持与税务局（所）相关人员进行沟通及业务交流达两次以上。周一下午组织结算中心职员学习公司领导上周例会精神、内容，布置本周工作重点。（五）每天下班时做好当天的工作日志。（六）每月中旬检查财务人员上月手工及电脑帐。（七）每半月召开一次总收银及收银组长办公会，月末召开全体收银员大会。（八）月末组织财务人员对有价券和各部门收费情况进行清理和复核。（九）在每档大型企划活动结束3日后，做出该档企划案的专题财务分析。（十）月末做出月度财务分析报告，年末做出年度财务分析报告和财务决算分析。（十一）每年11月开始布置、落实下年度各项费用预算。（十二）起草、下发结算中心的各种文件、通知及与相关部门的业务联系单。二、结算主管会计工作流程（一）每月26日至次月5日1、统计前一结算期内各项促销活动，根据合约计算各供应商应承担的活动抽成金额。2、生成供应商结算单，录入活动抽成金额。3、根据“费用扣缴明细表”审核餐费、制服费、物业费、培训费、商品保证金等各项费用录入的正确性。4、根据合同审核联营供应商结算金额是否正确。5、打印供应商结算单。6、填写物业管理费等费用收据。7、发放供应商结算单，并向客务员讲解活动抽成计算方法及注意事项。8、统计买单供应商，发放“买单款项催缴通知单”。9、编制相关报表。例如：“供应商结算明细表”、“供应商买单明细表”、“供应商罚款、缴款明细表”等（二）每月6日至14日1、按规定审核供应商的发票。不合格发票不予受理。2、根据“供应商结算单”收取供应商应缴纳的各项费用。3、及时告知并收取供应商在本结算期内应缴纳的结算单中未列扣款项目。如罚款、地板款等。4、根据“供应商买单明细表”收取买单货款。（三）每月15日至25日确定供应商结算金额，经财务总监签字。 三、进销存主管会计工作流程（一）每日对财务系统进行系统维护，数据备份等工作。（二）会计电算化的整体培训指导、维护。（三）进销存系统的日常管理、维护及推进工作。（四）与其他部门的联系、处理相关事宜。（五）特殊事项的处理。四、销售会计工作流程（一） 款1、核对销售日报表与收银长短款报表是否一致，将销售数据与前日银行存款情况上报财务总监，并将该数据登记到流水帐内，以便掌握销售净收入的情况。2、对总收存款金额与销售日报表是否一致，是否符合财务的存款要求。（二）卡 为了便于对帐销售会计按卡的种类建立流水帐，每日根据总收上报的“信用卡对帐单”登记不同卡种的入帐金额，根据银行进帐单“收款通知联”查看信用卡是否到帐，如有未到帐情况则通知和督促总收查明原因进行催缴。月末与银行对帐单核实信用卡的进帐情况。（三）券1、每日清点回收的各种有价券 ，核对其金额与销售日报表是否一致，按回收日期、种类和面值制成表格，对券进行统计并注明长短款情况。2、月末结帐后，将上个月回收的作废券进行清理，向董事长提交“关于销毁作废券的报告”，经批准后在其他财务人员的监督下进行销毁。（四）帐1、每日信息管理员将各楼层对帐结果填入“销售调整报表”交到财务信息部，其中包括串柜组、不同柜组串商品编码、营业员开错销售小票以及调帐需要等情况。销售会计根据该报表在后台POS机上进行调整，以保证各楼层、各柜组及供应商的销售与实际相符。2、每日按品牌统计特卖场销售收入，每期特卖结束后负责与供应商对帐，当总金额不对时还需按销售小票核对每笔交易明细。月末根据各品牌的不同扣率为结算会计提供成本数。3、通过进销存系统的财务接口将销售数据接入软件系统中，生成销售凭证后，对其进行增删改，包括长短款的挂帐、信用卡的挂帐、银行存款的进帐等。4、款收回及信用卡到帐后负责冲减以前的挂帐。5、每日根据收到的各种罚款、POP款、外广场租金、水电费及支出的顾客举报奖等有关营业外收（支）的票据编制相关科目的凭证。6、根据记帐凭证登记销售收入明细帐、销售折扣与折让明细帐、其他业务收入明细帐、营业外收（支）明细帐、其他应收（付）帐明细帐以及在途资金明细帐。7、月末及时结帐并核对各明细帐与财务软件系统中的明细帐是否一致，核对各明细帐与总帐是否一致。（五）表月末结帐后负责编制营业损益报表，包括销售毛利表、销售收入完成计划情况表及销售折扣与折让情况说明表。五、费用会计工作流程（一）日常工作每日负责现金收入及现金或银行存款支出的制单工作，主要包括收付营业员的商品保证金及保证金扣款、收付供应商的履约保证金、收付租赁业主经营保证金、日常报销、结付帐款、个人借款、收付供应商装修抵押金及管理费、供应商交电费、工装抵押金、工装折旧、个人往来帐款、银行收费、银行计息等单据，保证处理单据要及时，以确保出纳员能够及时记帐，做到日清日结。（二）报销日工作每周的周二和周五是公司的报销日，每逢这两天，公司的其他同事都会将日常工作发生的费用单据拿来报销，包括业务招待费、市内交通费、广告费、促销费、差旅费、办公费、办公耗材、邮电费、汽车耗用、工本费、物料消耗、房租水电、维修费、印刷费、清洁费、员工餐费等费用类科目，还包括材料物资、低值易耗品、固定资产等资产类科目。处理这些单据时认真检查单据粘贴是否合格（粘贴不合格会导致以后原始凭证丢失，也便于凭证装订）、票据张数是否正确、发票填开是否符合要求等。（三）其他工作除了日常收付款、报销的制单工作，还有其他一个月只做一次的工作，如：每当发放工资的时候，要检查及复核工资表是否正确，及时计提职工福利费及职工教育经费；月末计提固定资产折旧；月末进行递延资产、无形资产的摊销工作；月末按着与供应商所签定合同提广告费、促销费；月末归集分配各部门费用；月末清查个人往来；月末进行费用报表的制表工作；登记帐簿、核对帐簿等工作。六、审计、统计员工作流程（一）按公司要求进行日常审计、专项审计，并出具审计报告。（二）按公司经营需要进行日常和专项经营指标统计工作。（三）根据市统计局要求，每月10日前报送“限额以上批发零售贸易业商品销售、库存情况（一）”表。（四）根据市统计局要求，每季15日前报送“限额以上批发零售贸易业商品销售、库存情况（二）”表。“限额以上批发零售贸易企业主要经济指标”。（五）根据市统计局要求，年末报送“限额以上批发零售贸易企业财务状况表”。七、现金出纳员工作流程（一）收款1、租赁业户的经营保证金、租金、合同变更时的更名费、营业员的商品保证金、培训费、特卖租金等。（1）各楼层供应商的履约保证金，装修抵押金，营业员（包括新入职与调职）的商品保证金、培训费、罚款、电话费、花车抵押金、工装抵押金、每月结算时的费用，包括各种物耗、物业管理费、广告费、场地租赁费等。（2）督导员定期交回的各种罚款。（3）人事处交回的工牌管理费。（4）服务台定期交回的顾客退货返回的现金。（5）各部门人员的冲帐款。（6）返还各类暂收款时产生的扣款，如工装折旧等。（7）本着协作的原则，在另一名出纳不在的时候，代收取相对金额较大的购房款等。（二）付款1、对于上述已收取的各种抵押金的到期返款：（1）返还商品保证金时，审核是否有人事主管签字。（2）返还工装抵押金时，审核是否有客务员、行政事务部主管、库管员等的签字，并正确计算折旧额。（3）返还花车抵押金时，审核是否有物业相关人员的签字。（4）返还履约保证金时，审核是否有招商主管及业务总监的签字。（5）返还装修抵押金，审核是否有招商主管、业务总监及物业经理三方签字。（6）签字不全，不予办理。2、每周三、周五报销时，以现金与支票支付各种费用。3、每月八日发放工资。4、每周一至周五各部门的借款业务。5、每月15日至25日结算期内，填开所有转帐支票与进帐单。（三）其他1、每月整理所有会计凭证，并于结帐后装订成册。2、每日及时登记现金日记帐，及时清点库存现金，做到日清日结。3、随时根据现金量，提醒银行出纳员存现或提现，既保证安全，又不耽误报销。4、保管法人印鉴，并在所有相关票据上加盖印鉴。5、每日早晨，及时编制前一天的收支报表，上交主管领导。6、及时核对手工帐与电脑帐，发现漏记，随时补记。八、银行出纳员工作流程（一）非结算期。每天由现金出纳员开出支票去汇款或者取款，然后去银行办理并且将各行转入公司帐户的票据取回，分交给结算、销售、费用会计。（二）结算期。每天上午填开支票或汇款单，并由结算会计审核后下午去银行办理。及时为品牌商查询票据，让每位品牌商都能按时收到货款。（三）结帐期。负责保存主管会计在税务局开好的税票。每天晚上记银行帐号日记帐，做到日清日结，月末时做到对帐，帐帐相符，帐与对帐单相符。如有未达项及时调节并且写出银行余额调节表。（四）每天还要付基建工程款、收房款、管理售房合同，计算售楼提成款，为基建会计提供数据。（五）与银行公证处联系沟通，为公司做贷款手续，并且公证，做到准时、准确、省钱，让公司银行都满意。（六）每月还要为董事长存工资，为其存电费、电话费以及为他保存一些私人材料。（七）每月20日和销售对帐后去建行、工行将公司卡内公司营业款转回到公司帐户内。 （八）每月开工资日，协助人事部将工资存入个人帐户，为员工及时开工资做好保证。九、发票管理员工作流程（一）负责发票购买、保管、发放、收缴工作。1、购买发票、登记台帐。2、楼面文员领用发票时，应登记“楼面发票领用统计表”，领用时各分管楼层文员应签字或盖章，收回发票时，应注销签字，发票的领用原则上应在回收旧发票的前提下领用新发票。3、发票领用、收缴程序：4、发票管理员应经常到各楼层、柜组了解发票使用情况，结存发票，检查有无违章使用发票的情况，发现问题及时上报,并有提醒发票使用人严格遵守发票使用管理制度。5、接月收集卖场部发票使用情况总计表，楼面发票使用情况表，楼面柜组实存发票情况汇总表。便于掌握发票使用，结存情况。领用：签字手续，回收：注销手续 （二）负责纳税申报，部门物品领用及保管，管理餐券发放工作。十、收银主管工作流程1、每日营业前与收银组长一起给收银员开早会。总结昨日工作中存在的问题，布置当日的工作内容，传达各种通知、企划活动2、处理收银员日常具体工作。及时向人事部递交收银员的打卡、病、事假和窜班申请。3、清点每日营业款、券、信用卡、支票与销售日报是否相符，无误后及时送存银行。4、及时向财务总监汇报收银工作情况，与上级领导共同商讨解决问题和困难的方法。5、检查、监督收银员的卫生、纪律，及时指出错误并加以改正。6、对新、老收银员进行业务技能培训和考核。7、积极配合解决各部门对收银员提出的问题。8、每周一督促各专业银行，及时取单、送单和POS机的检查维护工作。9、每月上报收银备品、收银员考勤、排班报告。10、及时领取发票，并做好保存管理工作。十一、收银室职员工作流程（一）兑换零钞1、根据商场备用金的需要量，总收每周到银行兑换一次零钞，一般定在周四，具体如下：（1）先与银行定好零钱的数量和面值，便于银行准备。（2）总收人员带好现金。（3）与行政事务部联系用车，并与保安联系，协助搬运并保证安全。（4）到银行后，将要兑换的整钱交给出纳窗口，银行清点无误后兑换零钞。（5）在保安的帮助下，把零钞运回总收室。2、收银员兑换零钞（1）每天营业前，组长开完会将各款台收银员兑换零钞统计给总收人员进行兑换。由收银组长将兑换好的零钞送到各款台。（2）换完零钞后清点大库。（3）中午交接班时，与接班人员进行交接，清点后，由下午班的人兑换零钞。（4）中午交接班时，由上午班收银组长交营业款时，将下午班各款台换零钞统计好，交给总收人员进行兑换。由收银组长将零钞送交各款台。（二）发票1、由总收到财务发票专管员处领取发票。（1）按发票号依次登记在发票登记本中。（2）每位收银组长领取发票时，须在发票登记本上登记发票号，领用人姓名、日期、款台号。（3）返回发票时，登记返还人姓名和返还日期，且每次只有返还一本旧的发票 才能领取一本新的发票。（4）总收检查发票开具情况，并看是否有违纪开票现象。检查发票汇总金额，份数是否齐全。（5）将开具完的发票定期返还给财务发票专管员。（三）支票1、如各款台有顾客交支票的，请顾客持支票及购物小票到指定收银台交支票。2、收支票款台收银员根据顾客购买金额填写好支票。将顾客资料按支票登记本详细登记，并为顾客开具收条通知三天后来取货。3、如顾客要当日取货注意：（1）必须有经理人以上签字并留存身份证方可取货。（2）必须抵押购货金额一半以上及身份证可取货。（3）必须抵押全部金额方可取货。（4）必须等财务人员将支票正存以后，方可取货。4、支票款台电话通知总收收取支票。5、总收取回支票做好登记及时联系财务人员（跑外出纳），将支票正存付款银行。6、当财务人员将存完支票回单给总收后，总收人员给支票台打电话，可以通知顾客取货。7、总收将回单同销售报表中支票输机后的金额一同交财会。8、支票台通知顾客来取货时，要开证明写清明细让顾客拿证明到各楼层交款取货。9、收银员结帐后将证明交回总收。（四）信用卡1、每日工作流程：（1）各楼层上、下午的信用卡卡单按楼层分开。（2）核对各款台上交的实际卡单金额是否与汇总单金额相符。（3）核对无误后把信用卡卡单按信用卡的种类分开。（4）计算各种卡的总金额。（5）需存银行的压卡单填写各行的汇总单及进帐单。（6）登记各行的卡单。（7）核对日报表（注明长短款及卡种种类）。（8）填写一式二联的“商场信用卡对帐单”（按净值填写）交销售会计。注：每周一给各银行打电话来取单及送单。2、退货处理：（1）正常退货各行卡的退货金额为1000元以下的可退现金。（注三天后）如退货金额超过1000元，发交行为例，退货程序如下：交行：退货如退卡，须红字压卡。由总收开证明（写卡姓名、交易日期、金额、写明原因）到财务盖章，经理签字。如退现金，将持卡人存根每笔写一份证明，程序同上，由交行划款，将手续费部分转存基本帐户。（2）非正常退货。由于POS出现故障未刷出卡单（即吃卡现象），应先查当天帐是否有这笔款，再查银行对帐单，如有这笔款应具体问题具体分析。情况特殊给顾客退现金，否则作退卡处理。（3）对帐。及时取回财务给的POS机流水清单逐笔对帐，查看是否帐帐相符，出现未达帐项及时与银行联系处理。（4）将所有银行回单交销售会计。（五）营业款1、由总收人员依据缴款单进行清点。打印出前一天“收银员长短表”及“销售报表”进行核对，按财务规定将营业款及时存入各银行。2、总收将赠券及礼券清点后与报表核对。3、中午交接班时，收银组长将已封好的上午班营业款袋和卡单，赠券、礼券交给总收，登记“存放登记簿”由总收人员核对无误后，进行清点，将上午营业款点完与报表核对无误后封包，放入金库中。并把现金登记在交接班日记中。4、营业后，收银组长将下午班营业袋及备用金、卡单、赠券及退票送交总收，登记“备用金存放登记簿”。总收人员清点袋数后，全部放入金库中。5、总收将点款金额，银行金额及其他通知，早会内容登记在交接日记本中。十二、收银组长工作流程（一）上岗前1、按公司上岗要求穿工装、佩带工牌，同时检查、监督收银员上岗前的仪容、仪表。2、每日营业前，集中早班人员召开班前会、到总收室领取备用金、按号发给收银员。3、组织收银员清洁卫生。4、检查收银机备品是否够用，缺少时及时上报总收。5、收银组长将昨日的销售小票留存联和退货小票保存好。（二）上岗时1、收银组长应与收银员一样，严格遵守上岗纪律，做到礼貌待客、规范服务，认真做好商场的收银工作。不论在何种情况下，不与顾客发生争吵，以身作则，起模范带头作用。2、收银组长应严格按照收银规定的操作流程进行操作，同时检查和监督收银员的操作，并及时指出错误和纠正。3、收银组长在严格遵守上岗纪律的同时，应检查和监督收银员的纪律，发现违纪行为应立即阻止并及时上报。4、收银组长熟练业务的同时，还要指导收银员的日常工作，如：开发票、收取支票、解决信用卡的疑难问题，处理退、换货及维修POS机故障。5、负责收银员与收银主管之间关系的沟通。（三）下岗后1、收银组长在上班结束时，应关好自己的收银机，检查自己商场收银机是否关闭，电源是否关闭，收银台抽屉是否上锁。 2、认真填写交接班登记，将货款、备用金、券、卡单以及退、换货小票送交总收室。 十三、收银员工作流程（一）8：15早班收银员到岗、打卡、更换工装、佩戴工牌，从员工通道进入卖区。（二）8：20到指定地点集合，参加班前会。（三）8：40收银组长按款台发放备用金。收银员清点无误后，将要换的零钞面值及金额数量交给收银组长，回到各自款台。（四）8：45清扫款台卫生。（五）8：50整理收银所需用品，做好开业前的准备工作。（六）8：58迎宾曲响起，收银员直立在款台内，迎候每一批顾客进场。（七）9：00开始一天的收银工作。（八）11：2012：20收银员就餐。由收银组长安排轮流用餐。（九）14；00晚班收银员上岗交接。早班收银员将早会内容及有关通知，传达给晚班收银员。早班收银员清点货款、打印缴款单，结帐后退出销售系统。晚班收银员登录、清点备用金，将所要兑换的零钞款交给早班收银员后，正式上岗。早班收银员把货款、缴款单、信用卡单、礼券、赠券、柜组对帐单、销售小票、退货小票和晚班收银员兑换零钞款，交给本组收银组长。收银组长核对无误后，早班收银员可以到指定地点打卡、更换工装下班。（十）14：30收银组长将早班营业款送交总收室。将货款、信用卡、赠券、礼券分类登记，把兑换完的零钞发放到各款台。（十一）17：0018：00收银员就餐。由收银组长安排轮流用餐。（十二）21：15进行当日结帐工作。由收银组长安排轮流结帐，保证每个楼层有一款台正常收款。结帐后的收银员，整理好办公用品，清理款台卫生。（十三）21：30送宾曲响起，收银员直立在款台等待顾客退场后，将货款、备用金，统一交给收银组长，随同营业员到指定地点打卡、更换工装、从员工通道撤出。十四、数据处理中心（一）数据处理中心机房数据处理中心机房分为2个部分：主机房、工作机房（二）人员出入1、可出入主机房人员：（1）总经理、副总经理、总经理助理（2）数据处理中心主任（3）值班工程师（4）经数据处理中心主任批准的人员2、可出入工作机房人员：（1）总经理、副总经理、总经理助理（2）数据处理中心主任（3）值班工程师（4）数据处理中心物管员（5）经数据处理中心主任批准的人员（三）机房纪律1、换鞋（1）进机房必须换拖鞋。（2）进机房时，将换下的鞋摆放整齐。（3）出机房时，将拖鞋摆放整齐。2、逗留（1）非值班工程师不得在主机房内逗留。（2）数据处理中心以外的人员办完事后，不得在工作机房内逗留。（四）机房卫生1、不得将食物带入主机房（饮用水、药品不在此列）。2、机房卫生由值班工程师负责，值班工程师每日上班须提前10分钟到达机房。3、机房负责的卫生标准包括：电脑设备：1周1次办公用品摆放监督：随时（五）钥匙1、机房大门钥匙：3把；中心主任：1把；系统工程师 ：1把；值班工程师：1把2、主机房钥匙 ：2套；中心主任 ：1套；系统工程师：1套3、文件柜钥匙 ：2套；中心主任：1套；系统工程师：1套4、服务器钥匙：2把；主任：1把；公司：1把（六）机房值班1、机房每日值班员2名。2、值班时间：8：30AM8：30PM。3、值班管理员由数据处理中心工程师担任，称“值班工程师”。4、值班工程师具体工作如下：主机房电源及电脑设备启动/关闭主机房电源及电脑设备运行状况进行监控系统维护报表打印公司电脑系统技术支持填写值班日志填写值班工作任务一览表，留主任处存档。5、值班工程师每日上班提前10分钟到达机房。（七）值班日志1、值班日志包括以下日志：服务器运行日志：1本机房值班日志：1本2、服务器运行日专内容包括：操作时间：操作系统方面：（1）系统启动/关闭（2）参数调整（3）软件安装、撤除等（4）硬件安装、撤除等（5）用户增加、删除、权限设置等（6）目录变更（7）数据备份和恢复（8）故障及处理数据库方面：（1）系统启动/关闭（2）参数调整（3）产品安装、撤除等（4）角色增加、删除、权限设置等（5）用户增加、删除、权限设置等（6）其他对象增加、删除、权限设置等（7）数据备份和恢复（8）故障及处理交接班记录：临时上机记录及签名：3、机房值班日志内容包括：（1）开发工作站运行情况（2）MIS工作站运行情况（3）文字处理微机运行情况（4）收银机运行情况（5）故障报告及处理（6）参观记录值 班 日 志日期服务器运行工作站运行POS机运行故障类别故障内容维护情况日备份情况需下一班维护内容签字 交 接 班 日 志日期工作内容故障内容故障维护情况交班人签字接班人签字备注（八）机房安全1、个人物品（1）个人物品，未经允许，不得带入机房。公司没有义务替个人保管财物。（2）外来磁盘、磁带、未经申报和检查，不得带入主机房。否则，一经发现，即予没收，并视情节轻重给予处罚。（3）员工办公桌的钥匙备有2把，1把个人保管，1把交物管员统一保管。（4）若有必要，在主任在场的情况下，物管员可打开每位员工的办公桌进行例行检查。2、介质（1）系统软件及应用软件由物管员统一保管，任何人不得带出机房。（2）数据处理中心员工每人可领取一定数目的软盘（不超过10片），这些软盘只限在公司内部使用，不得擅自带出公司。（3）私人拥有的软盘、光盘等物一般不得带入公司，确属必要，需经数据处理中心主任同意。（4）私人拥有的数据流磁带，绝对禁止带入公司，否则，一经发现，将以窃取公司机密论处。3、文档（1）电脑文档是公司的高级机密。（2）借阅文档，必先向物管员登记，当天借，当天还。（3）确需借出数据处理中心的文档，需经数据处理中心主任批准。4、报表（1）机房打印电脑报表，由数据处理中心物管员统一登记、统一下发，任何人不得擅自打印、留存报表，临时打印报表，需经过中心主任批准。a、各楼面销售汇总及毛利。b、各大类商品销售汇总及毛利。c、重要大类展开到中类。d、境外厂商销售日累进汇总。e、优惠销售。f、新厂商。g、厂商销售汇总、毛利、排名（分买手、按销售额）。h、审批员审批一览表i、厂商销售汇总、毛利、排名（分买手、按销售额）专柜明细。j、厂商销售汇总、毛利、排名（分买手、按销售额）代经销明细。k、新引进厂商的效益跟踪。2、查询向数据处理中心查询，需经过中心主任批准。（九）系统备份1、操作系统备份磁带1盒，1个全备份。2、操作系统备份磁带7盒，每天1个全备份，每周每个磁带轮流1遍。3、操作系统备份在每天营业时间结束后进行。十五、系统维护管理程序及制度（一）电脑系统维护管理由工程师在中心主任的直接指导下进行，其内容是：1、系统硬件和系统软件维护和整体计划、协调及实施。2、系统资源的维护管理。（二）系统硬件和系统软件维护的整体计划、协调及实施。1、工程师根据公司的发展需要，在中心主任的指导下进行电脑系统硬件及软件一整体规划。2、系统工程师对公司使用的系统硬件、软件（包括网络设备、小型机、收款机、工作站及各类系列软件）每半年一次提出运行及使用分析报告，并向数据处理中心主任汇报。3、系统工程师根据公司各部门业务拓展及电脑系统开发需要，不定期提出系统硬件软件更换、配置及市场选型分析报告，并呈报数据处理中心主任及总经理，待批准后执行。4、系统工程师在日常工作中协调各部门电脑设备的正常使用。（三）系统资源的维护管理1、数据处理中心设立系统硬软件维护记录手册，工程师每月定期检查系统硬件、软件的运行状况，并作好记录。（1）系统工程师每月定期检查小型机的运行状况。（2）工程师每月定期检查各营业现场之收款机、工作站的运行状况。（3）工程师每月定期检查网络系统及网络设备的运行状况。（4）系统工程师每月定期与各供应商联络，如有硬软件升级情况，及时向数据处理中心主任汇报，经批准后组织实施。2、中心主任建立和管理用户工号（1）数据处理中心设置机房工作人员的工号及权限（2）数据处理中心设置各业务部门人员的工号及权限。（3）中心主任监督、管理各员工工号的使用情况。（4）系统工程师在第一时间处理电脑系统运行出现的故障。3、软件维护工程师负责软件及数据的安装、备份与恢复。（1）系统工程师在主任指导下，制定软件及数据备份的策略与方法。（2）系统工程师安装经测试可用的系统软件及应用软件。（3）系统工程师每半月定期进行数据备份。（4）系统工程师监控系统和数据库的运行状况。4、系统维护工程师负责软硬件及网络设备故障。（1）系统工程师在接获用户故障报告后，在第一时间处理。（2）系统工程师根据故障处理的实际需要，经报数据处理中心主任批准，负责增添硬件设备及网络设备。（3）系统工程师根据故障处理的实际需要，经报数据处理中心主任批准，更改硬件及网络设备的配置。（4）系统工程师负责后台主机、服务器、工作站、收款机的配件的更换、网络部件及其故障的维修。5、工程师日常值班（1）数据处理中心制定值班人员安排。（2）系统工程师执行开机及关机程序。（3）系统工程师对网络及硬件进行例行检查。（4）系统工程师对系统运行进行监督。（5）系统工程师对用户反映的问题予以记录，并在第一时间处理。（6）系统工程师作好交接班日志。十六、电脑设备管理（一）MIS服务器1、MIS服务器责任人由数据处理中心主任担任。2、数据处理中心主任不在时，授权值班工程师为临时责任人。3、责任人掌管服务器钥匙。4、中心主任持有系统ROOT口令。5、未经责任人或中心主任许可，任何人不得在服务器上操作。（二）开发工作站开发工作站只能用于公司MIS系统开发及其相关文件服务器亦属于工作站责任人。1、每台开发工作站设一责任人，责任人对该工作站有保管的义务。2、责任人有使用和授权别人使用其开发工作站的权力，亦有禁止他人使用的义务。3、文件服务器责任人由数据处理中心主任担任软件安装，在开发工作站上安装软件须得到数据处理中心主任的批准其他部门在紧急情况下，可申请到开发工作站上处理其业务。（三）MIS工作站1、责任人（1）每台MIS设一责任人，责任人对该工作站有保管的义务。（2）责任从有使用和授权别人使用其MIS工作站权力，亦有禁止他人使用的义务。2、软件安装（1）系统软件及应用软件统一由数据处理中心安装。（2）WINDOWS的游戏部分将被拿掉，如无特殊需要，其文字处理部分亦将被拿掉。3、软盘驱动器（1）工作站的软盘驱动器被禁止使用。（2）在特殊需要的情况下，只有数据处理中心工程师才有权力使用软盘驱动器。（3）故障工作站发生故障，责任人应立即关掉电源，并向数据处理中心值班工程师报告。 （四）文字处理用微机 1、责任人（1）每台微机设一责任人，责任人对该微机有保管义务。（2）责任人有使用和授权别人使用其保管微机的权力，亦有禁止他人使用的义务。2、软件安装（1）系统软件及应用软件统一由数据处理中心安装。（2）WINDOWS的游戏部分将被拿掉。3、故障微机发生故障，责任人应立即停止所有操作，并向数据处理中心值班工程师报告。（五）收银机1、责任人（1）收银组长即为管辖收银机责任人。（2）收银员受收银组长指派到指定收银机2、软件安装系统软件及应用软件统一由数据处理中心安装。3、故障收银机发生故障，收银员应立即停止所有操作，并向收银组长报告，再由收银组长向数据处理中心值班工程师报告，管理员接到通告后，前去维修，并和收银员一同填写收银机故障报告单，留数据处理中心物管员处存档。十七、电脑使用管理办法（一）电脑使用须知1、公司任何员工使用电脑，须经必要专业培训及认可本管理办法。2、绝对禁止任何人在公司电脑上玩任何游戏。3、除数据处理中心或数据处理中心检验批准外，禁止从公司外取得软件介质，以防病毒侵入。电脑启动、关闭的顺序：（二）电脑管理须知1、各部门电脑为方便管理由数据处理中心统一登记在册，包括：详细信息、IP地址、计算机编号、负责人、计算机附件。2、各部门电脑设置的COMS、开机密码及IP地址由数据处理中心统一配置，使用者不得改动，如需变更必须向数据处理中心提出申请。3、各部门电脑硬件设备需更换、升级需填写相关申请单据报数据处理中心主任，经批准后，由数据处理中心统一安装。4、公司各种电脑硬件资源由数据处理中心统一管理，必要时根据需要进行调配，任何人不得随意拆卸、调换电脑硬件设备。（三）责任人负责制度1、公司所有电脑实行责任人负责制，每台电脑设一位责任人，原则上每台电脑只允许该电脑的责任人使用，特殊情况下，需经部门经理批准。2、商场管理部、财务部、人事部电脑需严格按第（五）条规定执行。3、责任人应做到人走机关，避免他人非法使用电脑。4、电脑责任人进入电脑系统应在用完后及时退出电脑系统，避免他人非法进入电脑系统。（四）电脑操作员规范1、非电脑责任人的其他员工如需使用电脑，需经部门经理批准，这部分员工称为电脑操作员。2、商场管理部、专柜部的电脑责任人可以使用外，各有权查询的买手可以在责任人启动电脑后使用自己的工号进入电脑系统。3、有权进入公司电脑系统的电脑操作员，应在使用完后及时退出电脑系统，避免他人非法进入电脑系统。（五）密码管理制度1、电脑责任人只能使用自己的工号、密码进入MIS系统,不得相互串用。2、有权进入公司电脑系统的责任人和操作员，应严格管理自己的系统密码、不得告知他人，并经常更改密码，确保密码不被他人盗用。3、任何员工不得非法进入公司电脑系统；不得盗用他人工号、密码进入公司电脑系统。（六）保密制度电脑中资料属公司机密，如非得到总经理批准，任何有权查阅者不得告知他人。（七）软件安装系统软件和应用软件必须由数据处理中心人员实施安装，其他人无权安装。（八）查询、打印1、向数据处理中心查询电脑资料时，须经部门经理批准。2、要求数据处理中心打印电脑资料，须经数据处理中心主任或总经理签字批准。（九）处罚规则1、对违反第（六）条规定者，公司予以除名。2、对违反其他条例的员工，公司将处以“较严重过失”。十八、介质管理办法计算机作为公司自动化的重要工具，已成为辅助决策的有效手段，为保障信息得以快速、正确地处理，特制定如下介质管理办法。（一）软盘使用软盘使用时只能用手拿住其盘套部分，装入驱动器时，动作要轻，绿灯亮时表明软盘驱动器正在工作，此时不要插入或取出软盘。（二）软盘保管1、将软盘直立存放于盒中防止灰尘、脏物、纤维、阳光、潮湿及静电的影响，存储温度应在10-32摄氏度之间。2、防止变形，不要在软盘上放置重物、弯折软盘或用橡皮筋捆扎软盘。3、勿在软盘标签外写字，否则字迹会通过软盘保护套将软盘内的数据消除。4、勿将软盘靠近电话机、电器产品等带有磁性的物品。5、重要的软盘必须备份，并且原盘与备份盘要分开存储，防止二者毁于同一事故。6、将软盘放在安全的地方，防止他人擅自运用窃取信息，或因误用破坏存储的信息。十九、系统故障维护程序（一）数据处理中心工程师发现故障或接到故障通知后，充分分析现场故障原因。（二）工程师根据故障原因，隔离故障部分。（三）数据处理中心召开紧急讨论，由数据处理中心主任确认故障性质。1、一般故障，由数据处理中心主任指定工程师在第一时间进行解决。2、重大故障，由数据处理中心主任在第一时间通知系统集成商或设备供应商以及分管副总经理，并采取相应的处理措施。（四）数据处理中心全体人员与维修人员集体讨论，提出维修方案，最后经数据处理中心主任确认后开始维修。（五）工程师对维修过程做出详细的原始记录。（六）维修过程结束，工程师将隔离部分归回原位。（七）工程师整理出故障处理报告，经数据处理中心主任确认后存档。二十、报表打印和呈送程序（一）数据处理中心可以打印的经营分析报表一览表。（二）报