第一章信息技术发展与档案工作

热烈欢迎档案系统领导和同志们！,北仑区档案局,现代信息技术与电子文件管理,宁波市档案局沈渊飞Shenyfei,目录提纲,现代信息技术的发展电子文件应当被关注电子文件的归档是档案管理的一个新课题,现代信息技术的发展,一、现代信息技术现状,信息技术已渗透到社会政治、经济、文化等各个领域，影响改变着人们的工作、学习、生活，已从纯粹技术发展孕育成一种新型时代文化。,应用现状,日益加快的社会信息化趋势,文化领域,经济领域,政治领域,应用示例：互联网络缩短了人与人之间的距离、创造了多样化的交流方式,网上申报、网上审批从电子政务走向电子政府从管理走向服务网上采收、网上营销从企业网站走向电子商务从协同制造走向虚拟企业网上聊天、网上交友从电子邮件走向电子论坛、网络游戏从网页浏览走向个人主页,应用示例：数字化多媒体技术让人与人之间的交流更加容易、更加直观生动,多媒体视频技术实时网络视频会议远程教育课堂直播高质量数字电视虚拟现实技术数字建筑规划虚拟创新产品设计展示网络化虚拟场景游戏,应用示例：无线移动通信使人与人之间的交流真实实现随时、随地,移动通信已不仅仅是固定电话的便携式替代品多媒体短信可视电话上网游戏视频点拨移动PDA更多有特色、个性化的业务,应用示例：嵌入式技术使人与计算机之间的交流更加自然、更加方便,嵌入式芯片渗透到生活各个方面家电交通医疗通信娱乐等等,信息技术人类发展的必然产物,大型机-终端,客户机-服务器微机-局域网,互联网,按需/普适计算,第一阶段,第二阶段,第三阶段,第四阶段,初期普及阶段更多专家以及一般用户开始使用，用户要很好地使用需要深入了解计算机知识。,对国民经济和社会发展的影响,专家阶段计算机仅供少数专家和专业人员使用，公众很难用上。,公众认识阶段因特网和Web时代，信息技术已在公众中流行起来，但用户仍然需要知道一些计算机和信息技术的知识。,广泛普及阶段用户已经看不见技术，也不需要知道技术，只要看得到技术带来的好处。,时间,二、信息化全面变革着我们的档案工作,部门职能的变革；内部机构的变革；档案工作者的知识结构的变革物质基础条件的变革相关法律法规的变革,三、信息技术时代档案工作的特点,标准规范性；文档一体性；数字安全性；服务大众性；,关注电子文件,一、电子文件是高新技术的结合体,二、电子文件的产生领域,电子政务与政府职能转变高效率政府阳光型政府敏捷政府,工作效率监管能力,勤政廉政政务公开,危机管理应急响应,电子政务,电子政务基本模式,（1）G2G电子政务模式-政府与政府之间（2）G2B电子政务模式-政府与企业之间（3）G2C电子政务模式-政府与公众之间（4）IEE内部效率效能模式-政府与公务员间,（1）G2G电子政务模式-政府与政府之间（政务网）,1）电子公文流转2）电子司法档案3）电子财政管理4）电子统计5）视频会议,（2）G2B电子政务模式-政府与企业之间,1）电子采购与招标2）电子税务3）电子工商4）电子信用5）信息咨询服务6）中小企业服务,（3）G2C电子政务模式-政府与公众之间,1）教育培训服务2）公众就业服务3）远程医疗服务4）社会保险服务5）公众信息服务6）交通管理服务7）公众税务服务8）电子政件服务,设计领域,生产领域,计算机辅助设计（ComputerAidedDesign,简称CAD）和计算机辅助制造（ComputerAidedManufacturing,简称CAM）,常称为CAD/CAM。CAD/CAM技术是产品设计人员和组织产品制造的工艺设计人员在CAD和CAM系统的辅助之下，根据产品的设计和制造程序进行设计和制造的一项新技术，是人的智慧和创造力与计算机系统功能的巧妙组合。,CAD/CAM技术的应用,机械制造工业中的应用航天航空、造船、机床制造、工模具电子工业中的应用电子印刷板、集成电路、电子产品等其他方面的应用建筑工程、纺织服装,电子商务,电子商务的运行过程,电子商务中涉及的参与者相当多，商家（企业）和用户（个人）是最基本的参与者。,电子商务虚拟环境,电子支付平台,物流服务平台,商务交易平台,认证监督平台,认证机构,快速物流企业,网络银行,商务平台公司,商品供应商,网上消费者,客观实际,客观实际,客观实际,客观实际,客观实际,客观实际,因特网际,信息服务平台,电子警察平台,网络监察机构,信用服务企业,围绕商务交易，由专业实体在因特网上组建各种专业平台，形成电子商务虚拟社区,信用服务平台,信息门户公司,电子商务的发展历程（中国）,以互联网行业本身的起落为线索进行划分：第一阶段萌芽到初步成型（1995年1月以前）第二阶段第一次高峰（1995年初2000年中期）第三阶段发展低谷（2000年中期2003年底）第四阶段第二次高峰（2003年底今）其中：2004年是我国互联网企业新一轮上市热潮；2005年是我国互联网进行并购重组的一年。,电子商务应用5个领域典型企业市值单位：百万美元,三、什么是电子文件？,国家标准：电子文件归档与管理规范电子文件electronicrecords：指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。,四、电子文件的组成与结构,五、电子文件的特有属性,信息的非人工直接识读性,五、电子文件的特有属性,对计算机等数码处理系统的依赖性,元数据,生成,转换和读取,验证,电子文件,五、电子文件的特有属性,信息在载体之间的可转移性,拷贝,五、电子文件的特有属性,信息存储的高密度性,五、电子文件的特有属性,多种信息媒体的集成性,五、电子文件的特有属性,电子文件信息的可共享性,多人同时使用；跨区域使用；,五、电子文件的特有属性,文件形成与更改的可操作性,在没有保护措施时，可以不留痕迹地修改任何信息；在自然条件下，电子文件也存在信息异化、丢失的危险；电子文件与传统文件相比，更易受到外部攻击。,六、相关几个重要概念,归档电子文件元数据背景信息逻辑归档物理归档,六、相关几个重要概念,归档电子文件：指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。,办公自动化系统,实时归档,初步鉴定,电子文件,归档电子文件,档案管理系统,六、相关几个重要概念,元数据：指描述电子文件数据属性的数据,六、相关几个重要概念,元数据的主要作用：,便于信息查询；方便使用者判断文件内容；保证信息的可用性；提供文件真实性鉴定依据；保持历史信息联接；,六、相关几个重要概念,背景信息：指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。,电子文件生成部门的主要职能；电子文件的作用和办理过程；其它对电子文件有影响的各类环境信息。,文件为什么要起草？这份文件的作用是什么?是谁生成和签发文件的?,六、相关几个重要概念,逻辑归档：指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。,访问,逻辑归档,业务、文书部门,档案室,访问,服务器,六、相关几个重要概念,物理归档：指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。不同于“备份”。,档案室,导出,归档,整理,A部门,B部门,七、电子文件管理有关法规与标准,中华人民共和国电子签名法国家标准：电子文件归档与管理规范GBT188942002电子公文归档管理暂行办法国家档案局第6号令公务电子邮件归档与管理规则CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求,七、电子文件管理有关法规与标准,中华人民共和国电子签名法信息化领域第一部法律2005年4月1日施行国家标准：电子文件归档与管理规范GBT1889420022002年12月行业标准,电子文件的归档是档案管理的一个新课题,一、归档电子文件的要求,真实性：电子文件的内容、背景信息是否与形成时一致。可通过安全措施、元数据认定。完整性：电子文件的内容、结构、背景信息等是否完整。有效性：电子文件能否被使用和理解。,二、电子文件的收集和积累,文字、表格,图像,声音、视频,数据库,图形,DB,输入、自动生成、OCR,CAD、CAM、自动生成,扫描、数码相机、转换、自动生成,数码摄像机、视频和动画设计、转换,电子邮件（多媒体）,三、主要收集途径,OA系统收文、发文、其他需归档的电子文件,模拟信息数字化扫描、转录、条目录入,外部邮件公务邮件和与公务有关的私人邮件,信息发布系统动态网页和信息,业务处理系统数据库、电子文件,其他系统工艺流程图、基建设计图、CAD制图、图表生成系统等,归档文件库,四、各类电子文件的收集要求,文本型电子文件,推荐XML、RTF、TXT格式；在登记表上注明文字处理工具及版本信息；因保真、保密需要，可采用PDF、DOC等流行专利格式。采用其他格式时，应在归档时转换成以上格式，如无法转换，应归档相关软件及环境参数。,通用电子文件,转换,非通用文档,四、各类电子文件的收集要求,图像型电子文件,推荐JPEG、TIFF格式采用其他格式时，应在归档时转换成以上格式图像格式转换或压缩时，尽量不要丢失原有精度。,GIF,PNG,PIC,JPEGTIFF,WMF,ICO,SVG,四、各类电子文件的收集要求,视频型电子文件,推荐MPEG、AVI格式；对非通用格式，应同时收集解码器及播放软件；,四、各类电子文件的收集要求,音频型电子文件,推荐MP3、WAV格式；同时收集相关采样率等参数；,五、电子文件的收集、归档流程,转换,原始电子文件,标准电子文件,移交,暂存存储器,电子文件登记表,备份,备份库,自动登记,归档电子文件登记表,归档电子文件,逻辑归档,脱机下载,物理归档,扫描,拟稿,接收,六、电子文件的登记,电子文件登记表应与电子文件一道流转、归档；要求系统自动生成和填写登记表的大部分信息；在流转中应不断补充信息，并最终生成归档电子文件登记表；登记表建议采用RTF或XML格式。,RTF样例XML样例,六、电子文件的登记,电子文件的稿本代码,M-草稿性电子文件U-非正式电子文件F-正式电子文件,六、电子文件的登记,电子文件的类别代码,T-文本文件I-图像文件G-图形文件V-影像文件A-声音文件O-超媒体链接文件P-程序文件D-数据文件,光盘编号：61-2006.Y-T-002表示:61全宗,2006年度永久性文本电子文件，光盘序号为002。,七、电子文件归档流程,初步鉴定已归档应归档不保存资料,产成电子文件文本图像影像数据库其他,收集应归档文件搜索文件集中保存置已归档标记,鉴定和检测有效性一致性病毒检测最后版本标准格式,分类整理分类排列编制档号补充著录,物理归档脱机存储移交归库,逻辑归档格式转换初步整