从现代项目管理的视角解读《致加西亚的信》

1/12从现代项目管理的视角解读致加西亚的信一段时期以来，一本流传了一百多年，曾被无数次地重印和翻译的小册子致加西亚的信，在中华大地上风靡一时。这本小册子中的故事，相信很多人都读过或听过。说的是1898年4月，美西战争爆发之际，美国总统麦金莱急于与在南美古巴崇山峻岭中打游击反抗西班牙统治者的起义军首领加西亚将军取得联系，但是没有人知道加西亚将军的确切地点。陆军情报局于是推荐了一名年轻的军官安德鲁罗文中尉，让他务必把一封重要的联络信交给加西亚将军。罗文中尉什么也没说，拿了信就走。其后冒着生命危险，历尽艰辛，硬是找到了加西亚并把信交给了他，从而创造了“美国陆军史上一个可歌可泣的奇迹”。从罗文送信的故事来说，罗文无疑是成功的，他是个智勇双全的大英雄。他的英勇事迹，尤其是他的敬业精神，值得我们每一个人学习和效仿。这也是致加西亚的信这个小册子历一百多年而不衰、被评为“有史以来全球最畅销图书第六名”的原因。几年前，在第一次读到致加西亚的信的时候，笔者就被这个故事深深地打动，对罗文充满了敬意。如今，当我反复阅读这本小册子时，这种敬意也丝毫没有减轻。不过，或许是由于职业习惯，作为一名PMP，笔者试图2/12从项目管理的角度来分析这个故事。笔者认为，虽然这个“送信项目”最终由于罗文个人的出色表现而成功了，但从项目管理技术的角度来说，整个“送信项目”却很难说是完美的。事实上，这里面存在着很多“硬伤”。比如说，麦金莱总统和陆军情报局的瓦格纳上校根本没有项目管理的基本思想，没有考虑到许多方面的问题，没有计划、没有控制、没有风险分析、没有进行资源配置、甚至没有激励和沟通。LOCALHOST不过，考虑到这个故事发生在一百多年前，那么这些问题的存在亦无可厚非。对此，我们应当给予理解。因为当时项目管理的基本概念还没有建立起来。但现在情况不一样了。二十世纪七十年代以来，在以美国项目管理学会PMI为代表的一批项目管理学术机构的大力推动下，西方发达国家掀起了项目管理的研究和应用高潮。项目管理成为一门新兴的管理学分支，自成体系，蓬勃发展。目前，应用科学的现代项目管理知识体系来运作项目，已经成为全世界各行业领域的潮流和时尚，被越来越多的企业、组织以及政府机构所认同与接受。现在，我们不妨设想一下，假如我们处在与当时完全相同的条件下，如果我们懂得应用现代项目管理知识体系，那么，我们是不是可以做得比他们当时所做的更好呢以下，笔者就试图运用科学的现代项目管理理念，来分析这3/12个“送信项目”，看看我们可以并且应该怎样运作。首先，我们要对这个项目进行定义。这里的项目就是“送信”，也就是在一定的时间如30天和预算范围如50万美元内，在充分考虑风险的情况下，通过严密的组织、计划和控制，将信送给加西亚将军本人。这里预算不是主要约束条件，主要约束条件是时间。在项目质量要求方面，只有一条那就是信的内容绝不能泄密。其次，我们来对主要项目干系人进行简要分析。笔者认为，这里的项目干系人主要有1、麦金莱总统代表美国政府。他相当于企业的总经理，负责项目战略控制、资源授权以及项目成果评价与奖惩；、瓦格纳上校代表陆军情报局。他应担当起项目经理的角色，负责主持制订项目计划、进行资源配置、安排项目实施、控制项目进展、组织项目风险评估和应对，并负责项目集成管理。在组织结构链上，他直接对麦金莱总统负责，应及时向总统汇报项目进展；、罗文中尉。他是项目执行组的组长，主要负责“送信项目”的实质性执行；、项目组织成员。在故事中，项目执行者只有罗文一人。但在我们的项目管理中，笔者认为，应该有一个团队，可以分为五个小组。其中，执行组成员35人，由罗文领导，4/12负责执行送信使命。一旦罗文因被捕、伤亡或其他原因不能正常履行使命，其他成员要负责确保将信的正本或副本继续送达；安全组成员12人左右，应挑选忠诚、精干、老练的特种兵组成敢死小分队，负责保护罗文和其他执行组成员，甚至在关键时刻不惜以生命掩护他们以助其完成使命；后勤组成员810人，负责为送信项目提供资金、武器、装备、设施和一切必要的物资支援；信息组成员46人，负责对有关信息进行收集、整理、分析、编码、发布、接收、解码，以确保信息的准确、及时和畅通，对项目各阶段的进展、挣值、风险进行分析、评估和发布；专家顾问组成员15人左右，覆盖众多专业领域，如国际专家、专家、信息学家、项目管理专家、地理学家、气象学家、心理学家、语言学家、南美民俗专家、野外生存专家等，为本项目提供全方位的专业知识咨询和智囊支持；、古巴盟友。在故事中，没有人告诉罗文，他可能得到谁的帮助。罗文经猜测分析后想到，在牙买加有古巴联络处，可能他们会帮助他。于是他单独去寻找并经过一番努力后找到了在牙买加的古巴人，得到了他们的自发帮助。但在我们的项目管理中，一切都要经过周密的筹划、组织，古巴盟友的出现应该是在计划之中的，要确保其在我们需要的时候能够准时到位，并为我们提供一切必要的支持；、西班牙统治者。其包括的范围和人数均较多，可能有5/12西班牙军队、警察、情报人员、其他政府机构成员甚至所有可能告发这一项目的西班牙人，他们是“送信项目”坚决的反对者和阻挠者。第三，我们要对项目的风险进行简要的分析。这里可能存在的风险可以分为四大类一是组织的风险，如政府和军方可能有许多更重要的项目要做，则送信项目优先级别低，得不到足够的重视，也不能得到足够的资金、资源和信息支持；二是项目管理风险，如资源配置不够，项目时间安排不合理，项目计划的质量不够，项目管理原则应用不足等等；三是技术、质量或绩效风险，如寻找加西亚的方法、路径有可能出错，项目有可能泄密，有可能无人知道加西亚的去处，甚至有可能加西亚已经不在人世等等；四是外部风险，包括外部阻挠风险如西班牙人的盘查、扣留和扼杀，以及不可抗力风险，如地震、洪水、动乱等。笔者认为，由于“送信项目”事关国计民生，总统亲自部署，优先级别极高，因而第一类组织风险极低。对此类风险可以不予重点考虑。而对于第二类项目管理风险，只要组织重视，计划得当，项目管理团队充分应用项目管理知识体系，那么也可以降到最低。这里第三类和第四类风险是应该重点考虑的，应有针对性地做出风险控制计划，采取减缓、转移、规避等措施来进行控制。当然，对于不可抗力风险，可采取紧急情况下的补救方法。6/12在以上分析的基础上，我们可以列出“送信项目”的简要项目章程，如表1所示。表1项目章程PROJECTCHARTER送信项目项目名称送信项目项目目的把联络密信送给加西亚将军项目意图与加西亚将军取得联系，共抗西班牙统治者项目发起人麦金莱总统代表美国政府项目经理瓦格纳上校代表陆军情报局项目组成员执行组、安全组、后勤组、信息组、专家顾问组全体成员完成期限30天总预算50万美元假定1、加西亚将军健在并且还在领导起义军反抗西班牙人；、一定有知情者知道加西亚将军活动地区范围；、一定有志愿者愿意为寻找加西亚将军提供支援；、通过某些途径和方法有可能找到这些知情者和志愿者。约束条件1、时间必须在30天内找到并把信送给加西亚将军本人；、质量任何情况下不得对西班牙统治者泄密；、西班牙统治者的阻挠和干扰是项目成功的最大障碍。7/12主要里程碑1、第3天，项目组成立并召开项目启动会议；、第5天，项目组有关成员出发；、第17天，项目组有关成员抵达牙买加；、第19天，项目组有关成员抵达古巴；、第29天，见到加西亚将军本人并把信交到他手里。为了进一步制订计划、配置资源、明确责任，以利于项目实施和控制，这里，有必要列出“送信项目”的工作分解结构WBS，如表2所示表2“送信项目”的工作分解结构WBS编码任务名称工期起始日结束日紧前任务主要责任人1000项目管理30天4月8日5月7日项目组全体成员1100项目策划3小时4月8日4月8日总统、上校1200项目计划2天4月8日4月9日1100项目组全体成员1300项目启动会3小时4月10日4月10日1200项目组全体成员1400项目沟通1小时/天4月10日5月7日1300项目组全体成员1500项目评估2小时5月7日5月7日3600总统、军8/12情局1600项目总结3小时5月7日5月7日1500项目组全体成员000后勤保障27天4月11日5月7日后勤组100舰船准备3小时4月11日4月11日1300后勤组200武器准备1小时4月11日4月11日1300后勤组、安全组300通讯设施准备2小时4月11日4月11日1300后勤组、通讯组400粮食准备2小时4月11日4月11日1300后勤组500里程碑准备就绪0小时4月11日4月11日2100400后勤组00沿途后勤补给26天4月12日5月7日3100后勤组000送信实施25天4月12日5月6日执行组100里程碑出发0小时4月12日4月12日2500执行组、安全组、后勤组、信息组00海路一段美国牙买加13天4月12日4月24日3100执行9/12组300陆路一段牙买加古巴天4月25日4月26日3200执行组00海路二段古巴沿海天4月27日4月28日3300执行组00陆路二段古巴境内天4月29日5月6日3400执行组00里程碑密信送达0小时5月6日5月6日3500执行组000信息保障30天4月8日5月7日信息组100前期信息收集3天4月8日4月10日1100信息组00联络古巴盟友14天4月11日4月24日4100信息组300项目进展情况分析1小时/天4月10日5月7日1300信息组400信息接收与发布3小时/天4月10日5月7日1300信息组000安全保障27天4月11日5月7日安全组100安全措施演练4小时4月11日4月11日1300安全组00海路一段安全保障13天4月12日4月24日3100安10/12全组300陆路一段安全保障2天4月25日4月26日3200安全组00海路二段安全保障2天4月27日4月28日3300安全组500陆路二段安全保障9天4月29日5月7日3400安全组000专家智囊支持30天4月8日5月7日专家顾问组100项目前期策划咨询2小时4月8日4月8日1100专家顾问组200项目计划咨询2天4月8日4月9日1100专家顾问组300项目实施准备咨询2天4月10日4月11日1300专家顾问组400项目实施咨询2小时/天4月12日5月6日3100专家顾问组500项目控制咨询3小时/天4月12日5月6日3100专家顾问组600项目评估咨询2小时5月7日5月7日3600专家顾问组700项目总结咨询2小时5月7日5月7日1500专家顾11/12问组以上只是一个简单的WBS表，只分解到第二层任务。但从这个简单的WBS表中就已经可以看出，这样一个重大的项目，其任务与活动之复杂，需要的参与者之众多，确实并非一百多年前的总统和上校所想象的那样简单。而在做出让罗文一个人单打独斗地完成如此重大项目的决策之际，总统和上校当时究竟有没有想到可能的风险与后果，有没有考虑万一罗文失败了又该怎么办，有没有研究多种备选方案和确保万无一失的保证措施，笔者不得而知。不过，从已知的史料记载来看，似乎的确考虑得有欠周到。而从罗文的角度来看，他“一句话不说，拿了信就走”，固然可谓服从命令、果敢行动，但其行为方式亦有待推敲。试问，在这样一个重大任务面前，他为什么不咨询各相关领域内专家的意见他为什么不与军情局相关人员充分沟通，共同研究出一整套可行的计划方案，分析途中可能得到哪些援助，并且全面分析自己即将面临的风险和所能采取的措施他有没有跟军情局高层讨论如何保持联系何时用电报传递信息用什么样的密码与暗号进行沟通虽然罗文最后成功了，但这种成功完全是建立在其个人出色能力基础上的，而且带有极大的偶然性，甚至有点“悬”。在整个送信途中，罗文可谓一路“吉星高照”，居12/12然好几次侥幸逃命，有惊无险。试想，如果不是罗文“运气”这么好，一再传奇般地躲过厄运，那么，这个项目还能成功吗事后，美国军方人士都认为这是一件不可思议的事情，