会议管理规定

.有限公司 内部资料 制度文件原版已签字发.有限公司会议管理规定司规字第09号第一条 目的为规范公司会议管理，提高会议质量，降低会议成本，特制定本规定。第二条 适用范围本规定适用于公司及各部门会议管理。第三条 职责1、综合经营管理科负责公司会议的统筹协调及本规定的执行监督。2、会议提拟人或主办部门负责会议组织工作，并有权对违反本规定行为提出处罚意见。第四条 会议分类1、总经理办公会（周例会，每周六召开）召集人：综合经营管理科负责人参会人员：总经理、副总经理、各部门负责人，相关人员列席。会议资料准备：各部门负责人以表格形式列示，提前发至综合经营管理科。1） 部门主要绩效指标完成情况2） 上期部门重点工作计划落实情况及效果评估3） 当前存在的问题、解决方案和办法4） 下期部门重点工作计划、预期目标和完成时限纪要部门：综合经营管理科2、计划会（每月28日前召开）召集人：财务科负责人参会人员：总经理、副总经理、各部门负责人参加。会议资料：各主要部门联合准备会议资料。参照年度计划中的月度分解指标并结合上月实际，预测和拟定当月的：1） 销售计划2） 采购计划3） 回款计划4） 生产计划5） 产能设备利用计划（含设备检修保养计划和大中修计划）6） 资金计划会议重点讨论当月计划与年计划分解指标差异原因；实施完成上述计划所需资源条件的充分性和可靠性；并明确各部门的工作重点和配合事项。 纪要部门：财务科3、工艺技术质量分析会（每月10日前召开）召集人：生产技术负责人。参会人员：各部门负责人参加，技术等相关人员列席。会议资料：生产技术车间准备会议资料，综合经营管理科配合1）质量目标达成情况、客户反馈和报怨以及处理情况（综合经营管理科协同提供）2）现有产品工艺执行检查情况及整改方案3）当前存在的主要质量问题和下一步改进方案4）新产品、工艺、技术改进和试验效果，下一步的实施项目、计划和方案；5）体系运行和审核情况6）其他情况 会议重点讨论涉及产品、工艺、技术、质量、客户报怨处理等方案的可靠性、有效性，明确对各部门配合要求。纪要部门：生产技术负责人指定人员4、 成本分析会（每月15日前召开）召集人：财务科负责人参会人员：总经理、副总经理、各部门负责人参加，相关成本主控人员列席。会议资料（财务科准备会议资料，相关部门配合） 1）主要成本消耗和费用支出指标通报 2）分班组、分炉组能耗、损耗指标变动分析 3）主要五金备品备件项目消耗统计分析 4）水、电及办公用品消耗统计分析 5）成本考核结果及下一步的控制要求 会议重点分析、讨论成本费用异常项目的原因、整改措施和下一步的控制要求和方案，确定实施计划。纪要部门：财务科5、部门、班组例会或早会（自行确定固定的时间召开）召集人：部门负责人、职能负责人、班组长（根据需要可灵活采用周例会或早会形式，其中涉及现场作业的必须实行早会制，如班组、维修、物管、警卫等）参会人员：部门、班组全体所属人员会议资料： 1）周工作计划、日生产计划、发货指令、派工单等 2）公司或部门下发的各类文件、通知等 3）其他所需材料 会议重点强调安全注意事项、传达公司及部门文件和精神、检讨上期工作存在问题、分派下达当日工作任务。纪要部门：会议召集人（每周例会应形成书面纪要）6、其他专题会（如安全管理会议、环保管理会议）根据需要由总经理、副总经理或部门负责人提出，综合经营管理科召集，下发书面会议通知，做好会议组织与服务。第五条、管理内容和要求1、会议通知期应提前一天以上，通知对象为与会人、会务服务提供部门；需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明的会议，应以会议通知形式书面通知。2、会议提拟部门应提前做好会议资料（如会议议程议题、提案、汇报材料、计划草案、决议决定草案、与会人应提交资料等）准备的组织工作3、会务服务提供部门应提前做好会务准备工作，如落实会场，布置会场，备好座位、会议器材、茶具茶水等会议所需的各种设施、用品等；4、会议组织遵照“谁提议，谁组织”的原则。5、会议主持人须遵守以下规定：1）应不迟于会前5分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备。2）会议开始后，将会议的议题、议程、须解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要的说明。3）会议进行中，根据实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率。4）属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议作出结论。对须集体议决的事项应加以归纳和复述，适时提交与会人表明意见；对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。5）主持人应将会议决议事项付诸实施的程序、实施人（部门）、达成标准和时间等会后跟进安排向与会人明确。6、与会人须遵守以下规定：1）应准时到会，并在会议签到表上签到，遵守会议各项纪律。2）会议发言应言简意赅，紧扣议题，属工作部署性质的事项，原则上不在会上进行讨论性发言。3）遵循会议主持人对议程控制的要求。4）做好本人的会议纪录。5）会议一般应控制在2小时以内，根据会议进行情况确需延时的，主持人须征得与会人员同意。6）主持人为会议考勤的核准人，考勤记录由会议记录员负责。7、对会议已议决事项，应在原始记录中括号注明“议决”字样。8、会议记录或纪要最迟不迟于次日呈报会议主持人审核签名，发放或传阅范围由主持人确定，并报综合经营管理科存档一份。9、会议记录、记要为公司机要档案，保管人员不得擅自外泄。其调阅应严格按公司文档管理制度和保密制度的有关规定执行。10、会议决议、决策事项须会后跟进落实的，遵照“谁组织，谁跟进”原则；会议主持人另有指定的，从主持人指定。会议跟进依据以会议原始记录及会议纪要为准。11、奖惩1）奖励按员工奖惩制度执行。2）处罚。