档案管理学重点题库

档案管理学重点题库第一章 档案概论1、档案的定义：档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的，保存备查的文字、图表、声像及其他各种方式和载体的历史记录。2、档案定义的基本含义：1档案是各种组织和个人在其特定的社会活动中积累而成的2档案是保存备查的历史文件3档案信息的记录方式和载体是多种多样的4档案是原始的历史记录3、文件转化为档案的条件：不是所有文件全都需要和可能成为档案，需要具备三个条件1办理完毕（或处理完毕）的文件才能作为档案（自认重要：文件是档案的前身，档案是文件的归宿）2对日后实际工作和科学研究等活动具有一定查考利用价值的文件，才有必要作为档案保存3按照一定的规律保存起来的文件，才能最后成为档案4、档案的主要特点和本质属性：档案是原始的历史记录（原始性和记录性）5、档案与图书、资料和文物的区别和联系都是知识的载体，记录各种信息，也是人们有意识的作为信息储存的手段而保留起来，在这点上，它们相似。但是档案的形成规律和档案的性质，与图书资料又有所不同。作为档案保存起来的，无论常规的公文，或者是内部记录、手稿、会计账簿等等，它们的产生并非为了形成档案而供众多的人们去阅读，最初是作为办事工具为了处理当时某种事务的需要而产生的。由于事后有用，所以才保存起来成为档案。 档案是处理事务过程中遗存下来的“副产品”，它是人们进行社会活动的自然产物，在这点上，与地下发掘的文物有相似之处。文物当时也并非为了日后供人们考古研究才产生的。但是，档案的形成及其性质，与文物又有所不同，文物被保存下来，当时是无意识的，而档案的最后形成，即在文件归档的时候，人们有目的的选择和保存起来以备日后查考的。从这个意义上讲，档案是人们在处理事务过程中有意识形成的副产品，它是人们社会实践活动中自觉的产物。6、档案的知识属性和信息属性：1档案是贮存和传播知识的一种形式2档案是一种重要的信息资源7、档案的一般作用：档案在行政管理、生产建设、政治斗争、科学研究、宣传教育和维护国家、集体、个人权益方面的作用。8、档案的基本价值：凭证价值和参考价值。对档案真实性和可靠性要嫁衣辩证的理解。9、档案发挥作用的规律：档案作用的时效律和扩展律，档案机密性递减律和社会性递增律，档案行政作用的弱化律和科学作用强化律。档案发挥作用的程度取决于档案利用实践、社会发展水平、社会档案意识和档案管理水平等方面的条件。附加知识重点1、文件“办理完毕”的含义：主要指完成了文书处理程序。不能理解为一切文件都要把事情全部办完才算，主要是指从文书处理程序上告一段落。2、分析档案的本质属性：档案不同于一般的历史遗物，它是以具体内容反映其形成机关或者人物特定活动的历史记录物，具有很强的记录性。所以档案具有很高的查考价值。档案不同于一般的信息资料，他是特定的形成者在当时当地直接使用的原始文件的转化物，不是事后编写或随意收集的材料，因而具有原始性。3、档案的一般属性：中介性、可替代性、可传输性、可分享性等4、原始信息：用数字和文字等对某一项活动所做的最初的直接的记载 加工信息：对原始信息进行不同的加工处理5、档案信息的特性：原始性和回溯性。档案是人们当时社会活动的原始记录，它与图书资料等其他信息相比，具有显著的原始性特征，具备了其他信息形式无法替代的证据作用。档案是人们了解过去、研究历史、总结经验、探求规律的根据。6、档案具有凭证作用的原因:档案之所以有凭证作用，首先，从档案形成的过程及其结果来看，它是从当时当事直接使用的文件转化而来的，并非使用之际临时编造的，客观的记录了以往的历史情况，是令人信服的历史证据。其次，从物体形态上看，文件上保留着真切的历史标记，有亲笔手稿，有关人员的起笔签署和批示，还有其他记录方式和载体的文件材料，照片录像和录音，所以，档案是确凿的原始材料和历史证件，它可以成为考查研究争辩和处理问题的依据，可以作为对敌斗争和教育人民的工具。总之，档案是历史的真实凭证，这种作用构成了基本价值之一-凭证作用。7、档案参考的特点：原始性和可靠性8、辩证的理解档案的真实性：一方面，因为档案是历史上执行特有任务中作为表达工具而使用的文件转化来的，总的说来，它在反映历史活动的客观过程方面是真实的，在反映史实内容方面，一般说来也比其他资料较为可靠，另一方面，就每份特定文件而言，档案所记述的内容有的是真实的，有的是不真实的或者不完全真实，但是即使档案内容有虚假部分以至完全违背事实，还是反映了档案形成者的认识水平、本来意图或欺骗活动，仍不失其为真实的历史记录。9、档案的第一价值：档案的作用，具有对其形成机关和对社会作用的双重性和过渡性，对机关的作用又称为档案的第一价值。 第二价值：对社会的作用称为第二价值 社会档案意识：个人对档案的具体认识以及社会上对档案带有普遍性的认识程度，这种社会性的观念在档案学上称为社会档案意识10、档案发挥作用的规律：1档案作用的时效律和扩展律，时效律由两方面决定：1）许多档案的信息内容，只对解决某些实际问题在一定的范围内有现实的查考价值，超过这种时限之后其价值则缩小或失去作用2）档案信息载体的自然老化难以避免，现代技术可以复制替代，不能绝对控制其变化使之保持一致，导致利用价值缩小甚至完全丧失。扩展律1）从机关向社会扩展2）向多元化扩展2档案机密性递减律和社会性递增律，3档案行政作用的弱化律和科学作用强化律，4档案发挥的条件律1）利用实践2）社会发展水平3）社会档案意识4）档案管理水平11、分析档案作用的两种扩展：1档案作用从机关向社会扩展1）发挥档案作用的首要阶段2）对形成机关的作用，也是促使有关单位积累档案的一种动力3）档案对机关的作用主要是在机关档案室保存阶段实现的。2档案作用向多元化扩展1）档案发挥作用的范围扩大，利用者的数量和用户类型增多2）一方面表现在一份档案可能有多种用途，另一方面表现在原来档案的类型与利用者的角度，常常交错的扩大。3）档案的第二价值富有持久性。12、掌握档案发挥作用规律的实践意义：档案信息系统输出信息，在与外界进行信息交换的过程中，一方面使档案发挥作用，产生经济效益和社会效益，同时又从利用实践的环境中取得信息反馈，调整和扩大提供利用的档案信息，检验人们对档案价值预测的准确度，从而更有效的发挥档案的作用。13、分析时间因素对档案价值的影响：1）许多档案的信息内容，只对解决某些实际问题在一定的范围内有现实的查考价值，超过这种时限之后其价值则缩小或失去作用2）档案信息载体的自然老化难以避免，现代技术可以复制替代，不能绝对控制其变化使之保持一致，导致利用价值缩小甚至完全丧失。第二章 档案工作概论1、档案工作的基本内容：收集、整理、鉴定、保管、检索、编研、利用和统计工作2、档案工作的性质和意义：档案工作是一项管理性的科学性的工作，服务性的条件性的工作，政治性的工作。3、我国档案工作的基本原则：1统一领导、分级集中地管理国家全部档案(上句是档案工作的组织原则和管理体制。档案事业由党和政府统一领导，国家所有的档案由各级档案机构分别地集中统一管理，全国档案工作由各级档案行政机构分层负责地统一监督和指导)2维护档案的完整和安全（是基本要求。维护档案的完整，有数量上齐全和质量上具有系统性两方面含义，维护档案的安全，有保障档案的物质安全和政治安全两方面的含义，维护档案的完整与安全是互有联系的统一要求）3便于社会各方面的利用（是检验档案工作的主要标准，它体现了档案工作的根本目的。档案工作的基本原则的内容，是一个辩证统一的有机整体）4、档案室的地位和作用：1一方面，档案室是机关内具有参谋和咨询作用的部门，它是机关工作的助手，为机关的领导工作和机关内各部门的工作提供参考和依据的档案材料，为机关工作和生产活动服务。2档案室是整个档案工作的基础：机关档案室是国家全部档案不断补充的源泉，整个国家档案的完整程度和连续积累，首先决定于档案室，在全国档案工作组织体系中，档案室是档案形成后首先提供利用、大量发挥现实作用的前哨；档案室是先期保管具有长远价值档案的过渡性机构，它为档案馆创造工作条件。5、档案室的基本任务和具体任务：基本任务：集中统一地管理本机关各部门形成的各种门类和载体的全部档案，为本机关各项工作服务，并为党和国家积累档案史料。具体任务：1对本机关文书部门或业务部门文件材料的归档工作，进行指导和监督；2接受和保管本机关各单位交来的档案材料，进行必要的整理、鉴定、统计、编目和研究，积极开展利用工作，同时收藏和管理一些有关的内部书刊等资料，配合档案提供利用3定期把具有长远保存价值的档案向档案馆移交6、档案室的类型：普通档案室、科技档案室、音像档案室、人事档案室、综合档案室、联合档案室7、档案馆的性质：科学文化事业性质8、档案馆的基本职责和具体任务：基本职责：集中统一地管理党和国家需要长远保管的档案和有关资料，维护历史的真实面貌，为现实的社会主义现代化建设和历史的长远需要服务。具体任务：1接收与征集本级各机关、团体及其所属单位具有长期和永久保存价值的档案以及有关资料，科学地管理2通过多种方式，积极开展档案资料的利用工作3参与编修史志的工作9、档案馆的类型：1各级国家档案馆，包括综合性档案馆和专门档案馆2部门档案馆3企事业单位档案馆10、档案行政机构的性质：既是党的机构，又是国家的机构11、档案行政机构的基本职责：在统一管理党、政档案工作的原则下，分层负责地掌管全国档案事务，对全国档案工作进行监督，检查与指导。12、档案行政机构的具体任务：1拟定档案工作的规章、办法，建立国家档案工作制度2指导和监督各机关、部队、团体、企业、事业单位的档案工作，规划和筹建档案馆，在业务上指导档案馆工作3研究和审查有关档案保存价值、保管期限的原则和标准，监督和审议有关档案的销毁问题4组织和指导档案工作业务经验的交流、档案工作干部的转业教育和档案科学的研究附加知识重点1、档案事业的主要工作领域：档案室工作、档案馆工作、档案行政管理工作、档案教育工作、档案科学研究工作和档案出版工作等2、档案业务工作各环节的功能以及它们之间的相互关系：为更广泛地发挥档案应有的作用，需要对这些文件进行挑选，并且集中地保存起来，形成了收集工作。为了便于保存和系统地提供利用，需要把这些档案分门别类，形成了档案的整理工作。为了使最有价值的档案更充分地发挥作用，需要对保存的档案进行“检简”，去粗取精，形成了档案的鉴定工作。为了更长远的利用档案，需要对档案采取保护措施，延长档案的寿命，进行系统的管理，形成了档案的保管工作。为了满足特定的查找利用要求，需要通过多种途径和形式揭示档案的内容和成分，提供检寻档案材料的手段，形成了档案的编目和检索工作。为了满足更多的利用者各种不同的利用要求，需要对浩瀚的档案史料进行研究、汇集和编写专门材料，形成了档案的编辑和研究工作。为了满足实际利用的要求，需要通过各种方式和方法，向利用者提供档案材料，进行咨询服务，形成了档案的利用工作。为了掌握情况及其规律性，需要对档案和档案管理等状况进行数量的观察和分析研究，就形成了档案统计工作。3、档案业务工作中基础工作和利用工作的相互关系：收集、整理、鉴定、保管、检索、编研、利用和统计工作是基础，利用工作是在此基础上提供档案为社会需要服务的主要环节，基础工作为利用工作提供物质前提，创造工作条件，没有基础工作便无法开展利用工作，利用工作直接体现档案工作的目的和方向，它既反映基础工作的成果，也向基础工作提出要求，没有利用工作，基础工作则失去了存在的意义和工作的目标4、我国档案工作的两个阶段：档案室阶段和档案馆阶段5、档案工作管理性的含义：不只对现成物件的一般保管和简单出纳，必须采取一套科学的理论原则和技术方法，组织档案的集中，进行系统化和鉴别拣选，采取科学保护措施，通过各种手段满足社会利用的需要6、档案工作的服务性是档案工作赖以存在和发展的基础：新中国成立后，档案工作在为社会主义事业服务的过程中，得到了发展，也又是与此相反，在档案工作的服务作用不能得到充分的发挥时，就发生停滞甚至倒退的现象，在历史发展的新时期，受到社会上各方的重视和支持，归根结底还是因为各行各业都需要档案工作的服务7、档案工作政治性的主要表现：服务方向，机要性，维护档案的真实性同篡改档案之间的斗争8、从档案工作的性质分析档案工作者应具备什么样的职业道德：维护党和国家历史的真实面貌，是一种严肃的政治斗争，档案工作者必须加强党性，坚持辩证唯物主义和历史唯物主义，实事求是，要有立档不怕杀头的精神，保护档案的真迹不受破坏和歪曲，应当积极地提供档案用以编修史志，用档案印证历史，校正史实，使档案得到正常的利用，要同一切破坏档案，歪曲历史的行为进行坚决的斗争。9、维护档案的完整与安全的含义：完整：1从数量上，要保证档案的齐全，保证应该集中和实际保存的档案不致残缺短少，2从质量上，维护档案的有机联系，不能人为的割裂分散安全：1立求档案本身不受损坏，尽量延长档案的寿命，2保护档案免遭有意的破坏，档案机密不被盗窃，不失密10、分析档案工作基本原则三个方面思想内容的关系：1确立了档案工作的组织原则和管理体制-统一领导、分级集中地管理国家全部档案，2提出了档案管理的基本要求-维护档案的完整与安全3体现了档案工作的根本目的，规定了档案工作的主要标准-便于社会各方面的利用第三章 档案的收集1、档案收集工作的具体内容：1机关企业事业单位的档案室对本单位需要归档的文件的接收2对哪些未及时归档的文件的补充收集3档案馆对现行机关撤销机关的具有长久保存价值的档案的集中和接收4档案馆对中华人民共和国建立以前各个历史时期形成的档案的接收与征集2、档案收集工作的要求：加强馆（室）外的调查和指导，积极推行入馆（室）档案的标准化，保证归档和进馆档案的齐全完整，维护全宗群的相对完整性3、建立健全归档制度的必要性和意义：机关档案的收集工作是通过执行归档制度来完成的，建立健全归档制度，可以使机关档案室的档案资源得到有效的补充，为机关业务工作服务，还可以保证为国家积累完整齐全的档案史料4、建立归档制度的一般要求：归档制度必须符合国家有关文件的规定要求，符合本机关的工作实际，体现本机关文件的形成特点和规律，应当同本机关的其他相关制度保持内容方面的统一，力求完善5、归档制度的内容：归档范围，归档时间，归档案卷的质量要求，归档手续等6、归档室应当在文件形成和归档组织活动中发挥的作用：对各种文件材料的收集、整理、立卷和归档工作进行监督和指导7、馆藏档案的补充源：现行机关档案源，撤销机关档案源，组织和个人保存的散失档案，档案馆之间交接的档案8、档案馆接收与征集档案的范围：综合性国家档案馆的接收与征集范围，各类专门档案馆接收与征集档案的范围9、档案馆对现行机关档案的接收：接收要求（1进馆档案应按全宗整理，保持全宗的完整性2进馆必须是经过鉴定的具有长远保存价值的档案3与立档单位有关的资料和全宗有关的检索工具，应随同档案一起移交4清点核对），档案馆接收档案前的准备工作，档案馆接收档案的期限（省级以上机关将永久保存的档案在本机关保存二十年左右；省辖市州盟和县级以下机关应将永久长期保存的档案在本机关保存十年左右，向各有关档案馆移交对撤销机关档案的接收：除应按接收现行机关档案的要求，对所接收的档案进行检查外，应注意以下问题-机关撤销合并时，严禁把机关在历史活动中形成的档案分散、毁弃和丢失，撤销机关应负责组织人力，将全部档案进行认真的清理和鉴定并保管好，按规定向各有关档案馆移交，或由其智能继任机关代管 -机关撤销或合并时，如有尚未办理完毕的文件，应转交给原机关的智能继任者或有关机关继续办理后整理保存-一个机关并入另一个或几个机关，几个机关合并为一个新的机关，其合并以前形成的档案，应按机关分别组成有机整体，向有关档案馆移交，而不能将这种档案与合并后形成的档案混在一起-一个机关撤消后，业务分别划归几个机关时，他的档案不能分散，而应当作为一个有机的整体，整理并保管好，由有关单位采取协商处理的办法，或交给某个接管机关代管，或向有关档案馆移交-一个机关的一部分业务或其中的一个部门划归给另一个机关时，原来该机关在从事此部分业务工作活动中形成的档案，应当作为原机关档案的有机整体的一个组成部分对二三级单位形成档案的接收：两种情况应向有关档案馆移交：1各级人民政府的直属工作部门所属的独立分管某一方面工作或从事某项事业的行政管理机关和企事业单位2有代表性的第二三级单位形成的档案也应向有关档案馆移交10、档案馆对历史档案接收与征集的意义：1它是保护祖国历史文化财富的一项重要措施2收集历史档案是档案开放利用工作的需要3收集历史档案是一项抢救历史文化遗产的艰巨性工作4收集历史档案是发展我国档案馆事业的重要手段之一11、收集历史档案的对象与途径：1收集散存于一些国家机关社会组织中的历史档案2征集收藏于个人手中的历史档案3征集少数民族地区的历史档案4收集党史征集办公室、政协文史组织及其他学术历史研究部门所征集到的历史档案5收集散失国外的历史档案12、接收与征集历史档案的方法：发布通告、调查研究、广泛宣传13、丰富馆（室）藏工作中存在的问题：1库藏结构不够合理2库藏档案的成分不够优化3库藏的某些全宗的完整性不够高（解决办法为17题）14、优化馆（室）藏的意义：1是完善馆藏建设的一个重要方面2解决目前档案收集工作中存在问题的一项重要措施3是提高案卷质量的一种必要手段4使库藏的结构具有一定的层次性、全面反映出社会生活的各个方面的情况15、优化馆（室）藏的主要原则：完整性、系统性、实践性、价值性、特色性16、优化馆（室）藏的一般标准：内容标准、结构标准、层次标准、类型标准17、科学的处理丰富与优化馆室藏中的诸种关系：档案馆与档案室在库藏建设方面的衔接和互利关系，馆藏建设要处理好综合与特色的关系，档案与资料的关系，广度与深度的关系附加重点1、档案收集的含义：接收与征集档案及有关文献的活动2、档案接收：档案馆收存档案的活动过程3、档案征集：档案馆按照国家规定征收散存在社会上的档案和有关文献的活动4、归档：各机关的文书处理部门或业务部门及文书工作者，将工作试生产活动中形成并办理完毕的文件，整理立卷，定期移交给本机关档案室集中保存的活动过程5、归档范围的主要规定：凡是反映本机关工作、生产活动，具有查考利用价值的文件材料，均属归档范围 归档时间规定：机关文书部门或业务部门一般应在第二年上半年向档案部门移交档案，交接双方根据移交目录清点核对，特殊文件可适当延长 质量要求规定：要做到种类齐全，份数完整，每份文件不缺张少页，并组成保管单位 归档手续规定：交接双方确认无误，签字，将案卷目录中的一份由档案部门签字后，交还移交单位妥善保存，必要时，移交单位必须编写归档文件简要说明，交接双方还应天下诶交接清单或移交清单。在档案工作和文书工作由一个人监管的小机关，不需要履行上述手续，但，在档案人员调动工作时，应参照上述办法办理交接手续，即“明立案验，依例交割”6、不属于归档范围的有：重份文件，一般事务性的无查考，保存价值的文件，未成文的草稿及一般性文件的历次修改稿，未经会议讨论，未经领导审阅签发的未生效文件，同机关主管业务无关的文件和非隶属机关送来参考的文件，本机关领导兼任其他机关职务形成的文件，一般的人民来信等7、优化馆藏的含义：以最低限度的费用消耗，保存社会或机关单位所需要利用的最大限度的档案信息资源8、优化馆藏完整性原则：档案文件个体的完整，同案档案文件的齐全完整，档案全宗的文件要齐全完整，档案馆接收范围内档案的齐全完整9、优化馆藏的原则：完整性原则、系统性原则、实践性原则、价值性原则、特色性原则10、优化馆藏的一般标准：内容标准、结构标准、层次标准、类型标准11、分析档案室与档案馆在馆藏建设中的关系：1档案馆与档案室在库藏建设方面的衔接和互利关系2馆藏建设必须科学的处理好综合与特色的关系3馆藏建设要处理好档案与资料的关系4馆藏建设要处理好广度与深度的关系第四章、档案的整理1、档案整理工作的基本内容：全宗的划分和排列、全宗内分类、文书立卷、案卷排列与编号、编制案卷目录等2、档案文件之间历史联系的具体表现：档案文件的来源、内容、时间、形式等方面3、档案整理工作的原则：1尊重和维护档案的本质特性，保持档案文件之间的历史联系2便于管理和利用3充分尊重和利用原有的整理结果4、 分析尊重和利用原有整理结果的原则在整理工作实践中的应用：体现了三种情况：1原有整理结果基本可用的情况下，基本维持其原有秩序状态不动2若某些局部明显很混乱，无法有效管理，可重新整理，但重新整理时，应尽可能保留或利用其原有基础中的可取之处5、 全宗的含义：是一个具有社会独立性的组织或个人在其社会实践中所形成的档案的有机整体6、 全宗补充形式的种类及其含义：档案馆中常有许多档案无法按严格的全宗进行管理，或按严格全宗管理起来很不方便的现象。为贯彻全宗原则，就必须对这些档案采用灵活的累死全宗的管理方法。种类：7、 全宗群的含义：由若干具有某种联系的全宗构成的群体8、 全宗构成条件：1可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文2设有会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划3设有管理认识的机构或人员，并有一定的人事任免权9、 区分全宗的方法：1政权更迭及跨政权立档单位的区分2立档单位变化所导致的区分3临时机构和派出机构档案的区分4立档单位中党、团、工会组织档案的全宗归属5判定档案所属全宗6个人全宗与组织全宗档案的区分10、 全宗补充形式的应用条件：联合全宗、汇集全宗、档案汇集11、 全宗编号的要求与方法：12、 个人全宗与组织全宗中档案发生交叉时全宗的区分：13、 在立档单位和档案状况比较复杂的情况下全宗的区分和全宗补充形式的应用：14、 全宗内档案分类的含义;把立档单位所形成的档案，按其来源、内容、时间或其他形式特征，划分为若干类别，使其进一步条理化秩序化15、 组织全宗内档案分类一般方法的种类：时间分类法、来源分类法、内容分类法、形式分类法16、 组织全宗内常用的复式分类法的种类：年度-机构，机构-年度，年度-问题，问题-年度17、 全宗内档案分类的基本要求：1应从全宗内档案的实际状况和方便管理的现实需要2分类方法及其分类结果应反映全宗档案的客观状况，维护历史的本来面貌3应具有逻辑性，一边管理和实际操作18、 组织全宗内文书档案常用的分类方法及其应用;年度分类法、组织机构分类法、问题分类法19、 分析多机构形成的文件的归类方法：1归类的根本依据是对文件的实质性办理而不能仅看发文名义或处理名义2由立档单位领导人或中心机构负责起草办理的全局性综合性文件归入中心机构类3确由几个内部组织机构共同起草办理的文件，应归入主要的机构类中或最后经办的机构类中4由某一内部组织机构负责起草或办理的全局性综合性文件，一般应归入中心机构类，也可归入起草或办理机构类中20、 组织全宗内分类方法的选择：21、 案卷排列的常用顺序：内容联系密切的案卷排在一起，形成时间早的案卷排在前面时间晚的案卷依时间先后依次往后排。认识档案等专门档案往往是按人名姓氏笔画或拼音字母等逻辑性顺序排列22、 案卷目录的作用：相当于一本财产总账23、 挡号的含义：全宗号、案卷目录号、案卷号、卷内文件所在页号或件号的合称24、 立档单位与全宗历史考证的含义;一种对立档单位及其全宗档案基本情况进行概括性记述说明的文字材料，在档案整理和整个档案管理工作中具有重要作用25、 挡号的编制要求：全宗号标写于全宗名册、案卷目录封面和案卷封面上，案卷目录号标写于案卷目录封面和案卷封面上，案卷号标写于案卷封面和案卷目录中，页号或件号标写于卷内每一页或每一份文件的首页上。26、 立档单位与全宗历史考证的作用、编写要求和主要内容：作用：不仅供自己使用，也为将来向档案馆的移交做好准备，打下基础。编写要求：由对立档单位历史和档案情况比较熟悉且文字能力较强的工作人员来撰写，必要时，可成立撰写小组，由几个人共同撰写，撰写过程中对一些不甚清楚的问题可通过查阅文件，走访老同志等方式尽量了解清楚，在内容上及文字表达上的突出特点是客观真实全面，有根有据，直述其事，言简意明，对所写内容不做推测，不做评价，不发议论，只做客观记录。主要内容：立档单位概况和全宗档案概况。立档单位：成立的原因与时间，立档单位名称的变化，隶属关系及其变化，基本性质，职能，职权，职责范围及其变化，历届领导人姓名，内部组织机构设置及其演变，办公地点的变更，文书工作制度及其变化，公章及各种文书处理戳记印模，立档单位的重要历史活动简况，立档单位撤销的时间原因等全宗档案概况：全宗档案的数量、完整程度，全宗内分类方法，保管状况如完好程度、受损害和情况与程度、移入移出情况，鉴定情况如已销毁档案的数量、原因、现存各保管期限档案的数量及所占比例，重要档案内容的简单介绍，特殊档案（如代管的不属于本全宗的个别档案）与新型载体档案（录音、录像、照片等）的情况与管理方法，检索工具的编制情况及其种类，档案被利用的情况及编研工作情况，未经整理的档案数量与保管状况，等等。第五章 档案价值的鉴定1、档案鉴定的含义：对档案价值的评价和预测，所说的价值是指档案对于社会的有用性2、档案鉴定工作的基本内容：1制定鉴定档案价值的有关标准，包括单行规定和档案保管期限表等2具体判定档案材料的价值，确定其保管期限3挑出本无保存价值的保管期满的档案，按规定进行销毁或作相应的处理3、档案工作鉴定的意义：1档案鉴定是决定档案存亡命运的基本手段，各个机关形成的档案是该机关工作的历史记录，其他资料难以替代，如果错误的销毁了有价值的档案，将会对后人的查考利用以及国家的文化财富的流传造成不可挽回的损失，如果保存无价值档案，徒增了人力物力的消耗，将真正有价值的档案淹没其中，有害无益2档案鉴定是提高档案管理效益的科学措施，档案的数量无限增长，人类保存档案的能力是有限的，有限的能力应该用于保存具有较高价值的档案，档案鉴定工作正是解决这一矛盾的有效方法4、档案鉴定工作的原则：从国家和人民的整体利益出发，用全面的，历史的，发展的。效益的观点判定档案的价值5、鉴定档案工作全面的观点：1全面的分析文件的各方面的特征，从档案的来源，内容，时间，文本，外形等方面综合判定档案价值2全面的把握被鉴定档案与其他档案的联系3全面的预测社会对档案利用的需要 鉴定档案工作历史的观点：它的形成总是同一定的历史条件相联系的，当时是怎样进行活动的，档案就是怎样记录的，对于历史上形成的某些内容不正确的文件，也不可轻易的弃毁，应根据当时的历史条件加以分析，以维护历史的本来面貌鉴定工作发展的观点：现在有用的档案，随着时间的推移，将来可能没有用处，现在尚未用上的档案，将来可能有用处鉴定工作的效益的观点：在鉴定工作中应摒弃不计成本，多多益善的观点，要考虑一下每份档案是否值得保存，值得保存多久，通过鉴定将那些在政治，经济，法律，科学文化等方面具有较高的利用价值的档案保存下来，可能为社会带来较大的利益，反之，如果花费大量人力物力去保存那些价值较小的档案就会得不偿失6、鉴定档案价值的档案属性标准、社会需要标准和相对价值标准：档案属性标准：1档案来源标准2档案内容标准（档案内容的重要性、独特性、时效性）3档案形式特征标准（文件名称、文件形成时间、文本、文件的外形特点） 社会需要标准：1社会需要的方向，利用者需要哪些内容，哪些类型档案的趋向性，被利用者需要的档案无疑具有较高的利用价值，但不同历史时期，不同层次，不同目的的利用者所需要的档案内容有很大差别，因此档案人员要站在社会总需求的高度，把握公民个人，机关以及社会各方面的各种需要2社会需要面：具有长久保存价值的档案是全社会的历史文化财富，应以一定的社会需要面为前提，因此在决定档案取舍以及确定档案保管期限时，要避免片面的以个别需要为鉴定标准，而要考察每份文件的社会意义3社会需要时间：判定每份档案的保管期限的长短，这还要是根据可能被利用时间的长短来决定的 相对价值标准：1所存档案的完整程度2档案内容的可替代程度3各全宗之间档案的重复性7、用档案鉴定原则中全面的观点分析“相对价值标准”的必要性：运用档案的相对价值标准，根据需要人为的延长或缩短某些文件的保管期限，是为了有效的控制档案馆藏档案的质量和数量，使之达到优质精炼，每一个档案馆的档案是一个整体，这个整体共同反映了一定范围的历史面貌，因此，档案馆在鉴定档案价值，决定收集范围时，既要考虑文件的固有价值，也要考虑馆藏档案的丰富完整，覆盖面全和减少重复等要求，从档案的完整程度，永久性的保存地点及馆藏构成等因素出发，确定档案的实际保管期限8、档案保管期限表的含义：用表册的形式列举档案的来源，内容和形式并指明其保管期限的指导性，标准性文件，它是档案馆，档案室鉴定档案的价值，确定档案保管期限的依据9、档案保管期限表的类型：通用档案保管期限表、专门档案保管期限表、同系统机关档案保管期限表、同类型机关档案保管期限表、机关档案保管期限表10、国家规定的文书档案的保管期限：永久、长期和短期三种。其中长期为1650年左右；短期为15年一下11、不同类型档案保管期限表的使用范围：1通用档案保管期限表由国家档案行政机关编制，供全国各机关团体企事业单位适用2专门档案保管期限表由国家档案行政机关会同有关主管部门编制，供各机关团体企事业单位鉴定专门档案时适用3同系统：由主管领导机关编制，供同一系统内各机关，单位鉴定档案价值时适用4同类型：由档案行政机关或主管领导机关编制，供同类型机关5机关：由各级机关编制，供本机关鉴定用 12、通用档案保管期限表的特点：1通用性，可供全国各机关、团体、企事业单位适用2依据性、各系统各机关可以按照通用档案保管期限表的原则精神，结合各自的实际情况来制订各自范围的档案保管期限表13、不同保管期限文件的范围：1永久保管：本机关制定的属于法规政策性的文件，处理重要问题形成的文件材料，重要会议的主要文件材料，重要的请示、报告、总结、综合统计报表，机构演变、领导人任免的文件材料，直属上级机关颁发的属于本机关主管业务并要贯彻执行的重要文件和非直属上级机关颁发的针对本机关主管业务并要贯彻执行的重要文件材料2长期保管：本机关一般工作问题的文件材料，一般会议的主要文件材料，人事管理工作中形成的一般文件材料，直属上级机关颁发的属于本机关主管业务并需要贯彻执行的一般文件材料，下级机关报送的重要总结，报告和统计报表等文件材料3短期保管：本机关一般事务性的文件材料，上级机关和同级机关颁发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料，下级机关报送的一般工作总结，报告和统计报表的文件材料4附注：在条款后对条款及其保管期限所作的必要的注解或说明5说明：应当指出档案保管期限表的适用范围，制定档案保管期限表的依据，保管期限的结构，保管期限表的计算方法，以及其他应当说明的事项14、档案鉴定中运用鉴定原则、标准分析档案价值与使用档案保管期限表的关系及其理由：1档案的内容十分丰富，随着实践的发展还会有所变化，任何一种档案保管期限表也不可能毫无遗漏的列举出所有档案内容的条款，因此总会有些文件无号或无确切号可对，需要鉴定人员具体分析2档案保管期限表中有些条款要求酌情选择不同的保管期限，对于特殊档案，保管期限的确定取决于鉴定人员对文件重要程度、问题性质、影响面的分析和认识3档案保管期限表主要是依据文件的来源和内容规定其相应的保管期限，而评价档案价值的标准有许多方面，许多文件会因其他方面的因素影响其价值，需要延长或缩短其保管期限，因此鉴定人员在照表划期限的同时，还要兼顾价值评价的其他标准4现行的档案保管期限表中对各条款保管期限的规定，是现阶段档案公作人员在调查研究，总结经验的基础上形成的规律性认识，但这些认识并不一定是完全正确的，因此档案鉴定人员在鉴定档案的过程中，不仅要认真对照执行档案保管期限表，还要全面具体的分析档案的价值，研究各类档案的最佳保管期限，以不断提高档案鉴定工作的水平15、说明档案保管期限表中一般性条款和专题性条款的使用条件：实际划分保管期限时，有些文件同时具有两个方面的特征，应先考虑采用专题性条款，无专题性条款的再使用一般性条款，也就是说，如果档案保管期限表中有与文件内容相符的条款，应按该条款划分，再考虑文件来源，文件名称等因素16、分析“弹性方法”在档案鉴定工作中的应用：例如当鉴定人员对于某一文件或案卷是否需要归档保存，保管期限如何划分没有确切的把握时，应本着留有余地的精神加以处理，一般应掌握保存从宽，销毁从严，孤本复本从严，本机关文件从宽，外机关文件从严，对介于两可之间的文件，可采取就高不就低的处理办法。又如在具有密切联系中只有一两件具有较短的保存价值，其他均具有长久的保存价值，可合并立卷，从长保管。在剔除保管期满的档案时，一般以卷为单位，以短从长，尽量不拆件剔除，如果一卷中只有个别文件失去保存价值可暂不剔除，原卷继续保存17、销毁档案的批准手续：各机关需要销毁档案，须经机关领导人批准，档案馆需要销毁档案，须经主管领导机关批准，如需销毁建国前的历史档案，还须报国家档案局批准，未经鉴定和批准，任何机关和个人不得销毁任何档案，销毁准销档案时，须实行两人监销制度18、直接鉴定法的含义：要求档案鉴定人员逐件审查档案材料，从它的内容、作者、名称、可靠程度等方面，全面考察分析确定其价值，不能只根据文件题名、名称、文件目录、案卷题名、案卷目录等确定档案的价值19、档案鉴定工作制度的基本内容：1制发鉴定档案的标准文件2档案鉴定工作的组织领导3销毁档案的批准和监销制度20、档案鉴定工作的三个阶段：第一阶段，在机关文件归档时确定归档范围，同时剔除没有保存价值的文件由机关文书处理部门或业务部门保存一两年后销毁，第二阶段，对于归档文件确定保管期限，即确定档案的生存期，第三阶段，到一定年限时进行档案价值复审（移交复审、到期复审）第六章 档案的保管1、档案保管工作的基本任务：1维护档案实体的秩序状态，使档案在存放和使用中始终有序2保护档案实体的理化性状，使其在存放和使用中不受或少受人为的或自然因素的损害，并尽量延长其物质形体的自然寿命2、档案保管的主要物质条件：库房、装具、设备、卷皮卷盒、消耗品3、八防措施的主要内容：防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗4、档案存放位置索引、档案代理卡的含义和作用：索引是一种记录、引导性的管理工具。作用：表册或卡片形式将档案在库房及装具中存放秩序情况如实记录和反映，以此指引档案工作人员对档案的调取、归还和其他日常管理。代理卡：预设若干空白的或印有确定栏目的卡片备用，每从库房中调出一个或一组卷号相连的案卷，就随手填写一张代理看插放在所调出案卷的位置上，还卷时再将其取下。作用:有效防止误放现象，尤其是在利用频繁，档案出入库数量、次数较多的情况下，更为明显，用过的代理看还可作为分析、统计档案使用现象及规律的素材使用，具有登记工作的性质。5、全宗卷的含义：是对全宗的重要管理工具和手段，是由在全宗管理过程中所形成的管理记录性材料构成的一个案卷6、档案库房管理制度的主要内容：1进出库制度2库房温湿度控制3八防措施4库房与装具的有序化5档案在装具中的存放方式6档案存放秩序的维护与管理7定期检查、清点8全宗卷7、全宗卷的作用与构成：作用：如果吧一个全宗看作一个人的话，全总的作用相当于全宗这个人的人事档案。构成：档案交接凭据、立档单位与全宗历史考证、整理工作方案、档案实体分类方案、移出移进记录及手续、对全宗档案进行检查、清点的历次记录及所发现的问题记录、以及档案受损害、造破坏的情况记录和实施补救性措施的记录材料、档案销毁清册等8、档案使用过程中维护与保护制度的主要内容：1档案使用的登记与交接制度2档案使用行为的管理与限制制度9、档案使用过程中维护与保护的主要方法：1量与顺序的控制2对利用行为的现场监督与检查3利用方式及利用场所的限制4对重要档案的保护性措施第七章 档案检索1、档案检索的含义：对档案信息进行系统存储和根据需要进行查找的工作，是开展提供利用工作的基本手段，是开发档案信息资源的必要条件2、档案信息存储的含义：将档案中具有检索意义的特征标识出来，加以编排，形成检索工具和档案信息数据库的过程3、档案检索的一般过程：1存储阶段（著录标引、编制检索工具）2查检阶段（确定查找内容、查找）4、档案检索效率的含义：在检索过程中满足利用者需要的全面性和准确性程度，是衡量检索系统性能以及每一个检索过程质量高低的最基本的指标5、查全率、查准率的含义及计算方法：查全率：满足利用者要求的全面程度，检索出的有关档案与全部有关档案的百分比。计算方法：查全率（检索出的有关档案/全部有关档案）*100。查准率：满足利用者要求的准确程度，检索出档案与检索出的全部档案的百分比，查准率（检索出的有关档案/检索出的全部档案）*1006、档案检索语言的含义：为了提高档案检索工作的质量，在档案检索过程中需要使用专门的检索语言，也称为标引语言，是根据检索的需要而编制的一种专门语言7、目前我国编制和使用的通用性档案检索语言：中国档案分类法、中国档案主题词表8、档案检索语言的特点：单义性、专业性9、中国档案分类法的分类基础：以不同时期的国家机构、社会组织从事社会实践活动的职能分工10、交替类目、层累制编号法、八分法、双位制的含义：交替类目：指对于具有多重属性的类目在不同的上位类下均予以列出，以便从不同角度检索该类档案，同时，规定该类档案实际的归属类目，以防止同一内容档案的分散。层累制编号法：用字母和数字的位数表示类目的级位，一位字母和数字代表一级类，两位代表二级类，依次类推。八分法：用18来标记同位类，号码顺序超过8时，不用9，而用91、92、93来标记。双位制：对同一级类目采用两位阿拉伯数字表示。11、中国档案分类法中的类属关系：从属关系和并列关系12、分类号的作用和要求：作用：在存储和检索中可以作为类目的代表，祈祷表征档案内容和固定各个类目在分类体系中的排列次序的作用。要求：1要能明确表示分类表各类目的层次和顺序，能区分同位类和上下位类；2要简单、易写、易识、易记；3要具有灵活性和伸缩性，便于类目的补充和扩展13、使用综合复分表应注意的问题：1该表可适用于主表中任何一级类目，各级档案馆在使用时可灵活掌握，各馆可对使用的级别和范围作出规定2具有综合复分表中两种以上区分标准的档案文件，只能选择其中主要的一种加以复分，不能重复使用3在主表中列为专类的类目，分类时不再使用综合复分表的相应类目复分，即在使用顺序上应本着先主表后综合复分表的原则14、中国档案分类法中设置的四个分类表及其使用范围：1中华人民共和国档案分类表：适用于类分1949年10月1日建立后形成的档案2新民主主义档案分类表：类分中国共产党领导的新民主主义革命斗争时期形成的档案3民国档案分类表：适用于类分1911年至1949年民国时期形成的档案4清代档案分类表：适用于类分清代档案，其一级类目还适用于类分清代以前各历史时期的档案15、比较复分与仿分的同与异：同：道理完全一样。区别：对于普遍和大量的共同类目采用复分的方法，按专门编制的复分表进行细分，而对于少量共同的类目则采用仿分的方法。仿分即在细分类目时仿照某一类目的下位类来设类，不必专门编表16、主题词限定注释和含义注释的含义：限定注释指明该主题词的使用范围，用圆括号注在款目主题词之后，作为该主题词的组成部分；含义注释说明该主题词的特定内容，用圆括号注在主题词之下，不作为主题词的组成部分17、主题词表参照系统的作用以及各类词间关系的含义：作用：用来说明款目主题词在语义上的等同关系、属分关系和相关关系。含义：词间关系含义简称符号等同关系正式主题词用项Y非正式主题D属分关系下位词F上位词S族首词Z相关词相关关系C精简机构正式主题词D紧缩机构非正式主题词紧缩机构非正式主题词Y精简机构正式主题词18、中国档案主题词表的使用方法：1按汉语拼音音序、调序、字形壁画参照天头提示，从主表或附表中查找标引用的主题词，或按笔画笔顺从词目首词笔画检字表中检出主题词的首字，再按该字所在页码从主表中查找标引用的主题词2按分类类目从范畴索引中查找标引用的主题词，必要时再从主表中查阅该词的词间关系项，以选定更恰当的主题词3所选词在主表、附表或范畴索引中标明属非正式主题词者，应转换为非正式主题词作标引词4在主表中查到的主题词，如果不能恰当反映文件主题时，可参考该词的词间关系进行校正，也可按该词的范畴号在索引表中查选更恰当的词5从词族索引中查找属性相同的一族词，选定最专指的主题词6应用计算机进行标引、检索时，可利用计算机机读主题词表中的词族索引进行上位登录和自动扩检、缩检，以提高标引速度和查全率、查准率19、说明表示各种词间关系的符号：等同关系用Y、D表示；属分关系用F、S、Z表示；相关关系用C表示20、档案著录的含义：指在编制档案目录时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程21、段落符号式著录格式的含义：指将著录项目分为若干段落，每个项目之间用符号区分开来的著录格式，这种格式每一著录项目的字数不受限制，并与文献著录总则的规定相一致22、档案著录规则的作用和主要内容：作用：为了建立、健全我国的档案目录体系，开展档案的报道与交流，逐步实现档案检索的自动化，制订并颁布了国家标准档案著录规则，作为全国档案著录的规范性依据。内容：1著录项目2表示符号3著录条目格式4著录用文字和著录信息源23、著录级别的选择：在选择级别时，首要的问题是要保证适当的检索深度，在此基础上减少不必要的重复劳动，力争提高著录速度。对于案卷内容较单一的可以案卷为著录对象，对于同一案卷内反映同一问题的文件，可作为一组文件著录，对于相同题名的若干案卷可作为一组案卷著录。24、题名项的著录方法：1正题名：照原文著作，各种符号不应遗漏；单份文件无题名的依据其内容拟写题名；单份文件的题名不能揭示内容时，原题名照录，并根据其内容另拟题名附后2并列题名：以第二种语言文字书写的与正题名对照并列的题名3副题名及说明题名文字：揭示或从属于正题名的另一题名，说明题名文字在题名前后对档案内容、范围、用途等的说明文字4文件编号：文件制发过程中由制发机关、团体或个人赋予文件的顺序号、包括发文字号、科研试验报告流水号、标准规范类文件的统编号、图号等5责任者：责任者只有一个时照原文著录；多个时，著录列居首位的责任者，立档单位本市是责任者的必须著录，其余视需要著录；机关团体必须著录全称或通用简称；个人一般只著录姓名