办公自动化培训讲义

办公自动化培训讲义第一部分 基本操作1、 开机（Windows XP操作系统）先按显示器电源开关-后按主机电源开关-出现Windows XP按回车2、 关机 开始-关闭系统-关闭计算机-是-待主机灯灭后按显示器电源开关。3、 桌面、开始菜单、级联菜单Windows桌面 开机进入windows系统之后，我们所看到的就是windows的桌面，桌面由桌面图标和任务栏两部分组成。 桌面图标分为两部分系统图标和应用程序图标，“我的电脑“我的文档”“网上邻居”“浏览器”属于系统图标其余的都属于应用程序图标。任务栏包括开始菜单，工具按钮，状态图标，窗口按钮等。4、键盘及鼠标操作1）键盘的使用先来认识一下键盘，现在我们所常见的键盘，上面有105个按键，俗称为105键盘，键盘是电脑的主要输入设备，它由主键盘区，功能键区，编辑键区，小键盘区（辅助键盘），状态指示区组成，常用按键的意义在主键盘区中，常用键的用法及意义回车键：用于确认并执行一条命令。在文本编辑中，可以用来换行退出键：通常用于退出一个操作换档键：按住shift键，同时按住键盘上的双字符键，如12345，这时候在屏幕上输出的是双字符键中上面的字符，譬如在文本编辑中，按住shift不放，再按下3键，再屏幕上输入的则是空格键：按下空格键，产生一个空格，制表键tab：用来向右移动光标，一般一次性移动8个空格。大小写字母转换键：开机时，系统处于小写字母输入状态，这时候我们在进行文本输入的时候，输入的都是小写字母，按下此键后，状态指示区的cap lock灯变亮，此时系统处于大写字母输入状态，如果在按下，cap clock灯熄灭，又回到小写输入状态。退格键（后退键）：按下退格键，可删除光标前的一个字符控制键ctrl及alt键，具有特殊用途，通常要组合使用功能键区键的用法及意义从F1F12为功能键，具体功能根据不同软件各有不同，如在office办公软件中，F1是显示帮助信息，F5是查找替换等。编辑键区键的用法及意义常用键pageup及pagedown，用来使屏幕向后翻屏。上下左右键，用来上下左右移动光标而不删除任何字符。小键盘区常用键在状态指示灯num亮的时候，小键盘上的数字键及加减乘除键可用，否则需要按下num lock，使得状态指示灯num变亮。键盘指法基准键位基准键位在键盘中部，有八个键，指法分区，如图2）鼠标的使用鼠标上通常有两个键，左键和右键。鼠标操作：单击、双击、右击、拖动等 单击：按下一次鼠标左键 双击：快速按下两次鼠标左键，通常用来打开文件或程序 右击：按下一次鼠标右键 拖动：指向要拖动的对象，按下左键，拖动到目的地之后，松开左键鼠标的操作是windows应用的基础，希望熟练掌握5、 Word窗口单击（开始-程序-Word）标题栏、菜单栏、工具栏、格式栏、任务栏关闭按钮、最大/还原按钮、最小化按钮（单击后隐藏在任务栏）6、 输入法转换单击 键盘图标，单击智能ABC输入法单击任务栏的一枝笔按钮 输入法打开/关闭按钮 单击显示输入法 单击关闭输入法7、 输入法状态框的使用汉字/英文转换 全拼输入法汉字状态 全拼输入法英文大写状态A中/英文标点转换 中文标点 英文标点句号按.键 顿号按键 省略号按Shift+键软键盘打开/关闭练习：输入常用符号 # % / + 。输入中文标点：！（） 、 ： ；“”？-8、 智能ABC输入法的技巧（任意造词）练习9、 移动键盘使用技巧（13种移动键盘）用单位符号输入：壹贰叁肆伍陆柒捌玖拾右击输入法状态框的软键盘-单位符号-SHIFT+Q-零-右击软键盘练习：输入零壹贰叁肆伍陆柒捌玖拾第二部分 Windows的文件管理a)打开 双击要打开的文件b)新建文件夹（转换智能ABC输入法）在资源管理器的左窗格单击D：-文件-新建-文件夹-输入你的姓名-在空白处单击c)选定选定一个文件 单击这个文件选定连续文件 单击第一个文件-按住SHIFT不放，再单击最后一个文件选定不连续文件（只对文件夹有效） 按住CTRL不放，再单击每一个文件d)复制选定文件（文字）-复制（常用工具栏）-选定目标-粘贴（常用工具栏）e)移动选定文件（文字）-剪切（常用工具栏）-选定目标-粘贴（常用工具栏）f）保存关闭Word窗口-问是否保存文件-单击是保存（单击否是不保存）单击工具栏软盘图标保存框D：-保存g)重命名右击文件-重命名-输入要改的文件名-回车h)删除选定文件-删除-是-右击回收站-清空回收站i)恢复被删除的文件j)建立文件快捷方式快捷方式是用于快速打开文件的方法，k)查找文件或文件夹l)控制面板控制面板在在windows中是非常重要的，用户可以通过控制面板对电脑进行一些自定义的设置。以桌面背景为例，调整显示属性。调整日期。自定义鼠标。cwindows的一些应用应用程序画图工具。当然，这个画图工具是最简单的一种图像处理软件，如果专业绘图人员还需要功能更强大的软件，如aotocad等等记事本。游戏计算器操作题：在D：建立一个文件夹名是自己的姓名，并建立一个名为“我爱学电脑”的WORD文件，先保存到“我的文档”，然后复制到以上文件夹里。（我爱学电脑的拼音是WOAIXUEDIANNAO）答案：1、 转换智能ABC输入法2、 在资源管理器的左窗格单击D：-文件-新建-文件夹-输入你的姓名-在空白处单击3、 开始-程序-Word-输入“我爱学电脑”4、 单击工具栏软盘图标-保存框-我的文档-保存5、 在资源管理器的左窗格单击我的文档-我爱学电脑-复制-左窗格单击D：下的你的姓名文件夹-粘贴第三部分Word的使用第一节Word文档的基本编辑一、 Word的启动方法1：用鼠标双击桌面上的Word图标。方法2：开始程序单击Word图标。二、选择输入法1. 单击任务栏上的输入法图标。2. 使用键盘：Ctrl+空格：中英文输入切换；Shift+空格：全角与半角切换。Shift+Ctrl：输入法切换；三、选择字符的技巧：注：在Word的文档进行编辑时，必须“先选后做”1. 任意选取单击要选取的开始处，拖动鼠标左键拖动直到选取的最后一个字符放开即可，选区呈黑底白字。2. 整行选取：鼠标单击行左边选取栏。3. 选取一段：鼠标双击段左边选取栏。4. 选取整篇：在左边选取栏上，三击鼠标或Ctrl+A。5. 选取一句：按Ctrl+鼠标单击句子任意处。6. 选取一列：按Alt+鼠标拖动。技巧：按Shift键鼠标单击。四、新建文档方法1：文件新建空文档确定。方法2：用工具栏的“新建”按钮。五、编辑修改1. 添加字符：在要添加文字的地方单击鼠标，输入文字。2. 删除字符：.选择字符后直接输入新字符.将光标移至字符后按“”键.将光标移至字符前按“Delete”键3. 移动字符：选取要移动的字符后按鼠标拖动4. 对齐方式：工具栏中的“左对齐、居中、右对齐”按钮。5. 复制字符：.选好复制字符 编辑复制将光标移到要粘贴的地方编辑粘贴.使用键盘：Ctrl+C（复制）Ctrl+V（粘帖）六、文件管理1.保存文件方法一：用菜单“文件”“保存”/“另存为”。方法二：用工具栏的保存按钮。第二节文档的排版一. 设置文字的字体、大小及颜色1.格式化工具栏中“字体”、“字号”、“字体颜色”等按钮。2.选取文字单击Mouse右键字体3.选取文字格式字体二. 设置粗体、斜体及文字下划线1.选取文字直接单击工具栏的B粗体、I斜体、U下划线按钮(撤消时只需再次单击即可)2.选取文字格式字体三. 字符缩放的设置1.选取文字直接单击格式化工具栏上的“缩放”按钮2.选取文字格式字体“字符间距”标签缩放四. 动态效果的设置选取文字格式字体“动态效果”标签五. 特殊效果的设置方法：格式字体效果区设置上下标(例：H2O，M2)、设置删除线、双删除线、阴影、空心、阴文、阳文、大型全部大写字母、隐藏文字六. 文字边框和底纹的设置方法：格式边框和底纹“边框”标签：设置文字和段落的各种边框“底纹”标签：设置文字和段落的各种底纹(注意应用范围)“页面边框”标签：在“艺术型”项可设置各种页面边框七. 着重号的设置：1.其它格式工具栏中的“着重号”按钮2.格式字体着重号八. 突出显示的设置其它格式工具栏中的“突出显示”按钮九. 自动添加段落边框A.工具自动更正自动功能（在Word2000中选择“键入时自动套用格式”标签）勾选“边框”复选框B.在空白处连续输入三个或多个连字符(例：=、#、*、)后按Enter即可。十. 设置段落的对齐方式.用格式工具栏的对齐按钮。.格式段落“缩进和间距”标签对齐方式。.用键盘：左对齐Ctrl+L、右对齐Ctrl+R、居中Ctrl+E、两端对齐Ctrl+J、分散对齐Ctrl+Shift+D。十一. 设置文字缩进.用标尺来设置缩进文字.格式段落“缩进和间距”标签“特殊格式”项第三节应用项目符号和编号 一、编辑版面注：对页面进行设置切换到页面视图中纸张大小和页面方向：文件页面设置“纸张大小”标签页边距的设置：文件页面设置“页边距”标签快捷方法：在标尺上按Alt+Mouse拖动3、垂直对齐页面上的文本：文件页面设置“版面”标签垂直对齐4、创建页眉/页脚：视图页眉/页脚“在页眉和页脚间切换”按扭注：单击“关闭按钮”或双击主文档通退出“页眉页脚编辑”状态，返回到正文编辑状态。5、分页将光标置于要插入分页符处插入分隔符选中分页符确定6、分栏选取要进行分栏的文字格式分栏设置栏间距：格式分栏设置宽度和间距编辑区中的“间距”*改变栏宽及栏间距的快捷方法：在标尺上按Alt+Mouse拖动二、建立项目符号和编号（一）项目符号1、 格式化工具栏中的“项目符号”按钮2、 格式项目符号和编号“项目符号”标签注：“自定义”按钮“项目符号”按钮（二）编号1、 格式化工具栏中的“编号”按钮2、 格式项目符号和编号“编号”标签注：“自定义”按钮、编号样式3、 多级编号格式项目符号和编号“多级符号”标签 注意：级别、编号样式、编号格式 使用：“增中缩进量”按钮（降级）“减少缩进量”按钮（升级）第四节表格处理与打印文档一、创建表格、表格插入表格输入列数、行数确定、工具栏中的“插入表格”按钮二、选取单元格、任意选取：Mouse拖动、选择一个单元格：Mouse单击单元格左边内侧、选择一行：单击行左边、选择一列：单击列顶部、选择整个表格：Mouse单首单元格按住Shift键+Mouse单击末单元格三、编辑表格、调整行高（）将Mouse放在表格线上拖动（）表格单元格高度和宽度 “行”标签、调整列宽（）用Mouse拖动标尺（）将Mouse放在表格线上拖动、平均分布各列：表格平均分布各列、改变文字方向：格式文字方向、加斜线：格式边框和底纹“边框”标签、插入行：将光标放在单元格内Mouse右键插入行技巧：将光标放入表格末单元格中，按“Tab键”可在表格尾增加一行、删除行（）将光标放入要删除的行中表格删除单元格选择“整行删除”确定（）将光标放入单元格中Mouse右键删除单元格选择“整行删除”确定、插入一列（）选择一列表格插入列（）选择一列Mouse右键插入列、删除一列：选取一列Mouse右键删除列四、编辑特殊表格、合并单元格（1） 先取要合并的单元格Mouse右键合并单元格（2） 选取要合并的单元格表格合并单元格、拆分单元格：选取单元格表格拆分单元格、绘制表格工具栏中的“表格和边框”按钮 “绘制表格”按钮拖动Mouse绘制、拆分表格：将光标放入单元格表格拆分表格五、修饰表格、修改线型和颜色：格式边框和底纹、修改线宽：将光标放入单元格Mouse右键边框和底纹六、表格与文本之间的切换、将表格转换成文本：选取整个表格表格将表格转换成文字制表符、将文本转换成表格选取文本表格将文字转换成表格七、打印预览：文件打印预览八、打印文档：文件打印第五节图片、文本框一、插入图片方法、插入图片剪贴画方法、插入图片来自文件注：来自文件调出电脑中已有的图片文件（D：PIC）插入文本中。、改变图片大小和位置大小：选择图片后，将Mouse放在“控点” 拖动Mouse位置：选择图片后，将Mouse放在图片内部拖动Mouse、在“来自文件”的图片上添加文字：双击图片进入图片编辑状态输入文字进行文字格式化。、设置叠放次序、单击Mouse右键叠放次序、绘图工具栏上的“绘图”按钮叠放次序、设置文字环绕、图片Mouse右键设置图片格式 “环绕”标签、图片工具栏中的“文字环绕”按钮、改变图片对比度和亮度、图片工具栏中的“增加对比度”、“降低对比度”、“增加亮度”、“降低亮度”等按钮。、图片工具栏中“设置图片”按钮“图片”标签图像控制、选择图片Mouse右键设置图片格式“图片”标签、裁剪图片：选择图片图片工具栏中的“裁剪”按钮、设置图片水印效果：选取图片图片工具栏中的“图像控制”按钮水印、剪贴画组合和取消组合组合：选取剪贴画Mouse右键组合组合取消组合：选取剪贴画Mouse右键组合取消组合、改变剪贴画的颜色注：改变剪贴画内部颜色前必需取消组合、选择剪贴画Mouse右键设置对象格式“颜色和线条”标签填充、图片工具栏中的“设置对象格式”按钮、绘图工具栏中的“填充色”按钮10、选取多个对象A、Shift+Mouse单击B、Mouse单击绘图工具栏中的“选择对象”按钮拖拽出虚框将需选取的对象框住。11、旋转图片A、绘图工具栏中“自由旋转”按钮B、绘图工具栏中“绘图”按钮旋转或翻转自由旋转12、插入自选图形A、插入图片自选图形B、绘图工具栏中的“自选图形”按钮*设置自选图形的格式*A、选择自选图形Mouse右键“颜色和线条”标签B、绘图工具栏中的“填充”和“线条”按钮*给自选图形添加文字*选择自选图形Mouse右键添加文字二、插入文本框A、插入文本框B、绘图工具栏中的“文本框”按钮*设置文本框格式*选择文本框双击Mouse“颜色和线条”标签填充、线条等“环绕”标签中设置环绕方式第六节有效使用 Word一、格式刷的使用格式工具栏中的“格式刷”按钮（作用：复制格式）单击：只能使用一次双击：可重复使用，直到按“ESC”键或用Mouse单击“格式刷”按钮。二、首字下沉的设置格式首字下沉三、插入符号插入符号四、查找和替换的设置、编辑查找、编辑替换五、插入艺术字1、绘图工具栏中“插入艺术字”按钮2、插入图片艺术字艺术字竖排文字：艺术字工具栏中的“艺术字竖排文字按扭”六、设置艺术字格式（1） 颜色：艺术字工具栏中“设置艺术字格式”按钮“颜色和线条”标签填充和线条颜色（2） 阴影：绘图工具栏中的“阴影”按扭（3） 设置艺术字形状：艺术字工具栏中的“艺术字形状”按钮（4） 编辑艺术字内容：艺术字工具栏中“编辑文字”按钮（5） 三维效果：绘图工具栏中的“三维效果”按钮注：在三维设置工具栏中可编辑三维效果第四部分 Excel的使用第一节 表格的基本建立一、Excel的启动方法1：用鼠标双击桌面上的Excel图标方法2：单击任务栏“开始”程序单击Excel图标二、建立表格输入数据的技巧：1、将数字转为文字输入：输入数字前加号 例：2、输入数值时：用,号作千分位分隔在数字前输入+号被忽略；给数字加上小括号或在数字前输入-表示负数。3、同时对多个单元格输入相同的数据：选择要输入数据的单元格输入数据按CtrlEnter结束输入五、编辑表格A、调整行高、列宽：方法一：拖动行号下边框线、列标右边框线方法二：选定行号、列标单击右键，选择“行高”、“列宽”。*均匀分布各行、列的技巧：选定多行、多列，拖动其中的一行或一列，所有被选中行或列将均匀分布。B、单元格对齐：单击工具栏的“左对齐、居中、右对齐、合并及居中”按钮C、修改数据1、重新输入：直接输入数据覆盖错误的数据。2、在单元格内修改数据：双击所需要修改的单元格D、行/列的插入与删除+ 插入行/列：选定需插入行/列处单击右键插入+ 删除行/列: 选定需删除的行/列单击右键删除六、文件管理 1、保存文件：文件另存为/保存或单击工具栏的“保存”按钮第二节 编辑工作表一、添加和删除数据 、添加数据 1）插入单元格输入数据。 2）先在工作表中输入要添加的数据按Shift键Mouse拖动将数据插入到表格中。 、删除的数据用“编辑查找”命令查找到要删除的数据选取要删除的单元格范围“编辑” “删除”二、工作表的使用 、工作表的选取 a.选取单一工作表：Mouse单击. b.选取连续工作表： Shift键+Mouse单击. c.选取不连续工作表：Ctrl键+Mouse单击. 2、插入或删除工作表 (1)插入工作表：插入工作表 (2)删除工作表：编辑删除工作表 小技巧:选中多张工作表可同时插入或删除多张工作表. 、移动和复制工作表 移动：用Mouse拖动工作表标签 复制：按Ctrl键Mouse拖动工作表标签 使用命令：编辑移动或复制工作、 重命名工作表a. 双击Mouse工作表标签输入新名b. 单击Mouse右键重命名三、数据的使用和奖金的限制. 1.复制数据 单击工具栏中的“复制”按钮单击工具栏中的“粘贴” 按钮. 2.奖金的限制：使用“数据”菜单中的“有效数据”命令 a.设置选项卡设置有效条件为整数，数值介于(0-100)之间 b.输入信息选项卡输入提示信息 c.错误警告选项卡输入错误警告信息第三节 格式化工作表一、 创建自定义文字序列工具选项“自定义序列”标签新序列在输入序列框中输入所需文字条目“添加”按钮确定注意：每项应为一行二、 强制换行：Alt+Enter三、 设置标题跨列居中（“合并及居中”功能的使用）1、 选定需要跨列的单元格范围2、 单击格式工具栏的“合并及居中”按钮撤消跨列居中的方法：格式单元格“对齐”标签“合并单元格”复选框四、 设置字体格式、格式单元格“字体”标签、格式化工具栏五、 给表格加图案：工具栏中的“填充色”按钮六、 设置文本方向：格式单元格“对齐”标签七、 设置数值格式、工具栏中的：“千分位样式”、“增加小数位数”、“减少小数位数”、“百分比样式”、“货币样式”等按钮、格式单元格“数字”标签八、 设置条件格式方法：选择范围格式条件格式输入新条件单击“格式”按钮可设置单元格格式，单击“添加”按钮可增加新条件。例：精装金威的数量（箱）80 黄色十一、调整表格的对齐方式：、 格式工具栏的对齐按钮、 格式单元格 “对齐”标签十二、设置单元格的边框格式单元格“边框”标签第四节 公式与函数一、 输入公式所有的公式必须以等号开头。二、 公式中的运算符号、 算术运算符：+-*/%、 文本运算符：&、 比较运算符：=、 引用运算符：冒号（:）或逗号（，）三、 移动和复制公式移动公式：用Mouse拖动单元格复制公式：.用Mouse拖动填充柄.常用工具栏上的“复制”、“粘贴”按钮四、 公式位置的引用引用类型：相对地址引用、绝对地址引用注：用F4可转换相对地址和绝对地址五、 常用函数、 SUM求和函数格式：SUM（单元格范围）、 AVERAGE求平均函数格式：AVERAGE（单元格范围）、 MAX最大值函数格式：MAX（单元格范围）、 MIN求最小值函数格式：MIN（单元格范围）、 IF条件函数格式：IF（条件，值，值）注：当条件成立时，结果为值，否则为值。第五节 创建图表一、创建图表方法：1. 工具栏上“图表向导”按扭2. 插入图表 二、格式化图表：图表图表选项a. 添加标题b. 显示/隐藏图例c. 添加数据标志格式化图表的技巧：用Mouse双击需要格式化的地方，则在弹出的对话框中直接设置即可。第六节 数据管理一.二.三.一.自动筛选（前十项）：可筛选出最大项和最小项方法：数据筛选自动筛选前十项（利用此方法）二.自定义筛选：数据筛选自动筛选单击筛选按钮选择“自定义”例：2500基本工资2000或基本工资电视指南-节目时间表-单击中央任何一个台可查看本周节目时间表-其他台节目时间表 -单击任何一个台可查看省台本周节目时间表二、 从收藏夹上网例：将不经常要上的网放在收藏夹如上打开中央电视台网站后-收藏夹（工具栏）-添加-确定以后在桌面双击e图标，-收藏夹（工具栏）-中央电视台电视指南三、 从桌面上网如上打开中央电视台网站后-收藏夹（工具栏）-添加-确定-在左窗口右击“中央电视台”-发送到-桌面快捷方式以后在桌面双击“中央电视台”图标四、练习：将“”设置成桌面上网。第二节 查找资料、下载资料一、 在百度搜索查找资料（输入关键词搜索，每个关键词用空格隔开）例：查找列车时刻表-柳州至南宁在桌面双击“好网址123”图标-在百度搜索栏内输入“列车时刻表”-搜索-从有关条目中找最贴近的