公文知识讲座

公文知识讲座,提纲：,第一讲 公文的种类第二讲 几种常用公文的写作要求与 注意事项第三讲 公文写作当中要注意的主要 问题,第四讲 公文传递第五讲 行文流程,第一讲 公文的种类,一、命令 命令：适用于依照有关法律规定发布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；奖惩有关人员；撤销下级机关不适当的决定。,二、议案 议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。,三、决定 决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排。 有处置性、公布性、部署性、事项性、任免性、表彰性、惩处性决定。,四、指示 指示：适用于对下级单位布置工作，阐明工作活动的指导原则。 有紧急、工作性、全局性、局部性、政策性指示。,五、公告、通告 “公告”适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。 “通告”适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。,六、通知 通知：适用于批转下级单位的公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文；发布规章；传达要求下级单位办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部。,有告知性、颁发性、转发性、指示性、批示性、批转性、发布性、知照性、事项性、任免性、会议、紧急知识等。,七、通报 通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 有事故、情况、表彰性、批评等通报。,八、报告 报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级单位的询问。 有综合、会议、情况、专题、建议、答复、报送、述职报告等。,九、请示 请示：适用于向上级单位请求指示、批准。 有请求批准的、解答性、请求指示的、批转性、请求解决问题的请示。,十、批复 批复：适用于答复下级单位请示事项。 有直接批复、转发性批复。,十一、函 函：适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题；向有关主管部门请求批准等。 有询问问题的、告知性、请求批准的、审批、答复问题、商洽公务等,十二、会议纪要 会议纪要：适用于记载和传达会议情况和议定事项 有：工作会议、座谈会议、指示性会议、决定性会议、消息性会议、研讨性会议、交流性会议等纪要。,第二讲 几种常用公文的写作要求与注意事项,一、报告的写作要求及注意事项 (一) 概念 适用于向上级单位汇报工作，反映情况、答复上级单位的询问、提出意见和建议的陈述性。 特点：陈述性,(二) 类别报告可分为： 两类、5种 两类：综合报告 专题报告。,5种： 情况 答复 工作 建议(意见)（新标准增加了意见：提出建议或意见） 报送,从行文的目的来看，还可以分为： 呈报性报告向上级单位反映情况、汇报工作 呈转性报告报告情况过程当中，请示上级单位批转有关单位执行的报告。,报告的目的是： 上级单位掌握了解情况，更好地帮助下级单位更好地贯彻上级单位的意图，是沟通上下级之间的重要的公文。,(三) 写作基本要求 1实行一文一事的原则 除综合性报告除外，实行一文一事的报告； 2突出重点、不能面面俱到,3实事求是 如实反映问题，向上级单位反映问题，使上级单位正确的了解情况，便于指导下面； 4力求简短 对报告要特别强调，要从简，围绕中心，能简就简。,报告因为类型不同应有所区别： 情况报告以叙事为主。要求: 把事情讲清楚，不用形容词，形容词是文学作品用的；, 报告是专门为上级准备，先确定哪一种情况，如果要提出意见的，在标题里就要写清楚，如：关于情况及处理意见的报告； 报告情况讲究时效性,要及时迅速。,答复报告对上级单位的交待查询、询问的答复。要求：不能用复函，复函是上级对下级。工作报告年终总结之类的报告。建议报告因以意见形式代替，在此不讲。,报送报告以例子说明。 如：年终集团要求下属企业送年报，严格来讲，下属企业除了报送年报外，还应有报送报告：内容是：根据集团要求，我单位已经按集团要求将年报填好了，现上报，请审查。,(四) 正文、结束语 开头：说明报告的目的(现将有关情况报告如下)。 报告内容：主要情况、存在问题等。,一般来讲，结束语如下： 1报告工作、反映情况的结束语为了谦虚和稳重起见，可以写成：以上报告如有不当，请指示。(一个自然段),2答复问题、报送之类的结束语可以写成： 请审查或 请审核(一个自然段) 3呈转性报告结束语可写成： 以上报告如无不当，请批转(何部门)执行。(一个自然段),如：集团各部门的文件，请批转各企业和集团有关部室执行。,二、请示的写作要求及注意事项 (一) 概念 请示是一种期复性公文，请示上级单位解决问题。,(二) 类别 1请求指示的请示 现有政策、法律规章制度未涉及到的新情况，请求指示。 结束语：当否，请指示。,2请求批准的请示 批准的结束语：以上请示，请批复。 3请求批转的请示 批转结束语：以上请示如无不当，请批转(有关部门)执行。,下列情况下应用请示文种： 1对政策不理解，有待上级明确之后才能办理的事项； 2工作中发现重大问题，又无规定、政策，难以处理，为了稳妥，请示上级单位；,3工作中发现特殊情况，无法执行现行的规定，按原有的规定难以参照操作，我们想变通处理，但又不知对不对，还是请示后再办； 4本单位职能范围不能决定、解决的问题，请求上级单位批准才能处理；,5本单位的领导中，对某问题意见不一致时，不统一时； 6上级单位已有明文规定，必须要请示之后，才能办理的事项； 7增加编制、机构，或者解决经费；,8上级单位已有明文规定，完成任务后，报上级审核同意之后才能生效的； 9开展某项工作过程中，虽然有规定，但事情相当重大，为了防止失误，请求上级单位审核；,(三) 写请示要注意的事项 1正确选择文种 请示、报告易搞错 有些单位有意将报告写成请示，是不对的。平级之间不能请示，而是函。,2不能多头请示 主送单位只有一个。 3不要给领导者个人行文 要给单位行文，再由单位转交领导审批。,4文件越短越好 应该是看标题就知道是关于什么问题的请示，看最后两句应知道有什么要求。 5一文一事 每一个请示，必须是一个文件，多个事情就多个文件。,6逐级上报 不要越级上报。 7 开头：表述请示的理由 8结束语不要写客套话,三、函的写作要求及注意事项 (一) 概念 请求批准、答复(不相隶属单位之间) 特点：商洽性,(一) 类别 可分为两类：公函；便函：是一种信件 按往来分为：去函、复函 是函，就要注意语气客气，注意结束语,去函： 复函： 盼复。 此复。 请研复。 特此函告。 请复函。 特此复函。,还可以用： 请大力协助为盼。 请望准予。 望能同意。 请直复函。 望早日函告。 请函示。,公函写作时，要求态度坦诚，语气平和，谦虚，不能用指示、命令的口气。,函分为三部分： 1、发函的根据与理由 2、商洽、询问、请求批准的具体事项。 3、结尾,四、通知的写作要求及注意事项 通知最难写的是标题，特别是以下文件不能搞错。一般有3种形式。转发印发批转,关于印发的通知，不要写下发的通知 转发：上级文件转发给下属企业执行 印发：本单位制定的法规、方案，要印发下属企业执行。制度、方案、需执行的事项，如计划、 批转：下属企业来的需下属企业执行的,通知一般分三部分 1、通知缘由：表达发布通知的背景、根据、目的、意义。 2、通知事项：较多采用分条列项的写法，可以做到条理分明，层次清楚。 3、执行要求：如果可以不要则不要。,五、会议纪要的写作要求及注意 事项 (一) 会议纪要的分类 1办公会议纪要 办公会议是本单位决策的最高机构，会议议定的事项都是本单位的决策事项。,如：董事会会议纪要、总裁办公会会议纪要、经管会会议纪要等 2工作会议纪要 工作会议是为解决某一方面的问题而召开的。 如：工程招标会会议纪要,(二) 会议纪要整理的注意事项 1会议召开的目的、时间、地点、会议基本议程、主要活动、会议的结果、主持人等要在纪要中说明。 2会议纪要记录的是提出了什么问题、讨论的结果是什么，至于讨论的过程(包括谁或领导说了什么)不需要写在会议纪要中。,3会议纪要不需要盖公章。 4参加会议人员与列席人员要分清楚，缺席人员原因要注明。,第三讲 公文写作当中要注意的 主要问题,一、文种不清 不要写申请，要写请示 关于建议 不对 因为这不知道是请示还是报告，不是一种文种。,二、越级请示 我集团各企业直接向政府请示是不对的，应该是各企业向集团请求，由集团向市政府请示；,三、向领导个人行文 集团不能直接向市委书记、市长等直接请示，而应向市委、市政府请示，再由秘书科送领导审批。 各企业一样，有问题请示集团时，不要直接给总裁、副总裁本人请示，而要给集团请示。,四、一文多事，多头请示 一个文请示多个问题，分管领导不好批，因为有些不是他管的。 不得抄送其下级单位。,五、报告夹带请示，请示夹带报告 向集团报告某项事项，同时又提出某此要求，不对。 向集团提出请求，同时报告某此事项，不对。 请示与报告应分开成2个文件。,注意：一个请示最多2页纸，1页纸应差不多，太多可采用附件。 数字的问题采用表格形式，又简单，又不用文字。,六、以党委名义向上级政府机关写请示：不行 处理方法：经党委研究决定 党内的文件只能在党内沟通，不能与政府沟通,七、不协调上交矛盾 如河南岸土地请示：要与国土局协商后，取得一致意见后再报，协调不了时，应派主要负责人与国土局协商，如仍不能取得一致意见，将双方意见报市政府。,八、公文中的数字 二00四年-不对，而是二四年应在符号里调出来。 1特定的词组、带缩略语的词组，必须用汉字，如：一滴水，不能写成1滴水。,2相连两个数字并列连用表示概数时，中间不加标点符号。如二三米、三四个月、五六万套。带“几”字的都用汉字，如：几十年。 3层次从高到低，不能跳跃：从一、到(一)再到1再到(1)。,九、某些写法不妥 “我公司”不要写成“我司”。 “2004年”，不要写成“04年”。 根据 (文号)精神规定应写成：根据(文号) 精神规定。,第四讲 公文传递,一、发文 1流程 (1) 填写发文审批表。 (2) 公司分管领导审批。 (3) 文件管理员安排文号、主题词等，并确定文种。,(4)行政部文件分管主管审核内容并安排打印。 (5)打印文件并由起草人校对。 (6)行政部分管领导对正式文件进行审核。 (7)盖章、装订、发文，并对文件进行跟踪。,发文流程图,发文申请,格式审查,内容审查,文件打印,文件审查,发文跟踪,领导批示,填写发文审批表。,公司分管领导审批。,文件管理员安排文号、主题词等，并确定文种。,行政部文件分管主管审核内容并安排打印。,打印文件并由起草文件人校稿。,行政部分管领导对正式文件进行审核。,盖章、装订、发文，并对文件进行跟踪。,2注意事项 (1) 发文办理一般包括：拟稿、审核、签发、打印、校对、打印、登记、分发、立卷、归档、销毁。 (2) 草拟的公文应符合国家法律、法规、方针、政策及有关规定。如提出新的政策，要切实可行，并加以说明。,(3) 情况确实，观点明确，条理清楚，文字精炼，书写工整，标点准确，篇幅力求简短。 (4) 不能越级发文，对政府的文件，应以集团名义发文。 (5) 所有有保存价值的文件，一定要编号，否则档案室不便于处理。,(6) 主题词正确，对文件分类存档、电脑查询等都有好处。 (7) 文件传递目的地要准确，如报集团的文件，应送行政部处理。,二 收文 1.流程 (1) 文件管理员收到文件，进行登记后，送部门分管领导批阅。 (2) 根据来文及部室和公司分管领导的分工，提出处理意见。,(3) 重要的文件由公司分管领导或总经理审批。 (4) 根据分发意见或批示结果将文件送有关部室或人员办理。 (5) 办文人根据批件处理公文。,(6) 文件管理员应对文件进行跟踪。 (7) 文件管理对来文进行处理：送回、归档、销毁等。,收文件流程图,来文登记,领导审批,分送文件,文件办理,文件跟踪,文件回收,分发意见,重要文件,普通件,文件管理员收到文件，进行登记后，送部门分管领导批阅。,根据来文及部室和公司分管领导的分工，提出处理意见。,重要的文件由公司分管领导或总经理审批。,根据分发意见或批示结果将文件送有关部室或人员办理。,办文人根据批件处理公文。,文件管理员应对文件进行跟踪。,文件管理对来文进行处理：送回、归档、销毁等。,2.注意事项 (1) 收文办理一般包括：传递、签收、登记、分发、拟办、批办、批办、承办、崔办、查办、立卷、归档、销毁。,(2) 要认真做好收文登记工作，文件从传递到销毁的各环节，特别在交接环节，要进行登记，以免公文延误找不到责任人。,(3) 文件拟办意见要准确，应由公司领导传阅或审批的文件，应及时送给领导，领导不在公司，应电话请示，保证文件及时处理。 (4) 应对文件进行跟踪，保证上级单位或公司领导要了解文件情况时，随时知道文件在哪里。,(5) 在文件规定办好期限的前三天，文件收发员应对承办人进行崔办，对要求上报的文件，应在规定时间或规定时间以前上报。,(6) 已经处理完了的文件的原件，应及时收回，规定向上级单位退回的，应及时退回，不退的由文件收发员保存，