大宗物资采购招标管理办法(修改版本)

大宗物资采购招（议）标管理规定（试行）一、 总则为了规范公司大宗物资采购流程，提高大宗物资采购的透明度，明确有关部门和人员的职责，加大对大宗物资采购的过程监督，降低采购成本，特制订本规定。本规定中的大宗物资指钢材、油漆、焊材。二、 内容1、采购主体。公司所有的大宗物资采购工作均由市场商务中心或公司授权的部门组织实施。如公司外部有成立项目部的（主要以现场施工为主，如安装等），项目部施工现场生产所需的零星大宗物资可由市场商务中心或公司授权委托项目部进行采购，项目部根据授权零星采购的大宗物资必须报公司招采部门备案。2、采购方式。采购方式分为：邀请报价招（议）标采购和零星采购（询价）。邀请报价招（议）标采购指油漆或焊材单次采购金额超过20万元（含）或钢材单次采购数量超过1000吨（含）时，在有较多可供选择供应商的情况下，须采用邀请报价招标方式选择供应商。邀请报价招（议）标可以对报价单位采用不公开方式，由招标工作小组根据各报价单位的报价情况确定重点洽谈单位或对招标材料进行拆分后议标。零星采购（询价）指油漆或焊材单次采购金额低于20万元或钢材单次采购数量低于1000吨时，可由公司招采部门或授权部门从在公司备案的合格供应商名单中至少找三家进行询价、比较、谈判后购买。3、采购招（议）标组织机构。成立大宗物资采购招（标）领导小组和工作小组，领导小组组长由董事长担任，成员由公司副总经理组成；工作小组组长由总经理担任，成员由采购、财务、技术、市场商务、行政、法务等相关主控部门组成。对邀请报价招（议）标采购的物资，由采购工作小组负责指导邀请报价招（议）标的全过程，并确定中标单位；对零星采购（询价）的物资，均由公司招采部门或授权部门从在公司备案的合格供应商名单中至少找三家进行询价、比较、谈判、报主管领导批准后确定供应单位。(四)、采购工作流程1、邀请报价招（议）标采购流程工作过程工作内容工作要求工作职责工作结果物资采购策划针对每个单项工程开工前制定物资采购方案技术要求、工程特点组织：生产中心批准：公司总经理物资采购方案物资采购需求计划技术部将钢材计划交市场商务中心，车间、项目将油漆、焊材计划交生产中心图纸、设计说明、采购方案组织：招采购部门编制：技术部、车间、项目批准：公司主管领导物资采购计划表新供应商资格预审核查供应商的相关资料是否符合要求供应商资质、企业简介及产品介绍组织：招采部门参与：采购工作小组组员；批准：部门经理供应商考察报告供应商评价对供应商考察、样品、产品性能比较、供应商能力评价、采购价格等进行综合评价供应商业绩、履约能力、资金实力等组织：招采部门参与：采购工作小组组员批准：公司主管领导供应商考察报告、供应商选择评价表招（议）标采购编制招标文件并组织评审各相关单位就招标文件中技术、商务等条款提出具体意见采购信息（规格型号、质量、标准、供货期、价款、付款方式等方面的要求）编制：招采部门参与：采购工作小组成员批准：公司主管领导物资采购招标文件、评审记录供应商投标报价与候选供应商沟通采购信息，邀请供应商投标报价采购信息（规格型号、质量、安全、供货期、价款、付款方式等方面的要求）组织：招采部门供应商投标报价文件确定中标单位根据评标记录的评标结果选出优质低价的供应商供应商的投标报价及投标文件、评标记录及评标意见等组织：招采部门参与：采购工作小组成员；批准：公司主管领导中标通知书采购合同文本和评审招采部门根据招标文本，结合项目实际和采购情况编制采购合同文本，并评审业主合同、物资采购计划、采购要求、供应商投标报价文件组织：招采部门参与：采购工作小组成员；批准：公司主管领导采购合同签订采购合同由公司总经理或授权人签署采购合同、采购合同评审记录批准：公司总经理或授权人采购合同保存采购合同招采部门将合同副本发至财务及相应单位并进行合同交底采购合同正本:财务部副本：招采部门、使用单位采购合同台帐供应商年度评价每年年底招采部门组织供应商评价，作为修订合格供应名单的依据供应商提供产品的性能、价格、供货期、供应商工作表现组织：招采部门批准：公司主管领导供应商年度评价表2、零星采购（询价）流程车间零星采购。车间生产部门（调度或计划人员）提出采购计划-车间技术负责人审核钢材、生产负责人审核其它大宗物资-车间负责人审批-钢材计划报技术部审核，其它大宗物资报生产中心审核，技术部和生产中心分别拟定采购计划-主管领导审批-招采部门根据采购计划从合格供应商名单中至少找三家单位进行询价-招采部门将询价情况报主管领导审批-确定供货单位-签订合同或协议-合同交底、合同移交、保存合同文本。钢材采购计划原则上由公司技术部统一提出，但下列情形之一可由车间提出钢材采购计划并按上述流程报批：原采购计划数量或实际供货数量不足需要增补、实际加工损耗过大而需要增加钢材、钢材板幅尺寸等不能满足实际加工尺寸而需要增加钢材、产品报废或产品试制需要增加钢材。项目部零星采购。项目生产部门（调度或计划人员）提出采购计划-项目技术负责人审核钢材、生产负责人审核其它大宗物资-项目经理审批-钢材计划报技术部审核，其它大宗物资报生产中心审核，技术部和生产中心分别拟定采购计划-主管领导审批-招采部门或公司授权委托项目部根据采购计划从公司备案的合格供应商名单中至少找三家单位进行询价（如由项目部负责采购，主要以项目部所在地的供应商为主）-项目部将询价情况（包括价格、合同或协议条款等）报招采部门-招采部门审核后报主管领导审批-回复项目部审批意见-项目根据招采部门审批意见签订合同或协议-合同交底、合同交招采部门备案、保存合同文本。由项目部负责单次采购的钢材不超过200吨，其它大宗物资单次采购不超过20万元，采购数量超出此范围的，则全部由公司招采部门进行采购。（五）、招（议）标工作小组各成员职责1、生产中心和市场商务中心分别按照各自的采购范畴，按照招标程序负责招标文件的拟定、招标合同的拟定、合格供应商的选择、市场信息的收集、标底的编制、评标办法的制订、招标过程资料的记录、确定物资进场时间等。2、市场商务中心负责结算方法的审核、合同条款的审核、确定招标预算成本等，协助进行招标文件拟订、合同条款的谈判等。3、财务部负责付款程序的制订，合同条款法律风险审核，确定资金支付比例及时间，协助进行招标文件拟订、合同条款的谈判等。4、技术部负责验收标准的审核，钢材采购计划的核准，协助进行招标文件拟订、合同条款的谈判等。5、行政、法务负责对招标过程进行监督，进行招标程序的审核，协助进行招标文件拟订、合同条款的谈判等。6、项目、车间根据需要参与招标全过程活动，有对招标结果负责的义务，协助进行供应商选择、市场价格调研、招标文件拟订、合同条款的谈判等。7、各成员对本部门控制的条款负责，并在合同履行中监督实施。（六）、招（议）标准备1、采购策划由市场商务中心组织，在单项工程开工前应组织人员编制物资总体需用计划报公司主管领导。2、招标前必须根据要求建立合格供应商名册，并保证有3家以上合格供应商参与投标。3、招标前必须拟订物资采购合同，物资采购合同可制定统一的范本，对采购物资名称、规格、数量、质量要求、付款条件、结算方式、计量方式等关键性条款进行统一规定，一般情况下不再进行调整，超出范本约定的合同条款须报公司主管领导批准后另行修改。4、招标前必须编制好招标文件，招标文件可制定统一的范本，对招标的格式、资料、评标标准、密封等作出统一规定。5、采购工作小组对招标文件进行评审以后，由公司主管领导批准后向合格供应商发出招标邀请，适宜公开招标的物资可以通过相关采购信息平台公开发布。（七）、招（议）标要求1、在招标书定稿之前和没有最后确定投标单位之前，应就招标书的关键条款要求事先与有意向的投标单位进行沟通。即对本次招标采购进行前期沟通与统一认识，对明显不接受本次招标采购、分包合作模式的准投标单位不得邀请入围参与本次投标。2、合格供方必须满足合格供应商管理规定：具有独立的法人资格，并有证明材料如营业执照、税务登记证、机构代码证、银行资信证明等。近三年以往业绩中有类似的供应业绩，并有证明材料。生产厂家授权销售证明等。3、投标单位的选择与邀请（1）、选择投标单位之前应对供方的供应能力进行考察与审查，确保被选择的投标单位均能胜任既定的供应工作后方可发放招（议）标通知书。（2）、对投标单位发出邀请应保持发出邀请信息的一致性，不得在邀请过程中提前透露招标书以外的相关事宜或信息。（3）、邀请报价招（议）标的大宗物资采购中标单位的确定应由公司采购工作小组确定。（4）、不得向投标单位透露其它拟邀请投标单位名称、联系方式等基本情况与信息。4、 招（议）标书的制作（1）招标书中应对标的物进行明确说明和描述，并保持与建筑设计图纸或业主变更要求一致。（2）招标书中应预先设计好标的投标报价计价单位和计量单位，计价和计量单位务必具体、明确、可实际操作，避免使用部规范、模糊及容易引起争议的计量、计价单位。（3） 招标书中应附带统一格式、形式的投标报价表格。（4） 招标书中应预先明确或提示投标书制作要求，以便于审查投标书和评标。（5） 招标书中不得透露招标标的物的业主合同价或业主认价等相关信息，使其务必处于受控和保密状态。（6） 招标书中应包含并明确除单价或总价以外的其它合同关键性条款要求。如付款比例、支付方式、质量要求、计量方式、结算或验收方式与要求等要件，即使事后预计有调整变化的也必须在招标书中暂定一个明确的要求，以便评标有可比性。5、投标书中一般包括下列内容：（1）公司营业执照副本（复印件、盖章）（2）法定代表人授权委托书（原件）（3）公司税务登记副本（复印件、盖章）（4）组织机构代码证（复印件、盖章）（5）生产许可证/专业资质证书（复印件、盖章）（6）质量、安全证明资料或资质资料（复印件、盖章）近三年的供货业绩记录及证明资料、投标报价、响应招标文件申明、措施或优惠程度等。对于同时满足下列条件的供应单位，在投标时可不提供上述资料：1、非初次与公司合作或参与投标；2、每半年内有过与公司合作或参与投标的记录。 （八）、竞标的过程1、在第一轮开标工程中，各投标单位不得临时修改投标书内容，只允许就投标书内容进行解释和说明。2、第一轮开标价之后，在进行第二轮或第三轮竞价前，在第一轮报价中可以淘汰一家或一家以上投标单位，以增强竞价效果。3、确定入围进入下一轮竞价的投标单位应都具有相同次数的报价、竞价机会。出现竞价价位相同时，优先考虑与价格、供货、信誉度等具有相对优势的单位进行合同洽谈。4、评标应详细记录反映第一轮报价、第二轮竞价、甚至第三轮竞价的实质内容，如单价、付款方式等关键要求。5、经过供货周期、安全资质、质量保证、资信能力审查等，且均符合分包、供应要求的情况下，低价中标应作为决定中标与否的关键要素，若让非低价投标单位中标，必须在评标记录中注明中标的原因。6、竞价过程中工作人员不得暗示引导投标单位报价，更不得告知第二轮、第三轮其他投标单位第二轮、第三轮的报价。7、评标结论中务必体现最终定价、质量要求、付款方式、执行与完成期限、中标单位或推荐单位等内容。（九）、招（议）投标的变更1、招投标的变更必须及时通报公司主管领导批准。2、招投标的变更前，不得擅自调整原中标结论与中标单位。（十）、招（议）标保密规定1、在采购招标、定价过程中，所有参加人员应对业主认价/定价或合同定价保密，不得向投标单位泄露。2、招标主办部门/人员未通报中标单位之前，所有参加招标、评标的人员不得泄露评标及评标相关的各项信息和内容。3、投标单位有商业保密要求时，所有参加人员应尊重投标单位的商业秘密，做出严格保密。（十一）、采购合同的拟定与会签1、合同中的关键条款，如单价、质量要求、验收标准、交货地点、执行及完成期限、付款方式、中标单位等，要与评标结论、招标书内容保持一致。如有调整，应报采购工作小组批准确认。2、合同会签时，评标记录及相关专项报告等支持性材料，且一并归档。（十二）、其他1、钢材采购计划应由技术部向使用单位和部门进行书面交底，使用单位和部门应严格遵照计划执行。在使用过程中，应由生产中心负责对使用单位和部门的实施情况进行监督检查，并随时予以纠正，技术部予以配合和协助。2、公司委托分厂制作加工的项目，生产所需的大宗物资如由公司采购，其中钢材采购计划由公司技术部提出的，则按本规定的采购流程执行；钢材采购计划由分厂提出的，则由分厂技术部门提出，经分厂负责人或授权人审批后报公司技术部，由公司再按本规定的采购流程执行。其它的大宗物资则由分厂生产部门提出，经分厂负责人或授权人批准后自行采购，如需公司统一调度使用的，则需将采购计划报公司生产中心后，由公司再按本规定的采购流程执行。3、由分厂承接的项目或公司委托制作加工的项目，如大宗物资（钢材）由分厂自行采购的，需报公司主管领导批准后方可实施。4、公司和分厂的大宗物资可根据各工程项目的需要由招采部门进行统一调配，以确保合理利用材料，减少浪费。（十三）、附则1、钢材采购工作暂由市场商务中心负责，其他大宗物资采购工作由生产中心负责；2、本规定由公司市场商务中心和生产中心共同负责修订与解释；3、本规定自下文之日起实施，公司所属分厂参照执行，并制订相应的组织机构和工作流程。4、附件（1）、分供方考察报告（2）、合格分供方名册（3）、分供方年度评价表（4）、招（议）标通知书（5）、大宗物资采购招（议）标记录（6）、招（议、投）标文件及合同评审记录表（7）、物资采购计划表附件一分 供 方 考 察 报 告编 号日 期考 察 人单位名称工商登记号经营范围企业性质注册地址联系地址联系电话联系人资 料 名 称有 效 期 限企业实力及信誉情况：环境与职业健康安全管理水平和环境条件情况：检测能力：其它：样品检测结果：考察结论：审核意见：审核人：日 期：附件二合 格 分 供 方 名 册（ 年度）填报单位：年 月 日序号分 供 方 名 称联 系 电 话传真和电子邮箱联 系 地 址联系人主要业绩考察报告编号备注 附件三分供方 年度评价表分供方名称单位负责人本年度承揽的工程或供应的材料履约情况1234综合评审记录参加人员是否继续留用是 （ ） 否 （ ）审核意见： 签字： 年 月 日附件四招（议）标通知书 ：我公司在建工程