人力资源档案管理规程.ppt

员工人事档案管理办法,一、目的,1、强化公司人力资源信息管理2、完善员工职业生涯规划信息3、提高HR基础信息的准确性和有效性（使人力资源工作有条不紊的开展）,一、目的,二、适用范围1、xx公司人力行政部人事专员2、直营部外区指定人事专员（对人事档案管理的操作规范）,三、管理原则保证员工人事档案材料信息的准确、及时、完整、规范、有效。,四、编号管理1、按一人一岗一档案袋一编号来对应2、按部门(直营按各区)分类编号统一管理,（一）编号设置规则1、各部门(不含直营部)：名称缩写+职级+编号（A总监级；B经理级；C主管级；D-员工级；E店员级）如：人力行政部（HRM-A-001，HRM-B-001，HRM-C-001）(HRM-部门缩写；A/B/C-职级；001-编号)2、各直营部：区域名称+直营+职级+编号如：北京直营部（BJ-ZY-A-001；BJ-ZY-B-001；BJ-ZY-C-001；BJ-ZY-D-001；BJ-ZY-E-001）,（二）编号替换管理1、新员工入职根据部门分类、职位等级填补空缺或按顺序新编排。2、在编员工离职空置岗位编号待新员工入职后填补。3、离职员工档案管理依照在职员工档案管理标准独立存放，保存期限两年以上。,（三）人事档案袋编号（使用）1、审阅档案袋封面要求2、将资料按顺序粘贴整理（入袋并编号）3、核实填写档案袋封面基本信息4、按材料摘要登记核实并及时完善,五、人事档案信息规范要求1、入职当日及时归档。2、黑色签字笔、正楷字书写。3、合同、协议须当事人亲笔签字确认。4、相关证书复印件、原件必须核实真伪，并双方签字确认。5、须按“档案袋材料摘要”顺序用胶水粘贴整理。6、须以A4纸的规格整理编排成册。,六、人事档案的更新与维护1、更新维护的依据：组织架构调整、编制变动、岗位异动、任免决定、入职手续、离职手续、培训记录等相关信息材料。2、依据相关材料，及时、准确更新和完善人事档案信息。3、保证文本档案信息与人力资源系统信息同步、时效性。,七、人事档案管理流程1、按规则编制岗位编号2、正楷填写档案基本信息3、按档案规范要求整理成册入袋4、定期维护、完善档案资料5、保证信息及时有效运用,八、人事档案资料的安全保密1、指定专员管理（加强岗位责任和职业操守，严格保密，确保信息安全）2、依据档案管理原则（保证档案信息准确、有效，为人力资源各模块提供可靠有效的依据）,九、档案借阅管理1、借阅人（仅限部门第一负责人）只能借阅管辖范围内的员工档案并于借出当日下班前归还2、填写人事档案借阅审批单报批3、借阅人不得私自复制档案材料；未经授权，禁止传阅，并严格保密。,十、附则1、本办法（暂行）解释权归人力行政部2、自签批之日（2009年11月1日）生效附件1：人事档案借阅审批单附件2:员工档案目录（档案袋封面1）附件3:历史记录（档案袋封面2）附件4:各部门员工档案分类编号（范本）附件5:人事档案核实记录表,档案材料摘要：1、入职登记表2、面试评价记录表3、居民身份证（复印件）4、3张1寸（1张2寸）彩色照片5、劳动合同书（相关协议）6、体检表7、离职证明或失业证明8、学历证书（复印件）9、专业资格证或职称证（复印件）10、学位证（复印件）11、社会保障卡（复印件）12、流动人口婚育证（复印件）13、银行存折或卡（复印件）14、户口本（复印件）15、员工转正考核审批表16、培训记录材料17、员工动态记录表18、员工奖惩记录材料19、解除劳动合同通知书20、离职审批（移交表）21、结婚证（复印件）,新员工入职基本材料：1、劳动合同书2、入职承诺书3、员工信息登记表4、应聘人员登记表5、身份证6、学历证及相关资料证书7