OA软件需求规格说明书

办公自动化系统（OA）规格说明书目 录1门户31.1办公门户31.2部门主页51.3领导办公平台62公文流转62.1发文管理62.2收文管理82.3签报管理102.4督察督办123个人办公133.1个人邮件133.2待办事宜133.3日程安排133.4名片夹143.5个人文档（记事本）143.6密码维护144综合办公154.1会议管理154.2车辆管理164.3值班管理184.4办公用品管理194.5出差管理204.6接待管理214.7文档中心214.8工作日志224.9领导工作指派234.10文件报送245公共信息255.1电子公告255.2公共通讯录265.3电子图书265.4大事记265.5公司论坛275.6电子期刊285.7政策法规295.8规章制度295.9意见箱305.10在线培训305.11视频信息315.12常用信息326系统管理326.1工作流定制326.2用户管理336.3管理引擎（系统配置）347附加子系统357.1短信357.2RTX系统357.3电子印章367.4档案管理系统367.5手写批示368集团办公厅388.1信访工作情况388.2信息采集398.3出国计划管理398.4出国申请报告管理408.5出国文件管理409国际合作部419.1涉外项目419.2外事活动429.3涉外信息数据发布439.4外事管理4410党群工作部4510.1视频会议4510.2领导讲话4611财务部（集团）4611.1借款报销4611.2财务报告471 门户1.1 办公门户1.1.1 功能概述信息门户的作用是提供一种对内容、协作和应用的安全、单一访问入口，提供能够将人们集合到一起的集成和协作技术，您可以对其进行个性化设计来满足不同用户的需要。信息门户的建设是要将各应用系统的操作界面通过门户平台进行统一设计，统一实现。使操作界面清晰，美观，干净，直观，前后操作连贯。信息门户的建设将以数据获取和数据整合为核心，通过对各类现有应用系统中信息和数据资源的全面、有机整合来为综合业务网的工作协同服务。此外，大多数门户都要求具有个性化，这使门户可以为用户提供相关信息。个性化可以为用户带来更富有成效的互动化体验，同时也提高用户对门户的忠诚度。1.1.2 办公门户内容通过在Lotus Domino平台上的基本开发技术，并结合基于WWW浏览器的众多设计思想和实现手段，我们设计了标准版信息门户产品。下图所示为信息门户的大概框架内容。图 1 综合办信息门户的框架设计信息门户的首页面作为综合办内部办公的一部分，直接提供综合办内部的新闻、通知、公告等办公信息。这些栏目的内容维护和发布审批在办公系统中进行。通过部门信息门户可以生成公司相关部门的内部办公主页。在部门主页上的栏目由部门信息管理人员定义产生。在信息门户中通过页面模板管理和页面设置实现站点布局与信息的分离。站点页面的布局和具体表现形式由站点设计人员在通用的网页设计工具（例如Net Objects Fusion、Macromedia Dreamweaver或Microsoft Frontpage等）中设计。页面模板设计完成之后，导入到Domino中。此后，设置页面中的栏目与对应的后台数据库连接。这样，就可以在前面设计好的站点页面上以当初设计好的布局将这些数据库中的信息表现出来，从而完成了站点的后台便捷更新。接下来的图片，展示了集团办公厅相应的结构和展现在用户面前的工作页面的大体框架。集团办公厅部门主页动画或图片部门导航部门公告部门动态规章制度部门的特色链接系统管理：集团办公厅OA项目组电话：xxxxxxxx E-MAIL：xxxxxxxxxxxxxxxxxx建议使用IE5.0，800*600或者1024*768分辨率浏览本系统 集团办公厅部门主页1.2 部门主页1.2.1 功能概述针对各个部门的具体情况提供部门主页的部分定制功能，例如主页图片的定制维护，从而实现部门主页的个性化设置。一些模块公司网络的公共模块，就没有必要再在部门首页上体现，例如：公司理念、论坛等，其他模块，实现录入即发布的功能即可。这样就可以使部门主页真正能够既体现部门特点的又能提高部门工作效率，提高大家对部门主页的关注程度。1.3 领导办公平台1.3.1 功能概述通过门户的个性化定制功能可以实现为各位领导定制个性化页面，集中需处理事项以及关心的栏目链接，不同的领导可以看到不同的信息，使用不同的功能，这也增强了系统的可使用性，提高对用户的亲和力和吸引力。2 公文流转2.1 发文管理2.1.1 功能概述发文管理主要完成发文所涉及的一系列操作，包括拟稿、校稿、签批（会签）、批示、登记文号、分发、归档等。在系统中特别注重数字化数据的一次性录入，减少重复劳动，提高办公效率。l 系统中流程允许用户自定义，使系统可以适应各种公文流程需求。l 提供按文号、主题词或者文件相关内容进行全文检索l 可对发文进行显示、排序、查询、打印、盖章l 公文的拟文可以采用与Word的无缝连接，修改痕迹保留，套文头和加公章l 发文流程结束时，支持发文转收文的功能，可自动转到发送单位的收文系统中；同时发文也支持相应的催督办（邮件或手机短信息方式）功能l 支持领导手写批示l 与专业档案系统的接口l 与文档中心接口2.1.2 流程图 图表 21 办公厅发文流程图2.1.3 功能列表功能功能描述备注公文管理新建、修改、删除公文，以及公文的审批、撤回、驳回、编号、会签、清样、套打、盖章、发文、归档功能编号维护新建、修改、删除编号样式红头维护新建、修改、删除红头文档发文类型维护新建、修改、删除发文类型公文查看公文的按时间/按标题/按状态查看编号样式查看按时间/按标题查看编号样式红头样式查看按时间/按标题查看红头样式检索按条件检索公文/编号/红头/发文类型与档案系统的接口2.1.4 功能和权限对应表权限名称功能列表备注文书新建编号样式/红头样式/公文发文单/发文类型修改编号样式/红头样式/公文发文单/发文类型删除编号样式/红头样式/公文发文单/发文类型编号样式/红头样式/公文发文单/发文类型发放登记的查看公文发文单的发放、编号、会签、清样、套打、盖章、归档检索功能领导新建公文发文单审批跟自己相关的公文修改、删除自己起草的公文发文单查看公文发文单检索公文发文单普通用户新建公文发文单审批跟自己相关的公文修改、删除自己起草的公文发文单查看跟自己相关的公文发文单检索跟自己相关的公文发文单2.2 收文管理2.2.1 功能概述收文管理是对各部门所接收的所有正式公文（包括电子和纸质公文）进行签收、登记、拟办、分发、批示、传阅、承办、归档等全过程。在系统中特别注重数字化数据的一次性录入，减少重复劳动，提高办公效率。l 系统中流程允许用户自定义，使系统可以适应各种公文流程需求。l 提供按收文号、标题或者文件相关内容进行全文检索l 可对收文进行显示、排序、查询、打印l 支持相应的催督办（邮件或手机短信息方式）l 支持领导手写批示2.2.2 流程图图表 22 办公厅收文流程图图表 23 部门收文流程图2.2.3 功能列表功能功能描述备注收文管理新建、修改、删除公文收文单，以及公文的审批、撤回、驳回、编号、办理、转发、归档功能编号维护新建、修改、删除编号样式收文类型新建、修改、删除收文类型收文查看公文的按时间/按标题/按状态查看编号样式查看查看编号样式收文文类型按时间/按标题查看收文类型检索按条件检索收文/编号/收文类型2.2.4 功能和权限对应表权限名称功能列表备注文书新建编号样式/收文登记/公文收文单/收文类型修改编号样式/收文登记/公文收文单/收文类型删除编号样式/收文登记/公文收文单/收文类型收文登记/编号样式/公文收文/收文类型按时间/标题查看公文收文的编号、办理、转发、归档功能检索功能领导审批跟自己相关的公文收文查看公文收文检索公文收文普通用户审批跟自己相关的公文收文查看跟自己相关的公文收文检索跟自己相关的公文收文2.3 签报管理2.3.1 功能概述本模块为企业公司内部的员工提供了签报和阅批件的处理功能，模块支持的功能包括就有关的业务，向上级领导提出签报、请示、汇报、审批请求，以及对签报和阅批件的登记、领导批示等相关的工作内容。相对于公文的处理而言，同公文处理的情况相类似，签报及阅批件管理的信息也可以通过电子邮件、待办事宜和办公助手来提醒审批人进行处理，也将同样由工作流定制工具完成相应的流程定制工作。2.3.2 流程图图表 24 集团公司签报流程图2.3.3 功能列表功能功能描述备注签报管理新建、修改、删除签报文档，以及签报文档的审批、撤回、驳回、编号、会签、归档功能编号维护新建、修改、删除编号样式公文查看公文的按时间/按标题/按状态查看编号样式查看按时间/按标题查看编号样式检索按条件检索公文/编号 2.3.4 功能和权限对应表权限名称功能列表备注文书新建编号/签报文档修改编号/签报文档删除编号/签报文档编号/签报文档发放登记的查看签报文档的编号、会签、归档检索功能领导新建签报文档审批跟自己相关的签报修改、删除自己起草的签报文档查看签报文档检索签报文档普通用户新建签报文档审批跟自己相关的签报文档修改、删除自己起草的签报文档查看跟自己相关的签报文档检索跟自己相关的签报文档2.4 督察督办2.4.1 功能概述督查、督办属于工作流管理的一个部分，主要有以下的功能：l 公司领导交办部、室办理的事项的行政督查l 公司重要会议决定事件的督查，部室（处）必须在规定时间里办完，并反馈办理结果2.4.2 功能列表功能功能描述备注督查新建、修改、删除督办文档查看按时间/按标题查看督办文档反馈反馈催办文档检索按条件检索督办文档2.4.3 权限和功能对应表权限名称功能列表备注管理员新建督办文档修改督办文档删除督办文档督办文档按时间/标题查看检索功能普通用户新建督办文档修改、删除自己发起的督办文档查看跟自己相关的督办文档反馈催办文档检索跟自己相关的督办文档3 个人办公3.1 个人邮件3.1.1 功能概述电子邮件模块是根据用户传送信息的需要，实现公司内部方便、快捷的传送信息、文件而定制开发的。利用该模块，公司员工可以在日常工作中随时向同事传递、接收和处理信息、文件。可以实现将不同类型的邮件放到用户预先设定的不同文件夹当中，也可以在用户工作台上分类显示不同类型的邮件。3.2 待办事宜3.2.1 功能概述待办事宜显示在OA系统工作中，当前用户所需要办理的事务。可以让用户对自己当前的工作有一个一目了然的认识。相当于OA系统中为每个用户提供的个人办公小秘书。3.3 日程安排3.3.1 功能概述本部分提供对个人日程安排的录入、编辑和查询功能，可以按日、周、月、年的不同方法查看，以满足个人办公不同的需求。提供一种日历视图，用户可以使用该视图安排个人日程。当用户录入了自己的日程安排计划之后（在浏览器中直接录入），可以在本部分中清晰地查看自己的日程，同时系统还能够将个人的日程中不同状态的事件安排，如到期或过期的事件等以不同的颜色和图标进行表示，十分便于用户对自己的个人日程进行查询和管理。3.4 名片夹3.4.1 功能概述在本模块中，将提供名片的类别管理功能。即用户可根据自己的需要新建和维护自己的名片类别。同时在录入了相应的名片细节之后，可以针对每个名片将其归类。在查询方面，用户可以在浏览器上根据名片人名的拼音字母顺序进行排序查询，还可以进入特殊定制的查询界面进行按照名片上不同字段的组合查询或是输入名片中的某个关键字进行全文查询。3.5 个人文档（记事本）3.5.1 功能概述个人文档主要包括个人资料、文档、备忘录等，其中资料主要是个人用于开展工作所需要的信息、资料；文档是个人起草的材料；备忘是个人工作的一些备忘信息。3.6 密码维护3.6.1 功能概述根据系统安全性的要求，每个用户均需要通过输入自己的用户名和密码才能够登录到系统中进行自身权限所允许的办公操作。我们将提供密码维护模块来帮助用户在浏览器端修改自己的密码。4 综合办公4.1 会议管理4.1.1 功能概述本模块提供了管理的功能主要包括：会议室信息的新建、修改、删除管理；会议文档的新建、修改、删除功能；例会文档的新建、修改、删除功能；会议管理员的添加、修改功能。4.1.2 功能列表功能功能描述备注会议管理新建、修改、删除会议文档例会管理新建、修改、删除例会文档会议室管理新建、修改、删除会议室文档配置管理修改管理员配置查看会议文档按时间/按标题查看会议文档查看例会文档按时间/按标题查看例会文档检索按条件检索会议/例会文档4.1.3 权限和功能对应表权限名称功能列表备注会议管理员新建会议/例会/会议室文档修改会议/例会/会议室文档删除会议/例会/会议室文档会议/例会/会议室文档按时间/标题查看修改管理员配置检索功能普通用户新建会议文档修改、删除自己起草的会议文档查看跟自己相关的会议文档检索跟自己相关的例会文档4.2 车辆管理4.2.1 功能概述本模块的主要功能是对车辆基本情况、出车管理和车辆服务申请进行管理。出车管理是公司个人或部门根据车辆基本情况可进行用车申请，用车申请经相关领导审批后系统自动将审批结果提交给相应的车辆管理员让其进行审批调度相应车辆，车辆管理员根据实际用车情况和目前车辆占用状况负责调度后通知申请用户可以使用与否。车辆服务是用户根据车辆基本情况可进行车辆服务申请，系统将车辆服务申请自动提交给相应的车辆管理员让其进行车辆服务，车辆管理员根据实际车辆服务情况通知申请用户可以使用车辆与否。注：此模块股份总裁办使用。4.2.2 功能列表功能功能描述备注车辆管理新建、修改、删除车辆信息文档用车申请管理新建、修改、删除用车申请文档用车申请审批审批用车申请车辆服务申请新建、修改、删除车辆服务申请文档车辆服务申请审批审批车辆服务申请配置管理修改车辆管理员配置查看车辆信息文档按时间/按标题查看车辆信息文档查看用车申请文档按时间/按标题查看用车申请文档查看车辆服务申请文档按时间/按标题查看车辆服务申请文档检索按条件检索车辆信息/用车申请/车辆维护申请文档4.2.3 权限和功能对应表权限名称功能列表备注车辆管理员新建车辆信息/用车申请/车辆服务申请文档修改车辆信息/用车申请/车辆服务申请文档删除车辆信息/用车申请/车辆服务申请文档车辆信息/用车申请/车辆服务申请文档按时间/标题查看用车申请/车辆服务申请文档的审批修改车辆管理员配置检索功能普通用户新建用车申请/车辆服务申请文档用车申请/车辆服务申请文档的审批修改、删除自己起草的用车申请/车辆服务申请文档查看跟自己相关的用车申请/车辆服务申请文档检索跟自己相关的用车申请/车辆服务申请文档4.2.4 用车审批流程4.3 值班管理4.3.1 功能概述值班安排及事务管理，为相关部门提供值班工作安排、值班通知，值班期间发生的事件登记，以及相应的查询、检索功能，员工可查询值班安排以及值班期间发生的事件情况等信息。4.3.2 功能列表功能功能描述备注工作安排管理新建、修改、删除工作安排文档值班事件登记新建、修改、删除值班事件文档配置管理修改管理员配置查看工作安排文档按时间/按标题查看工作安排文档查看值班事件登记文档按时间/按标题查看值班事件文档检索按条件检索工作安排/值班事件文档4.3.3 权限和功能对应表权限名称功能列表备注值班管理员新建工作安排/值班事件文档修改工作安排/值班事件文档删除工作安排/值班事件文档工作安排/值班事件文档按时间/标题查看修改管理员配置检索功能普通用户新建值班事件登记修改、删除自己起草的值班事件文档按时间/按标题查看跟自己相关的值班事件登记文档查看工作安排文档检索工作安排文档检索跟自己相关的值班事件文档4.4 办公用品管理4.4.1 功能概述办公用品管理模块主要提供公司内部办公用品等物资的详细记录和管理，对办公用品的申请、购买、入库、领用等环节进行统一管理，并提供简单的金额登记管理，支持基本统计功能，辅助行政部门降低日常办公费用。该模块实现办公用品的使用、分发的全程计算机管理，便于办公用品的统筹安排。4.4.2 功能列表功能功能描述备注物品类别管理新建、修改、删除物品类别物品信息管理新建、修改、删除物品信息文档物品申请新建、修改、删除物品申请信息物品审批审批物品申请信息查看物品类别按时间/按标题查看物品类别信息查看物品信息按时间/按标题查看物品信息查看物品申请按时间/按标题查看物品申请权限配置设置物品管理员检索按条件检索物品类别/物品信息/物品申请4.4.3 权限和功能对应表权限名称功能列表备注物品管理员新建工作物品类别/物品信息/物品申请文档修改物品类别/物品信息/物品申请文档删除物品类别/物品信息/物品申请文档物品类别/物品信息/物品申请文档按时间/标题查看修改管理员配置检索功能普通用户新建值物品申请信息修改、删除自己起草的物品申请信息按时间/按标题查看物品申请信息查看物品信息检索物品信息检索物品申请信息4.5 出差管理4.5.1 功能概述出差管理模块主要包括出差申请单的审批和差旅费借款审批两部分。出差人员应先填写出差申请单并提交相关领导审批；出差申请单审批通过后可填写差旅费借款单，提交部门经理签署意见后，由财务部经理签署意见，然后由总会计师签字，最后通知出纳打印单据支付借款。4.5.2 功能列表功能功能描述备注出差申请管理新建、修改、删除出差申请信息差旅借款单新建、修改、删除差旅借款信息审批出差申请/差旅报销单的审批查看出差申请信息按时间/按标题查看出差申请信息查看差旅报销信息按时间/按标题查看差旅报销信息权限配置设置管理员检索按条件检索出差申请/差旅报销信息4.5.3 功能和权限对应表权限名称功能列表备注管理员新建出差申请/差旅借款单修改出差申请/差旅借款单删除出差申请/差旅借款单出差申请/差旅借款单按时间/标题查看修改管理员配置检索功能普通用户新建出差申请/差旅借款单修改、删除自己起草的出差申请/差旅借款单按时间/按标题查看跟自己相关的出差申请/差旅借款单检索跟自己相关的出差申请/差旅借款单4.6 接待管理4.6.1 功能概述本模块主要是对公司接待工作进行统一管理，包括接待信息（来访人员信息、陪同人员信息、就餐、活动信息）的登记、修改、删除。管理员的修改功能，信息检索功能。4.6.2 功能列表功能功能描述备注接待信息登记新建、修改、删除接待信息查看接待信息按时间/按标题查看接待信息权限配置设置管理员检索按条件检索接待信息4.6.3 功能和权限对应表权限名称功能列表备注管理员新建接待信息登记修改接待信息登记删除接待信息登记接待信息登记按时间/标题查看修改管理员配置检索功能普通用户新建接待信息修改、删除自己起草的接待信息按时间/按标题查看跟自己相关的接待信息检索跟自己相关的接待信息4.7 文档中心4.7.1 功能概述提供一个资料信息的管理，按不同的资料库和使用人分类管理。超级管理员可以新建、修改、删除类别、文档库子类、文档库分类、文档库、检索库设置。子类别管理员可以设置类别、访问人员以及新建删除文档4.7.2 功能列表功能功能描述备注类别维护新建、修改、删除类别文档库子类新建、修改、删除文档库子类文档库分类新建、修改、删除文档库分类文档库新建、修改、删除文档库检索库设置添加、修改、删除检索库文档添加、修改、删除文档设置访问人员添加、修改、设置访问人员文档查看文档按类别查看检索全文检索功能4.7.3 功能和权限列表权限名称功能列表备注管理员新建类别、文档库子类、文档库分类、文档库修改类别、文档库子类、文档库分类、文档库删除类别、文档库子类、文档库分类、文档库检索库设置访问人员设置文档查看检索功能子类别管理员新建、修改、删除类别添加、修改、删除文档添加、修改、设置访问人员检索功能普通用户按类别查看信息4.8 工作日志4.8.1 功能概述工作日志管理主要是为了提高工作效率，加强工作的透明度，促进工作的协调与配合，提供公司各部门人员的工作日志收集和上报管理。普通员工及部门经理需每天在办公平台上填写个人工作日志，提交相应的领导审批，各级领导可按照级别进行工作日志阅读浏览；未填日志情况查询，从而使公司领导能够清晰的了解每一位员工的日常工作内容。 4.8.2 功能列表功能功能描述备注日志管理新建、修改、删除工作日志日志查阅浏览按时间/按标题查看工作日志未填日志查询未填日志查询权限配置设置管理员检索按条件检索工作日志4.8.3 功能和权限对应表权限名称功能列表备注管理员新建工作日志修改工作日志删除工作日志工作日志的按时间/按标题查看未填日志查询修改管理员配置检索功能普通用户新建工作日志修改、删除新建的工作日志按时间/按标题查看跟自己相关的工作日志检索跟自己相关的工作日志4.9 领导工作指派4.9.1 功能概述本功能模块主要针对领导临时交办的事项提供如下功能：领导交办事项的新建、修改、删除功能，交办事项的反馈以及反馈情况查询功能，交办事项、反馈情况的查看功能。4.9.2 功能列表功能功能描述备注领导工作指派新建、修改、删除领导工作指派工作指派反馈工作指派反馈工作指派查看工作指派列表查看工作指派反馈查看反馈查看检索按条件检索领导工作指派4.9.3 功能和权限对应表权限名称功能列表备注管理员新建领导工作指派修改领导工作指派删除领导工作指派领导工作指派列表查看领导工作指派反馈的查看修改管理员配置检索功能普通用户新建工作指派修改、删除自己新建的工作指派按标题查看跟自己相关的工作指派反馈工作指派检索跟自己相关的领导工作指派4.10 文件报送4.10.1 功能概述文件报送主要是为了提高工作效率，员工可直接向领导报送文件。并可以随时查看领导的查阅情况，领导也可以针对报送文件填写意见反馈。本模块提供报送文件的新建、发送、修改、删除、反馈功能，并可以对报送文件、反馈文件提供列表查看，提供报送文件的按条件检索功能。4.10.2 功能列表功能功能描述备注报送文件新建、发送、修改、删除报送文件报送文件反馈报送文件反馈报送文件查看报送文件列表查看报送文件反馈查看反馈查看检索按条件检索报送文件4.10.3 功能和权限对应表权限名称功能列表备注管理员新建报送文件修改报送文件删除报送文件报送文件列表查看报送文件反馈的查看检索功能普通用户新建报送文件修改、删除自己新建的报送文件按标题查看跟自己相关的报送文件报送文件反馈检索跟自己相关的报送文件5 公共信息5.1 电子公告5.1.1 功能概述本模块主要为用户提供一个发布各种通知、公共信息的场所，使员工能够及时了解公司各方面的信息。5.1.2 功能清单功能名称功能描述公告维护新建、删除公告，浏览公告信息设置类别对公告的类别进行增加、删除、修改、浏览管理员信息维护增加、修改、删除、浏览部门信息管理员按条件排序显示对公告按时间/类别/发布部门排序显示按条件检索按条件对信息进行检索5.1.3 流程图无流程。录入即发布。5.1.4 权限清单岗位名称描述模块管理员对公告管理模块进行管理的人员部门信息管理员各部门负责信息发布的人员普通用户所有在系统中注册的用户5.2 公共通讯录5.2.1 功能概述系统的所有用户可以通过电话簿方便地找到想要查看人的一些联系方式（包括办公电话、家庭电话、手机电话），了解该联系人的一些信息。5.3 电子图书5.3.1 功能概述电子图书模块主要用于管理各种电子图书资源。系统首先已经根据书目管理的规定为图书建立了不同的分类，同时，用户也可以根据需要自己建立新的分类。电子图书在被引入系统前也需要填写电子图书登记表，以方便建立索引。在该模块中电子图书的上载将授权给相关的图书管理人员来完成，而电子图书在上载之后则可以由用户随时下载阅读。5.4 大事记5.4.1 功能概述此模块为企业提供发布企业大事记的平台。用户可以在本模块新建、保存、发布企业大事记文档，修改、删除已有大事记文档，按时间/按标题查看大事记文档，按各种条件检索大事记文档。5.4.2 功能列表功能功能描述备注督查新建、修改、删除督办文档查看按时间/按标题查看督办文档反馈反馈催办文档检索按条件检索督办文档5.4.3 权限和功能对应表权限名称功能列表备注管理员新建大事记文档修改大事记文档删除大事记文档发布大事记文档大事记文档按时间/标题查看检索功能普通用户新建大事记文档修改、删除自己发起的大事记文档查看跟自己相关的大事记文档检索跟自己相关的大事记文档5.5 公司论坛5.5.1 功能概述本部分为公司的广大工作人员提供了进行网上讨论和思想交流的园地，它具备普通的BBS系统所具有的发贴、回复等所有功能。同时管理员还具有配置讨论区模块、文章置顶、放入精华区的功能5.5.2 功能列表功能功能描述备注讨论区分类管理新建、修改、删除讨论区分类板块维护新建、修改、删除讨论区板块讨论区板块显示修改板块显示配置个人信息维护修改、保存个人信息发贴管理新建、修改、删除发贴（回帖）、置顶、放入精华区查看各板块文章查看、精华区文章查看检索按条件检索公文/编号/红头/发文类型5.5.3 功能和权限对应表权限名称功能列表备注管理员修改个人信息新建、修改、删除讨论区分类新建、修改、删除讨论区板块新建、修改、删除文章（回帖）文章置顶、放入精华区各板块、精华区文章查看配置讨论区显示检索功能普通用户修改个人信息新建、修改、删除文章（回帖）各板块、精华区文章查看检索跟自己相关的接待信息5.6 电子期刊5.6.1 功能概述电子期刊将企业编辑的企业内部电子刊物电子化发布，整个电子刊物的浏览基于浏览器。本部分中，期刊管理员将能够在浏览器端对新建、修改、删除刊物。并指定各个期刊的期刊编辑，刊物编辑将可以使用两种方式对期刊进行编辑，其中如果文章中没有图片，期刊编辑可以在浏览器端实现期刊文章的整理和编辑，如果文章中有图片，将需要使用Notes客户端期刊文章的整理和编辑。编辑好的文章导入数据库中，系统将依据编辑好的条目自动生成当期的电子刊物。5.7 政策法规5.7.1 功能概述本部分向公司广大用户提供大家公用的一些背景资料信息，如国家的法律法规、地方性法规和行业法规等。5.7.2 功能清单功能名称功能描述政策法规维护对政策法规进行新建、删除、浏览按条件排序显示按时间/类别/部门排序显示信息条件检索按条件对信息进行查询5.7.3 流程图无流程。录入即发布。5.7.4 权限清单岗位名称描述模块管理员对本模块进行管理的人员普通用户系统中所有注册的用户5.8 规章制度5.8.1 功能概述本模块主要用于向公司广大员工提供大家需要了解的规章制度信息。如：企业内部工作准则、设备管理方法以及设备申请手续、表格等等。5.8.2 功能清单功能名称功能描述规章制度维护对规章制度进行新建、删除、浏览按条件排序显示按时间/类别/部门排序显示信息条件检索按条件对信息进行查询5.8.3 流程图无流程。录入即发布。5.8.4 权限清单岗位名称描述模块管理员对本模块进行管理的人员普通用户系统中所有注册的用户5.9 意见箱5.9.1 功能概述为方便公司内部员工发表各种问题和建议，系统特设了意见箱功能。员工可以在其中采用实名或匿名的方式发表意见和建议。为保证意见和建议能顺利递交给公司领导，防止被人删除或修改，对于意见箱模块的管理功能将通过严格的权限控制进行限制。5.10 在线培训5.10.1 功能概述针对公司各种系统的编写的培训教材、手册等，采用B/S模式，方便用户查询学习。5.10.2 功能清单功能名称功能描述新建文档被授权人员新建、发布文档。编辑、删除文档授权人员可以编辑、删除文档检索检索文档5.10.3 流程图无流程。录入即发布。5.10.4 权限清单岗位名称描述模块管理员设置本模块的权限起草人员负责起草、发布文档5.11 视频信息5.11.1 功能概述把公司的一些重大活动、领导重要讲话、重大会议等视频文件进行集中管理，用户可以在线观看。5.11.2 功能清单功能名称功能描述新建视频信息文档被授权人员新建、发布文档。编辑、删除文档授权人员可以编辑、删除文档检索检索文档5.11.3 流程图无流程。录入即发布。5.11.4 权限清单岗位名称描述模块管理员设置本模块的权限起草人员负责起草、发布文档5.12 常用信息5.12.1 功能概述常用信息是提供邮编区号，列车时刻表,民航班次,万年历,计算器,度量衡换算,天气预报功能。6 系统管理6.1 工作流定制6.1.1 功能概述本部分仅对系统中有具有相应权限的人开放。工作流是一个办公系统中非常重要的部分，而如何能让工作流真正符合公司的运行要求，则是办公自动化系统能否真正起到提高工作效率，降低工作消耗的核心问题。工作流的定制内容将适用于企业的收文、发文以及其他日常事务处理业务，如请示、汇报、审批等需要信息流转的工作。在本部分中，我们将根据日常的流程习惯建立一系列的流程模板，由具有管理权限的人员参考模板建立内部的工作流系统，以配合收、发文及审批的工作。所有的定制工作都以线形选择的方式进行，同时在参与人员、部门的选择上提供了很大的定制空间，以保证所建立流程的可用性。6.1.2 岗位和功能对应表权限名称功能列表备注管理员定义新的流程修改已有的流程删除已有的流程显示所有流程定义的基本信息列表显示所有流程定义的详细信息按照标题等对所有流程列表分类显示按照关键字或全文检索查询所有收文6.2 用户管理6.2.1 功能概述用户管理是整个系统的核心部分之一，本模块用于信息系统中用户的管理，用来维护整个系统的部门和用户的信息，包括用户的注册，删除，信息的修改、用户迁移等功能。管理将采用层次结构，系统管理员集中注册系统所有用户，可以修改用户信息，各部门管理员可以管理本部门内部用户，各部门用户管理独立于其直属部门的管理之外，由部门管理员自己管理本部门用户。6.2.2 功能特性用户管理实现真正意义上的多层结构管理。用户注册时密码默认为系统统一的初始密码，系统管理员可以将密码回复为初始密码。用户统一注册，用户不可以自己申请帐号。设置部门管理员，各部门管理员负责本部门的用户的注册、修改、删除。各部门管理员只能查看其他部门的用户信息，无权操作，除了用户迁移。用户迁移等操作将在Notes端操作。用户迁移时用户邮箱同用户信息一并迁移到接收机构，迁移时由迁出机构管理员将用户迁出，选择迁入机构，授权给迁入机构系统管理员，接收机构将该用户迁入，接收机构管理员得到管理迁移用户的权限，将用户调入本机构。用户迁移后在原机构的信息、邮箱、权限自动失去。用户借调采用新建帐户的方式实现。实现部门的更名及迁移6.2.3 岗位和功能对应表权限名称功能列表备注系统管理员对整个系统进行维护的人员部门管理员对各部门的系统进行维护的人员6.3 管理引擎（系统配置）6.3.1 功能概述管理引擎模块是本系统所有数据库的统一管理，系统管理员可调整各子系统与模块的关系，并可以指定每个模块的管理员。利用该模块，系统管理员可以通过添加、删除、修改系统中各个子系统及其功能模块来扩展和卸载系统。可以为本系统用户分配不同的岗位，不同的岗位在系统中拥有不同的权限，可以为新注册的用户分配一定的权限。这样，为数据库提供更方便的管理、维护，各类不同权限用户统一管理。6.3.2 功能清单功能名称功能描述模块类别管理设置系统中的模块系统模块管理设置系统中各个子模块的信息及使用范围岗位编制管理设置岗位操作权限及具有该岗位的人员缺省岗位管理设置系统中普通用户权限的模块6.3.3 岗位和功能对应表权限名称功能列表备注管理员显示所有流程定设置缺省岗位权限信息对所有模块类别进行新建、删除、修改、查询对所有系统模块进行新建、删除、修改、查询对岗位进行新建、删除、修改、查询义的基本信息列表7 附加子系统7.1 短信7.1.1 功能概述企业中，应用离线接入技术，可以有效的提高信息的传递速度，增加信息传递通道，从而提高企业的办公效率，并能对内、对外提供多种服务。例如，对于某个审批流程，如果审批结果只能通过浏览器或者电子邮件通知用户，对于不能上网或者不熟悉上网的用户就有很大的困难，如果能够通过应用系统自动发送手机短信的方式通知，则大大增加了办公自动化系统的实用性。系统可以向用户的手机发送短信，根据系统设置和用户的个人设置，在用户接收到邮件或者工作任务时候，会接收到手机通知，并且用户可以回复一定格式内容的短信，来进行简单的处理工作。7.2 RTX系统即企业QQ系统。我们使用这一开发平台实现手机短信发送和邮件、待办事务提醒供能，再加上RTX系统本身提供的在线沟通功能，实现集团以及公司的及时通信和在线交互平台。7.3 电子印章7.3.1 功能概述电子签章系统位为Word文档提供了签署及验证功能，实现了对Word文档签署者的防抵赖和文档信息完整性验证。实现了文档签章、文档验证、撤销签章、身份验证、查看证书、签章时间、删除样章、打印控制、版本信息等功能。7.4 档案管理系统7.4.1 功能概述本模块主要是对公司发文、收文进行归档的资料进行统一的管理。档案管理的主要工作程序是：首先由系统管理员设置档案管理员，然后由档案管理员建立类别，接下来档案管理员可以对已经归档的收/发文进行分类归档。读者查阅时，由档案管理员决定是否可以查阅，如果是则把要查阅的文件发送到查阅人的邮箱中，查阅人打开邮箱即可查阅；同时，档案管理员有权限收回该文件（点击收回按钮即可）。档案按照企业的档案规则进行分类。此模块的基本功能是：文件查阅。为将来第三方档案系统做好程序接口。7.5 手写批示为方便集团各级领导在公文审批、请示报告审批等方面的工作，我们在办公自动化系统中还提供了对目前市场上主流手写输入系统的支持，如：汉王、紫光、新帝等。该手写屏具有如下的特点：在屏幕上直观的工作：与同类产品相比，它的15屏幕与轻盈的结构对于不大的桌面空间来说是最出色的，也是最容易操作的。它同时也是便携式电脑的理想伙伴；图 2 手写屏外观更高的生产力：使用手写屏就像在当今的高科技办公环境中使用笔和纸一样。这使你能够比以前更快的速度来应用；重要的一点：手写屏带有一支压感笔，压感笔是一种高科技产品。它具备512种级别的压力感知度。在屏幕上使用它就像你在桌面上使用平常的笔一样。或者你可以把它当作一个画笔，或者你可以把它当作一个优雅而精确的着色器。总之，它可以实现一切你希望能完成的工作，既可以把文字输入到文档中（例如word、excel等），也可以直接在这些文档上圈圈画画，保留痕迹；图 3 手写屏与压感笔为你提供更大的空间：使用手写屏你就不再需要额外的监视器和鼠标,你可以在桌面上拥有更广泛的空间；当然，该手写屏不仅能用于公文批示和请示报告审批，对于办公自动化系统中其它需要录入文字内容和用鼠标操作的功能，也都可以通过该手写屏完成。8 集团办公厅8.1 信访工作情况8.1.1 功能概述主要分为两部分：一、对来信、来访信息的登记、修改、删除功能，对来访、来信信息按月进行简单汇总，发布来信、来访统计表（月度）。二、信访情况反映，以公文（不编号）形式发送给各个相关人员（集团公司领导、各部门经理）查看，领导会填写审批意见。本功能模块适用于集团办公厅。8.1.2 功能列表功能名称功能描述备注来信来访登记对各种来信、来访情况通过系统上传到服务器上月度报告将每月各种来信、来访文件统计结果输入到系统信访情况反映以公文形式发起、流转、发放不用编号查阅高层领导拥有查阅权限8.1.3 功能和权限对应表类型功能备注管理员来访、来信信息的登记、修改、删除来信、来访信息的统计、删除信访情况反映的起草来访、来信信息按时间/标题查看信访情况反映信息按时间/标题查看所有信息的检索普通用户查看跟自己相关的来访、来信信息查看跟自己相关的信访情况反映信息检索跟自己相关的信息高层领导查阅所有信访情况反映信息检索所有信访情况反映信息8.2 信息采集8.2.1 功能概述主要分为两部分：一、各子/分公司和部门人员上报信息。二、信息编辑员筛选，编辑，汇总信息，形成每一期的信息。本模块使用公共信息中的电子期刊实现8.3 出国计划管理8.3.1 功能概述本模块提供出国计划的审批管理，包括出国计划的起草、各级领导的审批、归档操作。出国计划信息的按时间/标题查看操作，以及出国计划信息的按条件检索功能。本模块适用于集团办公厅8.3.2 功能列表功能功能描述备注审批出国计划的的创建、审批、归档查看对出国计划文档按照各种条件查看检索对处于各种状态的出国计划文档按条件进行检索8.3.3 权限和功能对应表权限名称功能列表备注管理员新建出国计划修改出国计划删除出国计划出国计划按时间/标题查看检索功能普通用户新建出国计划修改、删除自己发起的出国计划查看跟自己相关的出国计划检索跟自己相关