供应部作业指导书汇编

连云港金信利不锈钢有限公司 文件号JXL/GY-QW-00-2010 版本1/修订0 供应部作业文件汇编 编 制：审 核：批 准： 收件部门：受控状态：发放编号：2010-09-01发布 2010-09-01实施连云港金信利不锈钢有限公司供应部作业文件目录序号文 件 名 称文 件 编 号版本/修改次数1供应部岗位职责JXL/GY-QW-01-20101/02供应部工作流程图JXL/GY-QW-02-20101/034567891011121314151617连云港金信利不锈钢有限公司岗位职责文件编号JXL/GY-QW-01-2010第 0 次修订标题：供应部岗位职责修订日期：实施日期：2010.09.01版本：1页 码：1/41、目的负责公司生产所需各种物资及零配件的采购任务。2、范围适用于供应部及各科室。3、供应部组织结构图供应部部长镍铬合金科物资科废钢科炉料辅科专员各类合金专员合金科废钢科采购专员杂品劳保专员油料油品专员机电设备专员耐材专员经营总监4、职责4.1 供应部职责：4.1.1根据公司生产计划，编制公司采购计划，分解目标，监督实施，并努力达成目标。4.1.2负责公司采购物资的质量与成本控制工作。4.1.3负责各类物资采购价格、质量、数量、产地、运输等信息的收集、分析、整理、报告工作。4.1.4 负责重要物资供方质量保证能力调查、实地评价、定期评估、供货质量评定工作，选择合格供方。4.1.5 负责采购合同、采供物资技术协议的登记、存档工作。4.1.6 负责对采供执行过程进行控制管理，确保采购进度，满足生产需求。编制：审核：批准：连云港金信利不锈钢有限公司岗位职责文件编号JXL/GY-QW-01-2010第 0 次修订标题：供应部岗位职责修订日期：实施日期：2010.09.01版本：1页 码：2/45、各岗位职责5.1 供应部长岗位职责（直接上级：经营总监；直接下级：供应科长）：5.1.1 根据公司生产计划，编制公司采购计划和预算，分解目标，监督实施，满足生产需要。5.1.2 按采购计划，监督本部各科室完成物资的采购任务，并监督各科室在采购中减少开支。5.1.3 做好重要物资供方质量保证能力调查、实地评价工作，选择合格供方。采购物资供方，均需进行供方实地评价合格。5.1.4 做好重要、大宗物资订货的业务洽谈工作，所有采购合同均履行审批手续。5.1.5 做好供应商稳定供货质量及供货时效性管理工作，定期对供方供货质量进行评估。5.1.6 做好各类物资采购价格、质量、数量、产地、运输等信息的收集、分析、整理等工作，并及时向经营总监汇报重要价格信息。每月至少召开一次价格分析会。5.1.7做好供应人员业务培训年度计划，提高供应人员的业务素质。5.1.8 做好采购物资验收、运输、入库、清点、交接工作。5.1.9 做好记录控制工作。重要物资、一般物资合格供方，均登录（ 类）物资合格供方名单且均有供方实地评价表、评定记录表；采购合同均登录采购合同台账；技术协议均登录协议类文件清单。5.2 供应部长岗位权力：5.2.1 编制公司采购计划和预算的权力。5.2.2 制定采购策略的权力。5.2.3 考察供方质量保证能力，选择合格供方的权力。5.2.4 对供应商供货质量、供货时效性进行定期评价的权力。5.2.5 收集各类供应信息，分析、整理，组织召开价格分析会的权力。5.2.6 管理、考核、培训本部门员工的权力。5.2.7 监督、检查合同执行情况的权力。5.2.8 管理供应部日常工作的权力。5.3 供应科长岗位职责（直接上级：供应部长；直接下级：业务主办）：5.3.1根据公司生产计划，编制本科室采购计划、预算，分解目标，监督实施，并努力达成目标，保证公司生产正常进行。5.3.2协助供应部长，进行重要物资供方质量保证能力调查、实地评价工作，选择合格供方。5.3.3负责与供应商沟通、联络，及时将生产部、质检部的意见反馈给供应商，保证生产物资的正常供应。5.3.4负责各类物资采购价格、质量、数量、产地、运输等信息的收集、分析、整理、报告工作。连云港金信利不锈钢有限公司岗位职责文件编号JXL/GY-QW-01-2010第 0 次修订标题：供应部岗位职责修订日期：实施日期：2010.09.01版本：1页 码：3/45.3.5 主持一般采购合同的业务洽谈，检查合同的执行和落实情况。5.3.6 负责物资运输、交验工作。5.3.7 管理、考核、培训本科室员工。5.4 供应科长岗位权力：5.4.1编制本科室采购计划、预算的权力。5.4.2参与制定采购策略的权力。5.4.3实地考察供方质量保证能力，选择合格供方的权力。5.4.4收集各类物资信息，分析、整理，报告的权力。5.4.5管理、考核、培训本科室员工的权力。5.4.6 指导业务主办，洽谈业务，编制合同、复核合同的权力。5.4.7监督、检查合同执行情况的权力。5.4.8 组织物资运输、交验工作的权力。5.5 业务主办岗位职责（直接上级：供应科长）：5.5.1根据本科室采购计划，落实，完成采购任务，保证公司生产正常进行。5.5.2根据本科室采购计划，具体负责选择合格供方，洽谈、评审、审批、签订合同。5.5.3负责办理采购物资验收、运输、入库、清点、交接工作。5.5.4负责各类物资采购价格、质量、数量、产地、运输等信息的收集、分析、整理、报告工作。5.5.5负责与供应商沟通、联络，督促发货、运输工作，保证生产物资的正常供应。5.5.6对本人负责的采购合同，履行合同跟单责任制，具体负责合同洽谈、评审、签订、执行、运输、交接，对合同执行情况负全责。5.6 业务主办岗位权力：5.6.1 有从合格供方名单中，选择合格供方，洽谈、评审、编制合同、审批、签订合同的权力。5.6.2 有办理采购物资验收、运输、入库、清点、交接工作的权力。5.6.3 收集各类供应信息，分析、整理，报告的权力。5.6.4 检查、汇报，本人负责跟单合同执行情况的权力。5.6.5 与供应商沟通、联络，督促发货、运输的权力。5.6.6 实地考察供方质量保证能力。 5.7 业务员岗位职责（直接上级：业务主办）： 5.5.1根据本科室采购计划，协助业务主办落实，完成采购任务，保证公司生产正常 进行。5.5.2根据本科室采购计划，协助业务主办选择合格供方，洽谈、评审、审批、签订 合同。5.5.3负责办理采购物资验收、运输、入库、清点、交接工作。5.5.4负责各类物资采购价格、质量、数量、产地、运输等信息的收集、分析、整理、报告工作。连云港金信利不锈钢有限公司岗位职责文件编号JXL/GY-QW-01-2010第 0 次修订标题：供应部岗位职责修订日期：实施日期：2010.09.01版本：1页 码：4/45.5.5协助业务主办与供应商沟通、联络，督促发货、运输工作，保证生产物资的正 常供应。5.5.6对业务主办负责的采购合同，协助其履行合同跟单责任制，协助其进行合同洽谈、评审、签订、执行、运输、交接，对合同执行情况负协助责任。5.8业务员岗位权力： 5.6.1 有协助业务主办从合格供方名单中，选择合格供方；并协助其洽谈、评审、 编制合同、审批、签订合同的权力。 5.6.2 有协助业务主办办理采购物资验收、运输、入库、清点、交接工作的权力。 5.6.3 有协助业务主办收集各类供应信息，分析、整理，报告的权力。 5.6.4 有协助业务主办检查、汇报，业务主办负责跟单合同执行情况的权力。 5.6.5 有协助业务主办与供应商沟通、联络，督促发货、运输的权力。1. 供应部部长职位说明书：职位名称供应部部长所属部门供应部直接上级经营总监直接下级供应科长任职资格1.具有大专（含）以上学历，具有良好的职业道德。2.三年以上钢材采购经验，工作思路清晰。3. 性格中性，沉稳，有较好的沟通能力，人品正直、诚实，良好的沟通表达能力，具有较强的商务谈判能力。4. 熟悉招标和采购流程，熟悉供应商评估、考核，熟悉相关质量体系标准5. 良好部门内和跨部门的组织和协调能力、人际沟通能力，团队协作能力强职责一职责表述：采购计划、采购策略工作任务1.根据公司生产计划，编制公司采购计划和预算，分解目标，监督实施，确保采购任务按时完成。2.按采供计划，制定适当的采购策略，降低采购成本，保证企业经济效益指标顺利完成。3负责各类物资采购价格、质量、数量、产地、运输等信息的收集、分析、整理、报告工作。每月至少召开一次价格分析会。4.指导监督各科室进行重要、大宗物资订货的询价、洽谈、合同签订、合同执行5.做好采购物资验收、运输、入库、清点、交接工作考核重点： 采购计划完成的时效性、采购策略的经济性。职责二职责表述： 供应商管理、部门管理工作任务1. 负责重要物资供方质量保证能力调查、实地评价工作，按供方实力、供货质量、信誉程度，选择合格供方，广泛拓展供应渠道。2. 负责对供应商稳定的供货质量、供货时效性进行管理、评价。3. 做好记录控制工作。重要物资、一般物资合格供方均登录（ 类）物资合格供方名单且均有供方实地评价表、评定记录表；采购合同均登录采购合同台账；技术协议均登录协议类文件清单。4. 定期对本部门员工进行绩效考核，按照奖惩制度实施奖惩。负责供应人员业务培训，提高供应人员的业务素质5. 管理供应部日常工作考核重点：供应商管理的规范性、部门管理的有效性2. 供应科科长职位说明书：职位名称供应科科长所属部门供应部直接上级供应部部长直接下级业务主办任职资格1.具有大专（含）以上学历，一定物资采购知识和管理能力2.二年以上相关工作经验，有一定的管理协调能力和沟通能力3.有较强的工作责任感和事业心，原则性强，能吃苦耐劳职责一职责表述： 采购计划、市场信息工作任务1.根据公司生产计划，编制本科室采购计划、预算，分解目标，监督实施，并努力达成目标，保证公司生产正常进行2.负责各类物资采购价格、质量、数量、产地、运输等信息的收集、分析、整理、报告工作3.主持一般采购合同的业务洽谈，检查合同的执行和落实情况4.负责物资运输、交验工作考核重点：采购计划完成的时效性、市场信息准确性、及时性。职责二职责表述： 供应商管理、科室管理工作任务1.协助供应部长，进行重要物资供方质量保证能力调查、实地评价工作，选择合格供方2.负责与供应商沟通、联络，及时将生产部、质检部的意见反馈给供应商，保证生产物资的正常供应3.定期对本部门员工进行绩效考核，按照奖惩制度实施奖惩。4.负责供应人员业务培训，提高供应人员的业务素质考核重点： 供应商管理的规范性、科室管理的高效性。3. 业务主办岗位说明书：职位名称业务主办所属部门供应部直接上级供应科科长直接下级业务员任职资格1.具有大专（含）以上学历，适应能力强，能严格遵守公司各项规章制度2.一年以上相关工作经验，服从性好，有很强的执行力3. 熟练操作电脑办公自动化软件4.工作责任心强，能吃苦耐劳，工作效率高5.沟通协调能力强，有良好的工作心态职责一职责表述： 采购计划工作任务1.根据本科室采购计划，落实，完成采购任务，保证公司生产正常进行2.根据本科室采购计划，具体负责选择合格供方，洽谈、评审、审批、签订合同3.负责办理采购物资验收、运输、入库、清点、交接工作4. 负责各类物资采购价格、质量、数量、产地、运输等信息的收集、分析、整理、报告工作考核重点：采购计划完成的时效性。职责二职责表述：合同跟单 工作任务1. 负责与供应商沟通、联络，督促发货、运输工作，保证生产物资的正常供应2. 对本人负责的采购合同，履行合同跟单责任制，具体负责合同洽谈、评审、签订、执行、运输、交接，对合同执行情况负全责考核重点：合同跟单的有效性。4. 业务员岗位说明书：职位名称业务员所属部门供应部直接上级业务主办直接下级任职资格1.具有大专（含）以上学历，适应能力强，能严格遵守公司各项规章制度2.一年以上相关工作经验，服从性好，有很强的执行力3. 熟练操作电脑办公自动化软件4.工作责任心强，能吃苦耐劳，工作效率高5.沟通协调能力强，有良好的工作心态职责一职责表述： 采购计划工作任务1.根据本科室采购计划，协助业务主办落实，完成采购任务，保证公司生产正常进行2.根据本科室采购计划，协助业务主办选择合格供方，洽谈、评审、审批、签订合同3.协助业务主办办理采购物资验收、运输、入库、清点、交接工作4. 协助业务主办各类物资采购价格、质量、数量、产地、运输等信息的收集、分析、整理、报告工作考核重点：采购计划完成的时效性。职责二职责表述：合同跟单 工作任务1. 协助业务主办与供应商沟通、联络，督促发货、运输工作，保证生产物资的正常供应2. 对业务主办负责的采购合同，协助其履行合同跟单责任制，协助其进行合同洽谈、评审、签订、执行、运输、交接，对合同执行情况负协助责任。考核重点：合同跟单的有效性。连云港金信利不锈钢有限公司作业指导书文件编号JXL/GY-QW-02-2010第 0 次修订标题：供应部工作流程修订日期：实施日期：2010.09.01版本：1页 码：1/31、目的明确物资采购流程，保证物资采购质量。2、适用范围适用于供应部物资采购工作。3、职责：供应部按此工作流程进行物资采购。4、 采购控制程序4.1 采购物资信息确认：根据生产部采购物资申请单，订货技术条件，质检部库存物资报表，与生产部确认采购物资品种、数量、质量标准、交货期。4.2 供方信息收集： 通过实地考察、调查、网络查询、电话联系、业内人士，收集供应商库存、规模、销售状况、行业背景、价格、实力、信誉等信息，筛选出与公司采购计划划相匹配的供应商。4.3 业务洽谈： 4.3.1 供方考察： 对意向供应商，进行实地考察。 A） 考察内容主要为：资质、货源渠道、经营规模、货物类型、价格、信誉等。 B） 如考察对象为贸易公司，还需考察资质证明。如是进口废钢需提供进口许可证和国家承认的相关报告。 C） 要求现场落实货物质量、数量。 D） 价格考察：运到价、承兑价、现金价等 E）凡进行实地考察的供方，填写供方实地评价表（JXL/QL7.4-01-01）。实地考察合格的供方，列入合格供方备选名单。 4.3.2 重要、大宗物资采购，经过考察后，邀请供应商来我公司参加订货会，就品种、价格，质量、交货期、物流，付款方式等事项进行详细洽谈。 一般物资采购，由业务主办直接与供方，就品种、价格，质量、交货期、物流，付款方式等事项进行详细洽谈。 4.3.3 运输方式原则上采取供方送货的方式。 4.3.4每单采购合同，洽谈供方不少于三家。 4.3.5 洽谈过程，形成采购合同洽谈、审批记录（JXL/QL7.4-01-06）。4.4 合同评审：4.4.1 重要、大宗物资采购，要求按合 同 评 审 程 序（JXL/QP-7.2-01）进行评审。4.4.2 重要、大宗采购物资指： A)采购计划如不能按期、按质、按量完成，将影响生产进度，进而影响销售合同履行的。 编制：审核：批准：连云港金信利不锈钢有限公司作业指导书文件编号JXL/GY-QW-02-2010第 0 次修订标题：供应部工作流程修订日期：实施日期：2010.09.01版本：1页 码：2/3 B)供方为第一次合作。 C)一次采购物资金额超过100万元的合同。4.4.3 若合同评审通过，编制合同评审记录（JXL/QL7.2-01-01）。准备上报材料。4.4.4 若合同评审未通过，则继续按4.1、4.2、4.3进行。4.5 采购信息上报： 业务主办将：供方实地评价表、采购合同洽谈、审批记录、合同评审记录（若一般物资采购，不需此项），上报价格委员会。 价格委员会，根据上报材料，分析、比较，核准供方、采购价格、付款方式、运输方式等。4.6付款申请、合同审批：4.6.1 业务主办、业务员根据价格委员会，确定的供方、采购价格、付款方式等，编制采购合同，付款申请报批。 审批流程为：业务主办、业务员 法律事务科长 供应科长 财务部长 供应部长 经营总监。4.6.2 合同审批通过后，业务主办与供方签订采购合同。4.6.3 供应部留存正式合同，复印件：财务部一份、办公室一份、质检部一份。4.7 合同执行：4.7.1 合同签订后，采取合同跟单责任制；每一单合同都必须有一名业务主办跟单，具体负责合同洽谈、评审、签订、执行、运输、交接，对合同执行情况负全责。4.7.2 若需预付款，由业务主办负责向财务部请款，办理预付款事物。4.7.3 合同执行期间，跟单业务员随时与供方保持联系，保证采购物资按时到场。4.8 物资进场交付验收：4.8.1 物资进场前，跟单员应提前通知质检部、生产部、保卫科，做好接货准备，并向送货人员交代交货验收程序，注意事项。4.8.2 物资进场后，跟单员会同仓管员，根据合同，核实送货品种、数量、规格、交货期等。4.8.3 如发现接收之物料数量不足时，由仓管员将实数记于收货单上，签名后交于业务员。业务主办将实际物料数量和所欠数量以书面形式通知供方补料。4.8.4 跟单员配合生产、质检、地磅房，安排过磅，质量验证；如需化验，则配合抽样。4.8.5 仓管员开具收货单、入库单。 A） 收货单一式五联，第一联存根（白色）；第二联（红色），业务员凭此办理报销手续；第三联（绿色），业务员凭此办理入库单手续；第四联（蓝色），供应部留存，登记采购账簿；第五联（黄色），库房留存，登记库房账簿。 B） 入库单一式三联；第一联仓库留根；第二联，交供应部；第三联仓库记账。4.8.6 验收不合格，由跟单员通知供方，联系处理事宜。连云港金信利不锈钢有限公司作业指导书文件编号JXL/GY-QW-02-2010第 0 次修订标题：供应部工作流程修订日期：实施日期：2010.09.01版本：1页 码：3/34.9资料归档4.9.1 采购物资申请单、订货技术条件、合同评审记录、工业品买卖合同、采购合