印章管理制度(初稿)

印章管理制度一、目的为维护公司印章使用的权威性、严肃性和安全性，保障公司的正常利益和工作的顺利开展，对公司各类印章的使用管理做如下规定。二、范围 本制度所涉及印章为：公司公章、合同专用章、财务专用章、公司法人章（银行专用法人章、行政法人章）和项目专用章、发票专用章。三、职责权限1、行政部负责公司公章、合同专用章、行政法人章、项目专用章的归口管理，监督审批和使用；2、财务部负责公司财务专用章、银行专用法人章、发票专用章的归口管理。其中：公司财务专用章、银行专用法人章为预留在银行的合法印鉴，只在对银行及财务业务工作中使用；发票专用章只在开发票业务中使用；公司银行专用法人章原则上不得用于商业业务洽谈、合同、标书制作等法人授权使用。3、各部门领导负责本部门用章申请的审核；4、公司各部门严格执行用章审批流程；5、总经理及各中心副总/总监负责用章申请的审批，具体分工如下：职位审批范围总经理公司各类印章，有总经理签字审批的即可盖章（不含总经理任命、企业资质变更、企业股权调整类文件，此文件需董事长审批）。营销副总公司业务合同、协议类文件（额度小于10万，10万以上须总经理审批）；资质证明，报价资料等文件的用章。财务副总财务类合同、协议文件的用章，财务开票、年检等用章。涉及费用金额小于五千的，五千以上须总经理签字。总工采购合同、工程外包合同、协议，工程类资质使用等用章。涉及费用金额小于1万的，1万以上须总经理签字。设计总监设计合同等涉及设计类资料用章。涉及费用金额小于五千的，五千以上须总经理签字。综管总监行政、人资、法务方面的内外部文件。涉及费用金额小于五千的，五千以上须总经理签字。四、保管及使用（一）保管1、公司公章、合同专用章、行政法人章和项目专用章由行政部专人保管，公司财务专用章、银行法人章、发票专用章由财务部专人负责保管，印章存放处加锁，未经印章保管部门经理同意，不得擅自转交他人代管；2、保管人员应对文件内容和印章申请单上载明的签署情况予以核对，核对无误后方可盖章；3、印章保管须有记录，注明印章名称、颁发部门、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息。4、印章保管必须安全可靠，须加锁保存，印章不可私自委托他人代管。5、印章保管有异常现象或遗失，应保护现场，及时汇报，配合查处。6、印章移交须办理手续，签署移交表，注明移交人、接交人、监交人、移交时间、图样等信息。（二）使用1、业务类印章使用（1）投标报价需盖公章及法人章的，必须有成本预算单，营销副总签字审批后方可盖章。2、工程合同需盖合同章的必须填写提交成本预算单及合同会签审批单，合同会签审批单中审核，审批签字完整后保管人员方可盖章。4、需盖合同章的采购合同必须依据成本预算单，且采购数量不能超过成本预算单。5、工程验收需盖公章的需经办人签字且内部审核人员签字完整。6、财务开票、年检等需用公章的需财务如总审批。7、涉及财务数据的对帐单必须经财务副总审批后方可盖章。8、保管人员应对文件内容和印章管理制度规定内容予以核对，核对无误后方可盖章；9、未经总经理同意，不得在空白公文纸和未填好内容的介绍信、证明以及合同上盖章；10、公司印章原则上不允许带出公司，对确需将印章带出使用的，应在填写印章使用（借出）登记表时详细注明需携带的印章种类、用途、携带人及预计归还日期等事项，经中心总监/副总批准后，由岗位直属领导负责监章，方可携带使用，并按期归还。严禁将印章私自转借他人。五、用印申请、审批、登记流程1、凡使用印章的必须填写印章申请单；2、公司各部门因公务需加盖公司印章的，由经办人填写印章申请单，经本部门领导审核签字，并由总经理或分管副总/总监审批，到印章保管人处填写印章使用（借出）登记表并加盖相应的印章；印章申请单必须填写完整，书写清楚用印文件名称、印章类型、印章加盖分数、用印是由。3、公司员工因私事需出具证明而使用公司印章的，由需使用的员工填写印章使用申请并在公司行政部填写印章使用（借出）登记表，根据所证明的事项涉及的部门由相关部门经理签字审批；（1）需出具收入证明的由财务主管签字后方可盖章；（2）需出具在职证明的由人事经理签字后方可盖章；（3）凡不在上述范围内的证明由董事长签字后方可盖章。4、公司签订的合同、协议等文件上有董事长签字的，可直接到印章保管人处盖章；5、已盖章文件需要修改后重新盖章的，必须重新执行审批程序，并将原文件交印章保管人销毁；6、严格履行印章使用审批程序，遇公司领导出差等原因确需使用相应印章的，由使用部门采取各种方式进行联系，告知印章保管人，并于事2-3日内补签。六、考核标准1、借用印章后不按申请事项使用印章，私自转交他人或用作它途的，对印章借用人处罚款100元；2、借用印章后造成印章损毁、遗失的，由印章借用人办理相关补办事宜，并处罚款100元；3、印章保管员未经总经理批准，私自将印章转交他人的，对印章保管员处罚款100元；4、以上违规对公司造成经济损失的，对当事人从严处理，触犯法律的移交公安机关处理；5、对紧急情况预先使用印章的，事后不能及时补办补全相关手续，对印章借用人每次处罚20元。6、对外借印章未按归还日期及时归还的，对接用人每次处罚50元。七、对违反制度中相关考核项目的被考核人，在证据确凿且无法提供相关证据证明与其无关而拒绝在考核单上签字者，则根据考核标准加倍考核，并全公司通报；如仍不悔改或认错态度仍存在问题，视情节降职、降为试用或解聘。八、当员工发生的问题/失误或过失公司制度中没有明确的考核条款，则将过失背后的责任承担作为考核依据。即在制度和责任面前，责任是最高行动准则。九、本制度从下发之日起执行，由综合管理部负责解释，并对执行情况进行指导和督促检查。印章申请单时间年月日用印部门用印文件1公章 法人章合同章 项目章份数用印文件1公章 法人章合同章 项目章份数申请事由经办人签字部门负责人审核签字公司领导审批签字印章申请单时间年月日用印部门用印文件1公章 法人章合同章 项目章盖章份数用印文件1公章 法人章合同章 项目章盖章份数申请事由经办人签字部门负责人审核签字公司领导审批签字 印章使用（借出）登记表（ 年 月）序号印章使用部门使用印章种类使用原因（借出需注明监章人）份数使用（借出）日期预计归还日期归还 日期使用人签 字公章 合同章 法人章项目章公章 合同章