提高工作效率总结二级学院教务管理效率的优化研究

提高工作效率总结二级学院教务管理效率的优化研究 摘 要 二级学院教务员工作方式和工作效率对提高高校教学管理水平具有重要作用，本文从教务员的内在要求和外在保障两个方面为提高教务管理效率提供参考。 关键词 二级 教务 效率 优化 ：G647 ：A Optimization Research on Management Efficiency of Secondary College Academic ZHANG Jing (College of Chemical and Life Sciences, Zhejiang Normal University, Jinhua, Zhejiang 321004) Abstract The work style and work efficiency of teaching staff in second college academic has an important role to improve efficiency and management of university teaching , this article from the inherent requirements of academic staff and external security two aspects to improve the efficiency of educational administration to provide a reference. Key words second; teaching; efficiency; optimization 随着高校招生规模的不断扩大，办学层次以及办学规模日趋多元，教务管理人员作为教学管理的直接实施者，其突出位置日益呈现出来。为确保学校拥有稳定协调发展的教学环境，下面将从两个方面阐述如何提高教务管理效率。 1 内在要求，即自身工作素养要求 1.1 不断加强端正态度意识 教务管理要求教务人员具备高度责任心。教务管理工作怕的不是难，而是责任心，唯有时刻提醒自己端正态度，真正做到尽职尽责。在纷繁的管理事物中，做到乱而不错。对待工作热情主动，认真负责，从整体利益角度考虑问题，不消极怠工。发挥主观能动性，注重条理性，减少盲目性，增强服务意识，提高服务水平。 1.2 不断增强总结、学习观念 要总结教务工作，就要先熟悉教务工作，要熟悉本学院的教学管理规章制度，熟悉专业设置、教学计划，课程设置的基本情况和专业术语、专业习惯，熟悉教学过程和教学规律，逐步总结出教学过程管理、日常事务的规律。这样，可以先行做好工作中的计划，具有一定预见性，在具体执行的时候能做到心中有数，以期提高管理效率。除了总结，还要学习，在熟悉、总结的基础上，还要精通。精通教务管理工作，要积极学习现代信息技术，充分利用信息系统，更好的应用到教务管理工作中，运用现代化管理方法，提高基层教务管理效率。另外，还要学习沟通、协调技巧。学院级教务工作并非孤立的教务工作，教务员还要接受教务处的领导，要接受学院教学领导的任务安排，另外还和广大师生有着紧密的工作联系，涉及人员较广。所以要善于沟通、协调，营造一个良好的工作氛围，以期事半功倍，提高效率。 1.3 不断规范、完善归档意识 教务档案归档是院级教学档案的组成部分，并且是很重要的部分，过往的历史材料，是了解过去的依据，也是重要的信息资源，需要不断地补充和调整，使其日益规范和完善，并随时可以提取、查阅，并且可以作为解决各类问题和进行预测的依据。如果归档做的规范、完善，在提取档案时就会快速、准确，否则，花费大量时间用在查找甚至补做上，工作效率将大打折扣。因此重视归档工作也是教务工作很重要的环节，归档工作很有价值，它也是教务人员工作效率的一个体现。 2 外在保障，即教学管理条件的改善与运用 2.1 完善执行体系，科学规范决策 在学院教学过程中，为完善教学管理体系，会出现补充调整、反复改动等现象，其目的是为了更好的服务教学，在改动中需谨慎考虑，以最优化的变动达到提高效率的目的，在修正、探索的过程中达到管理体系的完善。教学过程中的变动，如过于频繁，会导致工作人员不能很好地把握，如修改课程计划、与考试相关的手续办理，由于一些政策的过于频繁变动，管理者无法及时给予咨询的师生准确答复，致使教务处与师生之间信息脱节，工作处于被动，使得效率降低。执行是如此，决策更突显其严谨性。决策错误，执行效率无从谈起，因为错误的决策在执行时，效率越高，后果越严重。若决策在执行过程中暴露出缺陷、漏洞，应及时对原有决策仔细分析、论证，作出科学合理的判断并加以修正、补充、调整，还要追踪修改后的执行效果，及时得到反馈，最终达成科学、规范的决策。高质量的、科学的教务管理决策是学院教务管理高效率的较重要的前提。 2.2 运用现代化管理手段，加强教务管理技术革新 教务管理已经不再是纯人工管理，办公自动化的应用，是办公逐渐进入无纸化阶段，工作效率有了很大提高。近些年，我校还引入计算机软件管理，是管理效率大大提高。软件功能涉及日常教学管理的各个环节，从培养计划安排、落实教学、考试安排、成绩查询打印等，面面俱全，方便操作，灵活运用。管理人员还可后台操作，智能管理，实现了高校日益复杂的教学管理方式的简捷化。另外，它还面向全校许多部门、不同用户综合管理系统，不仅在教务管理上突显其优势，在学院其它管理部门中也体现了应用软件的优越性。管理系统的开发使用，使工作效率成倍提高，也会给高校管理带来全面革新。当然在应用信息数据的同时，要充分利用好软件设施，更好地服务于管理。如在统计教学工作量时，可引入教务管理系统的数据，这样就避免了教务工作人员重复劳动，方便统计，将繁重的教学工作量统计工作顿时化为无形。不仅减轻了工作量，还确保了统计数据的准确、无误。在结合学院实际情况下，系统需进行相应的调整，以适应院级特色的教务管理，能大大方便教务人员的工作。因此，不断加强教务管理技术的革新，也能提高教务管理效率。 2.3 营造良好的教务管理氛围，建立一定的激励机制 为营造良好的工作环境，可增加和同事之间的交流，遇到困难多和领导沟通、交流，寻求多方面的支持。通过交流不仅可以加强双方工作的认同感，还有助于各项工作顺利地开展；另外可积极通过外部引进专业人员，逐步优化教务管理系统的人员结构，营造一个高效、负责、校院沟通顺畅的教务管理工作氛围；学校还可邀请“科班”出身的专业专家做定期的专题讲座、编制学习资料，教务处可组织召开教务管理研讨会、组织教务人员到外校观摩交流，学院可支持教务人员参加在职培训和攻读高层次学位，注重教务管理人员的“再教育”和“再充电”，加强教务人员自身的学习，不断提高教务人员的业务和管理技能。 对教务工作者的日常工作也必须进行必要的监督。通过对教务人员日常工作表现的监督，可以起到防止员工懈怠和懒惰的作用，从而促进教务管理质量的提高。高校教务管理人员往往会因为教务工作不受别人尊敬，从而失去了对职业的使命感，形成消极怠工的情绪。为了提高教务管理的质量和效率，教务管理人员的地位和作用应当被大家重新的认识，通过相应的激励机制，制定相应的教务员条例，对教务人员进行相关方面的业绩考核，并对表现优秀的员工进行相应的奖励，诸如奖励一定的奖金或晋升一定的职位等方法，从而体现教务工作者的人生价值，激发他们的工作积极性，将促进教务管理质量的提高方法落到实处。 3 小结 基层教务工作是高校教学正常开展的直接保障，在中国高等教育已经较普及的新形势下，高等院校的教务管理，愈显重要，越来越高效的教务管理显得尤为重要。有了优质、高效率的工作方法，不仅可以减少工作头绪，更可以减轻工作压力，大大提高工作质量。 提高学院教务管理效率，是一项复杂的工程，不仅仅是纸上谈兵，还要有用到工作中的实践。因此，研究学院级教务管理的效率问题任重而道远。 _ 1 郭兰.略论高校基