秘书事务管理 事务12 办公室布局和办公室布置

事务12 办公室布局和办公室布置,学习目标,学习内容,课后练习,学习内容,一、合理进行办公室布局的作用,二、办公室布局的种类及其特点,三、设计办公室布局的工作程序,四、设计办公室布局的注意事项,五、办公室布置的原则和要求,六、办公室布置的工作程序,一、合理进行办公室布局的作用,（一）有利于形成有效率的工作流程,（二）有利于员工的工作分配,（三）有利于工作顺利完成,（一）有利于形成有效率的工作流程,合理的办公室布局，可以使一项协同性工作任务的完成在一个最小的空间范围内实现，简化工作流程，提高工作效率。,（二）有利于员工的工作分配,合理的办公室布局，可以使需要相互配合的岗位之间在空间上得以相邻，从而实现工作中的配合默契与协作攻关。,（三）有利于工作顺利完成,合理的办公室布局，可以使具有内在联系的工作岗位之间实现最大程度的互相协作，有利于复杂工作任务的顺利完成。,二、办公室布局的种类及其特点,（一）开放式办公室,（二）封闭式办公室,（一）开放式办公室,1.开放式办公室的概念2.开放式办公室的优点3.开放式办公室的缺点,1.开放式办公室的概念,开放式办公室是指在一个大的办公空间内，设置多个工作位置，每一个工作位置通常包括办公桌椅、橱柜、电话、计算机等。,工作位置之间一般会用屏风或者板材隔开，以吸收噪音和区分不同的工作组。,2.开放式办公室的优点,（1）灵活多变。每一个工作位置都可以随着工作需要而移动位置或者改变配置；（2）节省费用。相对所需的面积和建筑材料较少，单位空间费用较少；（3）易于沟通、交流和监督；（4）便于集中化服务和共享办公设备。如饮水机、打印机、传真机、复印机等都可共享。,3.开放式办公室的缺点,（1）保密性差。同处一个透明空间，相互之间毫无隐私和秘密可言，不适合需要保密的机要、财务等部门。（2）干扰因素多。电话铃声、人员走动声、敲击键盘声（3）没有私人空间。每个员工的一举一动都置于其他人的监督之下。,4.安全,每天下班前，要认真检查一下电脑、电灯、空调等是否关闭，抽屉、柜门等是否上好锁。,（二）封闭式办公室,1.封闭式办公室的概念2.封闭式办公室的优点3.封闭式办公室的缺点,1.封闭式办公室的概念,封闭式办公室是按照办公职能设置分割而成的若干个相对独立的办公室，每个办公室之间互不干扰，相安无事。,2.封闭式办公室的优点,（1）安全保密性好。面积小，人员少，独立门窗，随时锁闭。（2）干扰因素少。相互独立，互不干扰，容易集中注意力。（3）保护隐私。室内人员相对较少且相对固定，有利保护隐私。,3.封闭式办公室的缺点,（1）费用高。占用空间多，装修材料多。（2）难于监督。相互独立，难以了解别人的工作状态。（3）不便交流。相互隔离，不利于协作精神的培养。,三、设计办公室布局的工作程序,（一）分析需求（二）设计办公室布局平面图（三）选择办公家具和设备（四）设计装饰和美化效果（五）设计采光、控温和通风设施,（一）分析需求,分析不同部门的业务特点对办公条件的要求，包括所需空间的大小、人员流动的频率、环境噪音要求、需要设备及家具量的多少等。,（二）设计办公室布局平面图,指定专人或委托他人设计办公室布局平面图，并征询各使用部门的意见，根据意见修改设计，完善办公室的功能。,（三）选择办公家具和设备,办公室中使用的所有家具应符合健康要求和安全标准。大多数办公室通常提供给每一个工作人员下列的办公家具和设备：1.办公桌：工作的空间2.办公椅：用于支撑工作时的身体3.橱柜：用于存储文件、办公用品等4.办公设备：完成工作任务的必要手段,（四）设计装饰和美化效果,办公室的装饰和美化应满足以下要求：1.营造良好印象。能够给来访者和客户一个良好的企业印象，如悬挂企业形象标志、产品模型、经营理念和发展目标挂图等。2.给人安全感。能够给工作人员以安全感，如质地良好的防盗门和护窗网，牢固的座椅和橱柜。3.给人愉悦感。能够让工作人员感到愉快，如特定的颜色、绿色的植物、精美的图片等。,（五）设计采光、控温与通风设施,1.采光设施：采光效果良好的窗户、用来调节光照强度的百叶窗和人工照明设施等。2.控温设施：封闭良好的门窗以及性能优良的空调设备。3.通风设施：可随意打开的门窗和机械通风设备。,四、设计办公室布局的注意事项,设计办公室布局的时候，需要考虑以下因素：（一）职工人数（二）业务性质和内容（三）部门间的工作联系（四）工作需要,（一）职工人数,职工人数少，可采用封闭式办公室布局；职工人数多，可采用开放式办公室布局。,（二）业务性质和内容,一般商贸类企业的接待区一般安排在离大门较近的区域，总经理办公室一般安排在离大门较远的区域。生产类工业企业的办公区一般安排在离大门较近的区域，车间则一般安排在离大门较远的区域。零售类商业企业的办公区一般安排在离大门较远的区域，而把商品陈列区安排在离大门较近的区域。,（三）部门间的工作联系,工作联系较多的部门要安排在邻近的位置，以确保科学有效地实施工作流程，减少或避免不必要的重复与浪费。,（四）工作需要,办公室的布局方式应符合工作的需要，如需要强化交流，就选择开放式办公室，如需要强化保密，就选择封闭式办公室。,五、办公室布置的原则和要求,（一）办公室布置的三大原则 1.利于沟通 2.便于监督 3.协调舒适（二）办公室布置的具体要求,1.利于沟通,办公室作为一个工作系统，必须保证工作人员之间充分的沟通，才能实现信息及时有效地流转，系统内各因子、各环节才能协调地运行。,2.便于监督,办公室的布置必须有利于监督，特别是有利于员工的自我监督与内部监督。自我监督就是进行自我约束和控制，自觉遵守公司的规章制度等。内部监督就是工作人员之间相互约束和控制。,3.协调舒适,协调，主要是指办公室的布置和办公人员之间配合得当；舒适，主要是指人们在布置合理的办公场所中工作时，身体各部位没有不适感。协调是舒适的前提，只有协调，才会有舒适。,（二）办公室布置的具体要求,1.桌椅橱柜整齐划一2.设备安装便捷高效3.方便工作有利健康4.预留弹性便于扩容,1.桌椅橱柜整齐划一,应选用样式、规格、风格一致的桌椅橱柜，以增进美观，营造协调的环境，并增强职员的相互平等感。,2.设备安装便捷高效,常用的办公设备应安装在使用者近处。特别是电话，最好是5空间范围一部，并安装在使用者左手边方便拿到的位置。电脑、打印机等办公设备宜集中安装在同一个区域，以方便电源接线和管理。,3.方便工作有利健康,办公桌应按照直线对称的原则和工作流程的顺序的排列，以防止任务处理中的逆流与交叉现象。同室工作人员应朝向同一个方向办公，以免相互干扰和闲谈。主管的办公桌应位于员工座位的后方，以便监督掌控工作场面。自然光应来源于桌子的左上方或斜后上方，同时，避免让员工面对窗户、靠近热源或堵住通风口。,4.预留弹性便于扩容,应预留充足的办公空间和电源、电话、网络负荷，以应对公司规模扩大时增加办公位置和设备。,六、办公室布置的工作程序,（一）考察分析工作要求（二）合理分配工作空间（三）精心选配办公家具（四）绘制座位分布图（五）合理安放办公设备,（一）考察分析工作要求,对各部门的业务工作内容与性质加以考察分析，明确各部门及各员工间的关系，以此为依据确定每位员工的工作位置。,（二）合理分配工作空间,列表将各部门的工作人员及其工作分别记载下来，按工作人员数量及其办公所需的空间来设定其工作空间的大小。通常办公空间的大