印章管理制度(试行版)

类别行政管理制度重庆港庆建筑装饰有限公司印章管理制度试行期限12个月编号页次6/5生效日期2012-6-一、 目的为保证公章使用的合法性、严肃性和可靠性，完善印鉴管理与使用制度，杜绝违法行为，维护公司利益，特制订本管理制度二、适用范围本制度适用于公司总部及分公司、项目部。三、印章管理职责（一）、行政部作为公司印章管理的职能机构，负责全面管理所属各公司印章的管理工作，对所属各公司印章管理进行监督、指导、检查、考核。（二）、所属各公司（项目部）下设印章管理专员（建议行政专员兼任），具体负责印章用印审核、登记、使用的管理。四、公司印章的刻制和启用（一）、印章的刻制1、公司印章的刻制均须报公司主要负责人批准，由集团公司行政人事部或子公司综合办开具介绍信，到公安机关相关部门办理刻制手续。2、印章的形体和规格，按国家有关规定执行。3、公司公章、合同章、财务专用章、发票专用章、法定代表人印章（签字章）、项目章统一归行政部刻制。因银行预留印鉴的需要，可另刻制一枚法定代表人印章，留印模在财务部。4、所属各公司刻制公司合同章、财务专用章、银行预留印鉴私章，暂由公司报行政部按规定统一记刻制，并留印模。5、公司合同章、财务专用章等所有印章因公司名称变更或长期使用自然损坏，需另行刻制印章的，应报经总部行政人事部审批同意后，方可刻制。同时提前十个工作日知会公司相关业务部门，按本管理办法的相关规定，并填写印章制（换）发申请表，做好变更、留印模、留证明等准备工作。（二）、印章的启用1、新印章启用前要做好戳记，并留样保存，以便备查。2、印章启用应报公司主要负责人批准，并下发启用通知，注明启用日期、发放单位和使用范围。五、印章的保管、交接和停用（一）、公司各类印章必须有专人保管1、公司合同专用公章暂由市设计院集团公司专人管理。2、公司公章、设计章、法人章印章及签字章由行政部指定专人保管；财务专用章、发票专用章、法人章（银行印鉴）、发票专用章由财务部门指定两人分别保管，各部门项目部印章由项目经理指定专人专柜保管。各印章保管人员名单须报集团公司行政部综合备案。2、印章领用需做好登记，包括印章名称、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息。3、严禁员工私自将公司印章带出公司使用。若因工作需要，确需将印章带出使用的，由用印人填写印章外带申请单，征得其部门主管同意，并经公司主要负责人批准，由印章保管人陪同前往办理。如确因印章保管人不便陪同的，由借用人填写借据，经公司主要负责人批准，方可带离公司。印章外出期间，借用人只可将印章用于申请事由，并对印章的使用后果承担一切责任。4、 印章保管人因事离岗时，须由部门主管指定人员暂时代管，以免贻误工作。（二）、印章保管必须安全可靠，加锁保存，不可私自委托他人代管。（三）、印章保管有异常现象或遗失，应保护现场，及时汇报，配合查处。（四）、印章移交须办理手续，签署移交证明，注明移交人、接交人、监交人、移交时间、图样等信息。（五）、有下列情况，相关印章须停用：1、公司名称变动；2、印章使用损坏；3、印章遗失或被窃，声明作废。（六）、印章停用时须经公司主要负责人批准，及时将停用印章送总部行政人事部或子公司相关部门封存或销毁，建立印章上交、存档、销毁的登记档案。六、印章使用（一）、使用范围1、凡属以公司名义对外发文、开具介绍信、报送报表等一律加盖公司公章；2、凡属业主单位签定主合同的用合同专用章；4、凡属财务会计业务的用财务专用章；5、凡需加盖法定代表人私章的用法定代表人私章。（二）、使用程序1、公司材料人工费合同、项目协议、授权书、承诺书等涉及到公司经济及工程质量安全重要文件，用印都须按标准程序，即先经部门经理审核、公司分管领导批准，填写印章使用申请单后方可用印，同时需将用印文件的复印件交印章保管部门备案。2、印章使用必须建立用章登记制度，严格审批手续，不符合规定的和不经主管领导签发的文件、合同等，印章管理人有权拒印。3、严禁在空白合同、协议、证明及介绍信上用印。因工作特殊确需用印时，须经公司领导签字同意方可；待工作结束后，必须及时向公司签字用印的领导汇报用印空白文件的使用情况，未使用的必须立即收回作废，已使用的合同协议类文件须报印章管理部门备案。4、工程项目图纸及资料必须经项目经理或技术负责、设计师按资料规定签字审核。（三）、本着分级授权审批的原则，公章、法人印章（签字章）、设计章审批流程规定如下： 1、行政人事类及流程NO.类别文件类型相关流程1人事类社保、住房公积金类正常情况：经办人-部门经理时间、基数变更：经办人-部门经理-常务副总2公文、制度类经办人-部门经理-（分管副总）常务副总3行政类机关、协会申报资料经办人-部门经理-（分管副总）常务副总4评优评先申报资料经办人-部门经理-（分管副总）常务副总5增资金、增资质、年检经办人-部门经理-（分管副总）常务副总2、市场经营类及流程NO.类别文件类型相关流程1项目报名类介绍信经办人部门经理（分管副总）常务副总2法人授权委托书经办人部门经理（分管副总）常务副总3投标类投标函、文件经办人部门经理（分管副总）常务副总4商务部分经办人部门经理（分管副总）常务副总5技术部分经办人部门经理（分管副总）常务副总6资格审查部分经办人部门经理（分管副总）常务副总7法律事务类委托书内部：经办人部门经理（分管副总）常务副总8项目部：项目负责人-经营部经理（分管副总）常务副总9法务合同内部：经办人部门经理（分管副总）常务副总10项目部：项目负责人-经营部经理（分管副总）常务副总11经济纠纷内部：经办人部门经理（分管副总）常务副总12项目部：项目负责人-经营部经理（分管副总）常务副总13分解协议内部：经办人部门经理（分管副总）常务副总14项目部：项目负责人-经营部经理（分管副总）常务副总3、工程类及流程NO.类别文件类型相关流程1施工类工程量签证单经办人项目经理质安部经理（总工）常务副总2技术变更单经办人项目经理质安部经理（总工）常务副总3项目各类承诺书经办人项目经理质安部经理（总工）常务副总4工程往来函件经办人项目经理质安部经理（总工）常务副总5项目分包合同经办人项目经理质安部经理（总工）常务副总6部分现场会议纪要经办人项目经理质安部经理（总工）常务副总7材料采购、签订合同经办人项目经理质安部经理（总工）常务副总8补充协议经办人项目经理质安部经理（总工）常务副总9竣工结算类竣工资料经办人项目经理质安部经理（总工）常务副总10开、竣工报告经办人项目经理质安部经理（总工）常务副总11竣工图经办人项目经理质安部经理（总工）常务副总12结算资料经办人项目经理质安部经理（总工）常务副总13质安类分部工程质量验收记录经办人质安部经理14技术变更（洽商）单经办人质安部经理15工程总结、档案总结经办人质安部经理16材料、工序报审表经办人质安部经理17工程材料复验申请表经办人质安部经理18竣工技术资料目录表经办人质安部经理4、财务类流程NO.类别文件类型相关流程1管理类工资发放表经办人-财务经理（分管副总）常务副总2现金申请计划表经办人-财务经理3月度会计报表经办人-财务经理4经营税务证明经办人-财务经理（分管副总）常务副总5财务报表经办人-财务经理（分管副总）常务副总6审计报告经办人-财务经理（分管副总）常务副总7银行类外出经营证明经办人-财务经理（分管副总）常务副总8银行保函经办人-财务经理9资信证明经办人-财务经理10抵房协议经办人-财务经理11其他承诺书经办人-财务经理12资料报检类经办人-财务经理13银行凭证作废申请经办人-财务经理14银行开户、销户经办人-财务经理（分管副总）常务副总15银行保函经办人-财务经理（分管副总）常务副总16银行承兑汇票贴现经办人-财务经理17贷款卡年检经办人-财务经理18税务类月度纳税申报表经办人-财务经理19税务检查表经办人-财务经理（分管副总）常务副总6、以上资料未涉及到的均按标准程序审批，如有以上资料内容部门经理审批出现疑异的，同样按标准程序审批，若以上文件类型或流程如有变更，另行通知。7、公司项目部印章规定：（1）各项目部章由项目负责人提出申请，报公司领导审批，由行政部统一刻制。（2）项目印章的使用范围：仅限于与本工程建设方及相关业务部门之间的联系、证明资料（如工程设计、技术变更、来往签单等）。工程各类经济合同、协议无效，必须在公司盖章。（3）一般性资料由项目负责人审批，重大问题由项目经理请示公司分管领导后方可盖章。（4）项目部印章由项目负责人领用，指定专人登记管理，应按规定进行用印审批登记，工程完工15日内印章、印章登记册、用印的工程技术资料交回公司行政部或质管部存档。（4）不在规定时间交回印章及登记表的项目部处1000-10000元罚款。七、 违纪处理（一）、违反规定用印，相关责任人处以100-2000元的罚款，并追究相关经济和安全损失，情节严重的追究相关法律责任