合同管理草案

合同管理 第一章 总则 第一条 为规范公司经济合同的管理，防范与控制合同风险，维护公司的合法权益，根据合同法并结合公司实际情况，制订本制度。 第二条 本制度适用于本公司及各分、子公司对外签订、履行的建立民事权利义务关系的各类合同、协议等，包括但不限于以下合同形式： 1、 公司进行资本运作所签订的合同，包括股权转让合同、收购或出售资产合同、与他人合同新设公司合同、委托理财合同、托管合同、其他对外投资合同等； 2、 对外担保合同； 3、 公司经营活动中签订的合同，包括购销合同、借款合同、租赁合同、承揽合同、建设安装工程合同、货物运输合同、仓储合同、保险合同、委托合同、技术合同、保管合同及其他各类经济合同等。 第二章 合同的签订 第三条 合同作为明确合同双方权利和义务的依据，具有法律约束力，故公司进行资本运作和经营管理活动，根据需要采用书面形式与外界签订合同，有关部门修改和补充合同的文书、图表、传真等均视为合同的组成部分。 第四条 公司的合同由法人或法人授权被委托人对外签订，被委托人必须持有法人授权委托书（附件一）并严格按照法人授权委托书的授权范围行使权利，保证所签合同的有效可行。法人、法人授权的被委托人以外的其他个人不得以公司或个人名义对外签订合同。 第五条 公司对外签订合同之前应先由经办人填写合同审批表（1）（附件二）并将合同初稿一起报相关领导审批。相关领导审批完成之后由经办人填写合同同审批表（2）（附件三）并将合同正式稿一起报领导审批，审批完成后合同即盖章成立。 具体的审批流程及权限详见第三章。 第六条 公司对外签订合同时，应对签约方进行资信调查，包括资金、技术、设备、产品质量以及信誉等，如必要还应进行实地调查研究和分析，掌握对方的履约能力。 第七条 公司对外签订的一般合同由各级经办人自行拟稿，合同内容包括标的（指货物、劳务、工程项目等），数量和质量，价款和酬金；履行的期限、地点和方式，违约责任等主要条款；重要合同由法律工作人员负责拟稿。 第八条 本制度第二条第1、2 点所指的合同及超过30万以上的公司经营活动中签订的合同须根据公司章程及董事会决议规定经过董事会或股东大会批准，未经过公司董事会或股东大会的批准，一律不得擅自对外签订该类合同。 第九条 公司签订的合同凡须国家有关部门和机关批准、备案的合同，应及时上报批准或备案。 第三章 合同审批的流程及权限 第十条 关于合同的审批流程及权限如下： 第十一条 针对紧急采购，每次对于10 万元以内的预算（每月不超过2 次，合计20 万元），直接由总经理审批签字，公司财务确认通过后支付款项，后由相关经办人补合同及审批手续。 第十二条 针对每月超过2 次紧急采购，对于10 万以内的预算，由总经理、公司财务及董事会相关领导审批通过后支付款项，后由相关经办人补合同。 第十三条 对于10 万以上预算外的紧急采购，需要由董事长授权总经理及汇特公司财务授权先行支付，后补合同（短信邮件电话）。 第十四条 审批流程中应以签字或电子签名的形式进行审核。对于出现特殊、紧急情况而不能按正常流程审批时可先行电话或传真申请，经相关审批人同意后先执行相关流程，后由权限人进行补签。 （根据采购部对项目小组等商品签订合同的流程，现将此经济业务在签订合同审批1、2的流程明确如下： 审批表1：项目小组采购人员项目小组负责人财务负责人总经理合同审批1结束 审批表2：项目服务小组采购人员项目服务小组负责人集团公司律师公司会计财务部负责人总经理超30报执行董事合同审批2审批结束） 第十五条 合同订立后的款项支付使用公司统一的支付凭单进行请款、审批、支付。 第四章 合同的履行及保管 第十六条 公司签订的合同原件应交于法律部门保管，各业务部门及财务部保留合同复印件。(在建期间合同原件财务人员负责归档保管。) 第十七条 每一合同履行完毕或长期合同的每一阶段完成，经办人应即使将有关部门资料整理清楚，交合同管理部门存档。 第十八条 合同履约过程中发生违约事项，应按合同条款规定处理，合同经办人不得自行决定免罚。 第十九条 合同履行过程中的变更、解除、合同争议等重要事项，其协商结果须形成书面协议，应及时汇报并依上述十四条流程履行审核手续。 第二十条 合同订立后在履行过程中，合同经办人应进行合同跟踪及时掌握合同执行情况和定期汇报，使公司领导及时掌握合同的履行情况，及时发现问题，及早采取措施，防患于未然，避免损失的发生。 第五章 法律事务部的责任 第二十一条 公司由法律工作人员根据总经理的授权，对合同进行监督管理，有关合同的订立、履行、变更、解除和终止等重要事宜由公司法律工作人员对各部门实行指导。 第二十二条 公司法律工作人员对有可能出现的风险要出具法律意见书，供法定代表人或代理人参考，对合同条款的不当之处提出修改意见。 第二十三条 负责对生效的合同，建立档案，进行分类、整理、立卷、统一装订归档，如需调阅，根据权限调用； 第二十四条 负责及时对有关合同进行审查，提供有关的法律咨询； 第二十五条 负责与公司聘请的律师事务所保持经常的联系，对公司重大合同起草和签订做前期准备工作，并提供决策参考。 第二十六条 负责站在客观的立场对合同实行审查和监督，摒弃各部门受自身利益驱使忽视公司整体利益现象，维护公司整体利益。 第二十七条 负责强化履约意识，减少公司纠纷，使公司能以重合同、守信用的良好形象展现在社会公众面前。 第六章 考核与奖罚 第二十八条 合同管理列入有关部门、岗位的考核范围。 第二十九条 公司根据管理情况，对合同管理成绩显著者予以奖励。 第三十条 公司对以下情况依据情节轻重决定处罚： 1、 应当订立书面合同而未订立的； 2、 合同经办人在签订、履行合同时未尽责尽力的； 3、 合同经办人、主管遗失或擅自销毁合同或附件的； 4、 应追究而未追究对方违约责任的； 5、 其他违反本制度的行为。 第七章 附则 第三十一条 本制度由法律事务部制定并负责解释，其他关于合同的制度、通知等如与本制度有冲突以本制度为准。 第三十二条 本制度适用于本公司及参股各公司. OA平台合同审批及注意事项 通一设定（按公司制度试定，由总经理批准后实施），具体操作统一培训。 进入办公平台后-流程中心-待办流程 注:所有先发货后收款的销售业务都必须有合同和订单支持。 合同项目分类 项目临时合同/项目临时支付 经营采购合同/经营采购支付 日常费用合同/日常费用支付 销售采购合同/销售采购支付 中标审批（30万以上） 物流销售合同/物流销售支付 项目临时合同与项目临时支付 适用条件： 适用于前期非正式注册的新公司，即未办理营业执照的公司。 注意事项： 各合同发起人须开通项目临时合同与临时支付的权限，总分公司也要分开。 经营采购合同与经营采购支付 适用条件： 适用于正式注册的公司（已办理营业执照备案），主要用于项目工程的经营采购合同及支出。 注意事项： 1、金额为30万以上的采购合同，需招投标，需多走一个“中标审核”流程，通过后再走“合同审批”，付款时再走“支付审批”。 2、是否为重大合同：对外投资、收购兼并、合资合作、在建项目土建安装合同、金额超过30万为重大合同。 3、项目负责部门：项目筹建期间的土建合同和其他相关的合同。 4、对于非采购合同项下的采购支付（即未签订合同的经营采购支付，通常是指10000元以下的零星采购，且不提供售后服务或质保），在发起采购支付时，须选纸质合同支付，此时，须在备注中注明是无合同支付。 5、日常费用 （1）合同支付：是指已发起合同审批流程的合同支付，按正常流程进行审核支付。 （2）非合同支付，主要用于日常费用支出。 （3）纸质合同支付，用于发起人未走OA合同审批流程的支付（或合同发起人与支付人非同一人），以附件形式挂入相关纸质合同即可。此项应有总经理和财务总监的手写签字审批。 日常费用合同与日常费用支付 日常费用合同（除经营采购合同外）：主要用于房租合同、行政手续类（安评、环评、消防等）合同、电器购买合同、车辆购置合同等 日常费用支付：主要指日常费用合同项下的支付及非合同项下的日常费用，如福利、招待、办公、交通、通讯、行政等费用 销售采购合同/销售采购支付 销售采购合同 销售采购支付，主要是指销售人员的销售费用，适用于销售部的费用报销，招商，市场产品开发支出等。 工资支付与财务专用支付 工资支付：主要适用于工资支付的审批及五险一金的审批 五险一金的上交审批走工资支付流程。 财务专用支付：主要适用于税金支付与银行手续费支付。 合同订立与审核 哪些业务必须订立合同呢？ 参考条件 技术参数特殊约定 质量保证 分期付款 一些其他的特别约定 货到付款 款到发货 配送合同 售后服务 注：销售订单视同销售合同 销售合同条款审核及执行 1、主体资格审查 2、合同生效期审核 3、是否在特殊条款约定 4、价格、运费条款 5、回款开票约定是否符合税法规定 6、开票单位和合同签订单位一致，开票内容和合同签订销售内容一致 7、关注客户存在坏账损失的风险 采购业务 内容审核 A、合同采购的内容与所约定的发票性质是否相符合 B、付款条款是否应有质保而没有，预付款比例条款约定是否合理 C、涉及外汇结付汇的发票合同约定的时间要求 D、合同内容涉税不合规范的描述如职工福利用、进口设备安装服务费等 盖章审核 A、合同盖章应审核合同审批手续是否齐备、合规、完整。 B、合同样本与审批提交的样本内容是否一致（内容包括附件，误写的灵活处理）